How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

偉大なプロジェクトの成功は計画から始まります。 かつて著名な建国の父が言ったように、「計画を立てないことは、失敗することを計画することです。」

プロジェクト計画はプロジェクトのすべてのフェーズの舞台を設定します。 誰がどのタスクに責任を持つのか？ 目標と目的は何ですか？ 進捗を測るために使用される指標は何ですか？ プロジェクト計画は、ステークホルダー、チーム、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを完成させるための重要な部分です。 明確な目標がないと、推定37%のプロジェクトが失敗します。

十分な計画を行わないことはプロジェクトの堅牢性を危うくします。 大小にかかわらず、すべてのプロジェクトでプロジェクト計画テンプレートを使用するべきです。 プロジェクト計画テンプレートをすべてのプロジェクト情報とリソースの拠点と考えてください。 プロジェクトを整理することで、混乱やベンチマークの見逃しのリスクを排除します。

プロジェクトの最後には、最初の日から整理されていたことを感謝します。 プロジェクト管理計画を策定する方法に飛び込みましょう。

プロジェクト計画とは何ですか？

プロジェクト計画はプロジェクトのセクションを小さな部分に分解します。 それはプロジェクトの期待やプロセスを概説する正式な文書です。 これは、チームメンバーが迅速に質問への答えを見つけられる単一の情報源です。 プロジェクトのパフォーマンス指標、タスクの要約、および定期的な更新は、すべてこの文書内または文書のシリーズ内に存在できます。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト計画を定期的に確認してその進捗状況を評価し、チームメンバーに「リスクあり」なエリアを知らせ、プロジェクトステークホルダーに小さな成功を知らせることができます。 プロジェクト終了後、文書をレビューしてその強みと弱みを評価し、今後のプロジェクトの改善点を見つけることができます。

あなたのプロジェクト計画を旅行の旅程のように考えてください。 旅行の計画を立てる際、見たいところ、宿泊場所、ガスを補充できる場所をメモしています。 単純に言えば、あなたが何をしたいのか、どのようにそれを行いたいのかを知る必要があります。

プロジェクト計画の5つのフェーズは何ですか？

プロジェクト計画を作成する際の最初の5つのステップがあります。 すべてのプロジェクト、チーム、会社は少し異なることを考慮してください。 プランがプロジェクトに最も適するように、セクションやステップを修正、追加、または削除してください。

1. コンセプトと立案

プロジェクト計画の最初のフェーズでは、すべてのブレインストーミングが行われます。 チームを集めたり、彼らの意見を個別に聞いたりして、アイデアのマスタリストを作成します。 今はすべての答えを持っていなくても心配しないでください。 このフェーズでの焦点は、プロジェクトをどこに行きたいのかを考えることです。

2. 定義と計画

ここでは、もう少し詳細に掘り下げます。 プロジェクト計画の定義と計画フェーズは、プロジェクトの目標、タイムライン、および責任を確立します。 すべての重要な参加者が自分の役割と期待を知っていることを確認してください。 プロジェクトの成功を測定するために使用される明確な指標を確立することも重要です。

3. プロジェクトの実行

ステップ三は楽しい部分です：実行です。 今こそ、すべてのブレインストーミングと計画を実行に移す時です。 各ステークホルダーがプロジェクト計画テンプレートを使用して、更新、発見、プロジェクトについての会話を行うことを確認してください。 良いコミュニケーションと文書は、プロジェクト全体において常に重要ですが、特にこのフェーズでは重要です。

4. パフォーマンスと制御

プロジェクトのパフォーマンスを確認する時が来たら、事前に計画フェーズで確立した明確な指標を持っていたことを感謝するでしょう。 プロジェクトを最初から最後までレビューしてください。

