Meeting Minutes: Templates and Examples

Vergaderingen! De vloek van het werkleven. De reden waarom we zeggen “dit had een e-mail kunnen zijn.” Maar we kunnen ze niet kwijtraken omdat het blijkt dat... ze eigenlijk nuttig zijn? Je kunt daadwerkelijk meer gedaan krijgen, sneller, wanneer je iedereen in dezelfde kamer (virtueel of persoonlijk) hebt om actuele problemen door te nemen en tot een overeenkomst te komen.

Helaas vrezen de meeste werknemers vergaderingen om de neiging dat ze eindeloos doorgaan zonder dat er ooit concrete beslissingen worden genomen. Nieuwe onderzoek van Guru en Loom ontdekte dat bijna de helft van de mensen vindt dat meer dan 40% van hun tijd kwijt is aan video-oproepen. Dat gebeurt wanneer we vergaderingen ingaan zonder een plan en geen sjabloon voor vergaderverslagen gebruiken om de discussies te begeleiden en iedereen op koers te houden.

Dus, hoe zorg je ervoor dat deelnemers niet afwijken zonder te streng te zijn? In dit artikel laten we je zien hoe je een plan voor je vergadering maakt, hoe je vergaderverslagen schrijft en deze opslaat in een centrale repository die toegankelijk is voor iedereen.

Wat zijn vergaderverslagen?

Vergaderverslagen zijn een officiële samenvatting van belangrijke gesprekken en beslissingen die tijdens een vergadering plaatsvinden. Ze worden ook wel notulen van de vergadering (MOM) genoemd.

Vergaderverslagen zijn een cruciaal intern communicatiemiddel dat helpt op de volgende manieren:

• Werknemers die niet bij de vergadering konden zijn, blijven op de hoogte van de laatste updates.
• Acties of beslissingen die in de notulen zijn opgenomen, kunnen dienen als een plan voor de nabije toekomst, waardoor je team gefocust blijft op hun doelen.
• In sommige scenario's bieden vergaderverslagen juridische bescherming voor de organisatie, aangezien ze een officieel verslag zijn van hoe bedrijfsbesluiten zijn genomen en door wie.

Je kunt vergaderverslagen gebruiken voor elk type vergadering, of het nu tussen werknemers en leidinggevenden is of externe belanghebbenden.

Wat moet er in vergaderverslagen worden opgenomen?

Basisgegevens zoals namen, datum, tijd en locatie

Bovenaan de vergaderverslagen moet je basisinformatie opnemen, zoals waar de vergadering zal plaatsvinden, wanneer en de lijst van aanwezigen. Het toevoegen van deze details helpt je om de notulen in de toekomst sneller te vinden.

Doel van de vergadering

Stel een duidelijk doel of objectief voor de vergadering vast. Het hoeft niet gedetailleerd te zijn, maar het moet een duidelijk doel bieden.

Bijvoorbeeld, “Beoordeel het financiële rapport voor juni” kan het doel van een vergadering zijn. Je zult waarschijnlijk veel gerelateerde onderwerpen tijdens de vergadering bespreken, zoals wat jouw team heeft uitgegeven of waar ze middelen hadden kunnen besparen.

Agendapunten voor de vergadering

Je agenda verwijst naar de belangrijkste punten die tijdens de vergadering besproken moeten worden.

Je agendapunten moeten in de volgende volgorde staan:

• Notulen van de vorige vergadering
• Rapporten/analyses
• Dringende of tijdgevoelige zaken
• Onvoltooide taken, doelen en gesprekspunten van de vorige vergadering
• Algemene discussie
• Nieuwe doelen, taken of actiepunten

Je hoeft deze volgorde niet strikt aan te houden. Het is een uitgangspunt voor je vergaderverslagen.

Actiepunten

Actiepunten zijn taken of activiteiten die na de vergadering moeten worden uitgevoerd. Sommige actiepunten hebben strikte deadlines. Anderen zijn vagere, zoals “om vóór de volgende vergadering te voltooien.”

