How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

위대한 프로젝트의 성공은 계획으로 시작됩니다. 유명한 창시자가 한때 말했습니다, "계획을 세우지 않으면 실패할 계획을 세우고 있는 것입니다."

프로젝트 계획은 프로젝트의 모든 단계에 대한 기초를 마련합니다. 누가 어떤 작업을 담당합니까? 목표와 목적은 무엇입니까? 진행 상황을 측정하기 위해 사용하는 지표는 무엇입니까? 프로젝트 계획은 이해관계자, 팀, 프로젝트 관리자들이 프로젝트를 완료까지 이끌어 주는 필수 요소입니다. 명확한 목표가 부족하면 37%의 프로젝트가 실패한다는 추정이 있습니다.

충분한 계획을 하지 않는 것은 프로젝트의 견고함을 위험에 빠뜨리는 것입니다. 모든 프로젝트는 크고 작든 프로젝트 계획 템플릿을 활용해야 합니다. 당신의 프로젝트 계획 템플릿을 프로젝트 정보와 자원을 위한 집으로 생각하세요. 프로젝트를 조직적으로 유지함으로써 혼란과 기준점을 놓칠 위험을 없앨 수 있습니다.

프로젝트가 끝날 때마다, 당신은 처음부터 정리된 것을 고마워할 것입니다. 프로젝트 관리 계획을 개발하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

프로젝트 계획이란 무엇인가요?

프로젝트 계획은 프로젝트의 섹션을 작은 조각으로 나눕니다. 이는 프로젝트의 기대와 프로세스를 설명하는 공식 문서입니다. 이는 팀 일원이 질문에 대한 답을 빠르게 찾을 수 있는 단일 목적지입니다. 프로젝트 성과 지표, 작업 요약 및 자주 업데이트는 모두 이 문서 또는 일련의 문서에 존재할 수 있습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 계획을 정기적으로 확인하여 상태를 평가하고, 팀원에게 "위험" 영역을 경고하고, 프로젝트 이해관계자에게 작은 성공을 알려줄 수 있습니다. 그들은 또한 프로젝트 후에 문서를 검토하여 강점과 약점을 평가하고 앞으로의 프로젝트 개선이 이루어질 수 있는지를 배울 수 있습니다.

프로젝트 계획을 로드 트립 일정으로 생각하세요. 로드 트립을 계획할 때, 보고 싶은 장소, 머물 곳, 그리고 연료를 보충할 수 있는 곳을 메모하고 있습니다. 간단히 말해서, 당신이 하고 싶은 것과 원하는 방법을 아는 것이 필요합니다.

프로젝트 계획의 5단계는 무엇인가요?

프로젝트 계획을 만들기 시작할 때, 시작하는 데 도움이 되는 다섯 가지 초기 단계가 있습니다. 모든 프로젝트, 팀 및 회사가 조금 다르다는 것을 염두에 두세요. 계획이 프로젝트에 가장 맞도록 섹션이나 단계를 수정, 추가, 제거하세요.

1. 개념과 시작

당신의 프로젝트 계획을 개발하는 첫 번째 단계는 모든 브레인스토밍이 이루어지는 곳입니다. 팀을 모으거나 각자의 생각을 수집하여 아이디어의 마스터 리스트를 만드세요. 지금 당장 모든 답이 없어도 걱정할 필요는 없습니다. 이 단계에서 당신의 유일한 집중은 프로젝트가 어디로 가고자 하는지를 생각하는 것입니다.

2. 정의 및 계획

여기서 당신은 좀 더 구체적으로 들어가게 될 것입니다. 프로젝트 계획의 정의 및 계획 단계는 프로젝트의 목표, 일정 및 책임을 설정합니다. 모든 주요 관계자가 자신의 역할과 기대를 알고 있어야 합니다. 프로젝트의 성공을 측정하는 데 사용할 명확한 지표를 설정하는 것도 중요합니다.

