One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Zgadujemy, że mimo iż spotkania jeden na jeden (zwane również 1:1 lub 1-2-1) już znajdują się w Twoim kalendarzu, nie jesteś nimi zbyt zachwycony. Ironią jest to, że spotkania mają służyć do załatwiania spraw, ale produktywność cierpi z powodu czasu spędzonego na spotkaniach. Według badań przeprowadzonych przez Deep Analysis w imieniu Guru i Loom, połowa badanych pracowników technologicznych uważa, że 40% lub więcej czasu, który spędzają na połączeniach wideo, było nieproduktywne i marnotrawne.

Spotkania jeden na jeden to najważniejszy sposób, w jaki menedżerowie mogą prowadzić, wymieniać się opiniami, przeglądać priorytety oraz wspierać rozwój zawodowy swoich zespołów. Nie pozwól, aby Twoje wpadły w pułapkę nieproduktywnego spotkania. Nasze starannie wybrane szablony spotkań jeden na jeden sprawiają, że spotkania są lepsze. Więc zamiast wcisnąć przycisk wysyłania w czacie Zoom, aby powiedzieć: "Twoje połączenie internetowe nie działa", zgarnij je teraz.

‍

‍

Znajdziesz każdy z tych szablonów poniżej: 

• Pierwsze spotkanie jeden na jeden z Twoim pracownikiem 
• Cotygodniowe spotkanie jeden na jeden z pracownikiem
• Miesięczne spotkanie jeden na jeden
• Spotkanie jeden na jeden dotyczące planowania celów OKR
• Spotkanie dotyczące przeglądu wydajności po 90 dniach
• Spotkanie dotyczące przeglądu wydajności
• Spotkanie dotyczące przeglądu wynagrodzeń
• Spotkanie rówieśnicze jeden na jeden
• Spotkanie jeden na jeden z wyższym przełożonym

‍

Pierwsze spotkanie jeden na jeden z Twoim pracownikiem 

Pierwsze spotkanie ustawia nowych pracowników na sukces, zapewniając, że oczekiwania menedżerów są jasno komunikowane. Pracownicy mogą zadawać pytania, zaczynać badać, jak najlepiej współpracować z menedżerem, i początkowo rozumieć OKR-y i cele, które będą wspierać ich osiągnięcia. 

Podczas swojego pierwszego spotkania jeden na jeden chcesz omówić następujące pytania:

• Co lubisz robić poza pracą? 
• Jak ta rola wpisuje się w strategię większej organizacji? 
• Jak będzie mierzony sukces w tej roli? 
• Czego oczekujemy w pierwszych 30 dniach? 60 dni? 90 dni? 
• Jakich współpracowników ważne jest, aby poznać? 
• Jaki jest najlepszy sposób komunikacji z tobą? Gdzie i jak często?
• Na jakich projektach najchętniej byś pracował?
• Gdzie chcesz trafić w swojej karierze w ciągu kilku następnych lat? 
• Gdzie są zasoby dotyczące onboardingu, jak podręcznik pracownika?
• Gdzie są informacje o firmie i aktualizacje? 
• Jakie procedury, SOP lub szablony stosuje nasz zespół?

‍

Cotygodniowe spotkanie jeden na jeden z pracownikiem

W tygodniu jest tylko tyle godzin, więc czemu nie uczynić każdej rozmowy wartościową? Twoje cotygodniowe spotkanie jeden na jeden z pracownikiem to najlepsza okazja, aby zbudować zaufanie i ustawić wszystkich na sukces. 

Zostaw miejsce na pojawiające się punkty porządku obrad z tygodnia. Te pytania, aby upewnić się, że każdy pracownik otrzymuje to, czego potrzebuje, aby praca mogła iść naprzód: 

• Jak idzie śledzenie celów w tym tygodniu? 
• Czy napotykasz jakieś przeszkody, które możemy omówić? 
• Jak oceniasz te spotkania? Jak możemy je poprawić? 
• Wiem, że wypalenie jest problemem w tym czasie. Chcę upewnić się, że czujesz, iż masz wystarczająco dużo czasu na regenerację. Jak się czujesz w kwestii równowagi między pracą a życiem prywatnym? 
  

Nie unikaj osobistych tematów. Omawianie życia poza pracą jest sposobem, w jaki pracownicy mogą zrozumieć, że menedżer martwi się o nich także jako o ludzi. 

