プロジェクトコミュニケーションプランテンプレート、例と方法

これらのテンプレートを使用して、重要なプロジェクト情報、更新、成果に関する定期的な更新を行ってください。

効果的で簡潔なプロジェクトコミュニケーションプランを作成するための推奨ヒントとコツを取得します。

キャリアの中で取り組んできたすべてのプロジェクトを考えてみてください。コミュニケーションの不足が目標の期限に間に合うのを困難にしましたか？答えが「はい」であれば、あなたは唯一ではありません。不十分または不明確なコミュニケーションは、プロジェクトの成功における弱点です。

良いニュースは？自分のプロジェクトコミュニケーションプランを作成するのは簡単です。効果的で簡潔なプロジェクトコミュニケーションプランを作成するためのおすすめのヒントとコツを見てみましょう。

プロジェクトコミュニケーションプランの作成方法

プロジェクトを開始する瞬間から、プロジェクト全体でどのようにコミュニケーションをとるかを考え始めるべきです。プロジェクトコミュニケーションプランの概要を始める簡単な方法は、プロジェクトのタイムラインに合わせることです。プロジェクトのステークホルダーといつ、どのようにコミュニケーションを取るかを考えましょう。次の質問を自問してください：

誰がどの種類のコミュニケーションを受け取る必要がありますか？
コミュニケーションの主要なチャネルは何ですか？
どのくらいの頻度でコミュニケーションを取る必要がありますか？

また、どのステークホルダーがどの更新を伝える責任があるかを定義することも重要です。各ステークホルダーが自分の役割を理解することを確認し、メッセージが漏れないようにします。

プロジェクトコミュニケーションプランとは何ですか？

プロジェクトコミュニケーションプランとは、ステークホルダーに重要なプロジェクト情報を伝える方法を定義する真実の単一の源です。これは、ステークホルダーがプロジェクトの更新をいつ、どのように期待すべきかを知る手助けをします。プロジェクトコミュニケーションプランには、内部と外部の両方でどのようにコミュニケーションを取るかが含まれます。

プロジェクトコミュニケーションプランは、プロジェクト全体でのコミュニケーション方法を述べた内容であることを覚えておいてください。それは、プロジェクトのタイムライン、ベンチマーク、リソース、また別にプロジェクトに関する情報は含まれません。

優れたプロジェクトの更新は、情報を共有する以上のことです。すべてのプロジェクトコミュニケーションが一か所に保存されており、ステークホルダーへの情報配布のための明確な経路があれば、初日からスムーズなプロジェクトワークフローが実現します。

コミュニケーションプランとプロジェクトコミュニケーションプランの違い

コミュニケーションプランは、PR計画から企業内部の従業員とのコミュニケーション方法まで、何でも意味する可能性がありますが、プロジェクトプランはプロジェクトコミュニケーションに焦点を当てています。

リモートおよびハイブリッドチームの時代におけるコミュニケーションのヒント

リモートおよびハイブリッドワーク環境は、多くの組織にとって新しい現実です。これにより、コミュニケーションに関して追加の課題が生じます。チームは、メール、DM、その他の非同期コミュニケーションの形式に対応する必要があり、これが情報の共有と知識の拡散の主要な形式になっています。つまり、明確なコミュニケーションがこれまで以上に重要です。

プロジェクトのステークホルダーが自分の責任を果たすために必要な情報を受け取ることを確認する必要がありますが、プロジェクト全体に関するすべての情報（役割に応じて）を提供しないようにします。情報が多すぎると圧倒され、脳は新たな知識を受け入れることができなくなります。コミュニケーションは簡潔に保ち、スキミング可能なテンプレートに従ってください。

プロジェクトコミュニケーションプランを作成するための5つの簡単なステップ

1) コミュニケーションの目標を決定します

プロジェクトコミュニケーションプランを構築し始める前に、プロジェクトのコミュニケーション目標を定義する必要があります。これらの目標は、更新頻度や社内コミュニケーションのベストプラクティス、プロジェクト情報がどこにあるかを示す形をとる可能性があります。プランの構築を始めるときに自問する質問は以下の通りです：

プロジェクトのステークホルダーとどのくらいの頻度でコミュニケーションを取りますか？
共有すべき重要な情報は何ですか？
情報はどのように共有されますか？

2) コミュニケーション手法を選択する

コミュニケーションの基準を設定し、一つの手法を選び、それを守ります。これにより、ステークホルダーにとって予測可能なコミュニケーションが提供され、精神的エネルギーが少なくて済みます。テンプレートからコミュニケーションを行うことは、全員が同じページにいることを保証し、情報の受け取りが公平になることを保証します。使用するコミュニケーション手法は、プロジェクトによって異なる場合があります。考慮できるものは：

