Meeting Minutes: Templates and Examples

Spotkania! Zmora życia zawodowego. To powód, dla którego mówimy „to mogło być mailem”. Jednak nie możemy się ich pozbyć, ponieważ okazuje się, że… są rzeczywiście przydatne? Faktycznie można zrobić więcej w krótszym czasie, gdy wszyscy są w tym samym pomieszczeniu (wirtualnie lub osobiście), aby omówić bieżące problemy i dojść do porozumienia.

Niestety, większość pracowników nienawidzi spotkań z powodu tendencji do przeciągania się bez podejmowania konkretnych decyzji. Nowe badania od Guru i Loom wykazały, że prawie połowa osób uważa, że ponad 40% ich czasu spędzanego na rozmowach wideo jest marnotrawione. To się zdarza, gdy wchodzimy na spotkania bez planu i nie korzystamy z szablonu protokołu spotkań, aby kierować dyskusjami i utrzymywać wszystkich na właściwej drodze.

Jak więc zapewnić, że uczestnicy nie zboczą z tematu, nie będąc zbyt surowym? W artykule pokażemy, jak stworzyć plan dla swojego spotkania, jak sporządzać protokoły spotkań i przechowywać je w centralnym repozytorium dostępnym dla wszystkich.

Czym są protokoły spotkań?

Protokoły spotkań to oficjalne podsumowanie ważnych rozmów i decyzji, które mają miejsce podczas spotkania. Są również nazywane protokołem spotkań (MOM).

Protokoły spotkań to ważne narzędzie komunikacji wewnętrznej, które pomaga w następujący sposób:

• Pracownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu, są informowani o najnowszych aktualizacjach.
• Akcje lub decyzje zarejestrowane w protokole mogą stanowić plan na najbliższą przyszłość, pomagając zespołowi skupić się na swoich celach.
• W niektórych sytuacjach protokoły spotkań zapewniają ochronę prawną organizacji, ponieważ są oficjalnym zapisem tego, jak podejmowane były decyzje firmy i przez kogo.

Możesz korzystać z protokołów spotkań przy każdym rodzaju spotkania, niezależnie od tego, czy jest to spotkanie między pracownikami a kierownictwem, czy zewnętrznymi interesariuszami.

Co powinno być zawarte w protokołach spotkań?

Podstawowe szczegóły, takie jak imiona, data, czas i lokalizacja

Na początku protokołu spotkania zamieść podstawowe informacje, takie jak miejsce, kiedy odbędzie się spotkanie i lista uczestników. Dodanie tych danych ułatwia znalezienie protokołu w przyszłości.

Cel spotkania

Ustal jasny cel lub obiekt spotkania. Nie musi to być szczegółowe, ale powinno mieć wyraźny cel.

Na przykład „Przejrzeć raport finansowy za czerwiec” może być celem spotkania. Prawdopodobnie omówisz wiele pokrewnych tematów podczas spotkania, takich jak to, na co Twoja drużyna wydawała pieniądze lub gdzie mogłaby zaoszczędzić zasoby.

Porządek obrad spotkania

Twój porządek obrad odnosi się do kluczowych punktów, które mają być omówione podczas spotkania.

Pozycje w porządku obrad Twojego spotkania powinny być w następującej kolejności:

• Protokoły z poprzedniego spotkania
• Raporty/analizy
• Pilne lub czasowo wrażliwe sprawy
• Niespełnione zadania, cele i punkty do omówienia z poprzedniego spotkania
• Ogólna dyskusja
• Nowe cele, zadania lub punkty do działania

Nie musisz ściśle przestrzegać tej kolejności. To punkt wyjścia dla twojego protokołu spotkania.

Punkty do działania

Punkty do działania to zadania lub czynności, które muszą być wykonane po spotkaniu. Niektóre punkty do działania mają surowe terminy. Inne są bardziej ogólne, takie jak „do zrealizowania przed następnym spotkaniem.”

Kilka wskazówek, które mogą Ci pomóc podczas pisania punktów do działania:

• Bądź zwięzły i jasno określ działanie. „Napisz treść” to zły przykład. Zamiast tego użyj „Napisz artykuł na temat protokołów spotkań.”
• Każdy punkt do działania musi być przypisany do uczestnika, aby został zrealizowany
• Jeśli element ma termin, dokładnie go udokumentuj
• Twoje punkty do działania nie muszą być szczegółowe; osoba odpowiedzialna może zanotować szczegóły
• Śledź punkty do działania, aby upewnić się, że zostały zrealizowane; zajmij się niespełnionymi punktami podczas następnego spotkania

Data i czas następnego spotkania 

Pod koniec spotkania uczestnicy powinni zdecydować, kiedy i gdzie odbędzie się następne spotkanie. 

