Meeting Minutes: Templates and Examples

会議！ 仕事の生活の厄介者。 「これはメールで済ませばよかった」と言う理由。 でも、実際には役に立つことがわかっているので、私たちはそれらをなくすことができません。 皆が同じ部屋（バーチャルまたは対面）で現在の問題について話し合い、合意に達する時に、実際にもっと迅速に成果を上げることができます。

残念ながら、ほとんどの従業員は、決定が下されることがないまま永遠に続く傾向があるため、会議が嫌いです。 新しい研究が、GuruとLoomによって発表され、約半数の人々がビデオ通話で費やす時間の40％以上が無駄であると感じていることがわかりました。 これは、計画なしで会議に入ったり、議事録テンプレートを使わずに議論を進めて、全員を軌道に乗せることなく行われるときに発生します。

では、参加者が脱線しないようにするためには、どのようにすればよいでしょうか？ この記事では、会議の計画を作成する方法、議事録を取る方法、そして全員がアクセスできる中央リポジトリに保管する方法を示します。

議事録とは何ですか？

議事録は、会議中に行われた重要な会話や決定の公式な要約です。 議事録とも呼ばれます。

議事録は、以下の方法で役立つ重要な内部コミュニケーションツールです：

• 会議に出席できなかった従業員は、最新の更新情報を把握できます。
• 議事録に記録された行動や決定は、近い将来の計画として機能し、チームが目標に集中するのを助けます。
• いくつかのシナリオでは、議事録は、会社の決定がどのように行われ、誰によって行われたかの公式な記録であるため、組織に法的保護を提供します。

あらゆるタイプの会議に議事録を使用できます。従業員とリーダーシップの間、または外部の利害関係者との会議であっても。

議事録には何を含めるべきですか？

基本的な詳細（名前、日付、時間、場所など）

議事録の最初には、会議が行われる場所、日時、出席者リストなどの基本情報を含めてください。 これらの詳細を追加することで、将来的に議事録をより早く見つけることができます。

会議の目的

会議の明確な目的または目標を設定してください。 詳細に決める必要はありませんが、明確な目標を提供する必要があります。

例えば、「6月の財務報告をレビューする」ということが会議の目的になるかもしれません。 会議中には、チームが何を使ったのか、資源をどこで節約できたのかといった関連トピックについて多くの議論を行うことになります。

会議のアジェンダ

アジェンダは、会議中に話し合われる重要なポイントを指します。

会議のアジェンダ項目は、以下の順序であるべきです：

• 前回の会議の議事録
• 報告/分析
• 緊急または時間に敏感な問題
• 前回の会議からの未完了のタスク、目標、話題
• 一般的な議論
• 新しい目標、タスク、またはアクションアイテム

この順序に厳密に従う必要はありません。 これは、あなたの会議の議事録の出発点です。

アクションアイテム

アクションアイテムは、会議の後に取り組む必要があるタスクや活動です。 いくつかのアクションアイテムには厳しい期限があります。 他のものは、「次の会議の前に完了する」といったあいまいなものです。

アクションアイテムを書く際にあなたを導くためのいくつかのヒント：

• 簡潔にし、アクションを明確に定義してください。 「コンテンツを書く」は悪い例です。 代わりに、「会議の議事録に関する記事を書く」を使用してください。
• 各アクションアイテムには、完了するために参加者に割り当てる必要があります。
• 項目に期限がある場合は、それを明確に文書化してください。
• アクションアイテムは詳細にする必要はありません。受任者が具体的な内容をメモできます。
• アクションアイテムの進捗をフォローして、それらが完了するようにし、次回の会議で未完了の項目に対処してください。

次回の会議の日付と時間 

会議の終わり近くに、出席者は次回の会議をいつ、どこで行うかを決定するべきです。

この将来の会議の日付、時間、場所を議事録に記録してください。 「今から1週間後」や「来週の火曜日」といったフレーズは避けてください。 常に実際の日付と時間を使用してください。

報告に含めるべき文書

会議に関連する文書、たとえば報告書やプレゼンテーションなどは、議事録に追加する必要があります。

あなたのチームは、必要に応じてこれらの文書を参照できます。 もしあなたがナレッジマネジメントツールの一つであるGuruを使用するなら、強力な検索機能により、これらの文書を簡単に見つけることができます。

