Project Status Report

Of je nu met een team van twee of twintig werkt, je projectstatusrapport is een belangrijk onderdeel van het proces. Statusrapporten zijn een snelle en betrouwbare plek voor alle projectgerelateerde informatie. Verspreid de boodschap van projectupdates regelmatig om ervoor te zorgen dat geen belanghebbende in het duister blijft. Je team zal je dankbaar zijn voor het op de hoogte houden van iedereen.

Organiseer je projectstatusupdate zo dat deze scanbaar en begrijpelijk is. Zorg ervoor dat het duidelijk, beknopt en toegankelijk is. De beste manier om dit te bereiken is door je aan een sjabloon te houden. Vul gewoon de secties van het sjabloon in met de meest recente updates en je bent klaar! Je hebt jezelf net waardevolle tijd bespaard en zal projectupdates naar je belanghebbenden sturen die to the point zijn.

We hebben een voorbeeld van een projectstatusupdate voor je gemaakt om te overwegen. Maak aanpassingen om het sjabloon in lijn te brengen met je projectbehoeften. Bekijk het hieronder.

Wat is er inbegrepen in een projectstatusrapport?

Stem de inhoud van je projectstatusrapport af zodat het invullen en delen van deze informatie een fluitje van een cent is. Zowel jij als belanghebbenden zullen weten wat ze kunnen verwachten wanneer je sjabloon voor projectstatusupdates georganiseerd en overzichtelijk is.

1. Projectbeschrijving en naam

Geef eerst je projectstatusupdate een titel (meestal de titel van het project) en voeg een beschrijving toe. De beschrijving kan een kort overzicht van het project zijn, welke teams betrokken zijn, of andere informatie die je belangrijk vindt bij het beschrijven van het project.

2. Projectvoordelen, doelen en doelstellingen

In deze sectie van het sjabloon vermeld je de voordelen, doelen en doelstellingen van het project. Kies om zo gedetailleerd te zijn als je nodig acht. Houd er rekening mee dat de meeste belanghebbenden waarschijnlijk bekend zijn met deze projectinformatie, dus je hoeft waarschijnlijk niet alle details hier toe te voegen. Houd het beknopt, vermeld alleen de doelen voor de meest recente fase van het project, en ga dan verder naar de volgende stap.

3. Projecttijdlijn

Is je project op schema? Zijn er taken achterop geraakt? Moeten er belanghebbenden op de hoogte worden gesteld van een wijziging in de projecttijdlijn? Gebruik deze sectie om projectbenchmarks vast te leggen zoals ze aan het begin van het project zijn vastgesteld. Overweeg een actieve tijdlijn bij te houden door fasen van het project af te vinken naarmate je team deze voltooit.

4. Projectstatusupdates

Je hebt opties voor hoe je projectstatusupdates in deze sectie kunt delen en verspreiden. Kies één persoon die verantwoordelijk is voor het verzamelen van statusupdates van alle projectbelanghebbenden om hier op te nemen of nodig belanghebbenden uit om hun eigen updates in te voegen. De laatste bevordert een meer samenwerkende werkplek. Je kunt werken met een opsommingstekenslijst of een diagram, kies de communicatiemethode die het beste werkt voor jouw team.communicatie die het beste werkt voor je team.

5. Teamerkenning

Een belangrijk onderdeel van positieve teammoraal is het geven van eer waar eer is verdiend. Gebruik deze sectie om de prestaties van individuele bijdragers tijdens de meest recente fase van het project te benadrukken. Noem belanghebbenden of hele teams om waardering te tonen voor het werk dat ze tot nu toe aan het project hebben geleverd.

6. Vragen of zorgen

Hier is een sectie om eventuele openstaande vragen in de statusupdate op te sommen en te beantwoorden. Door deze sectie als een enkele, gezaghebbende bestemming voor alle projectvragen en -zorgen te gebruiken, reduceert dit het risico om vragen te verliest in Slack of e-mail. Nodig je team uit om hier een vraag toe te voegen zodra deze zich voordoet, zodat ze niet verloren gaan in de drukte.