How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Het succes van elk groot project begint met een plan. Zoals een beroemde stichter ooit zei: "Als je niet plant, plan je om te falen."

Een projectplan legt de basis voor elke fase in het project. Wie is verantwoordelijk voor welke taken? Wat zijn de doelen en doelstellingen? Welke meetgegevens worden gebruikt om de voortgang te meten? Projectplanning is een essentieel onderdeel om ervoor te zorgen dat belanghebbenden, teams en projectmanagers het project tot voltooiing zien. Een gebrek aan duidelijke doelen leidt ervoor dat geschat 37% van de projecten falen.

Vermijden van voldoende planning is het risico lopen op de stevigheid van het project. elk project, groot of klein, zou gebruik moeten maken van een sjabloon voor projectplannen. Denk aan je sjabloon voor projectplannen als een thuisbasis voor alle projectinformatie en middelen. Door je project georganiseerd te houden, elimineer je verwarring en het risico op gemiste benchmarks.

Aan het einde van het project zul je jezelf dankbaar zijn voor het georganiseerd zijn vanaf dag één. Laten we duiken in hoe we een projectmanagementplan ontwikkelen.

Wat is een projectplan?

Een projectplan breekt de secties van je project in behapbare stukken. Het is een formeel document dat de verwachtingen en processen voor het project schetst. Dit is een enkele bestemming waar teamleden snel antwoorden op hun vragen kunnen vinden. Projectprestatiemetrieken, taakoverzichten en frequente updates kunnen allemaal binnen dit document of reeks documenten bestaan.

Projectmanagers kunnen regelmatig controleren hoe het projectplan eruitziet, de status beoordelen, teamleden informeren over risicogebieden en belanghebbenden informeren over kleine overwinningen onderweg. Ze kunnen ook het document na het project herzien om de sterke en zwakke punten te beoordelen en te leren waar verbeteringen voor toekomstige projecten mogelijk zijn.

Denk aan je projectplan als een ritroute. Wanneer je een roadtrip plant, maak je aantekeningen van bezienswaardigheden die je wilt zien, plaatsen om te verblijven en waar je kunt tanken. Simpele gezegd, je moet weten wat je wilt doen en hoe je het wilt doen.

Wat zijn de 5 fasen van een projectplan?

Wanneer je begint met het creëren van je projectplan, zijn er vijf eerste stappen om je op weg te helpen. Houd er rekening mee dat elk project, team en bedrijf iets anders is. Pas secties of stappen aan of verwijder ze indien nodig totdat het plan het meest logisch is voor jouw project.

1. Concept en initiatie

De eerste fase van het ontwikkelen van je projectplan is waar al het brainstormen gebeurt. Verzamel je team of krijg hun gedachten individueel om een meesterlijst met ideeën te creëren. Maak je geen zorgen dat je nu niet alle antwoorden hebt. Jouw enige focus in deze fase zou moeten zijn denken aan waar je jouw project naar toe wilt laten gaan.

2. Definitie en planning

Hier ga je iets meer de diepte in. De definitie- en planningsfase van je projectplan stelt de doelen, tijdlijn en verantwoordelijkheden voor het project vast. Je wilt ervoor zorgen dat elke belangrijke speler zijn rol en verwachtingen kent. Je wilt ook duidelijke maatregelen vaststellen die worden gebruikt om het succes van het project te meten.

3. Projectuitvoering

Stap drie is het leuke deel: uitvoering. Nu is het tijd om al je brainstormen en plannen in actie te zetten. Zorg ervoor dat elke belanghebbende weet dat hij het sjabloon voor projectplannen moet gebruiken voor updates, ontdekkingen en gesprekken over het project. Goede communicatie en documentatie gedurende het project is altijd belangrijk, maar vooral in deze fase.

4. Prestatie en controle

Wanneer het tijd is om de prestaties van het project te controleren, ben je dankbaar voor het eerder vastgestelde duidelijke meetgegevens in de planningsfase. Neem het project van begin tot eind door.

Pro tip: Overweeg om frequente controle-instanties gedurende het project uit te voeren in plaats van een laatste blik aan het einde.

