One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

We raden aan dat je, ook al staan er al één-op-één-vergaderingen (ook wel 1:1s of 1-2-1s genoemd) in je agenda, je er niet zo enthousiast over bent. Ironisch genoeg zouden vergaderingen vooral gaan om dingen voor elkaar te krijgen, maar de productiviteit lijdt onder de tijd die aan vergaderingen wordt besteed. Volgens onderzoek uitgevoerd door Deep Analysis namens Guru en Loom, zegt de helft van de ondervraagde techwerkers dat 40% of meer van de tijd die ze besteden aan videogesprekken onproductief en verspilde tijd was.

Eén-op-één vergaderingen zijn de belangrijkste manier waarop managers kunnen leiden, feedback kunnen uitwisselen, prioriteiten kunnen beoordelen en de professionele ontwikkeling van hun teams kunnen ondersteunen. Laat jouw vergaderingen niet in de onproductieve vergadervallen belanden. Onze zorgvuldig geselecteerde sjablonen voor één-op-één vergaderingen verbeteren vergaderingen. Dus in plaats van op die Zoom-chat te drukken om te zeggen: “Je internet werkt niet,” pak ze nu.

‍

‍

Je vindt elk van deze sjablonen hieronder: 

• Eerste één-op-één vergadering met je werknemer 
• Wekelijkse één-op-één vergadering met een werknemer
• Maandelijkse één-op-één vergadering
• OKR-doelplanning één-op-één vergadering
• 90-dagen prestatiebeoordelingsvergadering
• Regelmatige prestatiebeoordelingsvergadering
• Compensatiebeoordelingsvergadering
• Peer één-op-één vergadering
• Skip-level één-op-één vergadering

‍

Eerste één-op-één vergadering met je werknemer 

De eerste vergadering zorgt ervoor dat nieuwe werknemers succesvol zijn door ervoor te zorgen dat de verwachtingen van managers duidelijk worden gecommuniceerd. Werknemers kunnen vragen stellen, beginnen te verkennen hoe ze het beste met hun manager kunnen samenwerken, en beginnen te begrijpen wat de OKR's en doelen zijn die ze zullen helpen bereiken. 

In je eerste één-op-één vergadering wil je zeker deze vragen behandelen:

• Wat doe je graag buiten het werk? 
• Hoe draagt deze rol bij aan de strategie van de grotere organisatie? 
• Hoe zal succes in deze rol worden gemeten? 
• Wat wordt verwacht in de eerste 30 dagen? 60 dagen? 90 dagen? 
• Welke collega's zijn belangrijk om te leren kennen? 
• Wat is de beste manier om met jou te communiceren? Waar en hoe vaak?
• Aan welke soorten projecten zou je het liefst werken?
• Waar wil je over een paar jaar staan in je carrière? 
• Waar zijn onboardingbronnen, zoals de werknemershandleiding?
• Waar worden informatie over het bedrijf en updates gedeeld? 
• Welke procedures, SOPs, of sjablonen gebruikt ons team?

‍

Wekelijkse één-op-één vergadering met een werknemer

Er zijn maar zoveel uren in een week, dus waarom niet elke conversatie de moeite waard maken? Je wekelijkse één-op-één vergadering met een werknemer is je beste kans om een vertrouwensband op te bouwen en iedereen voor succes te zetten. 

Laat ruimte voor opkomende agendapunten van de week. Deze vragen zorgen ervoor dat iedere werknemer krijgt wat ze nodig hebben om het werk voort te zetten: 

• Hoe gaan je doelen deze week? 
• Ondervind je blokkades waar we het over kunnen hebben? 
• Hoe vind je deze vergaderingen? Hoe kunnen we ze beter maken? 
• We weten dat burn-out een probleem is in deze tijd. Ik wil ervoor zorgen dat je het gevoel hebt dat je genoeg tijd krijgt om op te laden. Hoe voel je je over je werk-privébalans? 
  

Verstop je ook niet voor het persoonlijke. Over het leven buiten het werk praten is hoe werknemers kunnen vertellen dat hun manager om hen geeft als mensen, ook.