Powinieneś zanotować datę, czas i miejsce tego przyszłego spotkania w swoich protokołach. Unikaj zwrotów takich jak „tydzień od teraz” lub „następny wtorek”. Zawsze używaj rzeczywistej daty i godziny.

Dokumenty do załączenia do raportu

Wszystkie dokumenty, które były istotne dla spotkania, takie jak raporty i prezentacje, muszą być dodane do protokołu spotkania. 

Twój zespół może odwoływać się do tych dokumentów, gdy zajdzie taka potrzeba. Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania wiedzą jak Guru, możesz łatwo znaleźć te dokumenty dzięki funkcji wyszukiwania.

Proszę o porady dotyczące lepszych spotkań 

Przed spotkaniem

Określ porządek obrad spotkania

5 najważniejszych problemów ze spotkaniami to: 

• Aktualizacje statusu
• Zbaczanie z tematu
• Brak przygotowania
• Brak jednoznacznych wniosków
• Zarządzanie czasem

Dobrze zdefiniowany porządek obrad łagodzi wszystkie te problemy i pomaga w efektywnym prowadzeniu spotkań.

Twój porządek obrad jasno określa główne punkty do omówienia podczas spotkania. Utrzymuje wszystkich na właściwej drodze, podkreśla kluczowe tematy i redukuje marnowanie czasu.

Harvard Business Review sugeruje formułowanie tematów porządku obrad jako pytań i zaczynanie od najważniejszych.

Utwórz zarys tematów do omówienia

Twój porządek obrad to krótki przegląd, który pomaga w utworzeniu szczegółowego zarysu każdego punktu pod głównymi tematami. Zarys ułatwia rejestrowanie notatek i decyzji związanych z każdym punktem w porządku obrad. 

Choć zaleca się korzystanie z internetowego szablonu protokołu spotkania, wiele osób nadal korzysta z notatnika. Jeśli zapisujesz notatki ręcznie, zostaw miejsce po każdym punkcie, aby wypełnić je podczas spotkania.

Podziel się punktami dyskusji z uczestnikami przed spotkaniem 

Podziel się kluczowymi punktami dyskusji ze wszystkimi uczestnikami spotkania wcześniej, aby pomóc im zrozumieć, czego się od nich oczekuje, tak aby byli lepiej przygotowani. W ten sposób dyskusje będą bardziej produktywne.

Podczas spotkania

Skorzystaj z szablonu protokołu spotkań

Prostą strategią, która upraszcza sporządzanie notatek, jest korzystanie z szablonu protokołu spotkań.  Szablon to z góry ustalony format, który ułatwia stworzenie porządku obrad i zarysowanie ważnych tematów.

Rozważ użycie urządzenia rejestrującego

Ponieważ spotkania mogą szybko przechodzić przez wiele tematów i podejmować decyzje, rozważ nagrywanie spotkania na swoim telefonie komórkowym lub urządzeniu rejestrującym. Nagrania mogą pomóc w stworzeniu dokładniejszych i bardziej szczegółowych protokołów spotkań. Ważne jest, aby poinformować uczestników, że nagrywasz ich wcześniej. 

Zapisz obecność

Notujący powinien przybyć wcześniej niż wszyscy inni. Na spotkaniach zarządu notujący jest zazwyczaj sekretarzem zarządu.  Na spotkaniach zespołu notatnik może być koordynatorem projektu, asystentem lub dowolnym uczestnikiem.

Notujący może odnotować imię każdego uczestnika, gdy wchodzą do pokoju lub rozmowy wideo. Alternatywnie możesz obiecać listę obecności przed rozpoczęciem spotkania. Uczestnicy mogą oznaczyć swoje imiona na liście i poprawić wszelkie informacje, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Sporządzaj protokoły w czasie rzeczywistym

Korzystając z porządku obrad jako zarysu, zapisuj punkty dyskusji i decyzje, gdy zachodzą w czasie rzeczywistym. Gdy informacja jest w Twojej pamięci, ułatwia to lepsze sporządzanie notatek.