3. 프로젝트 실행

세 번째 단계는 재미있는 부분: 실행입니다. 이제 당신의 모든 브레인스토밍과 계획을 실행에 옮길 시간입니다. 각 이해관계자가 업데이트, 발견, 그리고 프로젝트에 대한 대화를 위해 프로젝트 계획 템플릿을 활용해야 한다는 것을 확실히 알려주어야 합니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 좋은 소통과 문서화가 항상 중요하지만, 특히 이 단계에서는 더욱 중요합니다.

4. 성과 및 관찰

프로젝트 성과를 확인할 때가 되면, 계획 단계에서 명확한 지표를 수립했다는 것에 감사할 것입니다. 프로젝트를 처음부터 끝까지 검토하세요.

프로 팁: 프로젝트 진행 과정에서 자주 체크인하는 것을 고려하세요, 마지막에 한 번만 빠르게 살펴보는 것보다.

5. 프로젝트 종료

먼저, 축하합니다! 이 프로젝트 과정의 이 단계에 도달했다면, 각 단계를 성공적으로 수행했음을 의미합니다. 이제 당신의 노력의 결실을 맺을 수 있습니다. 각 단계의 프로젝트를 검토하세요, 무엇이 효과가 있었고 무엇이 그렇지 않았는지 평가하세요. 당신이나 다른 팀을 위한 미래 참조를 위해 계획을 보관하세요. 프로젝트가 끝날 때, 배운 모든 것을 문서화할 시간을 가져야 합니다. 이 정보를 사용하여 유사한 향후 프로젝트를 안내할 수 있습니다.

프로젝트 계획은 어떻게 포맷해야 합니까?

프로젝트 계획을 프로젝트의 작업 흐름을 모방하여 형식화하세요. 프로젝트를 정의하고 목표, 이해관계자, 성공을 측정하는 방법을 기술하세요. 이는 당신이 필요한 만큼 상세하거나, 고급적으로 진행할 수 있습니다.

다음으로 프로젝트 단계로 전환하세요. 여러 팀이 함께 작업하는 경우, 이곳이 다른 팀의 프로젝트 작업 흐름을 설명하는 다른 템플릿에 링크를 추가할 좋은 장소입니다. 프로젝트 계획의 가장 중요한 섹션은 "상태" 섹션입니다. 여기에서 프로젝트를 위한 빈번한 업데이트를 할 수 있습니다. 새롭게 발견된 프로젝트 요소나 프로젝트 진행 중 유용하게 활용할 수 있는 일반 정보를 위한 특별한 참고 사항을 남겨두세요.

일반적인 규칙으로는 과도한 정보를 상세히 설명하지 마세요. 사람들이 읽고 소화해야 할 정보가 많아질수록, 제시된 모든 세부 사항을 기억할 가능성이 줄어듭니다. 프로젝트 이해관계자에게는 성공적으로 작업을 완료하기 위해 필요한 정보만 제공하세요.

프로젝트 계획 작성 방법

프로젝트 계획서를 작성하는 것은 위협적일 수 있습니다. 우리는 당신의 마음을 이해합니다. 사전 제작된 템플릿에서 시작하면 프로세스를 조금 덜 부담스럽게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 완벽한 프로젝트 관리 계획을 작성할 때는 다음 단계들을 따르세요:

1. 비즈니스 정당화 및 이해관계자 요구 사항 식별

이 단계는 당신의 프로젝트에 대한 "왜?"를 대답해야 합니다. 이 프로젝트가 당신의 회사의 전체 비즈니스 목표에 어떻게 맞는지 살펴보세요. 이 프로젝트가 무엇을 달성해야 하는지 생각하세요. 프로젝트 이해관계자와 대화할 시간을 따로 정하여 그들의 요구를 이해하도록 하세요.

