Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
중요한 프로젝트 정보, 업데이트 및 성과에 대한 일반적인 업데이트를 위해 이러한 템플릿을 사용하세요.
효과적이고 간결한 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 만드는 추천 팁과 요령을 확인하세요.
당신의 경력을 통해 작업했던 모든 프로젝트를 생각해 보세요. 소통 부족으로 인해 목표 마감일을 지키기 어려웠던 적이 있나요? 답이 “예”라면, 당신만 그런 것이 아닙니다. 불량하거나 불명확한 커뮤니케이션은 어떤 프로젝트의 성공에 있어 치명적인 약점입니다.
좋은 소식은? 당신만의 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 세우는 것은 아주 쉬운 일입니다. 효과적이고 간결한 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 작성하기 위한 추천 팁과 요령을 살펴보겠습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 만드는 방법
프로젝트를 시작하는 순간부터 프로젝트 전반에 걸쳐 소통 방법을 고민해야 합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 설명하기 시작하는 간단한 방법은 프로젝트 타임라인과 정렬하는 것입니다. 프로젝트 이해관계자와 어떻게 소통할지 고민해 보세요. 다음 질문들을 스스로에게 해보세요:
- 누가 어떤 종류의 커뮤니케이션을 받아야 하나요?
- 주요 커뮤니케이션 채널은 무엇인가요?
- 얼마나 자주 소통해야 하나요?
어떤 이해관계자가 어떤 업데이트를 소통할지 정의할 필요가 있습니다. 각 이해관계자가 자신의 역할을 이해하도록 하여 메시지가 누락되지 않도록 하십시오.
프로젝트 커뮤니케이션 계획이란?
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 이해관계자에게 중요한 프로젝트 정보를 어떻게 소통할 것인지를 정의하는 진실의 단일 출처입니다. 이해관계자들이 프로젝트 업데이트를 언제 어떻게 기대해야 하는지를 알리는데 도움이 됩니다. 당신의 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 내, 외부적으로 어떻게 소통할 것인지 포함할 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 전반에 걸쳐 커뮤니케이션을 위한 방법을 명시하는 것입니다. 프로젝트 타임라인, 벤치마크, 자원 또는 프로젝트와 관련된 기타 정보는 포함되지 않습니다.
훌륭한 프로젝트 업데이트는 단순히 정보를 공유하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 모든 프로젝트 커뮤니케이션이 한 곳에 저장되고 이해관계자에게 정보를 공유하는 명확한 경로가 있다면, 처음부터 효율적인 프로젝트 워크플로우가 보장됩니다.
커뮤니케이션 계획 vs 프로젝트 커뮤니케이션 계획
커뮤니케이션 계획은 PR 계획에서부터 내부 직원과의 커뮤니케이션까지 어떠한 것을 의미할 수 있는 반면, 프로젝트 계획은 프로젝트 커뮤니케이션에 초점을 맞춥니다.
원격 및 하이브리드 팀의 시대에서 커뮤니케이션 팁
원격 및 하이브리드 작업 환경은 많은 조직에 새로운 현실입니다. 이는 소통에 있어 추가적인 도전을 야기합니다. 팀은 이메일, DM 및 다른 비동기식 커뮤니케이션 방식을 수용하도록 조정해야 합니다. 명확한 소통은 그 어느 때보다도 중요합니다.
프로젝트 이해관계자들이 자신의 책임을 수행하는 데 필요한 정보를 얻고 있지만, 모든 정보를 제공해야 하는 것은 아닙니다 (각자의 역할에 따라 다릅니다). 과도한 정보는 압도적이며 사람의 뇌는 새로운 지식을 차단하기 시작하기 전에 오직 일정 양의 정보를 수용할 수 있습니다. 커뮤니케이션을 간결하게 유지하고 스킴 가능한 템플릿을 고수하세요.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 작성의 5단계
1) 커뮤니케이션 목표 설정하기
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 구조화하기 시작하기 전에, 프로젝트 커뮤니케이션 목표를 정의해야 합니다. 이 목표는 업데이트 빈도, 내부 소통을 위한 모범 사례 또는 모든 프로젝트 정보가 저장될 위치의 형태일 수 있습니다. 계획을 세우기 시작하면서 다음 질문을 스스로에게 해보세요:
- 프로젝트 이해관계자와 얼마나 자주 소통할 건가요?