メール
プレゼンテーション
対面でのミーティング
ビデオ通話のキックオフ
ブログ記事
プロジェクトの概要
電話

内部コミュニケーションは、さまざまな場所で行われます。重要なプロジェクト情報のコミュニケーションに単一のドキュメントを使用することで、時間を節約できます。

3) コミュニケーションの頻度を設定する

コミュニケーションの頻度は、プロジェクトのタイムライン、ニーズ、ステークホルダーに基づいて異なります。プロジェクトの初日からコミュニケーションの頻度に対する期待を確立することを検討し、ステークホルダーが何を期待されているかを知り、生産性を向上させます。コミュニケーションの頻度は、日付またはアクションに基づくものです。

プロジェクトについてコミュニケーションを取るときは、次のようにします：

タイムラインベースでコミュニケーションを取る：毎日、毎週、毎月、または四半期ごとに。
アクションに基づいた頻度でコミュニケーションを取る：タスク、アクション、マイルストーンなどが完了したとき

4) オーナー、ステークホルダー、オーディエンスを特定する

プロジェクトの更新を伝える責任があるのは誰ですか？これらの通知を受け取るのは誰ですか？プロジェクトコミュニケーションプランを確立する第4のステップは、コミュニケーションの対象を定義し、誰がコミュニケーションを行うかを明確にすることです。すべてのステークホルダーの名前、関連する連絡先情報、およびプロジェクトでの役割を保持するスプレッドシートを作成することを検討します。コミュニケーターとオーディエンスのために、いつ、どのように何を伝えるかの期待を設定します。すべてのプロジェクトステークホルダーが同じ認識を持っていることを確認してください。

5) コミュニケーション戦略を定義する

コミュニケーション戦略では、コミュニケーションの期待を設定します。プロジェクトコミュニケーションプランの目標を述べ、ステークホルダーがどの情報を受け取るべきかを説明します。使用するツールも、コミュニケーション戦略の重要な要素です。

ここでステークホルダーを巻き込むことを検討してください。彼らが使用したいコミュニケーション手法やツールについて尋ねてみてください。どのコミュニケーション媒体がチームに響くでしょうか？

この編集可能なプロジェクトテンプレートでコミュニケーションプランを開始しましょう。

6) プロジェクトプランを伝えるためのツールを使用する

使用するツールによって、プロジェクトは円滑に進むか、妨げられます。情報が複数のソースに散らばっていると、信頼すべき情報が難しくなります。すべてのプロジェクト情報を集めた後、Slack、メール、または他のメッセージングアプリを通じてプロジェクトについてコミュニケーションを取ることができます。信頼の一元的な資源をプロジェクトの更新に合わせて維持することを確認してください。これにより、すべてのプロジェクト情報の信頼できるソースとして、ひとつの場所が確立されます。ステークホルダーが繰り返しの質問をすることを防ぎ、主題専門家への肩たたきを減らすことができます。

プロジェクトコミュニケーションプランのフォーマット方法

プロジェクト管理コミュニケーションプランで明確かつ簡潔な言語を使用してください。テンプレートは、コミュニケーションを一貫性を保ち、プロジェクトを軌道に乗せるのに役立ちます。

プロジェクトコミュニケーションプランテンプレートは、更新の日付から始まるべきです。その後、一般的な状況の更新や各チームメンバーの更新の個別のセクションを続けてください。このセクションを、プロジェクトやチームに最も意味のある方法でヘッダーとサブヘッダーに分けてください。

この下にチームメンバーの称賛のセクションを追加することを検討してください。才能ある個々のチームメンバーがいることは分かっていますから、最近特に良い働きをした人々にスポットライトを当ててみてはいかがですか？特定の成果やステークホルダーが優れた場所、プロジェクトを引き上げた創造的なアイデアを指摘してください。

プロジェクトコミュニケーションプランを終了するには、ステークホルダーが今後何を期待できるかを示すセクションを作成します。プロジェクトの次の段階、タスク、マイルストーン、その他の必要なことを文書化します。

なぜプロジェクト管理コミュニケーションプランが重要なのか？

プロジェクト管理コミュニケーションプランを持つことの利点とは何ですか？まず第一に、明確なコミュニケーションはすべてのプロジェクトの要です。誤解がステークホルダーを外れたベンチマークや機会を逃す道に導いてしまいます。最後に、定期的なコミュニケーションなしでプロジェクトをスムーズに完了したのはいつですか？コミュニケーションの不足がプロジェクトコミュニケーションプランで予防できる障害を生み出している可能性があります。

プロジェクトコミュニケーションプランは：

ステークホルダーが更新を受け取るタイミングの期待を設定します
フィードバックを受ける機会を提供します
潜在的なリスクや問題を避けるのに役立ちます
チームの生産性を向上させます

プロジェクトコミュニケーションプランは、チーム全体を同じ情報で保つ役割を果たします。それは、すべてのステークホルダーに同じ期待を与え、プロジェクトの知識のギャップを埋めます。それは透明性をもたらします。プロジェクトコミュニケーションプランは、プロジェクトやチームのニーズに合わせて調整されるべきです。明確で簡潔なプロジェクトコミュニケーションプランは、プロジェクト管理のゲームチェンジャーとなる可能性があります。