2. 프로젝트 목표 및 목표 개요

프로젝트의 명시된 목표는 프로젝트 전체 기간 동안 중요한 자원이 됩니다. 이는 프로젝트 단계가 완료될 때 자주 참조하게 될 정보입니다. 또한 프로젝트의 "실행" 단계의 단계를 알리는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 목표 및 목표를 완료할 때 다음 요소를 고려하세요:

• 프로젝트 방법론/프레임워크 결정
• 산출물에 대한 기대치
• 핵심 위험 및 대응 방안 식별
• 이정표 설정하기
• 프로젝트 일정 개요 작성하기
• 프로젝트 완료를 위한 자원 추정하기

3. 프로젝트 범위 정의하기

이 부분은 프로젝트의 모든 측면에 대한 상세한 개요를 포함합니다. 자원, 일정, 산출물 및 기타 관련 문서가 이 섹션의 계획 템플릿에 존재합니다. 개별 작업 또는 프로젝트 전체와 관련하여 잠재적인 장애물과 이정표를 식별할 수도 있습니다. 아래의 마커를 사용하여 범위를 안내하십시오.

프로젝트 목표 정렬하기

프로젝트 목표에서 시작하면 프로젝트 단계 결정이 더 쉬워집니다. 프로젝트가 달성해야 할 것이 무엇인지 명확하게 이해하고, 팀원이 그들의 책임을 수행하는 동안 이것을 전달할 수 있어야 합니다. 여기에는 조직 전체가 참조할 목표를 설정하기 위한 프레임워크가 있습니다.

프로젝트 목표를 OKR에 맞춰 설정하기

당신의 OKR은 프로젝트의 목표 및 주요 결과를 표시합니다. 이러한 측정 가능한 목표를 정의했으니, 이제 이 목표를 달성하는 데 도움이 되는 프로젝트 벤치마크를 설정할 차례입니다. 각 목표를 메트릭을 부여할 수 있는 더 작은 조각으로 나누세요. 이 벤치마크를 사용하여 프로젝트의 성공을 처음부터 끝까지 평가하세요.

목표가 어떻게 측정될지를 결정하기

이제 목표를 매우 구체적인 목표로 나누었으니, 각 목표에 유용한 메트릭을 지정할 시간입니다. 프로젝트의 성공을 판단하는 수치는 다양할 수 있습니다. 웹사이트 트래픽의 비율이 소셜 미디어에서 오는 것인지, 신제품 가입자 수인지, 프로젝트의 성공을 보여주기에 가장 적합한 메트릭을 선택할 수 있습니다.

4. 프로젝트 계획을 작성하기

메트릭과 목표가 준비되었다면, 이제 프로젝트 계획에 착수할 시간입니다. 여기에서 필요한 것과 그 시기를 정해야 합니다. 일정 수립의 프레임워크입니다.

산출물 결정하기

프로젝트가 성공하기 위해 어떤 것이 필요한가요? 프로젝트의 산출물은 내부 이해관계자 또는 외부 이해관계자에서 발생할 수 있습니다. 디자인 도면, 제안서, 엔지니어 보고서, 경쟁자 분석 또는 기술 평가가 포함될 수 있습니다. 물리적 항목에서 수치 기반 목표까지 모든 것이 프로젝트의 잠재적인 산출물로 간주됩니다.

산출물의 프로세스에 대한 기대치를 설정하세요.

프로젝트에서 역할을 담당할 팀이나 개인의 이름을 정하세요. 이해관계자의 전문 분야에 따라 작업을 할당하세요. 프로젝트와 관련된 모든 팀원 또는 이해관계자에 대한 기대치를 설정하세요. 명확한 소통이 모든 프로젝트의 성공에 필수적입니다.

완료를 위한 필요한 작업 식별하기

당신의 프로젝트에서 추가적인 작업은 허용되지 않습니다, 특히 긴급한 마감일이 있는 경우. 프로젝트의 예상되는 산출물 목록이 있다면, 이러한 산출물이 완료되어야 하는 순서를 개요해야 합니다. 각 산출물에 대한 특정 요구 사항이 있다면, 해당 작업을 책임지는 사람에게 이를 알리는 것을 확실히 하세요.