Een paar tips om je te begeleiden bij het schrijven van je actiepunten:

• Wees beknopt en definieer de actie duidelijk. “Schrijft inhoud” is een slecht voorbeeld. Gebruik in plaats daarvan “Schrijf een artikel over vergaderverslagen.”
• Elk actiepunt moet aan een deelnemer worden toegewezen, zodat het wordt afgerond.
• Als een item een vervaldatum heeft, documenteer het dan duidelijk.
• Je actiepunten hoeven niet gedetailleerd te zijn; de assigned kan specifieke details noteren.
• Volg actiepunten op om ervoor te zorgen dat ze worden afgerond; bespreek onvoltooide items tijdens de volgende vergadering.

Datum en tijd van de volgende vergadering 

Aan het einde van de vergadering moeten de deelnemers beslissen wanneer en waar de volgende vergadering plaatsvindt. 

Je moet de datum, tijd en plaats voor deze toekomstige vergadering in je notulen noteren. Vermijd zinnen zoals “een week vanaf nu” of “volgende dinsdag.” Gebruik altijd de werkelijke datum en tijd.

Documenten die als onderdeel van het rapport moeten worden opgenomen

Alle documenten die relevant zijn voor de vergadering, zoals rapporten en presentaties, moeten aan de vergaderverslagen worden toegevoegd. 

Je team kan deze documenten indien nodig opnieuw bekijken. Als je een kennisbeheertool zoals Guru gebruikt, kun je deze documenten gemakkelijk vinden met de robuuste zoekfunctie.

Pro tips voor betere vergaderingen 

Voor de vergadering

Bepaal de agenda voor de vergadering

De top 5 problemen met vergaderingen zijn: 

• Statusupdates
• Afwijken van het onderwerp
• Gebrek aan voorbereiding
• Geen duidelijke conclusies
• Tijdbeheer

Een goed gedefinieerde agenda verlicht al deze problemen en helpt je om efficiënte vergaderingen te houden.

Je agenda schetst expliciet de belangrijkste punten die tijdens de vergadering moeten worden besproken. Het houdt iedereen op koers, benadrukt cruciale onderwerpen en vermindert tijdverspilling.

Harvard Business Review suggereert om agendapunten als vragen te formuleren en de belangrijkste onderwerpen eerst te vermelden.  De agenda moet de lijst met aanwezigen en alle ondersteunende documenten die nodig zijn voor de vergadering bevatten.

Creëer een overzicht van de te bespreken onderwerpen

Je agenda is een kort overzicht dat je helpt een gedetailleerd overzicht van elk punt onder de hoofdonderwerpen te maken. Een overzicht maakt het gemakkelijker om notities en beslissingen die betrekking hebben op elk agendapunt te registreren. 

Hoewel het aanbevolen wordt om een online sjabloon voor vergaderverslagen te gebruiken, gebruiken veel mensen nog steeds een notitieboek. Als je notities met de hand schrijft, laat dan ruimte na elk item om in te vullen tijdens de vergadering.

Deel gesprekspunten met deelnemers voor de vergadering 

Deel cruciale gesprekspunten met alle deelnemers aan de vergadering om ze te helpen begrijpen wat er van hen verwacht wordt, zodat ze beter voorbereid zijn. Op deze manier zijn de discussies productiever.

Tijdens de vergadering

Gebruik een sjabloon voor vergaderverslagen

Een simpele tactiek die het notuleren stroomlijnt, is een sjabloon voor vergaderverslagen te gebruiken.  Het sjabloon is een vooraf bepaalde indeling die het gemakkelijker maakt om een agenda op te stellen en belangrijke onderwerpen te schetsen.

Overweeg een opnameapparaat te gebruiken

Aangezien vergaderingen snel door veel onderwerpen en beslissingen kunnen gaan, overweeg om de vergadering op te nemen met je mobiele telefoon of opnameapparaat. Opnamen kunnen je helpen om nauwkeurigere en gedetailleerdere vergaderverslagen te maken. Het is belangrijk om deelnemers van tevoren te laten weten dat je ze opneemt. 

Registreer aanwezigheid

De notulist zou eerder dan alle anderen moeten aankomen. Voor bestuursvergaderingen is de notulist meestal de secretaris van de raad.  Voor teamvergaderingen kan een projectcoördinator, assistent of een deelnemer de notulist zijn.

De notulist kan de naam van elke deelnemer afvinken wanneer ze de kamer of video-oproep binnenkomen. Als alternatief kun je een aanwezigheidslijst rondsturen voordat de vergadering begint. Deelnemers kunnen hun naam op de lijst zetten en eventueel informatie corrigeren.