プロのヒント：プロジェクトの過程で頻繁にチェックインすることを検討して、最後に一度だけ全面的に確認するのではなく、

5. プロジェクトのクローズ

まず、おめでとうございます！ このプロジェクトプロセスの段階に達したということは、各ステップを成功裏に乗り越え、今は努力の成果を享受することができるということです。 プロジェクトの各ステップをレビューして、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを評価することを確認してください。 将来の参考のためにプランをアーカイブしてください。 プロジェクトの終わりに、自分が学んだすべてのことを文書化する時間を取ってください。 この情報を使用して、将来の同様のプロジェクトを導くことができます。

プロジェクト計画はどのようにフォーマットすべきですか？

プロジェクト計画をプロジェクトのワークフローに合わせてフォーマットします。 まずプロジェクトを定義し、その目標、ステークホルダー、成功を測定する方法を明記します。 これは、必要に応じて詳細または高サイドなものにすることができます。

次に、プロジェクトのフェーズに移行します。 複数のチームが一緒に働いている場合、他のテンプレートをリンクしてプロジェクトのワークフローを説明するのに良い場所です。 おそらく、プロジェクト計画の最も重要なセクションは「ステータス」セクションです。 ここで、プロジェクトのための頻繁な更新を行うことができます。 新たに発見されたプロジェクト要素や、プロジェクトが進行する際に有用な一般情報のために特定のメモを残します。

一般的なルールとして、過剰すぎる情報を詳細化しないようにしてください。 人々が読み理解する必要のある情報が多いほど、すべての詳細を覚えている可能性が低くなります。 プロジェクトの成功に必要なタスクを効果的に完了するために、必要な情報だけを提供してください。

プロジェクト計画を書く方法

プロジェクト計画を書くために座ることは圧倒されることがあります。 私たちはそれを理解しています。 プレビルドされたテンプレートから始めることは、プロセスを少し楽にするのに役立ちます。 完璧なプロジェクト管理計画を書く際に、これらのステップに従ってください。

1. ビジネスの正当化とステークホルダーのニーズを特定する

このステップでは、プロジェクトの「なぜ？」に答える必要があります。 このプロジェクトは、あなたの会社全体のビジネス目標の中でどのように位置づけられますか？ 何を達成する必要がありますか？ プロジェクトのステークホルダーと話す時間をしっかりと作り、彼らのニーズを理解してください。

2. プロジェクトの目標と目的を概説する

プロジェクトで明記された目標と目的は、プロジェクトの全期間を通して重要なリソースとなります。 これはプロジェクトの各フェーズが完了する際に頻繁に参照する情報です。 これは、プロジェクトの「実行」部分のステップの情報にも役立ちます。 プロジェクトの目標と目的を完成させる際に考慮すべき要素は次のとおりです。

• プロジェクト手法/フレームワークを決定する
• 納品物に関する期待
• 重要なリスクと対策を特定する
• マイルストーンを設定する
• プロジェクトのタイムラインの概要を作成する
• プロジェクトを完了させるために必要なリソースを見積もる

3. プロジェクトの範囲を定義する

プロジェクト計画のこの部分には、プロジェクトのすべての側面の詳細なアウトラインが含まれています。 リソース、タイムライン、納品物、およびその他関連文書は、このテンプレートのセクションに存在します。 プロジェクト全体または個々のタスクに関連する潜在的な障害やマイルストーンを特定することもできます。 範囲を導くためのマーカーを使用します。

プロジェクト目標を整合させる

プロジェクト目標から始めると、プロジェクトのステップをより簡単に決定することができます。 プロジェクトが達成すべきことを明確に理解し、チームメンバーにそれを説明できます。 ここに、組織全体が参照するための目標設定のフレームワークがあります。

プロジェクトの目標をOKRと整合させる

あなたのOKRは、プロジェクトの目的と主要な成果を示しています。 これらの測定可能な目標を定義したら、これらの目標を達成するためのプロジェクトベンチマークを設定する時が来ました。 各目標を指標が与えられる小さな部分に分解します。 これらのベンチマークを使用して、プロジェクトの成功を最初から最後まで評価します。

