Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Denk aan alle projecten waaraan je hebt gewerkt tijdens je carrière. Heeft een gebrek aan communicatie het moeilijk gemaakt om de geplande deadlines te halen? Als het antwoord "ja" is, zou je niet de enige zijn. Slechte of onduidelijke communicatie is de Achilleshiel van het succes van elk project.  

Het goede nieuws? Het opstellen van je eigen projectcommunicatieplan is een stuk eenvoudiger. Laten we eens kijken naar onze aanbevolen tips en trucs voor het creëren van een effectief en beknopt plan voor projectcommunicatie.

Hoe maak je een projectcommunicatieplan

Het moment waarop je een project lanceert, is wanneer je moet beginnen na te denken over hoe je gedurende het project zult communiceren. Een eenvoudige manier om je projectcommunicatieplan te schetsen, is om het af te stemmen op je projecttijdlijn. Denk na over wanneer en hoe je van plan bent te communiceren met je projectstakeholders. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wie moet welke soorten communicatie ontvangen?
• Wat is het belangrijkste communicatiekanaal?
• Hoe vaak moet je communiceren? 
  

Je wilt ook bepalen welke stakeholders verantwoordelijk zijn voor het communiceren van welke updates. Zorg ervoor dat elke stakeholder hun rol begrijpt, zodat er geen berichten tussen wal en schip raken.

Wat is een projectcommunicatieplan?

Een projectcommunicatieplan is een enkele bron van waarheid die definieert hoe je belangrijke projectinformatie aan belanghebbenden gaat communiceren. Het helpt belanghebbenden te weten wanneer en hoe ze projectupdates moeten verwachten. Je projectcommunicatieplan kan omvatten hoe je zowel intern als extern zult communiceren. 

Houd er rekening mee dat een projectcommunicatieplan een aangegeven hoe-gaan-communiceren is gedurende het project. Het omvat geen projecttijdlijnen, benchmarks, middelen of andere informatie die met een project gepaard gaat.

Geweldige projectupdates zijn meer dan alleen het delen van informatie. Als je projectcommunicatie allemaal op één plaats is opgeslagen en er een duidelijk pad is voor het verspreiden van informatie naar projectstakeholders, heb je vanaf dag één een gestroomlijnd projectworkflow.

Communicatieplan vs een projectcommunicatieplan

Een communicatieplan kan alles betekenen, van een PR-plan tot hoe je intern met medewerkers zult communiceren, terwijl een projectplan zich richt op projectcommunicatie.

Communicatietips in het tijdperk van afstands- en hybride teams

Afstands- en hybride werkomgevingen zijn de nieuwe realiteit voor veel organisaties. Dit creëert een extra uitdaging als het gaat om communiceren. Teams moeten zich aanpassen om e-mails, DMs en andere vormen van asynchrone communicatie te accommoderen, die nu de belangrijkste vorm van delen en verspreiden van kennis zijn. Dat gezegd hebbende, is duidelijke communicatie belangrijker dan ooit. 

Je wilt ervoor zorgen dat je projectstakeholders de informatie krijgen die ze nodig hebben om hun verantwoordelijkheden uit te voeren, maar niet elk stuk mogelijke informatie voor het hele project (afhankelijk van hun rol). Te veel informatie is overweldigend, en menselijke hersenen kunnen maar zoveel vasthouden voordat ze nieuwe kennis beginnen te negeren. Houd je communicatie beknopt en houd je aan een sjabloon dat snel te doorbladeren is.

5 eenvoudige stappen om een projectcommunicatieplan te maken

1) Bepaal de communicatiedoelen

Voordat je begint met het structureren van je projectcommunicatieplan, moet je je projectcommunicatiedoelen definiëren. Deze doelen kunnen de vorm aannemen van updatefrequentie, beste praktijken voor interne communicatie, of waar al je projectinformatie zal worden opgeslagen. Stel jezelf de volgende vragen bij het bouwen van je plan:

• Hoe vaak communiceer je met projectstakeholders?
• Welke informatie is belangrijk om te delen?
• Hoe zal de informatie worden gedeeld?

2) Kies de communicatiemethode

Stel de communicatie-standaarden vast door een communicatiemethode te benoemen en je eraan te houden. Dit houdt communicatie voorspelbaar voor stakeholders, waardoor ze minder mentale energie hoeven te verbruiken. Communiceren vanuit een sjabloon zorgt er ook voor dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat het ontvangen van informatie eerlijk is. De communicatiestijl die je gebruikt, kan er anders uitzien, afhankelijk van het project. Je kunt overwegen:

• E-mails
• Presentatie
• Persoonlijke vergaderingen
• Videobellingsessie
• Blogpost
• Projectbrief
• Telefoongesprek
  

Interne communicatie vindt op verschillende plaatsen plaats. Je bespaart tijd als je ervoor kiest om een enkel document te gebruiken voor het communiceren van belangrijke projectinformatie. 