Dodaj kontekst, aby było łatwiej zrozumieć

Stwórz balans pomiędzy dotarciem do sedna sprawy a dodaniem wystarczającej ilości kontekstu, aby osoby nieobecne mogły zrozumieć. Twoje notatki powinny być także przydatne do przyszłego odniesienia.

Usuń osobiste obserwacje

Nigdy nie dodawaj osobistych notatek do protokołów spotkania. Możesz sporządzać swoje notatki oddzielnie, ale protokoły spotkań powinny być faktami i obiektywnym zapisem.

Rejestruj tylko istotne szczegóły

Podczas spotkania skup się na rejestrowaniu istotnych punktów, punktów do działania i decyzji w swoich protokołach. Możesz dodać dodatkowe szczegóły lub wyjaśnienia po zakończeniu spotkania.

Rejestruj decyzje

Aby zapewnić maksymalną dokładność, zapisuj punkty do działania i kluczowe decyzje w swoim zarysie, gdy się pojawiają.

Korzystaj z formatu cyfrowego, aby łatwo go udostępniać 

Ponieważ protokoły spotkań są zapisem tego, co się wydarzyło podczas spotkania, łatwiej jest je zapisać i udostępnić w formacie cyfrowym, na przykład poprzez notowanie na komputerze.

Po spotkaniu

Sprawdź

Po zakończeniu spotkania sprawdź protokoły pod kątem błędów gramatycznych. Rozwiń skróty za pierwszym razem, gdy są używane, utrzymuj spójną formatowanie i podaj wyjaśnienia.

Rozdziel protokoły spotkania

Notujący jest odpowiedzialny za rozdzielanie protokołów spotkań. Udostępnianie online to najszybszy sposób na przekazanie informacji. Jeśli korzystasz z platformy takiej jak Guru do przechowywania swojego szablonu protokołu spotkania, możesz łatwo wysłać link do dokumentu, gdy jest gotowy, a wszyscy odpowiedni pracownicy zostaną powiadomieni.

Przechowuj lub archiwizuj protokoły

Niektóre organizacje przechowują swoje protokoły spotkań na zewnętrznym dysku twardym, drukują je, aby przechować w teczce fizycznej lub korzystają z oprogramowania online, takiego jak Google Docs. Najlepsza metoda przechowywania to oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej, takie jak Guru. Umożliwia centralne przechowywanie i łatwy dostęp dla wszystkich w Twoim zespole. Rozszerzenie przeglądarki Guru umożliwia bezproblemowe robienie notatek podczas spotkania i zapewnia łatwy dostęp do nich.

Prowadzenie efektywnych spotkań z Guru

‍

Zaoszczędź czas dzięki gotowym szablonom protokołów spotkań

Zamiast tracić czas na ręczne tworzenie agend i notatek osobno dla każdego spotkania, możesz skorzystać z szablonu protokołu spotkania, aby szybko się przygotować. Dzięki odpowiedniemu szablonowi wystarczy, że sporządzisz notatki, sformatujesz je i udostępnisz.

Jeśli uczestniczysz w wielu spotkaniach, będą różnice w formatowaniu. Na przykład, protokół z posiedzenia zarządu będzie formalny, ale protokół z dyskusji zespołu projektowego będzie bardziej elastyczny i nieformalny.

Możesz stworzyć własne szablony protokołów spotkań dla obu scenariuszy i używać ich w przyszłych spotkaniach.

Współpracuj nad tym samym dokumentem w trybie synchronicznym lub asynchronicznym

Indywidualne wiadomości tracą czas.  Jeśli wyślesz protokół z zebrania indywidualnie do każdego uczestnika, aby potwierdzić, że to, co powiedzieli, jest prawdą, zajmie to wieczność, aby uzyskać wszystkie opinie.

Szybszą metodą jest stworzenie Karty Guru dla protokołu z zebrania w ramach konkretnej tablicy tematycznej. Dodaj notatki ze spotkania do Karty i pozwól uczestnikom zasugerować poprawki oraz wyjaśnienia w dogodnym dla siebie czasie. Gdy protokół zostanie zweryfikowany przez wszystkich uczestników, przechowaj swoje protokoły w swojej bazie wiedzy, aby Twój zespół mógł je przeglądać w dowolnym momencie.

Udostępniaj dokumenty łatwo, zarówno przez Slack, jak i e-mail

Użyj integracji Guru z Slack i Gmail, aby udostępniać protokoły spotkań pracownikom.