Maak notulen in real-time

Gebruik je agenda als leidraad om discussiepunten en beslissingen direct op te schrijven terwijl ze plaatsvinden. Wanneer informatie vers in je geheugen staat, verbetert dit de notulering.

Voeg context toe zodat het gemakkelijk te begrijpen is

Creëer een balans tussen direct ter zake komen en genoeg context toevoegen zodat afwezigheden begrijpen. Je notities moeten ook nuttig zijn voor toekomstige referentie.

Verwijder persoonlijke observaties

Voeg nooit persoonlijke aantekeningen toe aan de notulen van de vergadering. Je kunt je eigen notities apart maken, maar de vergaderverslagen moeten een feitelijk en onbevooroordeeld verslag zijn.

Vang alleen essentiële details

Focus tijdens de vergadering op het vastleggen van essentiële punten, actiepunten en beslissingen in je notulen. Je kunt extra details of verduidelijkende notities toevoegen nadat de vergadering is afgelopen.

Registreer beslissingen

Om maximale nauwkeurigheid te garanderen, noteer actievpunten en cruciale beslissingen in je overzicht terwijl ze zich voordoen.

Gebruik een digitaal formaat zodat het gemakkelijk te delen is 

Aangezien vergaderverslagen een verslag zijn van wat er tijdens de vergadering is gebeurd, is het gemakkelijker om op te slaan en te delen wanneer het in een digitaal formaat is, zoals notities maken op je computer.

Na de vergadering

Controleer op fouten

Zodra de vergadering eindigt, controleer je de notulen op grammaticafouten. Breid afkortingen uit de eerste keer dat ze worden gebruikt, behoud consistente opmaak en geef verduidelijkingen.

Verdeel de notulen van de vergadering

De notulist is verantwoordelijk voor het verspreiden van de notulen van de vergadering. Online delen is de snelste manier om informatie te verspreiden. Als je een platform zoals Guru gebruikt om je sjablonen voor vergaderverslagen op te slaan, kun je gemakkelijk een link naar het document sturen wanneer het klaar is en worden alle relevante werknemers op de hoogte gesteld.

Sla de notulen op of archiveer ze

Sommige organisaties slaan hun vergaderverslagen op een externe harde schijf op, printen ze uit om in een fysieke map te bewaren of gebruiken online software zoals Google Docs. De beste opslagmethode is een interne communicatiesoftware zoals Guru. Het stelt centrale opslag en gemakkelijke toegang voor iedereen in je team mogelijk. De browserextensie van Guru stelt je in staat om tijdens de vergadering naadloos notities te maken en houdt ze gemakkelijk toegankelijk.

Efficiënte vergaderingen organiseren met Guru

‍

Tijd besparen met vooraf gemaakte sjablonen voor vergaderverslagen

In plaats van tijd te verspillen aan het handmatig creëren van agenda's en notities voor elke vergadering, kun je een sjabloon voor vergaderverslagen gebruiken om je snel in te stellen. Met het juiste sjabloon hoef je alleen maar notities te maken, het op te maken en te delen.

Als je meerdere vergaderingen bijwoont, zullen er verschillen zijn in de opmaak. Bijvoorbeeld, een vergaderverslag voor een bestuursvergadering zal formeel zijn, maar een verslag voor de discussie van het ontwerpteam zal flexibeler en informeel zijn.

Je kunt aangepaste sjablonen voor vergaderverslagen voor beide scenario's creëren en ze gebruiken voor toekomstige vergaderingen.

Samenwerken aan hetzelfde document, hetzij synchroon of asynchroon

Individuele berichten verspillen tijd.  Als je de notulen van de vergadering individueel verstuurt naar elke deelnemer om te bevestigen dat wat zij zeiden waar is, zal het een eeuwigheid duren om alle feedback te krijgen.

Een snellere methode is om een Guru Card te maken voor de notulen van een vergadering onder een specifiek onderwerp bord. Voeg notulen van de vergadering toe aan een Card en laat deelnemers suggesties voor wijzigingen en verduidelijkingen doen op een geschikt moment. Wanneer de notulen door alle deelnemers zijn geverifieerd, sla je je notulen op in je kennisbasis zodat je team er op elk moment toegang toe heeft.