- 어떤 정보가 중요한가요?
- 정보는 어떻게 공유할 건가요?
2) 커뮤니케이션 방법 선택하기
커뮤니케이션 방법을 정해 스스로 지켜보도록 하여 커뮤니케이션 기준을 확립합니다. 이는 이해관계자에게 예측 가능한 커뮤니케이션을 유지하여, 그들에게 더 적은 정신적 에너지를 요구합니다. 템플릿을 사용하여 소통하는 것은 모든 전원이 같은 페이지에 있도록 하며 정보를 수신하는 것이 공평하게 이루어지도록 합니다. 사용하는 커뮤니케이션 방식은 프로젝트에 따라 다르게 보일 수 있습니다. 고려할 수 있는 것:
- 이메일
- 프리젠테이션
- 대면 회의
- 비디오 통화 킥오프
- 블로그 글
- 프로젝트 브리핑
- 전화 통화
내부 커뮤니케이션은 다양한 장소에서 발생합니다. 중요한 프로젝트 정보를 소통하는 데 사용되는 단일 문서의 사용을 고려한다면 시간 절약이 가능합니다.
3) 커뮤니케이션 빈도 설정하기
커뮤니케이션 주기는 프로젝트 타임라인, 요구 사항 및 이해관계자에 따라 다를 수 있습니다. 프로젝트의 첫날부터 커뮤니케이션 빈도에 대한 기대치를 수립하면 이해관계자가 예상할 수 있도록 하고 생산성을 높일 수 있습니다. 커뮤니케이션 빈도는 날짜 기반 또는 행동 기반입니다.
프로젝트에 대해 소통할 때 다음과 같은 방법이 있습니다:
- 타임라인을 기준으로 소통하기: 매일, 매주, 매월 혹은 분기별.
- 행동 기반 빈도로 소통하기: 작업, 행동, 이정표 등이 완료될 때에.
4) 소유자, 이해관계자 및 청중 정의하기
프로젝트 업데이트 소통의 책임자는 누구인가요? 이러한 알림을 받을 사람은 누구인가요? 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립하는 네 번째 단계는 커뮤니케이션 청중과 누가 커뮤니케이션을 책임지는지를 정의하는 것입니다. 모든 이해관계자의 이름, 관련 연락처 및 그들의 역할을 담은 스프레드시트를 만드는 것을 고려하세요. 커뮤니케이터와 청중이 언제, 어떻게, 어떤 것을 소통할 것인지에 대한 기대치를 설정하세요. 모든 프로젝트 이해관계자가 같은 인식을 공유하도록 하세요.
5) 커뮤니케이션 전략 정의하기
커뮤니케이션 전략은 커뮤니케이션 기대치를 설정합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 목표를 명시하여 이해관계자가 각 커뮤니케이션에서 무엇을 기대할 수 있는지를 명시합니다. 소통을 위한 도구 또한 커뮤니케이션 전략의 핵심 요소입니다.
이곳에서 이해관계자들과 소통하는 것을 고려하세요. 그들이 선호하는 커뮤니케이션 방법이나 도구가 무엇인지 물어보세요. 어떤 커뮤니케이션 매체가 팀에 맞을까요?
6) 프로젝트 계획 소통을 위한 도구 사용하기
커뮤니케이션에 사용하는 도구는 프로젝트를 원활하게 하거나 방해할 것입니다. 정보가 여러 출처에 퍼져 있으면 어떤 정보를 신뢰해야 할지 알기 어려워집니다. 모든 프로젝트 정보를 모은 후에는 Slack, 이메일 또는 기타 메신저를 통해 프로젝트에 대해 소통할 수 있습니다. 중요한 프로젝트 업데이트에 대해 단일 정통 출처를 유지하는 것을 잊지 마세요. 이는 모든 프로젝트 정보의 신뢰할 수 있는 출처로서 한 장소를 설정합니다. 이로 인해 이해관계자들의 반복적인 질문을 방지하고 주제 전문가에게의 부담을 줄일 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 형식화하는 방법
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획에서 명확하고 간결한 언어를 사용하세요. 템플릿은 커뮤니케이션을 일관되게 유지하고 프로젝트를 궤도로 유지하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 템플릿은 업데이트 공지가 발표된 날짜로 시작해야 합니다. 그 뒤에 일반 상태 업데이트나 각 팀 구성원의 개인화된 섹션을 추가하십시오. 이 섹션을 프로젝트와 팀에 가장 적합한 방식으로 제목 및 부제목으로 나누세요.