Ponieważ protokoły mogą być przechowywane jako Karty w Guru, osoba sporządzająca notatki może tworzyć Karty w Slack dla zadań, a jeśli ktoś zada pytanie dotyczące spotkania, możesz użyć opcji "Odpowiedz za pomocą Karty".

Możesz również tworzyć Karty bezpośrednio w Gmailu i używać rozszerzenia przeglądarki Chrome, aby uzyskać dostęp do Bazy Wiedzy, gdy tylko jej potrzebujesz. 

Te integracje zapewniają, że twój zespół ma dostęp do twoich protokołów ze spotkań i wszelkich istotnych informacji o firmie bezpośrednio w narzędziach, które wykorzystujesz w swoim workflow. 

Przykłady szablonów protokołów ze spotkań

Prosty szablon protokołu ze spotkania 

Prosty protokół ze spotkania ma prosty format, dzięki czemu możesz szybko uchwycić najważniejsze tematy spotkania. Użyj tego szablonu do robienia notatek podczas spotkania lub do zorganizowania swoich notatek przed wysłaniem ich uczestnikom w celu zatwierdzenia.

 Zawiera informacje takie jak:

• Lista uczestników
• Punkty dyskusji z poprzednich spotkań
• Porządek obrad na bieżące spotkanie
• Termin zatwierdzenia zadań i właściciel zadania

Formalny szablon protokołu ze spotkania

 Protokoły są wspaniałe do dokumentowania oficjalnych decyzji, które wymagają zatwierdzenia. Język jest formalny, a struktura ma na celu bycie dzieloną ze wszystkimi uczestnikami spotkania później.

Formalne protokoły spotkań są głównie używane przez agencje rządowe, spółki publiczne i organizacje non-profit. Opierają się na Zasadach Roberta, gdzie protokół zawiera tylko zapis tego, co zrobiono na spotkaniu, a nie tylko tego, co powiedzieli członkowie.

Informacje, które należy uwzględnić w formalnym szablonie protokołu ze spotkania, to:

• Nazwa firmy i dział
• Otwarcie zebrania
• Lista obecności
• Zatwierdzenie protokołu z ostatniego spotkania
• Otwarte tematy z podsumowaniem dyskusji
• Nowy porządek obrad
• Zamknięcie zebrania

Nieformalny szablon protokołu ze spotkania

Nieformalny protokół ze spotkania jest szybką referencją do ważnych dyskusji, takich jak przeszkody, cele, pomysły lub terminy, które się pojawiły. W przeciwieństwie do formalnego spotkania, nie wymaga zatwierdzenia, ponieważ jedynym celem jest dokumentowanie kluczowych tematów i uzgodnionych następnych kroków.

Szczegóły, które należy uwzględnić w nieformalnym szablonie protokołu ze spotkania, to:

• Data
• Uczestnicy spotkania
• Cele spotkania
• Punkty do omówienia
• Zadania
• Właściciele
• Terminy

Szablon protokołu ze spotkania zespołu

Generalnie, te spotkania mogą być zwoływane w celu rozwiązania konfliktów, oceny postępów lub dostarczenia ogólnych aktualizacji i sugestii.

Kilka szczegółów, które należy uwzględnić w szablonie protokołu ze spotkania zespołu, to:

• Data
• Nazwy uczestników
• Cel spotkania
• Porządek obrad ze spotkania
• Punkty dyskusji
• Główne wnioski i decyzje
• Inne uwagi (cenne informacje, które mogą nie być bezpośrednio związane z bieżącym tematem)
• Zadania
• Następne kroki

Skoncentruj swoją dokumentację spotkań zespołu w jednym miejscu

Przygotowania mogą zadecydować o sukcesie lub porażce twoich spotkań. Jeśli masz obowiązek prowadzenia protokołu, ważne jest, aby mieć plan przed wejściem do pokoju. Określ porządek obrad przed spotkaniem. Podziel się punktami dyskusji, aby wszyscy byli przygotowani, i użyj szablonu protokołu ze spotkania, aby uprościć robienie notatek.

Wewnętrzne wiki, takie jak Guru, przechowują wszystkie twoje szablony protokołów ze spotkań. Możesz łatwo znaleźć przeszłe protokoły ze spotkań, aby wyjaśnić wątpliwości i zobaczyć, jakie decyzje zostały podjęte.