5. Projectafsluiting

Ten eerste, gefeliciteerd! Als je deze fase van het projectproces hebt bereikt, betekent dit dat je succesvol door elke stap hebt gewerkt en nu kunt profiteren van de vruchten van je inspanningen. Zorg ervoor dat je elke stap van het project beoordeelt, waarbij je kijkt wat werkte en wat niet. Archiveer je plan voor toekomstige referentie door jou of andere teams. Neem een moment aan het einde van het project om alles te documenteren wat je hebt geleerd. Je kunt deze informatie gebruiken om toekomstige soortgelijke projecten te begeleiden.

Hoe moet een projectplan worden geformatteerd?

Formatteer je projectplan zodat het de workflow van het project nabootst. Begin door het project te definiëren, de doelen, belanghebbenden en hoe het succes zal worden gemeten. Dit kan zo gedetailleerd of hoog-niveau zijn als je denkt dat noodzakelijk is.

Vervolgens ga je over naar de projectfases. Als je meerdere teams hebt die samenwerken, is dit een goede plek om naar andere sjablonen te linken die de workflow van het project voor die teams schetsen. Misschien is de belangrijkste sectie van je projectplan de "status" sectie. Hier kun je frequente updates voor het project maken. Laat specifieke opmerkingen achter voor nieuw ontdekte projectelementen of algemene informatie die nuttig kan zijn naarmate het project vordert.

Als algemene richtlijn, vermijd het gedetailleerd beschrijven van een overmatige hoeveelheid informatie. Hoe meer informatie mensen moeten lezen en begrijpen, hoe minder waarschijnlijk het is dat ze alle details onthouden die zijn gepresenteerd. Geef alleen aan belanghebbenden de informatie die ze nodig hebben om hun taken in het project met succes te voltooien.

Hoe schrijf je een projectplan

Zitten om het projectplan te schrijven kan intimiderend zijn. We begrijpen het. Beginnen vanuit een vooraf gebouwd sjabloon kan helpen om het proces iets minder ontmoedigend te maken. Volg deze stappen bij het schrijven van je onberispelijke projectmanagementplan:

1. Identificeer zakelijke rechtvaardiging en behoeften van belanghebbenden

Deze stap moet de "waarom?" van je project beantwoorden. Waar past dit project in de algemene bedrijfsdoelen van jouw bedrijf? Wat moet het bereiken? Zorg ervoor dat je tijd reserveert om met de belanghebbenden van het project te praten en hun behoeften voor het project te begrijpen.

2. Schematiseer de projectdoelstellingen en doelen

De opgegeven projectdoelstellingen en doelen zullen een integraal hulpmiddel zijn gedurende de volledige duur van het project. Dit is informatie die je waarschijnlijk regelmatig zult raadplegen zodra de fasen van het project zijn afgerond. Het helpt ook om de stappen van het "uitvoeren" gedeelte van het project te informeren. Overweeg deze factoren bij het voltooien van de projectdoelstellingen en doelen:

• Bepaal de projectmethodologie/kader
• Verwachtingen voor oplevering
• Identificeer belangrijke risico's en tegenmaatregelen
• Stel mijlpalen in
• Maak een overzicht van de projecttijdlijn
• Schat de middelen in die nodig zijn om het project te voltooien

3. Definieer de projectomvang

Dit gedeelte van je projectplan bevat een gedetailleerde schets van alle aspecten van het project. Hulpmiddelen, tijdlijnen, opleveringen en alle andere gerelateerde documentatie bestaan in deze sectie van het sjabloon. Je kunt ook potentiële obstakels en mijlpaalmarkers identificeren zoals ze zich verhouden tot het project in zijn geheel of als individuele taken. Gebruik de markers hieronder om je scope te begeleiden.

Stem projectdoelstellingen op elkaar af

Wanneer je begint met projectdoelstellingen, kun je gemakkelijker projectstappen bepalen. Je hebt een duidelijk begrip van wat het project bedoeld is om te bereiken en je kunt dit aan teamleden articuleren terwijl ze beginnen te werken aan hun verantwoordelijkheden van het project. Hier is het kader om doelen te stellen waar jouw hele organisatie naar verwijst.

Stel projectdoelen om aan te sluiten bij OKR's

Je OKR's markeren jouw project doelstellingen en belangrijkste resultaten. Nu je deze meetbare doelen hebt gedefinieerd, is het tijd om projectbenchmarks in te stellen om je te helpen deze doelen te bereiken. Verdeel elk doel in kleinere stukken die met meetgegevens kunnen worden gegeven. Gebruik deze benchmarks om het succes van het project van begin tot eind te beoordelen.

