Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Wprowadzanie zmian w pracy może być... trudne, delikatnie mówiąc. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z kulturą oporną na zmiany, czy walczysz o zdobycie poparcia, właściwe narzędzia i dokumentacja mogą bardzo pomóc w twoich wysiłkach w zakresie zarządzania zmianami.

Nie żartowaliśmy, kiedy mówiliśmy, że to będzie przewodnik ekspercki po zarządzaniu zmianami. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego potrzebujesz planu zarządzania zmianami oraz co powinno się w nim znaleźć, a także uzyskaj mnóstwo darmowych szablonów planów zarządzania zmianami oraz Kart Guru, które pomogą ci w tym procesie.

Terminologia procesu zarządzania zmianami

Zanim przejdziemy do sedna naszego postu, porozmawiajmy trochę o terminach. Jeśli chcesz odnosić sukcesy w zarządzaniu zmianami i przedstawiać solidne argumenty dla swoich proponowanych zmian, musisz nauczyć się żargonu. Oto niektóre terminy, które powinieneś zrozumieć:

Dlaczego potrzebujesz planu zarządzania zmianami

Aby zmiana organizacyjna zakończyła się sukcesem, musi zadziałać wiele elementów. Będziesz potrzebować poparcia ze strony kierownictwa, pomocy od innych zespołów i rozsądnego harmonogramu, aby wszystko zrealizować.

Kiedy masz przemyślany plan, możesz pomóc zminimalizować i uwzględnić wpływ, jaki twoja proponowana zmiana może mieć. Należy pamiętać, że każda zmiana ma potencjał, aby zakłócić pracę. Zamiast próbować zrobić wszystko naraz, strategia zarządzania zmianami może pozwolić ci wprowadzać mniejsze, stopniowe zmiany, które wciąż mogą doprowadzić cię do celu końcowego bez wywoływania dużych oporów.

Posiadanie formalnego, pisanego planu daje ci również możliwość realizacji zwinnego podejścia do zarządzania zmianami. Kiedy jesteś w fazie planowania, wszystko, co robisz, może wydawać się idealne, ale ostatecznie wszystkie twoje plany przechodzą od idealizacji do rzeczywistości. Kiedy masz plan zarządzania zmianami, możesz wprowadzać zmiany i dostosowania, gdy zajdzie taka potrzeba.

Jak napisać plan zarządzania zmianą?

Każdy plan zarządzania zmianą może być wyjątkowy, ale wciąż zawiera pewne podstawowe elementy. Kiedy składałeś swój plan, pamiętaj, aby zwrócić uwagę na te istotne rzeczy.

Pokaż potrzebę zmiany

Nie zakładaj, że wszyscy wiedzą, że rzeczy muszą się zmienić (nawet jeśli uważasz, że to niezwykle oczywiste). Niektórzy mogą myśleć, że rzeczy działają idealnie tak, jak są, a inni mogą nie być wystarczająco zaangażowani, aby zrozumieć, dlaczego tak mocno naciskasz na dokonanie zmiany.

‍

To ułatwia stworzenie poparcia i zmniejszenie oporu wobec zmian.

Zanurz się w wszelkich danych, które możesz znaleźć, aby wesprzeć swoją proponowaną zmianę, niezależnie od tego, czy pochodzą z wewnętrznych źródeł, czy zewnętrznych (jeszcze lepiej, jeśli potrafisz znaleźć oba). Pomyśl o tym, co najbardziej motywuje twoich interesariuszy i znajdź dane, które ich przyciągną, aby wzmocnić twoje argumenty.

Dokładnie określ korzyści, jakie twoja zmiana może przynieść organizacji. Plany i propozycje, które możesz powiązać z ogólnymi celami firmy, mogą być dobrze postrzegane przez decydentów.

