Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Pomyśl o wszystkich projektach, nad którymi pracowałeś w trakcie swojej kariery. Czy brak komunikacji utrudnił Ci dotrzymanie terminów? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, nie jesteś sam. Słaba lub niejasna komunikacja jest piętą Achillesową sukcesu każdego projektu.  

Dobra wiadomość? Opracowanie własnego planu komunikacji projektu jest łatwe jak bułka z masłem. Zobaczmy nasze zalecane wskazówki i triki dotyczące tworzenia skutecznego i zwięzłego planu komunikacji projektu.

Jak stworzyć plan komunikacji projektu

Chwile, gdy uruchamiasz projekt, to moment, w którym powinieneś zacząć myśleć o tym, jak będziesz komunikować się w trakcie projektu. Prosty sposób na rozpoczęcie szkicowania swojego planu komunikacji projektu to dostosowanie go do harmonogramu projektu. Pomyśl, kiedy i jak planujesz komunikować się z interesariuszami projektu. Zadaj sobie następujące pytania:

• Kto musi otrzymać jakiego rodzaju komunikację?
• Jaki jest główny kanał komunikacji?
• Jak często musisz się komunikować? 
  

Będziesz także chciał określić, którzy interesariusze są odpowiedzialni za komunikowanie które aktualizacje. Upewnij się, że każdy interesariusz rozumie swoją rolę, aby żadne wiadomości nie umknęły.

Czym jest plan komunikacji projektu?

Plan komunikacji projektu to jedyne źródło prawdy, które określa, jak będziesz komunikować istotne informacje o projekcie do interesariuszy. Pomaga interesariuszom wiedzieć, kiedy i jak powinni spodziewać się aktualizacji projektu. Twój plan komunikacji projektu może obejmować, jak będziesz się komunikować zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. 

Pamiętaj, że plan komunikacji projektu to określona metodyka komunikacji w trakcie projektu. Nie obejmuje harmonogramów projektów, kamieni milowych, zasobów ani żadnych innych informacji, które mogą być związane z projektem.

Wspaniałe aktualizacje projektowe dotyczą czegoś więcej niż tylko dzielenia się informacjami. Jeśli twoje komunikaty projektowe są przechowywane w jednym miejscu i istnieje wyraźna ścieżka do rozdzielania informacji interesariuszom projektu, będziesz miał uporządkowany przepływ pracy projektu od pierwszego dnia.

Plan komunikacji a plan komunikacji projektu

Plan komunikacji może oznaczać wszystko, od planu PR do tego, jak będziesz komunikować się z pracownikami wewnętrznie, podczas gdy plan projektu koncentruje się na komunikacji projektu.

Wskazówki dotyczące komunikacji w erze zdalnych i hybrydowych zespołów

Zdalne i hybrydowe środowiska pracy to nowa rzeczywistość dla wielu organizacji. Tworzy to dodatkowe wyzwanie w komunikacji. Zespoły muszą dostosować się do e-maili, wiadomości i innych form komunikacji asynchronicznej, które są teraz główną formą dzielenia się i rozpowszechniania wiedzy. To, co trzeba powiedzieć, istotna komunikacja jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek. 

Musisz upewnić się, że interesariusze projektu otrzymują informacje, których potrzebują do wypełnienia swoich obowiązków, ale nie każda możliwa informacja dla całego projektu (w zależności od ich roli). Zbyt wiele informacji może być przytłaczające, a ludzki mózg może pomieścić tylko tyle, zanim zacznie odrzucać nową wiedzę. Utrzymuj komunikację zwięzłą i trzymaj się szablonu, który można szybko przeglądać.

5 prostych kroków, aby stworzyć plan komunikacji projektu

1) Określenie celów komunikacji

Przed rozpoczęciem strukturyzacji swojego planu komunikacji projektu musisz określić cele komunikacji projektu. Te cele mogą przyjmować formę częstotliwości aktualizacji, najlepszych praktyk komunikacji wewnętrznej lub miejsca, w którym będą się znajdować wszystkie informacje o projekcie. Zadaj sobie następujące pytania, gdy zaczniesz budować swój plan:

• Jak często będziesz komunikować się z interesariuszami projektu?
• Jakie informacje są ważne do udostępnienia?
• Jak będą przekazywane informacje?

2) Wybierz metodę komunikacji

Ustal standardy komunikacji, określając metodę komunikacji i trzymając się jej. To sprawi, że komunikacja stanie się przewidywalna dla interesariuszy, wymagając od nich mniej energii umysłowej. Komunikacja z szablonu zapewnia również, że wszyscy są na tej samej stronie, a otrzymywanie informacji jest sprawiedliwe. Tryb komunikacji, którego używasz, może wyglądać różnie w zależności od projektu. Możesz rozważyć:

• E-maile
• Prezentacja
• Spotkania na żywo
• Rozpoczęcie rozmowy wideo
• Post na blogu
• Streszczenie projektu
• Rozmowa telefoniczna
  

Wewnętrzna komunikacja odbywa się w różnych miejscach. Zaoszczędzisz czas, gdy zainwestujesz w korzystanie z jednego dokumentu do komunikacji ważnych informacji o projekcie. 