Deel documenten gemakkelijk, hetzij via Slack of e-mail

Gebruik Guru’s Slack en Gmail integratie om notulen van vergaderingen te delen met medewerkers.

Aangezien notulen als Cards op Guru kunnen worden opgeslagen, kan de notulist Cards aanmaken binnen Slack voor actie-items, en als iemand een vraag stelt die relevant is voor de vergadering, kun je de optie “Antwoorden met Card” gebruiken.

Je kunt ook Cards rechtstreeks op Gmail maken en de Chrome Browser-extensie gebruiken om wanneer je het nodig hebt toegang te krijgen tot de kennisbasis. 

Deze integraties zorgen ervoor dat je team toegang kan krijgen tot je notulen en relevante bedrijfsinformatie direct in de tools die je in je workflow gebruikt. 

Voorbeelden van sjablonen voor notulen van vergaderingen

Eenvoudige sjabloon voor notulen van vergaderingen 

Een eenvoudig sjabloon voor notulen heeft een gemakkelijk formaat zodat je snel de belangrijkste onderwerpen van een vergadering kunt vastleggen. Gebruik dit sjabloon voor notities tijdens de vergadering of om je notities te organiseren voordat je ze naar de deelnemers voor goedkeuring verstuurt.

 Het bevat informatie zoals:

• Een lijst van deelnemers
• Besprekingspunten van vorige vergaderingen
• De agenda voor de huidige vergadering
• Deadline voor goedkeuring van actie-items en taakverantwoordelijke

Formele sjabloon voor notulen van vergaderingen

 Notulen zijn geweldig voor het documenteren van officiële beslissingen die goedkeuring vereisen. De taal is formeel en het is gestructureerd met het doel om later met alle deelnemers van de vergadering te worden gedeeld.

Formele notulen worden voornamelijk gebruikt door overheidsinstanties, beursgenoteerde bedrijven en non-profitorganisaties. Het is gebaseerd op Robert's Rule of Order waar de notulen alleen een verslag bevatten van wat er tijdens de vergadering is gedaan, niet alleen wat er door de leden is gezegd.

Informatie om op te nemen in een formele sjabloon voor vergaderingen omvat:

• Bedrijfsnaam en afdeling
• Opening van de vergadering
• Presentielijst
• Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering
• Openstaande punten met een samenvatting van de discussie
• Nieuwe agenda
• Sluiting van de vergadering

Informele sjabloon voor notulen van vergaderingen

Informele notulen van vergaderingen is een snelle referentie naar belangrijke discussies zoals obstakels, doelen, ideeën of deadlines die naar voren zijn gekomen. In tegenstelling tot een formele vergadering, vereist het geen goedkeuring omdat het enige doel is om belangrijke onderwerpen en afgesproken volgende stappen te documenteren.

Gegevens die moeten worden opgenomen in een informele sjabloon voor notulen omvatten:

• Datum
• Deelnemers aan de vergadering
• Doelstellingen van de vergadering
• Bespreekpunten
• Actie-items
• Eigenaren
• Deadlines

Sjabloon voor notulen van teamvergaderingen

Over het algemeen kunnen deze vergaderingen worden bijeengeroepen om conflicten aan te pakken, de voortgang te beoordelen of algemene updates en suggesties te geven.

Een paar details om op te nemen in een sjabloon voor notulen van teamvergaderingen zijn:

• Datum
• Naam van de deelnemers
• Het doel van de vergadering
• Agenda van de vergadering
• Bespreekpunten
• Belangrijkste boodschappen en beslissingen
• Overige notities (waardevolle informatie die mogelijk niet direct gerelateerd is aan het huidige onderwerp)
• Actie-items
• Volgende stappen

Centraliseer je documentatie van teamvergaderingen in één werkruimte

Voorbereidingen kunnen je vergaderingen maken of breken. Als je de taak hebt gekregen om notulen bij te houden, is het belangrijk om een plan te hebben voordat je de kamer binnenloopt. Bepaal de agenda voor de vergadering. Deel gesprekspunten zodat iedereen voorbereid is en gebruik een sjabloon voor notulen om het maken van notities te stroomlijnen.

Interne wiki's zoals Guru slaan al je sjablonen voor notulen van vergaderingen op. Je kunt eenvoudig eerdere notulen van vergaderingen vinden om verwarring op te helderen en te zien welke besluiten zijn genomen.