소통 계획 만들기

프로젝트의 행동 당사자들이 어떻게 연락을 유지할 것인가요? 프로젝트 상태를 점검하기 위해 팀의 주간 회의가 더 효과적입니까, 아니면 모든 의사소통을 비동기적으로 진행하는 것이 더 좋습니까? 임시로 회의를 진행하는 것도 고려해 볼 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 대화를 주로 하고 정보를 기록하고 질문에 답하기 위해 지식 기반에 의존할 수도 있습니다.

변경 관리 계획 만들기

변경 관리 계획은 회사가 작업 흐름에서의 변화를 부드럽게 수용하기 위해 취할 정확한 단계를 설명합니다. 프로젝트 계획의 변경은 어려울 수 있습니다. 변경 관리 계획에서 이러한 변화를 고려하면, 이전에 작업 흐름으로 고려되었던 것의 갑작스러운 조정과 관련된 스트레스를 덜 수 있습니다.

5. 프로젝트 자원을 식별하고 할당합니다.

프로젝트가 시작되기 전에 필요한 자원을 파악하여 프로젝트가 원활하게 진행될 수 있도록 하세요. 보충으로 필요한 내부 문서를 만들어야 할까요? 과거에 유사한 프로젝트가 완료된 적이 있다면 참고할 수 있나요? 프로젝트의 모든 주요 인원이 작업을 잘 하고 제시간에 완료할 수 있도록 필요한 것을 갖추었는지 확인하세요.

필요한 자원 및 자원 가용성을 추정합니다.

프로세스의 특정 단계에 필요한 문서가 있습니까? 팀이 프로젝트 책임을 수행하는 데 필요한 소프트웨어나 도구가 있을 수 있습니다. 이해관계자들과 이야기를 나누고 그들이 필요한 것을 물어보세요. 예산에 새로운 도구나 자원을 추가해야 한다면 프로젝트 계획 과정에서 이를 메모해 두세요.

작업 완료를 위한 기여 및 의존성 식별

프로젝트 워크플로우 내에서 일부 작업은 다른 작업이 완료되기를 기다려야만 완료될 수 있습니다. 동시에 이해관계자들이 어려움을 겪는 곳도 있을 수 있습니다. 비상 사태를 고려하고 이를 프로젝트 계획 템플릿에 기록하세요.

예산을 위한 비용 관리 계획을 수립하세요.

모든 프로젝트, 런치 또는 이니셔티브와 마찬가지로 예산이 필요합니다. 광고비든 아웃소싱 작업이든, 프로젝트에 필요한 재무에 대한 상세한 요약이 있어야 합니다. 변수에 따라 예산이 조정될 수 있는 곳을 주목하세요. 이것은 프로젝트를 지연시키는 경비의 발생 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

6. 프로젝트 타임라인 수립

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크고 작던 모든 프로젝트와 과제는 마감일이 필요합니다. 대규모 프로젝트를 진행할 때는 여러 팀과 이해관계자가 관련될 수 있습니다. 각인이 자신의 역할을 알고 모든 사람이 프로젝트 타임라인을 인지하도록 확인하세요.

활동 및 작업의 기간 결정

프로젝트 이해관계자와 접촉하여 그들의 업무량과 개인 일정의 감을 잡고, 이를 귀하가 설정하는 마스터 일정과 맞춰 보세요. 각 프로젝트의 부분을 담당하는 사람들은 대개 그 분야에 전문화되어 있습니다. 그들은 프로젝트의 일부를 완료하는 데 걸리는 시간을 가장 잘 알 것입니다.

프로젝트 활동 및 작업의 시작일과 종료일을 설정하세요.

원하는 프로젝트 종료일을 선택하고 거꾸로 작업하세요. 여기에서 프로젝트 활동의 종료일을 설정합니다. 특정 날짜보다 날짜 범위를 설정하는 것이 팀에게 더 나은 경우, 그렇게 하세요.

