How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Właśnie uruchomiłeś nowy produkt, po pięciu latach budowania prototypu, testowania i zapewniania, że produkt jest gotowy do rynku. Ale launch nie poszedł zgodnie z planem. W ciągu pierwszego tygodnia po wydaniu zdenerwowani klienci zalewają twoje linie wsparcia technicznego, aby skarżyć się na wadliwe produkty, które stały się zagrożeniem pożarowym. 

Na szczęście twój zespół ds. komunikacji ma już plan komunikacji na tę sytuację. Szybko rozpoczynają kampanię, aby rozwiązać obawy o bezpieczeństwo, odbudować zaufanie klientów i ponownie wprowadzić produkt (po aktualizacjach) z wielkim sukcesem.

Jednak plan komunikacji nie służy tylko do gaszenia pożarów. Jest również pomocny przy wprowadzaniu nowego produktu lub wydawaniu ważnej aktualizacji. Zapewnia, że uzyskasz jak największą widoczność w swojej grupie docelowej.

Wewnątrz organizacji plan komunikacji jest niezbędny, aby utrzymać interesariuszy i członków zespołu na tej samej stronie podczas zarządzania projektem. Plan komunikacji tworzy również strukturę, dzięki której pracownicy mogą znaleźć informacje, gdy ich potrzebują i upewnić się, jeśli nie mogą.

W tym przewodniku poznasz korzyści płynące z korzystania z planu komunikacji, jak go napisać i jakie szczegóły uwzględnić w swoim planie. Zawieramy również kilka pobieranych szablonów, aby uprościć proces dla Ciebie.

Czym jest plan komunikacji? 

Plan komunikacji to kompleksowa strategia, która umożliwia dostarczanie informacji do Twojej publiczności i osiąganie pozytywnych wyników biznesowych. 

Plan komunikacji pomoże ci zidentyfikować potrzeby, priorytetyzować budżet, strukturyzować terminy i dostosowywać metody komunikacji do odbiorców. Zapewnia, że każda wiadomość z Twojej organizacji jest spójna w różnych kanałach i dociera do właściwej grupy docelowej. 

Podczas gdy większość ludzi kojarzy plany komunikacji z zarządzaniem kryzysowym, mogą być również używane do wprowadzania nowych produktów lub przedstawiania nowych inicjatyw.

Plan komunikacji opisuje:

• Kogo chcesz osiągnąć
• Jak zaprezentujesz swoją markę
• Wiadomość, którą chcesz przekazać
• Kanały komunikacji

Kiedy używasz tej struktury do tworzenia planu komunikacji, masz przesłanie, którego potrzebujesz, aby osiągnąć cele organizacji. 

Czym jest plan komunikacji w zarządzaniu projektem? 

Plan komunikacji w zarządzaniu projektami określa, jak będziesz komunikować ważne informacje o bieżącym projekcie do głównych interesariuszy. Plan komunikacji określa, kiedy członkowie zespołu powinni dzielić się aktualizacjami projektu oraz z kim powinni je dzielić. 

Plan komunikacji w zarządzaniu projektem to nie plan PR. Nie pomoże Ci zidentyfikować swojej publiczności, dostosować mediów społecznościowych ani ustalić wiadomości dla segmentów Twojej publiczności. Zamiast tego rozważ użycie strategii biznesowej lub planu mediów społecznościowych w tych celach.

Członkowie zespołu powinni używać planu komunikacji do odpowiedzi na te pytania dotyczące projektu:

• Jak komunikować się z interesariuszami projektu?
• Do czego służy każdy kanał?
• Czy komunikujemy się asynchronicznie czy synchronicznie?
• Kto jest menedżerem projektu?
• Kto jest w zespole projektowym i jakie są ich role?
• Jak często dzielimy się ważnymi szczegółami projektu z interesariuszami?

Jakie jest znaczenie planu komunikacji?

