Meeting Minutes: Templates and Examples

회의! 업무 생활의 고통. 우리가 "이건 이메일로 충분했을 텐데"라고 말하는 이유입니다. 하지만 우리는 그것들이 실제로 유용하다는 사실이 드러나기 때문에 없앨 수가 없습니다. 모두가 같은 방(실제로든 가상으로든)에서 현재 문제를 이야기하고 합의에 도달하면 실제로 더 많은 일을 더 빨리 할 수 있습니다.

안타깝게도, 대부분의 직원들은 회의가 언제까지 계속될지 모른다는 경향 때문에 회의를 두려워합니다. 새로운 연구에 따르면 Guru와 Loom의 조사에 의해 사람들 중 거의 절반이 비디오 통화에서 보낸 시간의 40% 이상이 낭비라고 느낀다고 합니다. 회의에 계획 없이 들어갈 때 발생하며 회의록 템플릿을 사용하지 않아 논의를 안내하고 모두가 정해진 방향으로 나아가도록 하지 못할 때 발생합니다.

그렇다면 참석자들이 너무 엄격하지 않으면서도 엉뚱한 이야기를 하지 않도록 어떻게 할 수 있을까요? 이 기사에서는 회의 계획을 작성하는 방법, 회의록을 작성하는 방법 및 모든 사람이 접근할 수 있는 중앙 저장소에 저장하는 방법을 보여줍니다.

회의록이란 무엇인가요?

회의록은 회의 중에 발생한 중요한 대화 및 결정의 공식 요약입니다. 회의록은 회의의 минут (MOM)이라고도 합니다.

회의록은 다음과 같은 방식으로 내부 커뮤니케이션 도구로서 중요한 역할을 합니다.

• 회의에 참석하지 못한 직원들이 최신 업데이트를 파악할 수 있게 됩니다.
• 회의록에 기록된 조치 또는 결정은 가까운 미래를 위한 계획으로 작용할 수 있어 팀이 목표에 집중하도록 돕습니다.
• 일부 상황에서는 회의록이 조직을 법적으로 보호하는 역할을 합니다. 왜냐하면 그것들은 회사 결정이 어떻게 그리고 누구에 의해 내려졌는지를 공식적으로 기록한 것이기 때문입니다.

회의록은 직원과 리더십 간의 회의 또는 외부 이해관계자 간의 회의 등 모든 종류의 회의에 사용할 수 있습니다.

회의록에 포함되어야 할 내용은 무엇인가요?

이름, 날짜, 시간 및 장소와 같은 기본 세부사항

회의록 상단에 회의가 열리는 장소, 날짜 및 참석자 목록과 같은 기본 정보를 포함하세요. 이러한 세부정보를 추가하면 나중에 회의록을 더 빠르게 찾을 수 있습니다.

회의의 목적

회의의 명확한 목적이나 목표를 설정하세요. 상세할 필요는 없지만, 명확한 목표를 제공해야 합니다.

예를 들어, “6월 재무 보고서 검토”가 회의의 목적이 될 수 있습니다. 회의 중에 팀이 지출한 내역이나 자원을 절약할 수 있었던 방법과 같은 많은 관련 주제에 대해 논의할 것입니다.

회의 안건

안건은 회의 중 논의될 주요 사항을 말씀합니다.

회의 안건 항목은 다음 순서로 정리해야 합니다:

• 이전 회의의 회의록
• 보고서/분석
• 긴급하거나 시간-민감한 문제들
• 이전 회의에서 미완료된 업무, 목표 및 논의 사항
• 일반 회의
• 새로운 목표, 업무 또는 행동 항목

이 순서를 엄격히 따를 필요는 없습니다. 이것은 회의록에 대한 출발점입니다.

행동 항목

행동 항목은 회의 후 수행해야 할 작업이나 활동입니다. 일부 행동 항목은 엄격한 마감일이 있습니다. 다른 것들은 "다음 회의 전에 완료"와 같은 더 모호한 것입니다.