개별 역할 및 책임 위임

개별 역할과 책임을 위임하는 것은 프로젝트 관리자 또는 각 팀 내에서 이루어질 수 있습니다. 프로세스에 관련된 팀들을 파악한 후, 그들이 프로젝트에서 자신 팀의 몫을 맡은 특정 개인을 지명했는지 확인하세요.

중요한 단계와 마일스톤 식별

프로젝트를 여러 단계로 나누고 이 단계에 마일스톤을 표시하세요. 마일스톤을 작은 승리로 간주하세요. 정시에 마일스톤을 달성하면 프로젝트를 성공적으로 완수하는 길에 있다는 것을 의미합니다.

프로젝트 로드맵 작성

프로젝트 로드맵은 당신의 일정에 추가 정보가 들어간 것입니다. 이것은 달력 형식, 날짜가 기재된 마일스톤 목록, 또는 프로젝트 관리 소프트웨어에서 구축한 작업 보드의 형태를 가질 수 있습니다. 로드맵에 포함되어야 할 내용은 다음과 같습니다:

• 목표
• 프로젝트 결과물
• 마일스톤 및 주요 기한
• 자원

프로젝트 관리 도구에 작업을 가져오기

프로젝트 타임라인을 구축하면 그 안에 포함된 모든 개별 작업을 나열할 장소가 필요합니다. 템플릿은 프로젝트 타임라인의 전반적인 뷰를 제공합니다. 즐겨 찾는 프로젝트 관리 소프트웨어에서 작업을 실행 가능한 항목으로 나눌 때 사용하세요. 프로젝트 전반에 걸쳐 쉽게 참조할 수 있도록 템플릿에 링크를 포함하세요.

7. 위험 평가 수행

아무도 자신의 프로젝트가 잘못될 수 있는 방법을 생각하고 싶어하지 않습니다. 하지만, 과정에서 문제가 발생할 경우 모든 가능성을 고려한 것에 대해 감사할 것입니다. 위험 평가를 수행하면 잠재적인 문제를 정의하고 발생하기 전에 문제를 해결할 수 있습니다. 이를 통해 계획되지 않은 문제를 해결하기 위해 모든 작업을 일시 중지해야 하는 프로젝트의 리스크를 최소화할 수 있습니다.

위험 관리 계획 만들기

위험 관리 계획은 프로젝트 계획에서 발생 가능한 지연 장소를 참조해야 합니다. 아마도 귀하는 제3자 공급업체와 함께 작업하고 있으며 그들이 늦게 작업을 제출하거나 원하는 것보다 더 많은 의사소통이 필요할 수 있습니다. 이 경우, 이 공급자와의 협업을 위해 프로젝트 계획에서 더 많은 시간을 할애하세요.

8. 팀 및 이해관계자와 회의하기

프로젝트 계획이 거의 완료되었으므로 이해관계자와 그룹 또는 개별적으로 회의를 가질 시간입니다. 이것은 또한 주요 인물들이 프로젝트에 착수하기 전에 질문을 하거나 제안을 할 수 있는 공간을 제공합니다.

개별 역할, 기대 및 마감일 전달

우리는 이것을 이전에 언급했지만, 그만큼 중요하기 때문에 다시 언급하고 있습니다. 커뮤니케이션는 프로젝트 성공의 핵심입니다. 이해관계자로부터 기대 및 필요에 대한 투명성은 혼란과 놓치는 기회를 제거합니다. 각 개인의 역할과 책임을 명확하게 전달하면, 모두의 성공을 위한 길을 열어줍니다.

9. 프로젝트 실행

마지막으로 계획이 완료되었습니다. 이제 당신의 모든 조직적 노력이 결실을 볼 시간입니다. 이 시점에서 대부분의 프로젝트 관리자들은 성과를 모니터링하고 이해관계자와 소통하며 주요 지표가 기록되고 있는지 확인합니다.

프로젝트 수명 주기 동안 성과를 모니터링합니다.