Zwiększa współpracę i produktywność

Pracownicy wiedzy obecnie spędzają 60% swojego czasu na poszukiwaniu zatwierdzeń, dokumentów, przeskakiwaniu między aplikacjami i wykonywaniu innych zadań poza swoim podstawowym zakresem pracy. Zazwyczaj dzieje się to, gdy pracownicy nie wiedzą, gdzie dzielić się informacjami. W związku z tym marnują czas, pytając współpracowników o informacje.

Wraz z wzrostem zdalnych zespołów łatwo jest przywyknąć do komunikacji. Menadżerowie wysyłają e-maile po godzinach pracy, informacja nie jest scentralizowana, a pracownicy nie mają pewności, kiedy i jak komunikować się. Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności swojego e-maila z kontrolą SPF staje się ważne.

Efektywna współpraca zespołowa nie dzieje się naturalnie. To umiejętność, którą rozwija Twój zespół. Jednym z kluczowych aspektów skutecznej współpracy zespołowej jest określenie, jak Twój zespół się komunikuje. 

Dzięki planowi komunikacji członkowie zespołu wiedzą, gdzie, kiedy i co komunikować. Dodatkowo możesz wyjaśnić konwencje dotyczące "Nie przeszkadzać" lub opóźniania powiadomień na platformach takich jak Slack. Dostarczanie wytycznych usuwa przeszkody dla dostępu do komunikacji i współpracy między zespołami. Członkowie zespołu mają większą pewność wysyłania wiadomości i dzielenia się pomysłami, gdy wiedzą, gdzie komunikować się i w odpowiednim czasie.

Tworzy przejrzystość

Przejrzystość to stopień, w jakim informacje są dostępne i udostępniane pracownikom, menedżerom i interesariuszom w organizacji. Pracownicy mogą zobaczyć szerszy obraz i zrozumieć, jak ich wkład ma znaczenie, gdy informacje są łatwo dostępne.

Przejrzystość jest niezbędna dla dzielenia się wiedzą, budowania zaufania i utrzymywania pracowników na bieżąco z weryfikowanymi informacjami.

Nawet gdy informacja nie zawsze jest pozytywna, przejrzysta komunikacja pomaga pracownikom dostosować się do zmian i ciągle pracować mądrzej.

Minimalizuje nieporozumienia i dublującą się pracę wśród członków zespołu

Plan komunikacji minimalizuje zamieszanie i nieporozumienia za pomocą udokumentowanych procesów. W rezultacie twój zespół ma jasność co do miejsca, w którym znajdują się informacje i kogo zapytać o pytania w obliczu trudności. Są bardziej wydajni i mniej sfrustrowani, co prowadzi do zadowolonej siły roboczej i wyższych dochodów dla twojej firmy.

Zapewnia, że odpowiedni ludzie otrzymują twoją wiadomość

Nie ma nic bardziej frustrującego niż słyszeć słowa: „Nie wiem” lub być zmuszonym do pytania następnej osoby o odpowiedź na twoje pytanie. Dobry plan komunikacji określa, kto otrzymuje wiadomości i jak działa proces komunikacji. 

W tym środowisku członkowie zespołu wiedzą, kogo zapytać o pytania, a ci, którzy powinni mieć odpowiedzi, są wyposażeni w poprawne informacje.

Jak napisać plan komunikacji?

1. Przejrzyj swoje bieżące materiały komunikacyjne 

Kroki do wykonania podczas przeprowadzania audytu obejmują:

• Zanim napiszesz swój plan komunikacji, przygotuj grunt. Zrób inwentaryzację wszystkich istniejących materiałów komunikacyjnych.
• Szukaj wzorców w swoich przeszłych i obecnych komunikacjach. Szukaj wiadomości, które uzyskały najlepsze lub najgorsze wyniki. Zwróć uwagę na zmiany w stylu komunikacji na przestrzeni lat i jak wpłynęły na wyniki.
• Zapytaj menedżerów zespołów i pracowników, jak skuteczny ich zdaniem jest obecny plan komunikacji. Użyj metod badawczych jakościowych, takich jak narzędzia ankietowe, wywiady i grupy fokusowe, aby zebrać opinie. W przypadku ankiet możesz użyć Typeform w Guru, aby stworzyć interaktywne quizy i szybko zebrać opinie.
• Użyj analizy SWOT, aby podkreślić słabości, mocne strony, zagrożenia i możliwości w swoich komunikacjach. Jakie czynniki szkodzą twoim komunikacjom i co mogłoby pomóc twojej strategii?