目標がどのように測定されるかを決定します。

目標を非常に具体的な目標に分割したら、各目標に役立つ指標を割り当てる時が来ました。 プロジェクトの成功を決定するために使用する数字は異なります。 ソーシャルメディアからのウェブサイトのトラフィックの割合や新しい製品のサインアップ数など、プロジェクトの成功を提示するのに最適な指標を選択できます。

4. プロジェクト計画を作成する

あなたの指標と目標が手元にあるので、プロジェクト計画に飛び込む時が来ました。 ここでは、何が必要で、いつ必要かを定義します。 タイムラインを確立するためのフレームワークです。

納品物を決定する

プロジェクトが成功するために何が必要ですか？ あなたのプロジェクトの納品物は、内部または外部のステークホルダー由来です。 それらは設計図、提案、技術報告、競合他社の分析、または技術的評価を含むことができます。 物理アイテムから数値目標まで、すべてがプロジェクトの潜在的な納品物と見なされます。

納品物に対するプロセスの期待を設定する

プロジェクトにおいてプレイヤーとなるチームまたは個人の名前を挙げます。 ステークホルダーの専門分野に基づいてタスクを割り当てます。 プロジェクトに関与するすべてのチームメンバーまたはステークホルダーに対する期待を設定します。 明確なコミュニケーションは、すべてのプロジェクトの成功において重要です。

完了に必要なタスクを特定する

特に締切が厳しい中で作業する場合、プロジェクトに余分な作業をする余地はありません。 プロジェクトの納品物のリストを持っているので、それらの納品物を完了する順序を概説します。 各納品物に特定のニーズがある場合は、それを担当する人に伝えることを確認してください。

コミュニケーション計画を作成する

プロジェクトの当事者はどのように連絡を取り合いますか？ プロジェクトの進捗状況を確認するために、チームが毎週会議を行う方が良いですか、それともすべてのコミュニケーションを非同期で行った方が良いですか？ 必要に応じてミーティングを行うことを検討することもできます。 プロジェクト管理ソフトウェアや知識ベースを頼りにして、情報を記録し質問に答えることができます。

変更管理計画を作成する

変更管理計画は、企業がワークフローの変更をスムーズに取り入れるための正確なステップを概説します。 プロジェクト計画の変更は困難になることがあります。 変更管理計画にこれらの変更を考慮することで、以前に考えられていたワークフローに突然の調整を加える際のストレスを軽減できます。

5. プロジェクトリソースを特定し、割り当てる

プロジェクトを開始する前に、プロジェクトがスムーズに進行するために必要なリソースを把握する。 補足の内部文書を作成する必要がありますか？ 過去に会社が完成させた類似のプロジェクトはありますか？ プロジェクトのすべての主要関係者が、よい仕事を時間通りに完了するために必要なものを持っていることを確認してください。

必要なリソースとリソースの可用性を見積もる

プロセスの特定のステップに必要な文書はありますか？ チームがプロジェクトの責任を果たすために必要なソフトウェアやツールがあるかもしれません。 利害関係者と連絡を取り、何が必要かを尋ねてください。 予算に新しいツールやリソースを追加する必要がある場合は、プロジェクト計画プロセス中にこれをメモしてください。

タスク完了のための貢献と依存関係を特定する

プロジェクトのワークフロー内で、他のタスクの完了に依存するタスクがいくつかあるかもしれません。 同時に、利害関係者が問題に直面する場所もあるかもしれません。 緊急事態を考慮し、プロジェクト計画テンプレートにそれを記録しておきます。

予算のためのコスト管理計画を作成する

どのプロジェクト、立ち上げ、またはイニシアチブにも、予算が必要です。 広告の支出でもアウトソーシングの作業でも、プロジェクトに必要な財政の詳細な要約を持っているべきです。 予算が調整される可能性のある場所に注意してください。 これにより、プロジェクトを遅延させる予期しない費用に遭遇するリスクを減らすことができます。