프로젝트를 진행하면서 성과를 모니터링하면 지표나 작업 흐름을 필요에 따라 조정할 수 있습니다. 빈번한 체크인은 이해관계자들에게 성과 업데이트를 제공할 기회를 제공합니다. 올바른 경로에 있다는 것을 보장할 뿐만 아니라, 긍정적인 피드백을 보면서 팀 사기를 높일 수도 있습니다.

노력과 비용을 추적하기 위해 보고서를 활용하세요.

프로젝트 진행 중 예산을 염두에 두세요. 성과 지표에 대한 정기적인 체크인시 예산도 간략하게 검토하세요. 특히 예산에 대한 자주 상태 검토는 큰 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다.

필요에 따라 프로젝트의 필요에 적응하기 위해 변경 관리 계획을 활용하세요.

프로젝트 계획이 수립되고 원활하게 진행되고 있지만, 이러한 관리가 필요하지 않다고 보장하는 것은 아닙니다. 이럴 경우 변경 관리 계획을 참조하세요. 이것은 문제가 발생할 경우 유용한 도구가 될 수 있습니다. 예기치 않은 문제로 기준치에 도달하지 못하지 않도록 신속하게 조정하여 프로젝트를 계속 진행하십시오.

이제 실행하여 결과를 확인하세요.

프로젝트 계획 예시

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프로젝트 계획 템플릿을 사용하면 어떤 이점이 있나요?

프로젝트 목표는 이해관계자가 기대하는 대로 작업을 시간에 맞춰 완료하는 것을 전제로 합니다. 여기에서 우리는 프로젝트 관리 계획 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 미리 구축된 템플릿을 사용합니다. 우리는 이를 프로젝트 범위 및 목표에 대한 출발점으로 여깁니다. 프로젝트 계획 템플릿을 작업 흐름에 통합하면 프로세스를 더 쉽게 만드는 방법을 확인하세요.

템플릿 디자인에 소요되는 시간 없음

프로젝트를 계획할 때 당신의 시간은 소중합니다. 당신의 가장 큰 노력은 프로젝트가 잘 수행되도록 창의적인 아이디어와 솔루션을 브레인스토밍하는 데 사용되어야 합니다. 템플릿으로 시작하여 프로젝트 관리 계획 템플릿이 어떻게 보여야 하는지 고민하는 데 시간과 정신적 에너지를 낭비하지 않도록 하세요.

완전한 빈 페이지에서 시작하는 것을 피하세요.

빈 페이지는 모든 사람에게 위압적입니다. 무에서 시작할 때 어디서 시작해야 할지 아는 것은 거의 불가능할 것처럼 보일 것입니다. 템플릿을 사용하여 프로젝트 일정의 감을 잡으세요. 프로젝트 계획 템플릿에서 시작할 때는 필요한 것들을 채워넣기만 하면 됩니다.

프로젝트에 대한 정보의 단일 출처

프로젝트 관리 소프트웨어, 이메일, 내부 커뮤니케이션 등 여러 곳에 정보가 분산되면 문제를 야기할 수 있습니다. 프로젝트 계획 템플릿을 진실의 단일 출처로 간주하세요. 그곳에는 프로젝트 범위에 대한 모든 정보와 업데이트가 있습니다. 하나의 템플릿으로는 부족하다면, 프로젝트의 다양한 단계에 대해 서로 다른 템플릿을 사용하고 연결하세요!

사업에 프로젝트 계획을 통합하기 위한 도구

프로젝트 계획을 생성하고 공유하는 방법은 많습니다. 우리의 프로젝트 관리 계획 템플릿은 완전히 사용자 정의 가능하므로, 팀의 모든 주요 정보를 어디서 작업하는지 공유할 수 있습니다. 정보와 프로세스를 신속하게 교환하여 목표를 달성하고 지식을 확산하세요.

Guru는 당신의 좋아하는 프로젝트 관리 소프트웨어와 완벽하게 통합되어 필요한 모든 것을 한 곳에서 가져다 줍니다.