팀의 찬사를 위한 섹션을 아래에 추가하는 것을 고려하십시오. 당신은 이미 재능 있는 개인들로 구성된 팀과 함께 일하고 있으니, 최근에 특히 잘한 사람들에게 spotlight을 비추는 것은 어떨까요? 특정 성취, 이해관계자들이 뛰어났던 영역 및 프로젝트를 발전시킨 창의적인 아이디어를 구체화하세요.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 마무리할 때는 이해관계자들이 다음에 발생할 사건을 기대할 수 있는 섹션을 추가하십시오. 프로젝트의 향후 단계, 작업, 이정표 및 필요한 기타 사항을 문서화하세요.
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획은 왜 중요한가요?
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획의 이점은 무엇인가요? 우선, 명확한 커뮤니케이션은 모든 프로젝트의 핵심입니다. 잘못된 커뮤니케이션은 이해관계자들을 놓치는 기준과 기회로 이끌 수 있습니다. 마지막으로 정기적인 소통 없이는 프로젝트를 원활하게 완료한 적이 있나요? 소통 부족은 프로젝트 커뮤니케이션 계획으로 예방할 수 있는 장애물들을 만들어냅니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획:
- 이해관계자들이 업데이트를 받을 때의 기대를 설정합니다.
- 피드백 기회를 제공합니다.
- 잠재적 위험과 문제를 피하는 데 도움이 됩니다.
- 팀 생산성을 높입니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 팀 전체를 동기화합니다. 각 이해관계자에게 동일한 기대를 주고 프로젝트 지식의 공백을 없애줍니다. 투명성을 초대합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트와 팀의 요구에 맞게 개요를 작성해야 합니다. 명확하고 간결한 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 관리에서 전환점을 가져올 수 있습니다.
당신의 경력을 통해 작업했던 모든 프로젝트를 생각해 보세요. 소통 부족으로 인해 목표 마감일을 지키기 어려웠던 적이 있나요? 답이 “예”라면, 당신만 그런 것이 아닙니다. 불량하거나 불명확한 커뮤니케이션은 어떤 프로젝트의 성공에 있어 치명적인 약점입니다.
좋은 소식은? 당신만의 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 세우는 것은 아주 쉬운 일입니다. 효과적이고 간결한 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 작성하기 위한 추천 팁과 요령을 살펴보겠습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 만드는 방법
프로젝트를 시작하는 순간부터 프로젝트 전반에 걸쳐 소통 방법을 고민해야 합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 설명하기 시작하는 간단한 방법은 프로젝트 타임라인과 정렬하는 것입니다. 프로젝트 이해관계자와 어떻게 소통할지 고민해 보세요. 다음 질문들을 스스로에게 해보세요:
- 누가 어떤 종류의 커뮤니케이션을 받아야 하나요?
- 주요 커뮤니케이션 채널은 무엇인가요?
- 얼마나 자주 소통해야 하나요?
어떤 이해관계자가 어떤 업데이트를 소통할지 정의할 필요가 있습니다. 각 이해관계자가 자신의 역할을 이해하도록 하여 메시지가 누락되지 않도록 하십시오.
프로젝트 커뮤니케이션 계획이란?
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 이해관계자에게 중요한 프로젝트 정보를 어떻게 소통할 것인지를 정의하는 진실의 단일 출처입니다. 이해관계자들이 프로젝트 업데이트를 언제 어떻게 기대해야 하는지를 알리는데 도움이 됩니다. 당신의 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 내, 외부적으로 어떻게 소통할 것인지 포함할 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 전반에 걸쳐 커뮤니케이션을 위한 방법을 명시하는 것입니다. 프로젝트 타임라인, 벤치마크, 자원 또는 프로젝트와 관련된 기타 정보는 포함되지 않습니다.