3) Stel de frequentie van communicatie vast 

Hoe vaak je communiceert, hangt af van je projecttijdlijnen, behoeften en stakeholders. Overweeg om de verwachtingen voor de communicatiefrequentie vanaf de eerste dag van het project vast te stellen, zodat stakeholders weten wat er van hen verwacht wordt en om de productiviteit te verhogen. De frequentie van communicatie kan op datum of actie zijn gebaseerd.

Bij het communiceren over jouw project, zou je kunnen: 

• Communiceren op basis van tijdschema: dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal. 
• Communiceren op actie-gebaseerde frequentie: wanneer een taak, actie, mijlpaal, enz. is voltooid

4) Identificeer de eigenaren, belanghebbenden en publiek 

Wie is verantwoordelijk voor het communiceren van projectupdates? Wie ontvangt deze meldingen? De vierde stap in het opstellen van je projectcommunicatieplan is het definiëren van het communicatiepubliek, evenals wie verantwoordelijk is voor de communicatie. Overweeg om een spreadsheet te maken met de namen van alle stakeholders, relevante contactinformatie en hun rol in het project. Stel een verwachting in voor de communicatie en publiek over wanneer, hoe en wat er gecommuniceerd zal worden. Zorg ervoor dat alle projectstakeholders op dezelfde pagina zitten. 

5) Definieer de communicatiestrategie 

Een communicatiestrategie stelt de verwachtingen voor communicatie vast. Je stelt de doelen van je projectcommunicatieplan vast, met de verwachtingen die belanghebbenden zouden moeten hebben van elk stuk communicatie dat ze ontvangen over het project. De tools die je gebruikt om te communiceren zijn ook een sleutelcomponent van je communicatiestrategie. 

Overweeg om hier je stakeholders bij te betrekken. Vraag hen welke communicatiemethoden of tools ze het liefst gebruiken. Welke communicatiekanalen zullen resoneren met je team?

6) Gebruik tools om je projectplan te communiceren

De tools die je gebruikt om te communiceren zullen je project ofwel stroomlijnen of belemmeren. Als informatie verspreid is over meerdere bronnen, wordt het moeilijk om te weten welke je moet vertrouwen. Zodra je al je projectinformatie hebt verzameld, kun je over je project communiceren via Slack, e-mail of andere berichten. Zorg er alleen voor dat je de enkele bron van waarheid bijwerkt met eventuele projectupdates. Dit stelt één locatie vast als de betrouwbare bron voor alle projectinformatie. Je voorkomt dat stakeholders dezelfde vragen herhaaldelijk stellen en reduceert schouderklopjes aan experts in het vakgebied. 

Hoe formatteer je een projectcommunicatieplan

Gebruik duidelijke en beknopte taal in je communicatienota voor projectmanagement. Een sjabloon helpt je communicatie consistent te houden en je project op de rails te houden. 

Je sjabloon voor projectcommunicatieplan zou moeten beginnen met de datum van de updates die worden aangekondigd. Volg dit met algemene statusupdates of geïndividualiseerde secties voor de updates van elke teamlid. Verdeel dit gedeelte in kopjes en subkopjes op een manier die het meest logisch is voor jouw project en team. 

Overweeg om een sectie voor teamonderscheidingen hieronder toe te voegen. Je weet al dat je werkt met een team van getalenteerde individuen, dus waarom niet de schijnwerpers richten op degenen die het de laatste tijd bijzonder goed hebben gedaan? Benoem specifieke prestaties, plaatsen waar belanghebbenden uitblonken, en creatieve ideeën die het project hebben verbeterd. 

Sluit het projectcommunicatieplan af met een sectie waarin wordt vermeld wat stakeholders kunnen verwachten dat de volgende stap zal zijn. Documenteer de komende fase van het project, inclusief taken, mijlpalen en alles wat je nodig acht. 

Waarom is een communicatieplan voor projectmanagement belangrijk?

Wat zijn de voordelen van het hebben van een communicatieplan voor projectmanagement? Om te beginnen is duidelijke communicatie de kern van elk project. Miscommunicatie leidt de belanghebbenden in de richting van gemiste benchmarks en kansen. Wanneer is de laatste keer dat je een project soepel hebt afgerond zonder regelmatige communicatie? De kans is groot dat een gebrek aan communicatie obstakels creëert die met een projectcommunicatieplan kunnen worden voorkomen. 

Een projectcommunicatieplan:

• Stelt verwachtingen in voor wanneer belanghebbenden updates ontvangen
• Biedt een kans voor feedback 
• Helpt potentiële risico's en problemen te vermijden 
• Verhoogt de productiviteit onder teams 
  

Een projectcommunicatieplan houdt je hele team op de hoogte. Het geeft elke belanghebbende dezelfde verwachtingen en verwijdert gaten in de projectkennis. Het nodigt uit tot transparantie. Je projectcommunicatieplan moet zijn opgesteld om te passen bij je project- en teambehoeften. Een helder, beknopt communicatieplan voor projectmanagement kan een game-changer zijn voor je projectmanagement.