3) Ustal częstotliwość komunikacji 

Jak często będziesz się komunikować, zależy od harmonogramów twojego projektu, potrzeb i interesariuszy. Rozważ ustalenie oczekiwań dotyczących częstotliwości komunikacji od pierwszego dnia projektu, aby interesariusze wiedzieli, czego od nich oczekuje się w celu zwiększenia produktywności. Częstotliwość komunikacji może być określona na podstawie daty lub działania.

Podczas komunikowania się o swoim projekcie możesz: 

• Komunikować się na podstawie harmonogramu: codziennie, tygodniowo, miesięcznie lub kwartalnie. 
• Komunikować się na podstawie szczególnego działania: gdy zadanie, działanie, kamień milowy itp. zostanie zakończony.

4) Określenie właścicieli, interesariuszy i odbiorców 

Kto jest odpowiedzialny za komunikowanie aktualizacji projektu? Kto otrzyma te powiadomienia? Czwarty krok w ustalaniu swojego planu komunikacji projektu to określenie odbiorców komunikacji oraz odpowiedzialności za komunikację. Rozważ utworzenie arkusza kalkulacyjnego, który zawierałby imiona wszystkich interesariuszy, odpowiednie informacje kontaktowe i ich rolę w projekcie. Ustal oczekiwania dotyczące komunikatorów i odbiorców co do tego kiedy, jak i co będzie przekazywane. Upewnij się, że wszyscy interesariusze projektu są na tej samej stronie. 

5) Określ strategię komunikacji 

Strategia komunikacji ustanawia oczekiwania komunikacyjne. Określisz cele swojego planu komunikacji projektu, wskazując, czego interesariusze powinni oczekiwać w każdej komunikacji związanej z projektem. Narzędzia, których używasz do komunikacji, są również kluczowym elementem twojej strategii komunikacji. 

Rozważ włączenie swoich interesariuszy w ten proces. Zapytaj ich, które metody komunikacji lub narzędzia preferują. Które media komunikacyjne przemówią do Twojego zespołu?

6) Użyj narzędzi do komunikacji swojego planu projektu

Narzędzia, których używasz do komunikacji, mogą ułatwić twój projekt lub go utrudnić. Jeśli informacje są rozproszone po wielu źródłach, staje się trudniej wiedzieć, komu ufać. Gdy zbierzesz wszystkie informacje o projekcie, możesz komunikować się o projekcie za pomocą Slacka, e-maila lub jakiegokolwiek innego komunikatora. Upewnij się tylko, że Twoje jedno źródło prawdy jest aktualne z wszelkimi aktualizacjami projektu. To ustala jedno miejsce jako wiarygodne źródło wszystkich informacji o projekcie. Zapobiegniesz tym samym powtarzającym się pytaniom interesariuszy i zmniejszysz obciążenie ekspertów w danej dziedzinie. 

Jak sformatować plan komunikacji projektu

Używaj jasnego i zwięzłego języka w swoim planie komunikacji zarządzania projektem. Szablon pomoże utrzymać twoją komunikację w jednolitym porządku i projekt na właściwej drodze. 

Twój szablon planu komunikacji projektu powinien zaczynać się od daty ogłaszania aktualizacji. Później dodaj ogólne aktualizacje stanu lub spersonalizowane sekcje dla aktualizacji każdego członka zespołu. Podziel tę sekcję na nagłówki i podnagłówki w sposób najbardziej sensowny dla twojego projektu i zespołu. 

Rozważ dodanie sekcji dla wykrzykników zespołowych poniżej tej. Wiesz już, że pracujesz z zespołem utalentowanych osób, więc dlaczego nie wyróżnić tych, którzy ostatnio sprawdzili się szczególnie dobrze? Wskaź określone osiągnięcia, miejsca, w których interesariusze osiągnęli sukces oraz kreatywne pomysły, które podniosły jakość projektu. 

Zakończ plan komunikacji projektu sekcją, w której podano, czego interesariusze mogą się spodziewać w dalszej części projektu. Udokumentuj kolejny etap projektu, w tym zadania, kamienie milowe i inne kwestie, które uznasz za konieczne. 

Dlaczego plan komunikacji w zarządzaniu projektem jest ważny?

Jakie są korzyści posiadania planu komunikacji w zarządzaniu projektem? Od początku, jasna komunikacja jest istotą każdego projektu. Błędna komunikacja gubi interesariuszy w drodze do brakujących kamieni milowych i możliwości. Kiedy ostatni raz udało ci się gładko zakończyć projekt bez regularnej komunikacji? Prawdopodobnie brak komunikacji tworzy przeszkody, które można by zapobiec dzięki planowi komunikacji projektu. 

Plan komunikacji projektu:

• Ustala oczekiwania co do terminów, w których interesariusze otrzymają aktualizacje
• Daje możliwość przekazywania informacji zwrotnych 
• Pomaga unikać potencjalnych ryzyk i problemów 
• Zwiększa produktywność zespołów 
  

Plan komunikacji projektu utrzymuje cały zespół w pętli. Daje każdemu interesariuszowi takie same oczekiwania i eliminuje luki w wiedzy o projekcie. Zaprasza do przejrzystości. Twój plan komunikacji projektu powinien być zarysowany zgodnie z potrzebami twojego projektu i zespołu. Jasny, zwięzły plan komunikacji projektu może okazać się kluczowym czynnikiem sukcesu w zarządzaniu twoim projektem.