Bepaal hoe doelen zullen worden gemeten

Nu je jouw doelstellingen hebt opgeknipt in zeer specifieke doelen, is het tijd om nuttige meetgegevens aan elk doel toe te wijzen. De cijfers die je gebruikt om het succes van je project te bepalen variëren. Of het nu het percentage van websiteverkeer is dat van sociale media komt of het aantal nieuwe productaanmeldingen, je kunt meetgegevens kiezen die het best zijn ontworpen om het succes van jouw project aan het eind te laten zien.

4. Creëer het projectplan

Met jouw meetgegevens en doelstellingen bij de hand, is het tijd om in het projectplan te duiken. Hier definieer je wat nodig is en wanneer. Het is het kader voor het opstellen van een tijdlijn.

Bepaal de opleveringen

Wat heeft jouw project nodig om te slagen? De opleveringen van jouw project kunnen afkomstig zijn van interne of externe belanghebbenden. Ze kunnen ontwerptekeningen, voorstellen, technische rapporten, concurrentieanalyses of technische beoordelingen omvatten. Alles, van fysieke items tot cijfermatige doelen, worden beschouwd als potentiële opleveringen voor jouw project.

Stel verwachtingen vast voor het proces voor opleveringen

Geef de teams of individuen aan die betrokken zullen zijn bij het project. Wijs taken toe op basis van de expertise van een belanghebbende. Stel verwachtingen vast voor elk teamlid of belanghebbende betrokken bij het project. Duidelijke communicatie is cruciaal voor het succes van elk project.

Identificeer noodzakelijke taken voor voltooiing

Er is geen ruimte voor overbodig werk in jouw project, vooral niet als je met een strakke deadline werkt. Met een lijst van de verwachte opleveringen voor het project, ga je de volgorde schetsen waarin deze opleveringen moeten worden voltooid. Als er specifieke behoeften zijn voor elke oplevering, zorg ervoor dat dit wordt gecommuniceerd naar de persoon die verantwoordelijk is voor hen.

Maak een communicatieplan

Hoe houden de betrokken partijen van het project contact? Werkt het beter voor jouw team om wekelijkse vergaderingen te hebben om de status van het project te controleren, of wil je liever dat alle communicatie asynchroon gebeurt? Je zou zelfs kunnen overwegen om vergaderingen op ad-hoc basis te houden. Je kunt in grote lijnen communiceren in je projectmanagementsoftware of vertrouwen op een kennisdatabase om informatie vast te leggen en vragen te beantwoorden.

Maak een veranderingsbeheerplan

Een veranderingsbeheerplan schetst de precieze stappen die een bedrijf zal nemen voor een soepele aanpassing aan veranderingen in de workflow. Veranderingen in elk projectplan kunnen uitdagend zijn. Rekening houdend met deze veranderingen in een veranderingsbeheerplan kan helpen om de stress te verlichten die gepaard gaat met het maken van plotselinge aanpassingen aan wat eerder als de workflow werd beschouwd.

5. Identificeer en wijs projectmiddelen toe

Voordat het project van start gaat, maak een inventaris van welke middelen mogelijk nodig zijn om ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt. Moet je aanvullende interne documentatie maken? Zijn er vergelijkbare projecten in het verleden door jouw bedrijf voltooid die je kunt raadplegen? Zorg ervoor dat elke belangrijke speler in het project heeft wat ze nodig hebben om hun werk goed en op tijd af te ronden.

Schat benodigde middelen en beschikbaarheid van middelen in

Is er specifieke documentatie nodig voor bepaalde stappen in het proces? Er zijn misschien software of tools die teams nodig hebben om hun projectverantwoordelijkheden te voltooien. Neem contact op met je belanghebbenden om te vragen wat ze nodig hebben. Als je nieuwe tools of middelen aan je budget moet toevoegen, zorg er dan voor dat je deze opschrijft tijdens het projectplanningsproces.

Identificeer bijdragen en afhankelijkheden voor het voltooien van taken

Binnen de projectworkflow zijn er misschien enkele taken die afhankelijk zijn van andere taken om zelf voltooid te worden. Tegelijkertijd zijn er misschien plaatsen waar belanghebbenden problemen tegenkomen. Overweeg de tegenmaatregelen en maak nota van hen in de projectplanningssjabloon.