Hier zijn een paar leuke manieren om elkaar te leren kennen die je aan je volgende agenda kunt toevoegen: 

• Wat was je grootste hoogtepunt van de week? 
• Wat was het moeilijkste deel van je week?
• Bij Guru delen we klachten en aanbevelingen, dus we vragen: “Wat is iets dat je niet kunt verdragen?” (Bij Guru noemen we dit klachten.) Of vragen we: “Wat heb je de laatste tijd echt leuk gevonden?” (We noemen dit aanbevelingen.)
  

‍

Maandelijkse één-op-één vergadering

Wanneer managers en rapportages minder vaak vergaderen, is er vaak meer te bespreken. Zorg ervoor dat jullie beiden een agenda voorbereiden, zodat belangrijke punten niet worden gemist. Hier zijn enkele vragen om te overwegen voor jullie reguliere agenda: 

• Hoe voel je je over je werk deze maand? 
• Hoe voel je je over hoe je je doelen bereikt? 
• Waar kan ik ondersteuning bieden, je helpen nadenken of blokkades wegnemen? 
• Wat zou je willen dat we zouden bereiken waar we nog niet aan toe zijn gekomen? 
• Zijn er dingen die je frustrerend vindt in ons team? Hoe kunnen we ze beter maken? 
• Hoe denk je dat onze processen beter kunnen werken? 
• Welke ideeën heb je om ons werk te verbeteren?
• Hoe voel je je over de manier waarop ik je ondersteun? Wat kan ik doen om je beter te ondersteunen?
  

‍

OKR doelplanning één-op-één vergadering

Doelstellingen vaststellen is een unieke tijd van het jaar waarin het werk van elke werknemer is gestructureerd om grotere doelen te bereiken. Wanneer je doelen stelt, overweeg dan om deze vragen te stellen: 

• Denk je dat dit een haalbaar doel is? Zo niet, waarom?
• In de laatste [maand, kwartaal, jaar], waar hebben we het moeilijk mee gehad en hoe denk je dat we het deze keer beter kunnen doen?
• Wat heb je nodig om te slagen in het behalen van deze doelen? (Overweeg tools, budget en rollen)
• Wat zijn enkele van de potentiële barrières of risico's die we kunnen verwachten in het volgende [kwartaal, jaar]? Hoe kunnen we ons voorbereiden om hiermee om te gaan? 
• Wat zijn je doelen voor het komende jaar in je rol? Voor je professionele ontwikkeling?

‍

90-dagen prestatiebeoordelingsvergadering

De sleutel tot succes voor elke werknemer is het voldoen aan de verwachtingen van de manager in de eerste 90 dagen. Het is ook een tijd om te reflecteren of nieuwe werknemers goed functioneren in de organisatie. Werknemers kunnen een zelfbeoordelingsreview doen en willen misschien ook collega's nomineren voor peer reviews. 

Hier zijn enkele vragen om je gesprek te structureren: 

• Waar denk je dat je tot nu toe succesvol bent geweest? 
• Waar denk je dat je kunt verbeteren? 
• Wat kan ik doen om je beter te ondersteunen? 
• Waar zou je professioneel willen groeien? 
• Hoe voel je je over je prestaties ten opzichte van doelen?

‍

Regelmatige prestatiebeoordelingsvergadering

Elke prestatiebeoordeling kan vol zenuwen zitten, vooral voor nieuwere aanwervingen. Tijd nemen om je werknemer gerust te stellen over het stapsgewijze proces en wat ze kunnen verwachten, helpt om een productief gesprek te waarborgen. Je wilt tijd maken om te praten over: 

• Zelfbeoordeling en managerbeoordeling
• Alle peerfeedback
• Prestatiebeoordeling op basis van doelstellingen, inclusief bespreking van doelen
• Wat ging goed
• Groei gebieden
• Eventuele titelupdates, promoties of veranderingen in compensatie

‍

Compensatiebeoordelingsvergadering

Voor sommige organisaties is compensatie geen onderdeel van routine prestatiebeoordelingen. Tijdens een compensatiebeoordeling kan het delen van deze informatie helpen om het gesprek te vergemakkelijken: 

• Deel hoe het bedrijf de totale compensatie bepaalt, inclusief een gesprek over niveaus, categorieën of benaderingen
• Bijgewerkte compensatie/titel
• Details over de wijziging en waar je terecht kunt voor aanvullende informatie
• Hoe voel je je over de update? 
• Heb je nog vragen voor mij?