2. Ustal cele SMART na podstawie wyników audytu 

Po audycie użyj wyników, aby ustalić osiągalne cele dla planu komunikacji. Twoje cele SMART powinny być specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe. 

Na przykład zespół HR pisze plan komunikacji, aby zaprojektować matrycę rozwoju dla pracowników, którzy nie chcą być menedżerami. Muszą zidentyfikować konkretne cele, które plan osiągnie, nawet jeśli nie są one wymierne. 

Celem może być zwiększenie wskaźnika zatrzymania pracowników o 30% w ciągu najbliższych sześciu miesięcy lub poprawa satysfakcji pracowników w ciągu następnego roku. Możesz użyć planu komunikacji, aby przedstawić te cele kierownictwu. 

3. Zdefiniuj swoją unikalną propozycję sprzedaży (USP) 

Twoja USP to sposób, w jaki pokazujesz klientom i potencjalnym klientom kluczową cechę, która odróżnia cię od konkurencji. To rozwiązanie, które oferuje tylko twoja marka, a klienci nie mogą go znaleźć nigdzie indziej.

Odpowiedz na te pytania, aby zidentyfikować swoją USP:

• Jakie problemy rozwiązuję swoim usługą lub produktem?
• Co jest jedyną rzeczą, którą oferuję, a której brakuje konkurencji?
• Czy mam konkretne cechy, które są trudne do skopiowania?

Uformuj swoją USP, aby pokazać korzyści dla klientów i użyj jej w swoim szablonie planu komunikacyjnego. 

4. Powiąż swoją USP z misją

Następnie przejdź do swojej misji, która powinna komunikować całą tożsamość twojej marki. 

Na przykład USP Tesli to tworzenie ekologicznych, wysokiej jakości i wydajnych samochodów. Są unikalne, ponieważ nie sprzedają tylko samochodów, ale innowacyjnej technologii. Łączy się to z ich misją, aby tworzyć najbardziej atrakcyjne samochody XXI wieku i prowadzić światową transformację do pojazdów elektrycznych.

Oto kompleksowy przewodnik, jak napisać oświadczenie misji i wizji.

5. Zidentyfikuj swoją publiczność

Nawiązanie kontaktu z idealnym klientem wymaga głębokiego zrozumienia potrzeb i preferencji publiczności. Chociaż chcesz dotrzeć do jak największej liczby osób, twoja wiadomość ma największy wpływ, gdy jest dopasowana do konkretnej publiczności. Targetowanie zapewnia również, że uzyskasz więcej kwalifikowanych leadów.

Jeśli piszesz plan komunikacji dla projektu, istotne jest, aby znać swoją publiczność. 

Dla kogo piszesz? 
Kto jest interesariuszem? 

‍

Przykładami interesariuszy są inwestorzy, media, urzędnicy rządowi lub klienci. Jeśli piszesz dla zespołów wewnętrznych, stwórz kompleksowy dokument, do którego pracownicy mogą się odwołać w swojej platformie bazy wiedzy. Upewnij się, że zawierasz informacje o tym, kogo zapytaj o dodatkowe pytania.

Jeśli twoja publiczność obejmuje prasę i media, napisz komunikat prasowy, który opisuje twój cel dla publiczności. Sugerujemy użycie szablonu komunikatu prasowego, który szczegółowo opisuje, co powinien powiedzieć zespół PR.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zidentyfikować swoją grupę docelową:

• Użyj narzędzi ankietowych, takich jak Typeform w Guru, aby zbierać informacje o preferencjach i danych demograficznych.
• Google Analytics dostarcza informacji o zachowaniu użytkowników na twojej stronie, jak również dane demograficzne, takie jak płeć, wiek i lokalizacja.
• Sprawdź wzorce w gronie swoich obserwatorów w mediach społecznościowych. Jakiej grupy wiekowej należy większość twoich obserwatorów? Gdzie mają swoją siedzibę? Jakiego typu treści angażują się? Jeśli masz małą publiczność, możesz śledzić konkurencję, aby zobaczyć, jaką publiczność przyciągają.