Zrozum swój zasięg

Kiedy większość ludzi myśli o zakresie projektu, rozważają, ile czasu zajmie jego realizacja. Chociaż ważne jest, aby myśleć o rozsądnym harmonogramie dla swojego projektu, to tylko podstawowy wymóg.

Bardzo rzadko zdarza się, aby zmiany wpływały tylko na jedną osobę lub nawet jeden zespół czy dział.

‍

Poświęć chwilę, aby pomyśleć, co będzie miało wpływ na twoje proponowane zmiany.

Czy masz problem ze zdefiniowaniem swojego zakresu? Zadaj sobie te pytania:

• Które zespoły i osoby będą najbardziej dotknięte moimi proponowanymi zmianami?
• Jakie zasady będą dotknięte moimi zmianami?
• Czy role zawodowe będą musiały się zmienić, aby moja zmiana była tak skuteczna, jak to możliwe?
• Czy zmiany w strukturze organizacyjnej powinny być rozważane?
  

Zidentyfikuj kluczowe osoby

Jest trudno (jeśli nie niemożliwe) dla jednej osoby wprowadzić zmianę w pracy. Będziesz potrzebować wielu osób, jeśli chcesz zobaczyć, jak twoje plany stają się rzeczywistością, a większość z nich przyjdzie od twoich interesariuszy oraz zespołu zarządzania zmianami.

Pamiętaj: interesariusze i członkowie zespołu to dwie bardzo różne rzeczy.

Twoi interesariusze mogą być bardzo zainteresowani rezultatem twojego projektu. Mogą być inwestorami, pracownikami w zarządzie lub menedżerami, ale nie będą robić zbyt wiele pracy. Członkowie twojego zespołu zarządzania zmianami będą osobami, które zajmą się większością zadań, które należy wykonać, aby wprowadziły zmiany.

Kiedy myślisz o członkach swojego zespołu, nie myśl tylko o osobach, które będą wykonywać pracę produkcyjną. Zastanów się nad utworzeniem doradczego zespołu ds. zmian, odpowiedzialnego za nadzorowanie pracy oraz oferowanie zatwierdzeń i wskazówek, gdy zajdzie taka potrzeba.

Określ budżety i kamienie milowe

Szacuje się, że około 70% zmian nie udaje się, ponieważ ludzie albo nie wierzą, że wysiłek jest tego wart, albo uważają, że wszystko działa. Jednym z najłatwiejszych sposobów, aby uniknąć wpadnięcia w tę pułapkę, jest określenie bardzo jasnych kamieni milowych i budżetów.

Rozumiemy, że zmiany nie mogą przyjść z powietrza.

Niezależnie od tego, czy inwestujesz pieniądze, czas czy pracę innych ludzi, upewnij się, że sporządzasz realistyczny budżet na to wszystko. Dobry budżet powinien mieć trochę marginesu, aby zapewnić, że wszystko może działać sprawnie w przypadku, gdy będziesz musiał wprowadzić zmiany w przyszłości.

Kamienie milowe można traktować jako mniejsze punkty kontrolne na twojej drodze zmiany, ale jeśli chcesz jak najlepiej je wykorzystać, traktuj każdy z nich jak małe sprawdzenie. Nadchodzący kamień milowy to wspaniała okazja do ponownej oceny swoich planów i upewnienia się, że wszystko nadal działa dla twojego zespołu.

Ustal swój plan komunikacji

Jasna i konsekwentna komunikacja jest kluczem do każdego planu zarządzania zmianami. Kiedy podchodzisz strategicznie do komunikacji, robisz wiele, aby skoncentrować ludzi i wzmocnić poczucie zaufania. Nie pracujesz w ciemności ani nie próbujesz ukrywać swoich postępów; starasz się być widoczny i dostępny na każdym kroku.

Stwórz możliwość zadawania pytań ludziom i jasno określ, jakie informacje możesz udostępnić, a co musi poczekać na później. Ustal pozytywny ton rozmów i nie bój się stawiać czoła trudnym pytaniom. Nawet jeśli natrafiasz na problemy lub musisz ponownie ocenić swoje plany, otwartość i uczciwość dotyczące tego, co się dzieje, może pomóc utrzymać wsparcie.