Creëer een kostenbeheerplan voor het budget

Zoals met elk project, lancering of initiatief, moet je een budget hebben. Of het nu gaat om uitgaven voor advertenties of het uitbesteden van werk, je zou een gedetailleerd overzicht van de financiën van het project moeten hebben. Let op waar het budget mogelijk moet worden aangepast op basis van variabelen die in het spel kunnen komen. Dit zal helpen om het risico te verminderen van onverwachte uitgaven die het project vertragen.

6. Stel een projecttijdlijn op

‍

Groot of klein, alle projecten en opdrachten hebben deadlines nodig. Bij werk met een grootschalig project zijn er misschien verschillende teams en belanghebbenden betrokken. Zorg ervoor dat elke persoon weet welke rol hij heeft en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de projecttijdlijn.

Bepaal de duur van activiteiten en taken

Neem contact op met projectbelanghebbenden om een idee te krijgen van hun werklast en persoonlijke tijdlijn om ervoor te zorgen dat dit overeenkomt met de mastertijdlijn die je inricht. De mensen die verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel van het project zijn meestal gespecialiseerd in dat gebied - zij weten het beste hoe lang het duurt om een onderdeel van het project te voltooien.

Stel start- en einddatums in voor projectactiviteiten en -taken

Kies de gewenste einddatum van het project en werk achteruit. Stel vanaf hier einddatums in voor projectactiviteiten. Als het beter werkt voor je team om een datumbereik in te stellen in plaats van een specifieke datum, doe dat dan.

Delegeer individuele rollen en verantwoordelijkheden

Het delegeren van individuele rollen en verantwoordelijkheden kan komen van de projectmanager of van binnen elk individueel team. Zodra je de betrokken teams in het proces hebt geïdentificeerd, zorg er dan voor dat ze specifieke individuen hebben genoemd die verantwoordelijk zijn voor hun deel van het project.

Identificeer belangrijke fasen en mijlpalen

Verdeel je totale project in fasen en markeer deze fasen met mijlpalen. Behandel mijlpalen als kleine overwinningen. Als je ze op tijd bereikt, betekent dat dat je goed op weg bent om het project succesvol af te ronden.

Creëer een projectroadmap

Je projectroadmap is je tijdlijn met een beetje extra informatie. Dit kan de vorm aannemen van een kalender, een gedateerde lijst van mijlpalen of een takenbord dat is opgebouwd in je favoriete projectmanagementsoftware. Hier is wat de roadmap zou moeten bevatten:

• Doelstellingen
• Projectleveringen
• Mijlpalen en belangrijke deadlines
• Middelen

Importeer taken in een projectmanagementtool

Zodra je een projecttijdlijn hebt opgesteld, heb je een plek nodig om alle individuele taken te vermelden die erin vallen. Het sjabloon dient als een overzicht van de projecttijdlijn. Gebruik het als je taken omzet in actiepunten in je favoriete projectmanagementsoftware. Voel je vrij om een link naar het sjabloon op te nemen voor gemakkelijke referentie tijdens het project.

7. Voer een risicoanalyse uit

Niemand denkt graag na over de manieren waarop hun project verkeerd kan gaan. Je zult echter dankbaar zijn dat je aan alle mogelijkheden hebt gedacht als je ergens in het proces tegen problemen aanloopt. Het uitvoeren van een risicoanalyse stelt je in staat om potentiële problemen te definiëren en ze op te lossen voordat ze zich voordoen. Door dit te doen, verklein je het risico dat het project wordt vertraagd, omdat je alles moet pauzeren om onvoorziene problemen op te lossen.

Creëer een risicobeheerplan

Jouw risicobeheerplan moet referenties bevatten naar plaatsen in het projectplan waar tegenslagen kunnen optreden. Misschien werk je met een externe leverancier die zijn werk te laat kan inleveren of meer communicatie nodig heeft dan je gehoopt had. In dat geval moet je meer tijd in het projectplan budgetteren voor samenwerking met deze leverancier.

8. Vergader met team en belanghebbenden

Nu je bijna aan het einde van je projectplanning bent, is het tijd om met belanghebbenden te vergaderen, of als groep of individueel, om verantwoordelijkheden te schetsen. Dit biedt ook ruimte voor belangrijke spelers om vragen te stellen of suggesties te doen voordat ze zich in het project storten.

Communiceer individuele rollen, verwachtingen en deadlines

We hebben het eerder besproken, maar we komen er weer op terug omdat het zo belangrijk is. Communicatie staat centraal in het succes van je project. Transparantie in verwachtingen en behoeften van belanghebbenden voorkomt verwarring en gemiste kansen. Als je de rollen en verantwoordelijkheden van elk individu duidelijk communiceert, zet je iedereen op weg naar succes.