6. Sporządź plan komunikacji dla każdej grupy docelowej 

W tym momencie znasz swoje różne segmenty publiczności i cele swojego planu komunikacji. Podczas tworzenia wiadomości dla każdej grupy publiczności, użyj głównej wiadomości twojej marki jako podstawy do komunikacji. 

Zacznij od tabeli, aby zidentyfikować publiczność, wiadomości, które musisz promować, oraz kanały, aby je promować.

Gdy masz ogólny zarys, odpowiedz na te pytania:

• Jakie jest istotne informacje, które publiczność powinna znać?
• Jakie nieporozumienia wyjaśniam?
• Jakie wspólne wartości istnieją między publicznością a moją marką?
• Jakim językiem sprawię, że publiczność poczuje się komfortowo i rozumiana?

Dodaj odpowiedzi do szablonu planu komunikacji w sekcji kluczowa wiadomość. Pisząc, zaproś przedstawicieli, którzy już pracują z tą grupą odbiorców, aby poprawić personalizację i dokładność twojej wiadomości. 

7. Określ kanały dystrybucji na podstawie swojej publiczności 

Kanały komunikacji, które wybierzesz, zależą od tego, gdzie przebywa twoja publiczność. 

Na przykład, jeśli komunikujesz się z klientami, możesz wysłać newsletter lub komunikat prasowy. Jeśli komunikujesz się z zimną publicznością, płatna reklama może być pomocna. A jeśli tworzysz plan komunikacji dla pracowników, najlepszym sposobem dostarczenia twojej wiadomości jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania wiedzą knowledge management software.

Popularne kanały komunikacji to:

• Marketing e-mailowy do wysyłania ofert sprzedaży, newsletterów i komunikatów marketingowych
• Blog twojej firmy, na którym dzielisz się informacjami o firmie i pomocnymi informacjami z docelową publicznością
• Wiadomości tekstowe o zniżkach, przypomnieniach o wydarzeniach i ogłoszeniach sprzedaży
• Materiały drukowane, takie jak poczta bezpośrednia, ulotki, oznakowania i broszury
• Reklama w podcastach poprzez twój firmowy podcast lub wystąpienie jako gość w podcastach branżowych
• Reklama pay-per-click, aby pokazać swoje reklamy użytkownikom przeglądającym internet
• Tradycyjna reklama, taka jak bilbordy, radio i reklamy telewizyjne
• Media społecznościowe do interakcji z twoją publicznością
• Platformy intranetowe, na których możesz dzielić się treściami z pracownikami, partnerami, dostawcami i innymi interesariuszami

8. Stwórz macierz wiadomości

Macierz wiadomości to wykres, który łączy twoją docelową publiczność, kluczowy problem, oświadczenie marki oraz kanały komunikacji. Zapewnia, że twój plan komunikacji zawsze jest zgodny z twoją propozycją wartości. 

Większość organizacji ma kilka publiczności z różnymi potrzebami, które rozwiązuje twój produkt. Potrzebujesz unikalnej wiadomości, kampanii marketingowej i kanału dystrybucji dla każdej publiczności. Twoja macierz wiadomości zapewnia przegląd tego, jak twoje wiadomości dostosują się do każdej publiczności i kanału.

9. Mierz wyniki na podstawie ustalonych metryk sukcesu

Podczas realizacji swojego planu komunikacji mierz wyniki na bieżąco. Niektóre projekty, takie jak marketing w mediach społecznościowych, mają mierzalne wyniki. Inne, takie jak poprawa satysfakcji pracowników, mogą mieć abstrakcyjne cele na podstawie nastroju marki.

Zrób notatki tego, co zadziałało i gdzie można poprawić. Jeśli nie osiągnąłeś swojego celu, spróbuj być może wydłużyć czas lub przepracować swoje cele, aby były bardziej osiągalne. 

Jakie są komponenty planu komunikacji?