Oto kilka zabawnych sposobów, aby się poznać, które możesz dodać do swojego następnego porządku obrad: 

• Jaki był twój największy moment tygodnia? 
• Co było najtrudniejsze w twoim tygodniu?
• W Guru dzielimy się frustracjami i rekomendacjami, więc pytamy: „Coś, czego nie znosisz?” (W Guru nazywamy je frustracjami.) Albo pytamy: „Co ostatnio bardzo ci się podobało?” (Nazwijmy to zaleceniem.)
  

‍

Miesięczne spotkanie jeden na jeden

Kiedy menedżerowie i podwładni spotykają się rzadziej, zwykle jest więcej do załatwienia. Upewnij się, że każdy z was przygotowuje porządek obrad, aby kluczowe kwestie nie zostały pominięte. Oto kilka pytań, które warto rozważyć w swoim regularnym porządku obrad: 

• Jak się czujesz w odniesieniu do swojej pracy w tym miesiącu? 
• Jak się czujesz w odniesieniu do tego, jak idziesz w stronę swoich celów? 
• Gdzie mogę zapewnić wsparcie, pomóc Ci przemyśleć sprawy lub usunąć przeszkody? 
• Co chcielibyśmy do tego osiągnąć, czego jeszcze nie osiągnęliśmy? 
• Czy są rzeczy, które wydają ci się frustrujące w naszym zespole? Jak możemy je poprawić? 
• Jak myślisz, jak nasze procesy mogłyby funkcjonować lepiej? 
• Jakie masz pomysły na to, aby poprawić naszą pracę?
• Jak się czujesz w kwestii tego, jak cię wspieram? Co mogę zrobić, aby lepiej cię wspierać?
  

‍

Spotkanie jeden na jeden dotyczące planowania celów OKR

Ustalanie celów to szczególny czas w roku, w którym praca każdego pracownika jest strukturalnie dostosowywana do osiągnięcia większych celów. Kiedy pracujesz nad wyznaczaniem celów, uwzględnij te pytania: 

• Czy uważasz, że to osiągalny cel? Jeśli nie, to dlaczego?
• W ostatnim [miesiącu, kwartale, roku] gdzie mieliśmy trudności i jak myślisz, co możemy poprawić tym razem?
• Czego potrzebujesz do sukcesu w osiągnięciu tych celów? (Rozważ narzędzia, budżet i role)
• Jakie są potencjalne przeszkody lub ryzyka, które możemy przewidzieć w najbliższym [kwartale, roku]? Jak możemy się przygotować, aby sobie z tym poradzić? 
• Jakie masz cele na nadchodzący rok w swojej roli? Na rzecz swojego rozwoju zawodowego?

‍

Spotkanie przeglądowe po 90 dniach

Kluczem do sukcesu każdego pracownika jest spełnienie oczekiwań menedżera w pierwszych 90 dniach. To także czas na refleksję, czy nowi pracownicy dobrze sobie radzą w organizacji. Pracownicy mogą ukończyć przegląd własnej wydajności i mogą również zechcieć nominować kolegów do oceny rówieśników. 

Oto kilka pytań, które pomogą ustrukturyzować Twoją rozmowę: 

• Gdzie uważasz, że masz sukcesy do tej pory? 
• Gdzie uważasz, że możesz się poprawić? 
• Co mogę zrobić, aby lepiej Cię wspierać? 
• Gdzie chciałbyś się rozwijać zawodowo? 
• Jak się czujesz w kwestii swojej wydajności w odniesieniu do celów?

‍

Routine performance review meeting

Każdy przegląd wydajności może być pełen nerwów, zwłaszcza dla nowych pracowników. Poświęcenie czasu na zapewnienie pracownika o krokach procesu i tym, czego się spodziewać, pomaga zapewnić produktywną rozmowę. Będziesz chciał znaleźć czas na omówienie: 

• Autorecenzja i recenzja menedżera
• Jakiekolwiek opinie rówieśników
• Ocena oparta na wydajności, w tym omówienie celów
• Co poszło dobrze
• Obszary do rozwoju
• Jakiekolwiek aktualizacje tytułu, awanse lub zmiany wynagrodzenia

‍

Spotkanie dotyczące przeglądu wynagrodzenia

Dla niektórych organizacji wynagrodzenie nie jest częścią rutynowych przeglądów wydajności. Podczas przeglądu wynagrodzenia podzielenie się tymi informacjami może pomóc w wygładzeniu konwersacji: 

• Podziel się tym, jak firma określa całkowite wynagrodzenie, w tym rozmowa o poziomach, kategoriach lub podejściu
• Zaktualizowane wynagrodzenie/tytuł
• Szczegóły dotyczące zmiany i gdzie można uzyskać dodatkowe informacje
• Jak się czujesz w odniesieniu do aktualizacji? 
• Czy masz jakieś pytania do mnie?