6. プロジェクトのタイムラインを確立する

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大規模か小規模かにかかわらず、すべてのプロジェクトと課題には期日が必要です。 大規模なプロジェクトに取り組む際は、いくつかのチームと利害関係者が関与することがあります。 各人が自分の役割を知っていることを確認し、全員がプロジェクトタイムラインを知っていることを確認してください。

活動とタスクの期間を決定する

プロジェクトの利害関係者に連絡を取り、彼らの作業量や個人のタイムラインを把握し、これがあなたが設定しているマスタースケジュールと合致しているか確認してください。 プロジェクトの各部分に責任を持つ人々は通常その分野に特化しています。だからこそ、プロジェクトの一部を完成させるのにどのくらいの時間がかかるかを最もよく知っています。

プロジェクト活動とタスクの開始日と終了日を設定する

希望するプロジェクト終了日を選び、逆算します。 ここから、プロジェクト活動の終了日を設定します。 特定の日付ではなく日付範囲を設定した方がチームにとって適している場合は、それを行います。

個別の役割と責任を委任する

個別の役割と責任の委任はプロジェクトマネージャーからもしくは各チーム内から行われることがあります。 プロセスに関与するチームを特定した後、彼らがプロジェクト内でチームの役割に責任を持つ特定の個人を指名していることを確認してください。

重要なフェーズとマイルストーンを特定する

全体のプロジェクトをフェーズに分け、これらのフェーズをマイルストーンで目印をつけます。 マイルストーンを小さな成功として扱います。 時間通りにそれらを達成すれば、プロジェクトを成功裏に完成させる道を順調に進んでいることを意味します。

プロジェクトのロードマップを作成する

プロジェクトのロードマップは、タイムラインに少し特別な情報を加えたものです。 これは、カレンダー、マイルストーンの日時一覧、またはお好みのプロジェクト管理ソフトウェアで構築されたタスクボードの形を取ることができます。 ロートマップに含まれるべき内容は次のとおりです：

• 目標
• プロジェクト成果物
• マイルストーンと重要な締め切り
• リソース

プロジェクト管理ツールにタスクをインポートする

プロジェクトタイムラインを構築したら、その中に含まれるすべての個別のタスクをリストする場所が必要です。 テンプレートはプロジェクトのタイムラインの高レベルビューを提供します。 お好きなプロジェクト管理ソフトウェアでタスクを実行可能な項目に分けるときに使用してください。 プロジェクトの進行中に簡単に参照できるように、テンプレートへのリンクを自由に含めてください。

7. リスク評価を実施する

誰も自分のプロジェクトがどのように失敗するかを考えたくはありません。 しかし、プロセスの途中で問題が発生した場合には、すべての可能性を考慮しておくことを感謝します。 リスク評価を実施することで、潜在的な問題を定義し、発生する前にそれらを解決できます。 これにより、未計画の問題をトラブルシューティングするためにすべてを中断するリスクを最小限に抑えます。

リスク管理計画を作成する

リスク管理計画は、プロジェクト計画内でセットバックが発生する可能性のある場所を参照する必要があります。 もしかしたら、納期が遅れたり、より多くのコミュニケーションが必要な第三者業者と仕事をしているかもしれません。 この場合、これらの業者とのコラボレーションに必要な時間をプロジェクト計画でより確保してください。

8. チームと利害関係者と会う

プロジェクト計画の終わりに近づいているので、責任を概説するために利害関係者とグループまたは個別に会う時期です。 これにより、重要な関係者がプロジェクトに取り組む前に質問をしたり提案をしたりするスペースも提供されます。

個人の役割、期待、および締め切りを伝える

以前に触れましたが、非常に重要なので再度触れています。 コミュニケーションはプロジェクトの成功の中心です。 利害関係者からの期待とニーズについての透明性は混乱と機会の逸失を取り除きます。 個々の役割と責任を明確に伝えることで、成功のための基盤を整えています。