1. Cele planu komunikacji

Cele twojego planu komunikacji powinny odpowiedzieć na te pytania:

• Kogo chcę osiągnąć?
• Dlaczego muszę ich osiągnąć?
• Co powiem?
• Jakie kanały użyję do dostarczenia mojej wiadomości?
• Jaki jest najlepszy czas, aby dostarczyć tę wiadomość, aby miała największy wpływ?

2. Twoja docelowa publiczność

W przypadku planów komunikacji opartych na projekcie, skieruj komunikację do interesariuszy. Które działy lub osoby będą dotknięte planem komunikacji? Jakie informacje powinny znać na temat projektu?

Publiczności są różne i mogą obejmować pracowników, klientów lub media. Użyj mapy publiczności, aby segmentować swoją publiczność i tworzyć unikalne wiadomości dla każdej publiczności.

3. Wiadomość

Pomyśl o końcowym celu, pisząc wiadomość. Jakie działanie chcesz, aby publiczność podjęła w wyniku planu komunikacji? Zacznij od celu na początku. 

Odpowiedz na te pytania w swojej wiadomości:

• Dlaczego to robimy?
• Jak to pasuje do naszej ogólnej misji?
• Co się zmieni po planie komunikacji?

Przyjęcie empatii pomaga zrozumieć, co twoja publiczność musi usłyszeć. Wiadomość powinna być prosta, spójna, dokładna i jasna.

4. Czas

Czas ma kluczowe znaczenie dla sukcesu i skuteczności twojego planu komunikacji. Najlepsza komunikacja ma miejsce w czasie, a nie od razu. 

Ludzie mają krótkie czasy uwagi i ograniczony czas. Możesz potrzebować komunikować się wielokrotnie, aby wzmocnić kluczową wiadomość i pozostać na czołowej pozycji w umysłach swojej docelowej publiczności. Potrzebujesz również drugiego planu komunikacji, aby zabezpieczyć się przed nieprzewidywalnymi wydarzeniami, które mogą się zdarzyć w przyszłości.

5. Metoda dostarczania

Twoja strategia komunikacji kładzie podstawy twoim działaniom informacyjnym. To obejmuje, jaką wiadomość przekazać i kanały dla każdej wiadomości. 

Na przykład, jeśli komunikujesz się z profesjonalną publicznością, LinkedIn i Twitter mogą być skuteczniejsze niż Instagram czy TikTok, które są (ogólnie mówiąc) bardziej do użytku casualowego.

6. Komunikator

Jeśli masz zespół komunikacji wewnętrznej, powinni oni zajmować się stworzeniem i realizacją planu komunikacji dla wewnętrznych i zewnętrznych publiczności. Jednak zespoły PR i HR powinny współpracować nad komunikacją skierowaną do wewnątrz, która może wpływać na pracowników.

Wspaniali komunikatorzy zazwyczaj mają tendencję do bycia:

• Wspaniałym słuchaczem
• Zaufanym źródłem zdolnym do połączenia się z zimną publicznością
• Przemyślanym w zadawaniu właściwych pytań w celu zebrania istotnych informacji

7. Dalsza realizacja

Skuteczna komunikacja to coś więcej niż dzielenie się informacjami. Wymaga dalszej realizacji, aby upewnić się, że odpowiednie osoby widzą dane i udzielają opinii, aby poprawić przyszłą komunikację.

Czy przeczytali i zrozumieli wiadomość? Czy podejmą pożądane działanie? Co się stanie, jeśli nie przeczytają wiadomości?

Chcesz wiedzieć, czy twoi pracownicy przeczytali ważny kawałek informacji, które podzieliłeś? Skorzystaj z danych na poziomie karty Guru, aby dzielić się informacjami z konkretnymi zespołami i pracownikami w ramach twojej organizacji. Guru ułatwia pracownikom przyswajanie informacji we własnym tempie i pozwala śledzić, co przeczytali. Jeśli nie przeczytali Karty, możesz wysłać przypomnienie.