훌륭한 프로젝트 업데이트는 단순히 정보를 공유하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 모든 프로젝트 커뮤니케이션이 한 곳에 저장되고 이해관계자에게 정보를 공유하는 명확한 경로가 있다면, 처음부터 효율적인 프로젝트 워크플로우가 보장됩니다.
커뮤니케이션 계획 vs 프로젝트 커뮤니케이션 계획
커뮤니케이션 계획은 PR 계획에서부터 내부 직원과의 커뮤니케이션까지 어떠한 것을 의미할 수 있는 반면, 프로젝트 계획은 프로젝트 커뮤니케이션에 초점을 맞춥니다.
원격 및 하이브리드 팀의 시대에서 커뮤니케이션 팁
원격 및 하이브리드 작업 환경은 많은 조직에 새로운 현실입니다. 이는 소통에 있어 추가적인 도전을 야기합니다. 팀은 이메일, DM 및 다른 비동기식 커뮤니케이션 방식을 수용하도록 조정해야 합니다. 명확한 소통은 그 어느 때보다도 중요합니다.
프로젝트 이해관계자들이 자신의 책임을 수행하는 데 필요한 정보를 얻고 있지만, 모든 정보를 제공해야 하는 것은 아닙니다 (각자의 역할에 따라 다릅니다). 과도한 정보는 압도적이며 사람의 뇌는 새로운 지식을 차단하기 시작하기 전에 오직 일정 양의 정보를 수용할 수 있습니다. 커뮤니케이션을 간결하게 유지하고 스킴 가능한 템플릿을 고수하세요.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 작성의 5단계
1) 커뮤니케이션 목표 설정하기
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 구조화하기 시작하기 전에, 프로젝트 커뮤니케이션 목표를 정의해야 합니다. 이 목표는 업데이트 빈도, 내부 소통을 위한 모범 사례 또는 모든 프로젝트 정보가 저장될 위치의 형태일 수 있습니다. 계획을 세우기 시작하면서 다음 질문을 스스로에게 해보세요:
- 프로젝트 이해관계자와 얼마나 자주 소통할 건가요?
- 어떤 정보가 중요한가요?
- 정보는 어떻게 공유할 건가요?
2) 커뮤니케이션 방법 선택하기
커뮤니케이션 방법을 정해 스스로 지켜보도록 하여 커뮤니케이션 기준을 확립합니다. 이는 이해관계자에게 예측 가능한 커뮤니케이션을 유지하여, 그들에게 더 적은 정신적 에너지를 요구합니다. 템플릿을 사용하여 소통하는 것은 모든 전원이 같은 페이지에 있도록 하며 정보를 수신하는 것이 공평하게 이루어지도록 합니다. 사용하는 커뮤니케이션 방식은 프로젝트에 따라 다르게 보일 수 있습니다. 고려할 수 있는 것:
- 이메일
- 프리젠테이션
- 대면 회의
- 비디오 통화 킥오프
- 블로그 글
- 프로젝트 브리핑
- 전화 통화
내부 커뮤니케이션은 다양한 장소에서 발생합니다. 중요한 프로젝트 정보를 소통하는 데 사용되는 단일 문서의 사용을 고려한다면 시간 절약이 가능합니다.
3) 커뮤니케이션 빈도 설정하기
커뮤니케이션 주기는 프로젝트 타임라인, 요구 사항 및 이해관계자에 따라 다를 수 있습니다. 프로젝트의 첫날부터 커뮤니케이션 빈도에 대한 기대치를 수립하면 이해관계자가 예상할 수 있도록 하고 생산성을 높일 수 있습니다. 커뮤니케이션 빈도는 날짜 기반 또는 행동 기반입니다.
프로젝트에 대해 소통할 때 다음과 같은 방법이 있습니다:
- 타임라인을 기준으로 소통하기: 매일, 매주, 매월 혹은 분기별.
- 행동 기반 빈도로 소통하기: 작업, 행동, 이정표 등이 완료될 때에.