Czego potrzebuje każdy plan zarządzania zmianami, aby odnieść sukces?

Każdy plan zarządzania zmianami zawiera szereg mniejszych elementów, a odpowiednia dokumentacja odgrywa kluczową rolę w ich zachowaniu razem. Jeśli jesteś gotowy, aby ożywić swoje plany, możemy dać ci wskazówki dotyczące tego, co należy uwzględnić, a nawet dostarczyć kilka szablonów, które pomogą ci w tym procesie.

Plan komunikacji w zarządzaniu zmianami

Jeśli chcesz, aby twój plan zarządzania zmianami przeszedł bez zakłóceń, musisz zdobyć poparcie kluczowych interesariuszy w twojej firmie. W tym miejscu przydaje się plan komunikacji w zakresie zarządzania zmianami.

Plan zarządzania zmianami

Czas ma ogromne znaczenie podczas tworzenia planu zarządzania zmianami. Wytyczenie harmonogramu pomaga twojemu zespołowi nie zboczyć z kursu do osiągnięcia określonych kamieni milowych i pomaga również ustawić oczekiwania związane z tempem pracy.

Jasno określone role zarządzania zmianami

Określenie ról jest koniecznością w efektywnym zarządzaniu zmianami. Przydzielenie ról pomaga wprowadzić strukturę do twojej pracy i może zapewnić, że najważniejsze prace nad twoim projektem są realizowane.

Kto zajmie się aktualizacją dokumentacji dotyczącej twojej pracy? Czy masz wyznaczonego projektanta lub programistę do tego projektu? Kto będzie utrzymywał komunikację z interesariuszami?

Czy masz problem z delegowaniem ról? Czasami nie musi to być ciebie odpowiedzialne. Nie krępuj się otworzyć temu członkom zespołu, aby zobaczyć, czy ktoś chce wziąć na siebie zadanie.

Zespół ds. kontroli zmian

Czas pomyśleć o głównych osobach, które będą kierować projektem. Pamiętaj, możesz mieć dużą grupę ludzi pracujących nad twoim projektem, ale będziesz potrzebować jednej osoby decyzyjnej do pewnych zadań. Będzie ona odpowiedzialna za wszelkie zmiany oraz decyzje, które mogą odbiegać od twojego pierwotnego planu.

Określony proces zarządzania zmianami

Teraz, gdy masz jasny obraz tego, co chcesz osiągnąć oraz wgląd w swój zespół i radę, możesz w końcu zabrać się za proces. To tutaj wyraźnie określisz, co musi się wydarzyć, aby twoja zmiana mogła ruszyć naprzód. To jedna z najważniejszych części pracy nad zarządzaniem zmianami, a na szczęście dla ciebie mamy przewodnik, który może pomóc. Dowiedz się więcej o definiowaniu procesu zarządzania zmianami.

Narzędzia do zarządzania zmianami

Nie ma nic złego w posiadaniu różnych narzędzi w swoim zestawie technologicznym, gdy jesteś głęboko w procesie zarządzania zmianami. Musisz tylko upewnić się, że wszyscy mają jasność co do narzędzi, które będziesz używać.

Nie możesz mieć swojego głównego projektanta pracującego w Figma, gdy większość ludzi w produkcji wciąż pracuje w Adobe. Upewnij się, że wszyscy są zgodny co do właściwych narzędzi, które należy użyć przed dalszym zgłębianiem pracy nad zarządzaniem zmianami.

Plan analizy zarządzania zmianami

Twój doskonały plan zarządzania zmianami został wdrożony, a teraz musisz sprawdzić, czy wprowadziłeś właściwe zmiany. Tutaj przyda się twój plan analizy zarządzania zmianami. Określ, jakie wskaźniki będziesz mierzyć, aby określić sukces i zaznacz, jakie cele musisz osiągnąć.