9. Voer het project uit

Eindelijk is de planning afgerond. Nu is het tijd om al je harde organisatorische werk tot bloei te laten komen. Op dit moment houden de meeste projectmanagers het project in de gaten, nemen ze contact op met belanghebbenden en zorgen ze ervoor dat belangrijke statistieken worden geregistreerd.

Houd de prestaties gedurende de levenscyclus van het project in de gaten

Terwijl je de prestaties door het project heen in de gaten houdt, kun je indien nodig aanpassingen maken aan de statistieken of de workflow. Frequent contact biedt een kans om belanghebbenden prestatie-updates te geven. Naast ervoor zorgen dat je op koers bent, kan het ook het moraal van het team verhogen om positieve feedback te zien.

Maak gebruik van rapportage om inspanningen en kosten te volgen

Houd je budget in gedachten bij het werken aan het project. Wanneer je regelmatig contact hebt over prestatiestatistieken, overweeg dan ook om snel een blik op het budget te werpen. Opnieuw helpen frequente statusbeoordelingen, vooral van het budget, om grote tegenslagen te voorkomen.

Maak gebruik van een veranderbeheerplan om je aan te passen aan de behoeften van het project indien nodig

Je hebt je projectplan in plaats en het draait soepel, maar dit betekent niet dat je geen tegenslagen zult tegenkomen die aanpassingen vereisen. Als dit gebeurt, raadpleeg dan je veranderbeheerplan. Het kan een geweldig hulpmiddel blijken te zijn wanneer er problemen optreden. In plaats van in de problemen te komen en het risico te lopen je benchmarks niet te behalen, maak een snelle aanpassing en ga door met je project.

Nu voer het uit en zie de resultaten.

Voorbeeld van projectplan

Kijk hoe PetDesk nieuwe functies van idee naar implementatie beweegt.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een projectplan-sjabloon?

Projectdoelen hangen af van het voldoen aan benchmarks die erop vertrouwen dat belanghebbenden hun werk zoals verwacht en op tijd vervullen. Hier bij Guru gebruiken we kant-en-klare sjablonen om het proces voor het beheren van projectplannen te stroomlijnen. We beschouwen ze als het startpunt voor het afbakenen van een project en zijn doelen. Bekijk waarom het opnemen van een projectplan-sjabloon in je workflow het proces eenvoudiger kan maken.

Geen tijd besteed aan het ontwerpen van een sjabloon

Je tijd is waardevol bij het plannen van een project. Je grootste inspanningen zouden moeten worden besteed aan het brainstormen over creatieve ideeën en oplossingen om ervoor te zorgen dat je project goed functioneert. Voorkom dat je tijd en mentale energie besteedt aan het beslissen hoe je projectmanagementplan-sjabloon eruit moet zien door te beginnen met een sjabloon.

Voorkom dat je helemaal vanaf nul begint

Een blanco pagina is ontmoedigend voor iedereen. Het lijkt misschien bijna onmogelijk om te weten waar te beginnen als je vanaf nul werkt. Gebruik een sjabloon om een idee te krijgen van de tijdlijn van je project. Als je begint vanuit een projectplan-sjabloon, hoef je alleen de gaten in te vullen.

Enige bron van informatie over het project

Het is een glibberige helling om informatie verspreid te hebben over projectmanagementsoftware, e-mail, interne communicatie en meer. Behandel je projectplan-sjabloon als de enige bron van waarheid. Het herbergt alle informatie en updates die belanghebbenden nodig hebben om een grip te krijgen op de omvang van het project. Als één sjabloon niet genoeg is, gebruik dan verschillende sjablonen voor verschillende fasen van het project en koppel ze aan elkaar!

Tools om je projectplan in je bedrijf te integreren

Er zijn miljoenen manieren om je projectplan te creëren en te delen. Onze sjablonen voor projectmanagementplannen zijn volledig aanpasbaar, zodat je alle belangrijke informatie over je project met je team kunt delen, waar ze ook werken. Werk samen, verspreid kennis en haal je doelen door snel informatie en processen uit te wisselen over elk hulpmiddel dat je team gedurende je project gebruikt.

Guru integreert naadloos met je favoriete projectmanagementsoftware, zodat je alles wat je nodig hebt, op één plek hebt.