4) 소유자, 이해관계자 및 청중 정의하기
프로젝트 업데이트 소통의 책임자는 누구인가요? 이러한 알림을 받을 사람은 누구인가요? 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 수립하는 네 번째 단계는 커뮤니케이션 청중과 누가 커뮤니케이션을 책임지는지를 정의하는 것입니다. 모든 이해관계자의 이름, 관련 연락처 및 그들의 역할을 담은 스프레드시트를 만드는 것을 고려하세요. 커뮤니케이터와 청중이 언제, 어떻게, 어떤 것을 소통할 것인지에 대한 기대치를 설정하세요. 모든 프로젝트 이해관계자가 같은 인식을 공유하도록 하세요.
5) 커뮤니케이션 전략 정의하기
커뮤니케이션 전략은 커뮤니케이션 기대치를 설정합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 목표를 명시하여 이해관계자가 각 커뮤니케이션에서 무엇을 기대할 수 있는지를 명시합니다. 소통을 위한 도구 또한 커뮤니케이션 전략의 핵심 요소입니다.
이곳에서 이해관계자들과 소통하는 것을 고려하세요. 그들이 선호하는 커뮤니케이션 방법이나 도구가 무엇인지 물어보세요. 어떤 커뮤니케이션 매체가 팀에 맞을까요?
6) 프로젝트 계획 소통을 위한 도구 사용하기
커뮤니케이션에 사용하는 도구는 프로젝트를 원활하게 하거나 방해할 것입니다. 정보가 여러 출처에 퍼져 있으면 어떤 정보를 신뢰해야 할지 알기 어려워집니다. 모든 프로젝트 정보를 모은 후에는 Slack, 이메일 또는 기타 메신저를 통해 프로젝트에 대해 소통할 수 있습니다. 중요한 프로젝트 업데이트에 대해 단일 정통 출처를 유지하는 것을 잊지 마세요. 이는 모든 프로젝트 정보의 신뢰할 수 있는 출처로서 한 장소를 설정합니다. 이로 인해 이해관계자들의 반복적인 질문을 방지하고 주제 전문가에게의 부담을 줄일 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 형식화하는 방법
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획에서 명확하고 간결한 언어를 사용하세요. 템플릿은 커뮤니케이션을 일관되게 유지하고 프로젝트를 궤도로 유지하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획 템플릿은 업데이트 공지가 발표된 날짜로 시작해야 합니다. 그 뒤에 일반 상태 업데이트나 각 팀 구성원의 개인화된 섹션을 추가하십시오. 이 섹션을 프로젝트와 팀에 가장 적합한 방식으로 제목 및 부제목으로 나누세요.
팀의 찬사를 위한 섹션을 아래에 추가하는 것을 고려하십시오. 당신은 이미 재능 있는 개인들로 구성된 팀과 함께 일하고 있으니, 최근에 특히 잘한 사람들에게 spotlight을 비추는 것은 어떨까요? 특정 성취, 이해관계자들이 뛰어났던 영역 및 프로젝트를 발전시킨 창의적인 아이디어를 구체화하세요.
프로젝트 커뮤니케이션 계획을 마무리할 때는 이해관계자들이 다음에 발생할 사건을 기대할 수 있는 섹션을 추가하십시오. 프로젝트의 향후 단계, 작업, 이정표 및 필요한 기타 사항을 문서화하세요.
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획은 왜 중요한가요?
프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획의 이점은 무엇인가요? 우선, 명확한 커뮤니케이션은 모든 프로젝트의 핵심입니다. 잘못된 커뮤니케이션은 이해관계자들을 놓치는 기준과 기회로 이끌 수 있습니다. 마지막으로 정기적인 소통 없이는 프로젝트를 원활하게 완료한 적이 있나요? 소통 부족은 프로젝트 커뮤니케이션 계획으로 예방할 수 있는 장애물들을 만들어냅니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획:
- 이해관계자들이 업데이트를 받을 때의 기대를 설정합니다.
- 피드백 기회를 제공합니다.
- 잠재적 위험과 문제를 피하는 데 도움이 됩니다.
- 팀 생산성을 높입니다.
프로젝트 커뮤니케이션 계획은 팀 전체를 동기화합니다. 각 이해관계자에게 동일한 기대를 주고 프로젝트 지식의 공백을 없애줍니다. 투명성을 초대합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트와 팀의 요구에 맞게 개요를 작성해야 합니다. 명확하고 간결한 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 관리에서 전환점을 가져올 수 있습니다.
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