행동 항목 작성 시 안내를 위한 몇 가지 팁:

• 간결하게 작성하고 행동을 명확히 정의하세요. "내용 작성하기"는 나쁜 예입니다. 대신 "회의록에 대한 기사를 작성하기"를 사용하세요.
• 각 행동 항목은 참석자에게 할당되어야 완료됩니다.
• 항목에 마감일이 있는 경우, 이를 명확히 문서화하세요.
• 귀하의 행동 항목에 상세할 필요는 없습니다; 할당자가 세부사항을 적어둘 수 있습니다.
• 행동 항목을 완료하기 위해 후속 조치를 취하세요; 다음 회의에서 미완료된 항목을 다루세요.

다음 회의 날짜 및 시간 

회의가 끝나갈 무렵, 참석자들은 다음 회의를 언제, 어디서 개최할 것인지 결정해야 합니다. 

귀하는 이 미래 회의의 날짜, 시간 및 장소를 회의록에 기록해야 합니다. “일주일 후”나 “다음 화요일”과 같은 표현은 피하세요. 항상 실제 날짜와 시간을 사용하세요.

보고서의 일부로 포함될 문서들

회의와 관련된 모든 문서, 예를 들어 보고서 및 발표자료는 회의록에 추가되어야 합니다. 

팀은 필요할 때 이 문서들을 참조할 수 있습니다. 지식 관리 도구인 Guru를 사용하면 이러한 문서를 강력한 검색 기능으로 쉽게 찾을 수 있습니다.

더 나은 회의를 위한 팁 

회의 전

회의의 안건을 결정하세요.

회의와 관련된 상위 5가지 문제는 다음과 같습니다: 

• 상태 업데이트
• 주제 이탈
• 준비 부족
• 명확한 요점 부족
• 시간 관리

명확하게 정의된 안건은 이러한 모든 문제를 완화하고 효과적인 회의를 진행하는데 도움을 줍니다.

당신의 안건은 회의 중 논의될 주요 사항을 명확하게 제시합니다. 모두가 한 방향으로 나아가도록 하고, 중요한 주제를 강조하며, 시간 낭비를 줄여줍니다.

Harvard Business Review는 안건 주제를 질문 형태로 구성하고 가장 중요한 주제를 먼저 나열할 것을 제안합니다.  안건에는 참석자 목록과 회의에 필요한 지원 문서가 포함되어야 합니다.

논의할 주제의 개요를 작성하세요.

당신의 안건은 논의할 주요 주제 아래 각 항목에 대한 상세한 개요를 만드는 데 도움이 되는 간단한 개요입니다. 개요는 각 안건 항목과 관련된 노트 및 결정을 기록하기 쉽게 만들어줍니다. 

온라인 회의록 템플릿을 사용하는 것이 좋지만, 많은 사람들이 여전히 노트를 작성하기 위해 수첩을 사용합니다. 손으로 메모를 적고 있다면 각 항목 뒤에 여유 공간을 남겨 모든 내용을 채워넣으세요.

참석자들과 이야기할 포인트를 회의 전에 공유하세요.

회의 참석자 모두에게 중요한 논의 사항을 미리 공유하여 그들에게 무엇이 기대되는지 이해하고 준비하게 합니다. 이렇게 하면 논의가 더 생산적입니다.

회의 중

회의록 템플릿을 사용하세요

노트 작성을 간소화하는 간단한 전략은 회의록 템플릿을 사용하는 것입니다.  템플릿은 안건을 만들고 중요한 주제를 정리하는 데 도움을 주는 미리 정해진 형식입니다.

녹음 장치를 사용하는 것을 고려하세요.

회의가 여러 주제와 의사결정으로 빠르게 진행될 수 있으므로, 모바일 또는 녹음 장치로 회의를 녹음하는 것이 좋습니다. 녹음은 보다 정확하고 자세한 회의록을 작성하는 데 도움이 됩니다. 참석자들에게 녹음하고 있다는 사실을 미리 알려주는 것이 중요합니다. 

출석을 기록하세요

메모를 작성하는 사람은 모든 참석자보다 먼저 도착해야 합니다. 이사회 회의에서 메모를 작성하는 사람은 일반적으로 이사회 비서입니다.  팀 회의에서는 프로젝트 조정자, 보조원 또는 어떤 참석자가 메모를 작성할 수 있습니다.