より良い会議のためのプロのヒント 

会議の前

会議のアジェンダを決定する

会議に関する最も重要な5つの問題は次の通りです：

• 進捗状況の報告
• 話題が脱線する
• 準備不足
• 明確な成果がない
• 時間管理

明確に定義されたアジェンダがこれらすべての問題を軽減し、効率的に会議を進行する助けになります。

あなたのアジェンダは、会議中に議論されるメインポイントを明示的に示しています。 すべての人を軌道に保ち、重要なトピックを強調し、時間の無駄を減らします。

ハーバードビジネスレビューは、アジェンダトピックを質問としてフレーム化し、最も重要なトピックを最初にリストすることをお勧めします。アジェンダには出席者リストと会議に必要な文書のリストが含まれている必要があります。

話し合われるトピックの概要を作成する

あなたのアジェンダは、メイントピックの下にある各項目の詳細な概要を作成するのに役立つ簡単な概要です。 概要は、各アジェンダ項目に関連するノートや決定を記録しやすくします。

オンラインでの議事録テンプレートの使用が推奨されますが、多くの人はまだノートを使っています。 手でメモを取る場合は、各項目の後に空白を残して、会議中に記入してください。

出席者に議題を共有する

会議の全出席者に重要な議題を事前に共有し、彼らが何を期待されているかを理解できるようにして、より良い準備を整えます。 これにより、議論がより生産的になります。

会議中

議事録テンプレートを使用する

メモを取りやすくするためのシンプルな戦略は、議事録テンプレートを使用することです。テンプレートは、議題を作成し、重要なトピックを概説するのが容易になる事前に決められたフォーマットです。

録音機器の使用を検討する

会議は多くのトピックや決定を迅速に進めることができるため、携帯電話や録音機で会議を録音することを検討してください。 録音は、より正確で詳細な議事録を作成するのに役立ちます。 出席者に録音する旨を事前に知らせることが重要です。

出席者の記録

メモを取る人は、他の全員よりも早く到着するべきです。 役員会の会議では、メモを取る人は通常、秘書です。チームの会議では、プロジェクトコーディネーター、アシスタント、または参加者の誰でもメモを取ることができます。

メモを取る人は、入室またはビデオ通話に入ったすべての出席者の名簿をチェックすることができます。 または、会議が始まる前に出席者リストを回収することもできます。 出席者はリストに自分の名前を記載し、必要に応じて情報を修正できます。

リアルタイムで議事録を取る

アジェンダをアウトラインとして使用し、議論ポイントや決定をリアルタイムで記録してください。 情報があなたの記憶に新しいうちに書き留めることで、より良いメモが可能になります。

文脈を追加して理解しやすくする

要点を押さえることと、欠席者が理解できるための十分な文脈を追加する間のバランスを取ります。 あなたのノートは、将来の参照にも役立つ必要があります。

個人的な観察を削除する

議事録に個人的なメモを追加することはありません。 あなた自身のメモを別に取ることはできますが、議事録は事実に基づいた偏りのない記録であるべきです。

重要な詳細のみをキャプチャする

会議中は、重要なポイント、アクションアイテム、および決定を議事録に記録することに集中してください。 会議の終了後に、追加の詳細や説明的なメモを付け加えることができます。

決定を記録する

正確性を最大限にするために、アクションアイテムと重要な決定を発生したその場でダウンに書き留めます。

デジタル形式を使用して、それを簡単に共有できるようにします。

会議の議事録は、会議中に何が起こったかの記録であるため、コンピュータ上でメモを取るようなデジタル形式の方が保存や共有が容易です。

会議後

校正する

会議が終了したら、文法の誤りを確認してください。 頭字語は最初に使用した際に展開し、一貫したフォーマットを維持し、明確化を提供します。

議事録を配布する

メモを取る人が議事録の配布を担当しています。 オンライン共有は、情報を広める最も迅速な方法です。 会議の議事録テンプレートを保存するためにGuruのようなプラットフォームを使用している場合、その準備が整ったときに文書へのリンクを簡単に送ることができ、関連するすべての従業員が通知されます。

議事録を保存またはファイルする

一部の組織は、会議の議事録を外付けハードドライブに保存したり、印刷して物理フォルダーに保管したり、Googleドキュメントのようなオンラインソフトウェアを使用したりします。 最高の保存方法は、内部コミュニケーションソフトウェアのようなものです。 それは、中央集中型の保存と、チーム全体が簡単にアクセスできるようにします。 Guruのブラウザ拡張機能を使用すると、会議中にノートをシームレスに取ることができ、容易にアクセスできる状態を保つことができます。