8. Kto jest odpowiedzialny?

Wyznacz koordynatora komunikacji, który zarządza tworzeniem i realizacją planu komunikacji. Chociaż rola ta często przypada menedżerowi projektu lub kierownikowi działu, lepiej jest wyznaczyć kogoś z mniejszą ilością obowiązków, kto może wsłuchiwać się w to, gdzie potrzebna jest komunikacja, odkrywać co jest brakujące i rozwiązywać problemy komunikacyjne, gdy się pojawiają. Menadżer lub lider zespołu ma już wiele na głowie, więc komunikacja może zostać zepchnięta na dalszy plan. 

Poproś kolegów z odpowiednich działów o stworzenie listy wyzwań, które mogą się pojawić podczas realizacji planu komunikacji. Na przykład, jakie są wyzwania związane z przyjęciem przez wewnętrzne zespoły? Czy przewidujesz jakieś przeszkody, które mogą stać się przerażeniem PR, gdy uruchomisz nowy produkt? Stworzenie listy spodziewanych wyzwań może pomóc w przygotowaniu planu komunikacji, aby złagodzić problemy.

9. Podsumowanie wykonawcze 

Podsumowanie wykonawcze jest jednostronicowym podsumowaniem twojego planu komunikacji. Powinno zawierać:

• Wartości podstawowe
• Kluczowa wiadomość
• Cechy wyróżniające
• Wyzwania, które odkryłeś podczas spotkań planistycznych
• Cele, które chciałbyś osiągnąć, jeśli zasoby staną się dostępne, ale nie są obecnie częścią planu komunikacji
• Cele biznesowe

Przykłady planu komunikacji

Plan komunikacji marketingowej 

Plan komunikacji marketingowej to strategia dzielenia się informacjami o twoim produkcie lub usłudze z twoją docelową publicznością. Zapewnia skupienie, więc wiesz, co musisz powiedzieć, promując swój produkt wśród klientów.

Plan komunikacji marketingowej obejmuje:

• Opis twojego rynku docelowego i idealnego klienta
• Cele i zadania
• Analiza SWOT
• Harmonogram
• Twoja unikalna propozycja sprzedaży
• Strategie
• Problem, z którym boryka się twoja publiczność
• Przecięcia się tych problemów z rozwiązaniami, które oferuje twój produkt
• Twoje wiadomości
• Kanały dystrybucji

Plan komunikacji dotyczący zarządzania projektem

Plan komunikacji dotyczący zarządzania projektem opisuje, jak będziesz komunikować ważne informacje do interesariuszy przez cały okres życia projektu. Utrzymuje również zespół na właściwej drodze podczas współpracy nad projektem, więc każdy wie, co powinien zrobić, kto odpowiada za każdy zadanie i kiedy jest ono due.

Plan komunikacji dotyczący zarządzania projektem powinien obejmować:

• Cele projektu
• Szczegóły interesariuszy
• Rodzaj informacji, które należy udostępnić interesariuszom
• Kanały komunikacji
• Częstotliwość komunikacji

Plan komunikacji dotyczący uruchomienia produktu

Plan komunikacji dotyczący uruchomienia produktu zapewnia, że twój nowy produkt zyskuje widoczność, której potrzebuje, aby połączyć się z twoją docelową publicznością. Jeśli to aktualizacja produktu, historia powinna jasno pokazuje, co wyróżnia od konkurentów i poprzednich wersji.

Podziel plany uruchomienia produktów na pięć faz:

1. Planowanie
2. Przed uruchomieniem
3. Gotowość sprzedaży i kanałów
4. Dzień uruchomienia
5. Dalsza nawiązywanie po uruchomieniu

Szczegóły do uwzględnienia w planie komunikacji dotyczącego uruchomienia produktu:

• Podstawowe cele uruchomienia produktu
• Twoja docelowa publiczność
• Oświadczenie pozycjonujące
• Problemy, które rozwiązuje twój produkt
• Opis produktu
• KPI
• Kluczowe działania i harmonogram dla każdej aktywności
• Kampania informacyjna

Plan komunikacji wewnętrznej

Gdy jest stosowana prawidłowo, komunikacja wewnętrzna powinna wspierać efektywną współpracę i rozmowę między pracownikami w organizacji. Polega na tworzeniu i udostępnianiu komunikatów oraz ułatwianiu zdrowego dialogu z pracownikami. 