‍

Spotkanie jeden na jeden z wyższym przełożonym

Jeśli masz spotkanie z swoim CEO lub liderami, warto się dobrze przygotować, aby skorzystać z ich cennego czasu i mądrości.

Oto kilka rzeczy, które warto dodać do agendy: 

Dla pracowników:

• Przegląd planowanego i/lub rzeczywistego wpływu Twojej strategii
• Dzielenie się wpływem na biznes z wynikami do tej pory
  

Dla liderów: 

• Jakie masz długoterminowe cele zawodowe? 
• Jak podoba Ci się praca tutaj? Co by to poprawiło?
• Co moglibyśmy zrobić jeszcze lepiej? 
• Jakie masz pomysły na poprawienie sytuacji tutaj? Czy są rzeczy, które powinnam/powinienem zrobić lub przestać robić?
• Czy jest cokolwiek, co jest dla Ciebie niejasne w naszej strategii?
  

‍

Spotkanie jeden na jeden

Wskazówka: Gdy jesteś nowy w roli, spotkaj się ze swoimi współpracownikami na (wirtualnej) kawie lub lunchu i poznajcie się nawzajem jako ludzie. Wszyscy ufamy ludziom bardziej, gdy znamy ich trochę, a to pomaga zapewnić płynne relacje zawodowe od samego początku.

‍

Spotkania 1:1 są bardziej nieformalne i świetne do budowania zaufania oraz dzielenia się odpowiednimi projektami. Te pytania mogą zainicjować dogłębną, zabawną rozmowę: 

• Jak się ostatnio miewasz? 
• Jak ostatnio miewa się Twoja drużyna?
• Czy ostatnio pracowałeś nad czymś, co mogłoby być przydatne do podzielenia się?
• Jaki jest najlepszy sposób, aby informować Cię o sprawach związanych z Tobą?
  

19 pytań na spotkanie 1:1, które menedżerowie i pracownicy powinni zadawać

Prawdopodobnie miałeś jedno lub dwa spotkania, podczas których naprawdę nie miałeś nic do omówienia. Jeśli ich nie odwołasz, mogą to być najlepsze sposoby na budowanie zaufania i pokazanie ludziom, że się o nich troszczysz. Zaoszczędź sobie nieprzyjemnych chwil i zachowaj te pytania w zapasie, aby zainicjować pełniejsze spotkania 1:1.

Pytania dla menedżerów do pracowników

• Jak się miewasz poza pracą?
• Nad jakimi priorytetami pracujesz? 
• Czy napotykasz obecnie jakieś przeszkody? 
• Co mogę zrobić, aby Ci pomóc?
• Gdzie widzisz siebie w swojej następnej fazie kariery? 
• W krótkim okresie, czy są umiejętności, które chciałbyś rozwinąć, lub konferencje, które chciałbyś odwiedzić?
• Jak pracuje się ze mną? Czy bardziej (czy mniej) konkretne wskazówki byłyby przydatne?
• Jak moglibyśmy sprawić, żeby nasze spotkania były jeszcze lepsze?
• Jak wolisz otrzymywać informację zwrotną?
• Czy daję Ci wystarczająco dużo informacji zwrotnych?
• Co myślisz, że powinienem/powinnam przestać lub zacząć robić?

‍

Pytania dla pracowników do menedżera

• Jak mogę wesprzeć cele naszego zespołu? 
• Jaki jest najlepszy sposób, aby informować Cię o aktualnościach (e-mail, wiadomości, cotygodniowe aktualizacje itp.)?
• Co mogę zrobić, aby pokazać, że jestem gotowy do pracy na wyższym poziomie?
• Czy uważasz, że mógłbym pracować nad [projektem/żądanym projektem/kontraktem]? Myślę, że mógłbym przyczynić się do [jak zamierzasz podejść do odpowiedzialności].
• Jak mi idzie w [konkretnej sprawie]?
• Jak mogę lepiej przyczynić się do naszego zespołu? Do naszych spotkań?
• Co jest dzisiaj czymś, co nie działa dobrze w naszym zespole, co mógłbym rozwiązać?
• Gdzie myślisz, że powinienem rozwijać swoje umiejętności, aby lepiej wykonywać tę pracę?