메모 작성자는 각 참석자의 이름을 체크하여 방이나 비디오 통화에 들어올 때 확인할 수 있습니다. 대안으로, 회의가 시작되기 전에 출석 목록을 배포할 수 있습니다. 참석자들은 목록에 이름을 적고 필요한 경우 정보를 수정할 수 있습니다.

실시간으로 회의록을 작성하세요

안건을 개요로 사용하여 논의 사항과 결정을 발생하는 즉시 작성하세요. 정보가 머리에 신선할 때, 더 나은 메모 작성이 가능합니다.

이해하기 쉽게 맥락을 추가하세요

직접적인 요점에 도달하고 결석자가 이해할 수 있도록 충분한 맥락을 추가하는 균형을 유지하세요. 귀하의 노트는 향후 참고용으로도 유용해야 합니다.

개인적인 관찰을 제거하세요

회의록에 개인적인 메모를 추가하지 마세요. 개인적으로 노트를 작성할 수 있지만, 회의록은 사실적이고 편향되지 않은 기록이어야 합니다.

필수 세부정보만 기록하세요

회의 중에는 필수 사항, 행동 항목 및 결정 사항을 회의록에 포착하는 데 집중하세요. 회의가 끝난 후에는 추가 세부정보나 명확한 노트를 추가할 수 있습니다.

결정 사항 기록하기

최대의 정확성을 위해, 행동 항목과 중요한 결정을 발생하는 즉시 개요에 기록하세요.

쉬운 공유를 위해 디지털 형식을 사용하세요 

회의록은 회의 중 발생한 내용을 기록한 것이므로, 컴퓨터에서 노트 작성하는 것과 같은 디지털 형식으로 저장하고 공유하는 것이 더 쉽습니다.

회의 후

교정

회의가 끝난 후, 문법 오류를 위해 회의록을 교정하십시오. 약어가 처음 사용될 때는 확장하고, 일관된 형식을 유지하고, 명확성을 제공하십시오.

회의록 배포하기

메모 작성하는 사람은 회의록 배포를 담당합니다. 온라인 공유는 정보를 배포하는 가장 빠른 방법입니다. Guru와 같은 플랫폼을 사용하여 회의록 템플릿을 저장한다면, 문서가 준비된 후 모든 관련 직원에게 알림을 받을 수 있도록 문서 링크를 쉽게 보낼 수 있습니다.

회의록 보관 또는 파일링

일부 조직은 외장 하드 드라이브에 회의록을 저장하거나, 인쇄하여 물리적 폴더에 보관하거나, Google Docs와 같은 온라인 소프트웨어를 사용합니다. 가장 좋은 저장 방법은 내부 통신 소프트웨어인 Guru입니다. 이는 팀의 모든 사람이 중앙 저장소에 쉽게 접근할 수 있도록 만듭니다. Guru의 브라우저 확장은 회의 중에 노트를 작성할 수 있게 해주며 쉽게 접근할 수 있도록 유지합니다.

Guru와 함께 효율적인 회의 운영

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미리 만들어진 회의록 템플릿으로 시간 절약하기

모든 회의에 대해 별도로 안건과 노트를 수작업으로 만드는 데 시간을 낭비하기보다는, 회의록 템플릿을 사용하여 신속하게 설정할 수 있습니다. 올바른 템플릿을 사용하면, 해야 할 일은 노트를 작성하고 형식을 맞추고 공유하는 것뿐입니다.

여러 회의에 참석하면 형식에 차이가 있을 것입니다. 예를 들어, 이사회 회의의 회의록은 공식적일 것이지만, 디자인 팀 토론의 회의록은 더 유연하고 비공식적일 것입니다.

두 가지 시나리오에 대한 사용자 정의 회의록 템플릿을 만들고 이를 향후 회의에 사용할 수 있습니다.

같은 문서에서 동기식 또는 비동기식으로 협업하십시오.

개별 메시지는 시간을 낭비합니다.  각 참가자에게 회의록을 개별적으로 보내어 자신이 말한 것이 사실인지 확인하도록 하면 모든 피드백을 받는 데 시간이 무한정 걸릴 것입니다.

더 빠른 방법은 특정 주제 보드 아래에 회의록을 위한 Guru 카드를 만드는 것입니다. 카드에 회의 메모를 추가하고 참석자가 편리한 시간에 편집 및 설명을 제안하도록 허용합니다. 모든 참석자가 회의록을 확인하면 팀이 언제든지 액세스할 수 있도록 지식 기반에 회의록을 저장하십시오.