9. プロジェクトを実行する

ついに、計画が完了しました。 今、すべての努力が生かされる時です。 この時点で、ほとんどのプロジェクトマネージャーがプロジェクトを監視し、利害関係者と連絡を取り、重要な指標を記録していることを確認しています。

プロジェクトライフサイクル全体のパフォーマンスを監視する

プロジェクトを通してパフォーマンスを監視することで、必要に応じて指標やワークフローの調整を行うことができます。 頻繁なチェックインは、利害関係者にパフォーマンスアップデートを提供する機会を提供します。 踏みとどまっていることを保証するだけでなく、ポジティブなフィードバックを受けることでチームの士気を高めることもできます。

努力とコストを追跡するためにレポートを活用する

プロジェクトを進める際には、予算を心に留めておいてください。 パフォーマンス指標を定期的にチェックインすると同時に、予算もちら見することを検討してください。 再び、特に予算の状態を頻繁に見直すことは、大きな後退を防ぐのに役立ちます。

ニーズに応じてプロジェクトを適応させるために変更管理計画を活用する

プロジェクト計画を整えて順調に進んでいるが、調整が必要な後退に遭遇する可能性があります。 この場合は、変更管理計画を参照してください。 これは、問題が発生した時に非常に便利なツールになることがあります。 驚かされて基準を達成できないリスクを避け、迅速に調整しプロジェクトを続行してください。

実行し、結果を見てみましょう。

プロジェクト計画の例

PetDeskが新機能をアイデアから実装に移す方法をご覧ください。

プロジェクト計画テンプレートを使用する利点は何ですか？

プロジェクトの目標は、利害関係者が期待通りに作業を完了することに依存したベンチマークの達成にかかっています。 Guruでは、プロジェクト管理計画プロセスを合理化するために、事前に構築されたテンプレートを使用しています。 これらをプロジェクトと目標のスコープを定義するための出発点として扱います。 プロジェクト計画テンプレートをワークフローに組み込むことが、プロセスを簡単にする理由を見てみましょう。

テンプレートを設計するのに時間を費やす必要はありません。

プロジェクトを計画する際、あなたの時間は貴重です。 あなたの最も大きな努力は、プロジェクトがうまく進行することを確実にするために創造的なアイデアと解決策を考えることに費やされるべきです。 テンプレートを使って、プロジェクト管理計画テンプレートがどのように見えるかを決定するために時間やエネルギーを費やすことを避けてください。

完全にゼロから始めることを避けてください。

真っ白なページは誰にとっても圧倒的です。 ゼロから始めることは不可能に思えることがあります。 テンプレートを使用してプロジェクトのタイムラインの感覚を取り入れてください。 プロジェクト計画テンプレートから始める場合は、空白の部分を埋めるだけで済みます。

プロジェクトに関する情報の単一の情報源

プロジェクト管理ソフトウェア、メール、社内コミュニケーションなどに情報が散在しているのは危険です。 プロジェクト計画テンプレートを単一の真実の情報源として扱ってください。 これは、プロジェクトの範囲を把握するために利害関係者が必要とするすべての情報と更新を保持しています。 1つのテンプレートでは足りない場合、プロジェクトの異なるフェーズ用に異なるテンプレートを使用してそれらをリンクすることができます！

ビジネスにプロジェクト計画を統合するためのツール

プロジェクト計画を作成して共有する方法は無数にあります。 私たちのプロジェクト管理計画テンプレートは完全にカスタマイズ可能で、どこにいてもチームにプロジェクトの重要な情報を共有できます。 迅速に情報やプロセスを共有し、プロジェクトを通じてチームが使用する任意のツールを使用して知識を広げ、目標を達成してください。

Guruは、お気に入りのプロジェクト管理ソフトウェアとシームレスに統合されているので、必要なすべてのものを一つの場所に揃えることができます。