Dodatkowe zasoby dotyczące zarządzania zmianami

Właśnie wspomnieliśmy o absolutnie niezbędnych elementach dla planów zarządzania zmianami. Daliśmy ci to, co potrzebujesz, aby wprowadzić zmiany, ale w zależności od dojrzałości twojej firmy i branży, możesz potrzebować dodatkowej pomocy.

Jeśli chcesz dopracować wszystkie szczegóły, możesz rozważyć dodanie tych dokumentów do swojego ogólnego planu zarządzania zmianami:

Plan szkolenia w zakresie zarządzania zmianami

Jest różnica między wiedzą o nadchodzącej zmianie a gotowością do radzenia sobie z tą zmianą. Usuń zgadywanie z jakichkolwiek wprowadzonych zmian i daj ludziom jasne wskazówki dotyczące tego, jak postępować.

Szablon zasobów dotyczących zarządzania zmianami

Co muszę zrobić, jeśli muszę wprowadzić zmianę w nowym procesie?

Jak mogę mieć pewność, że używam wszystkiego w odpowiedni sposób?

Daj ludziom odpowiedzi na pytania, zanim jeszcze będą musieli je zadać, dzięki przewodnikowi zasobów. Dodaj dodatkową pomocną dokumentację, niezbędne wskazówki i informacje o tym, kogo skontaktować, jeśli potrzebują więcej pomocy.

Formularz wniosku o zmianę

Czy musisz wprowadzić zmiany w określonym procesie? Czy ktoś z innego zespołu ma świetną sugestię dotyczącą nowych procesów? Poproś ludzi, aby przesyłali formularz wniosku o zmianę, aby ich sugestie były na twoim radarze.

Rejestr zamówień na zmiany

Nie pozwól, aby zmiany były wprowadzane w ciemno lub bez kontekstu. Właściwy dziennik zarządzania zmianami może pokazać ci ważną pracę, którą twój zespół już wykonał, aby wprowadzić zmiany, i może dać ci wgląd w to, dlaczego pewne zmiany zostały wprowadzone.

Jak korzystać z tych szablonów

Zmiana jest trudna, ale twój zespół nie musi tego robić sam. Stwierdziliśmy, że gdy zapewnisz swojemu zespołowi wystarczająco dużo informacji o zmianie oraz mnóstwo zasobów dotyczących tego, jak im w tym pomóc, będzie on zarówno wdzięczny, jak i szybciej przyswoi wprowadzane zmiany.

Chcemy, aby każda zmiana była dla ciebie możliwie najprostsza. Użyj tych szablonów, aby wprowadzić skuteczną zmianę w swojej firmie.

Jak ten szablon może pomóc twojemu zespołowi:

• HR/Operacje kadrowe: Podczas gdy twój zespół wprowadza nowe benefity, procedury zatrudnienia, ścieżki rozwoju i nie tylko, upewnij się, że twoi menedżerowie mają odpowiednie zasoby do zarządzania zmianami, aby wprowadzić swoich pracowników w nowe procesy lub zasady.
• Sukces klienta i wsparcie: W miarę jak twój zespół rośnie, oferta wsparcia może się zmieniać, a struktura zespołu może stawać się bardziej określona. Użyj tego szablonu do zarządzania tymi dużymi zmianami organizacyjnymi i upewnij się, że twój zespół wciąż czuje się pewny siebie i dobrze poinformowany o swoich zadaniach.
• Produkt i inżynieria: Mogą być momenty, kiedy twoje zespoły odchodzą od jednej funkcji na rzecz zmiany na rynku. Użyj tego szablonu, aby zarządzać tą zmianą i wyposażyć swoją produktową oraz inżynieryjną organizację w odpowiednie wskazówki dotyczące tej zmiany.