문서를 Slack 또는 이메일을 통해 쉽게 공유하십시오.

Guru의 Slack 및 Gmail 통합을 사용하여 회의록을 직원과 공유합니다.

회의록은 Guru에서 카드로 저장될 수 있으므로 작성자는 Slack 내에서 작업 항목에 대한 카드를 생성할 수 있으며, 누군가 회의와 관련된 질문을 하면 "카드로 답변" 옵션을 사용할 수 있습니다.

Gmail에서 직접 카드를 생성하고 Chrome 브라우저 확장을 사용하여 필요할 때마다 지식 기반에 액세스할 수 있습니다. 

이 통합은 팀이 작업 흐름에서 사용하는 도구 내에서 직접 회의록 및 관련 회사 정보를 액세스할 수 있도록 보장합니다. 

회의록 템플릿의 예

간단한 회의록 템플릿 

간단한 회의록은 회의에서 가장 중요한 주제를 신속하게 기록할 수 있는 쉬운 형식을 가지고 있습니다. 회의 중에 노트를 작성하거나 참석자에게 승인하기 전에 메모를 정리하는 데 이 템플릿을 사용하십시오.

 포함해야 할 정보는 다음과 같습니다:

• 참석자 목록
• 이전 회의의 토의 포인트
• 현재 회의의 안건
• 승인 및 작업 소유자를 위한 작업 항목 목록 기한

정식 회의록 템플릿

 회의록은 승인이 필요한 공식 결정을 문서화하는 데 유용합니다. 언어는 공식적이며, 모든 회의 참가자와 나누기 위해 구조화된 목표가 있습니다.

정식 회의록은 주로 공공기관, 상장 기업, 비영리 단체에서 사용됩니다. 이는 로버트의 회의 규칙에 기반하여 회의에서 수행된 내용의 기록만 포함하고, 구성원들이 말한 내용은 포함하지 않습니다.

정식 회의 템플릿에 포함해야 할 정보는 다음과 같습니다:

• 회사 이름과 부서
• 회의 시작
• 출석 점검
• 지난 회의록 승인
• 논의된 문제에 대한 요약
• 새로운 안건
• 회의 종료

비공식 회의록 템플릿

비공식 회의록은 장애물, 목표, 아이디어 또는 드러난 마감일과 같은 중요한 논의를 신속하게 참고할 수 있는 것입니다. 정식 회의와 달리, 승인할 필요가 없으며, 유일한 목표는 주요 주제와 합의된 다음 단계를 문서화하는 것입니다.

비공식 회의록 템플릿에 포함해야 할 세부 사항은 다음과 같습니다:

• 날짜
• 회의 참석자
• 회의 목표
• 토의 사항
• 작업 항목
• 소유자
• 마감일

팀 회의록 템플릿

일반적으로 이러한 회의는 갈등을 해결하거나, 진행 상황을 평가하거나, 일반적인 업데이트와 제안을 제공하기 위해 소집될 수 있습니다.

팀 회의록 템플릿에 포함해야 할 몇 가지 세부 사항은 다음과 같습니다:

• 날짜
• 참석자 이름
• 회의의 목적
• 회의 안건
• 토의 사항
• 주요 결론 및 결정
• 기타 참고 사항 (현재 주제와 직접 관련이 없을 수 있는 귀중한 정보)
• 작업 항목
• 다음 단계

팀 회의 문서를 단일 작업 공간에 중앙집중화하십시오.

준비는 회의를 성공하게 만들거나 망칠 수 있습니다. 회의록 작성 담당자로 지정되었다면, 회의실에 들어가기 전에 계획을 세우는 것이 중요합니다. 회의 전에 아젠다를 결정하십시오. 모두가 준비될 수 있도록 토의 사항을 공유하고, 노트 작성을 간소화하기 위해 회의록 템플릿을 사용하십시오.

Guru와 같은 내부 위키가 모든 회의록 템플릿을 저장합니다. 과거 회의록을 쉽게 찾아 혼란을 해소하고 어떤 결정을 내렸는지 확인할 수 있습니다.