‍

Skip-level één-op-één vergadering

Als je tijd krijgt met je CEO of leiders, is het de moeite waard om ervoor te zorgen dat je goed voorbereid bent om optimaal gebruik te maken van hun waardevolle tijd en wijsheid.

Hier zijn enkele items om in je agenda op te nemen: 

Voor werknemers:

• Overzicht van de geplande en/of daadwerkelijke impact van je strategie
• Het delen van de zakelijke impact van je prestaties tot nu toe
  

Voor leiders: 

• Wat zijn je langetermijndoelen voor je carrière? 
• Hoe bevalt het om hier te werken? Wat zou het beter maken?
• Wat is iets dat we nog beter kunnen doen? 
• Wat voor ideeën heb je om dingen hier te verbeteren? Zijn er dingen die we zouden moeten doen of stoppen met doen?
• Is er iets waar je je onduidelijk over voelt in onze strategie?
  

‍

Peer één-op-één vergadering

Tip: Wanneer je nieuw bent in een rol, ontmoet je collega's voor (virtuele) koffie of lunch en leer elkaar kennen als mensen. We vertrouwen mensen meer wanneer we ze een beetje kennen, en het helpt om te zorgen dat werkrelaties vanaf het begin soepel verlopen.

‍

Peer één-op-één vergaderingen zijn informeler en kunnen geweldig zijn om vertrouwen op te bouwen en relevante projecten te delen. Deze vragen kunnen een grondig, leuk gesprek op gang brengen: 

• Hoe gaat het de laatste tijd met je? 
• Hoe gaat het met jou en je team?
• Heb je de laatste tijd aan iets gewerkt dat het delen waard is?
• Wat is de beste manier om je op de hoogte te houden als we aan dingen werken die relevant voor je zijn?
  

19 vragen voor één-op-één vergaderingen die managers en werknemers zouden moeten stellen

Het is waarschijnlijk dat je een vergadering hebt gehad waarin je echt niets te bespreken had. Als je niet annuleert, kunnen dit de beste manier zijn om vertrouwen op te bouwen en mensen te laten weten dat je om hen geeft. Zorg ervoor dat je wat ongemakkelijke momenten kunt vermijden en bewaar deze vragen in je achterzak om meer evenwichtige 1:1 vergaderingen te stimuleren.

Voor managers om aan werknemers te vragen

• Hoe gaat het met je buiten het werk?
• Aan welke prioriteiten werk je? 
• Sta je nu voor blokkades? 
• Wat kan ik doen om je te ondersteunen?
• Waar zie je jezelf in je volgende carrièrefase? 
• Zijn er vaardigheden die je op korte termijn zou willen ontwikkelen of conferenties die je wilt bijwonen?
• Hoe is het om met mij te werken? Zou meer (of minder) specifieke richting nuttig zijn?
• Hoe kunnen we onze vergaderingen samen nog beter maken?
• Hoe ontvang je het liefst feedback?
• Geef ik je genoeg feedback?
• Wat is iets waarvan je denkt dat ik het zou moeten stoppen of beginnen te doen?

‍

Voor werknemers om hun manager iets te vragen

• Hoe kan ik onze teamdoelen ondersteunen? 
• Wat is de beste manier om je op de hoogte te houden (e-mail, messaging, wekelijkse updates, enz.)?
• Wat kan ik nu doen om je te laten zien dat ik klaar ben voor werk op het volgende niveau?
• Denk je dat ik zou kunnen werken aan [bereik/gewenst project/account]? Ik denk dat ik zou kunnen bijdragen aan [hoe je de verantwoordelijkheid zou benaderen].
• Hoe doe ik het met [specifieke zaak]?
• Hoe kan ik beter bijdragen aan ons team? Aan onze vergaderingen?
• Wat is iets dat vandaag niet goed werkt voor ons team waar ik misschien bij kan helpen?
• Waar denk je dat ik mijn vaardigheden moet ontwikkelen om hier beter te presteren?