Guruを使用した効率的な会議の実施

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既製の議事録テンプレートで時間を節約する

毎回の会議のためにあらかじめ議題やメモを手動で作成するのではなく、議事録テンプレートを使用して迅速に準備することができます。 適切なテンプレートさえあれば、メモを取り、フォーマットし、共有するだけで済みます。

複数の会議に出席する場合、フォーマットには違いがあります。 たとえば、役員会の議事録は正式なものになりますが、デザインチームの議論用の議事録は、もっと柔軟でインフォーマルなものになります。

この2つのシナリオ用にカスタムの議事録テンプレートを作成し、今後の会議で使用することができます。

ドキュメントを同時または非同期で共同作成する

個別のメッセージは時間の無駄です。  各参加者に対して会議の議事録を個別に送信して、彼らの発言の正確さを確認する場合、すべてのフィードバックを得るのには永遠にかかります。

より速い方法は、特定のトピックボードの下に会議の議事録のためのGuruカードを作成することです。 会議のメモをカードに追加し、参加者が便利な時間に修正や明確化を提案できるようにします。 全参加者によって議事録が確認されたら、会議の議事録をナレッジベースに保存し、チームがいつでもアクセスできるようにします。

Slackまたはメールを通じて簡単に文書を共有する

GuruのSlackおよびGmail統合を使用して、従業員と会議の議事録を共有します。

議事録はGuruのカードとして保存できるため、ノートテイカーは行動項目のためにSlack内でカードを作成でき、会議に関連する質問がある場合、“カードで回答”オプションを使用できます。

Gmail上で直接カードを作成し、Chromeブラウザ拡張機能を使用して、必要に応じてナレッジベースにアクセスできます。 

これらの統合により、チームは使用しているツールの中で会議の議事録や関連する会社の情報にアクセスできます。 

会議の議事録テンプレートの例

シンプルな会議の議事録テンプレート 

シンプルな会議の議事録は、会議の最も重要なトピックを迅速に把握できる簡単なフォーマットです。 このテンプレートを使用して、会議中にメモを取ったり、参加者に承認のために送信する前にメモを整理します。

 次のような情報が含まれます：

• 参加者のリスト
• 前回の会議からの議論のポイント
• 現在の会議の議題
• 承認とタスク所有者のためのアクションアイテムリスト

正式な会議議事録テンプレート

 議事録は、承認を必要とする公式な決定を文書化するために最適です。 言語は正式で、会議参加者全員と共有することを目指して構成されています。

正式な会議の議事録は、主に政府機関、上場公司、および非営利団体によって使用されます。 これは、会議で行われたことだけを記録し、メンバーによって言われたことを記録するわけではない
ロバートの議事規則に基づいています。

正式な会議テンプレートに含めるべき情報は：

• 会社名と部門
• 開会挨拶
• 出席者名簿
• 前回の議事録の承認
• 議論の要約を含む未解決の問題
• 新しい議題
• 閉会

非公式な会議の議事録テンプレート

非公式な会議の議事録は、障害、目標、アイデア、または浮上した期限などの重要な議論を参照するための迅速なリファレンスです。 公式な会議とは異なり、承認は必要なく、唯一の目標は主要なトピックと合意された次のステップを文書化することです。

非公式な会議の議事録テンプレートに含めるべき詳細には：

• 日付
• 会議の参加者
• 会議の目的
• トーキングポイント
• 行動項目
• 所有者
• 期限

チーム会議議事録テンプレート

一般的に、これらの会議は対立の解決、進捗の評価、または一般的な更新と提案を提供するために呼び出されることがあります。

チーム会議の議事録テンプレートに含めるべき詳細には：

• 日付
• 参加者の名前
• 会議の目的
• 会議の議題
• 議論のポイント
• 主な要点と決定
• その他のノート（現在のトピックに直接関連しない貴重な情報）
• 行動項目
• 次のステップ

チーム会議の文書を一つの作業スペースに集中させる

準備が会議を成功させるかどうかを決めることができます。 会議の議題を会議前に決定します。 会議前にアジェンダを決めてください。 トーキングポイントを共有してすべての人が準備できるようにし、会議の議事録テンプレートを使用してメモ取りを効率化します。

Guruのような内部ウィキは、すべての会議の議事録テンプレートを保存します。 過去の会議の議事録を簡単に見つけて、混乱を解消し、どのような決定が下されたかを確認できます。