Dobra komunikacja wewnętrzna zapewnia, że pracownicy nigdy nie słyszą słów „nikt mi nie powiedział.” To frustrujące doświadczenie w organizacjach każdej wielkości, gdzie informacje nie docierają do właściwych osób, są ignorowane lub zagubione w transporcie.

Plan komunikacji wewnętrznej wyposaża Twoją organizację w narzędzia do zarządzania rosnącym wpływem nowoczesnego środowiska pracy.

Zawiera następujące szczegóły w planie komunikacji wewnętrznej:

• Osoby docelowe
• Cele SMART
• Kluczowe metryki do śledzenia
• Harmonogram osiągnięcia celów i zadań
• Proces zatwierdzania
• Narzędzia do komunikacji wewnętrznej
• Ewaluacja

Plan komunikacji w zarządzaniu zmianami 

Zmiana jest trudna do zaakceptowania dla wszystkich. Plan zarządzania zmianami obejmuje wszystkie strategiczne plany, procesy i narzędzia do wprowadzenia zmian organizacyjnych i wsparcia pracowników w ich adaptacji.

Właściwie zrealizowany plan zarządzania zmianami zmniejsza ryzyko niepowodzenia w trakcie zmian organizacyjnych w przypadku restrukturyzacji, przeprowadzki do nowej lokalizacji lub aktualizacji procesów. To jedyny sposób, aby zdobyć akceptację pracowników bez ich antagonizowania.

65% menedżerów wyższego szczebla ankietowanych przez Robert Half uważa, że komunikacja jest najważniejszym elementem skutecznego kierowania zespołami przez zmiany. Niestety, 70% inicjatyw zmian organizacyjnych kończy się niepowodzeniem z powodu nieskutecznej komunikacji. 

Szczegóły do uwzględnienia w planie komunikacji w zarządzaniu zmianami:

• Nazwa projektu zmiany
• Właściciel projektu
• Interesariusze dla każdej komunikacji
• Powód komunikacji
• Opis wymaganej komunikacji
• Metody komunikacji
• Kluczowe przesłanie
• Harmonogram

Doskonałe relacje publiczne i z pracownikami zaczynają się od planu komunikacji

Bez struktury komunikacji nie możesz połączyć się ze swoją docelową publicznością ani efektywnie współpracować. Plan komunikacji zapewnia, że jesteś gotowy na kryzys, gdy on nastąpi. Wewnątrz prawidłowo przekazujesz informacje podejmując decyzje biznesowe lub wprowadzając większe zmiany. Na zewnątrz przejmujesz kontrolę nad swoją narracją, aby ukształtować publiczną percepcję swojej marki i jej oferty.

Guru to oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej, które wzbogaca komunikację z pracownikami o zweryfikowane przez ekspertów informacje. Z Guru Twoi pracownicy mają dostęp do informacji, gdy ich potrzebują, dzięki czemu nigdy nie czują się wykluczeni.

FAQ o szablonie planu komunikacji 

Co zawiera plan komunikacji?

• Cel komunikacji
• Docelowa publiczność
• Kluczowe przesłanie
• Oczekiwane przeszkody
• Metoda dostarczania
• Streszczenie wykonawcze

Jak napisać plan komunikacji?

1. Przeanalizuj swoje aktualne materiały komunikacyjne
2. Ustal cele SMART
3. Zidentyfikuj swoją publiczność
4. Zdefiniuj swoje oświadczenie misji i unikalną propozycję wartości
5. Napisz plan komunikacji dla każdej docelowej publiczności
6. Określ kanały dystrybucji
7. Wykonaj i zmierz wyniki

Jakie są przykłady planów komunikacji?

Przykłady planów komunikacji obejmują:

• Plan komunikacji w zarządzaniu zmianami
• Plan komunikacji przy uruchomieniu produktu
• Plan komunikacji w zarządzaniu projektem
• Plan komunikacji wewnętrznej
• Plan komunikacji marketingowej