How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Sukces każdego wielkiego projektu zaczyna się od planu. Jak powiedział kiedyś znany ojciec założyciel: "jeśli nie planujesz, planujesz zawieść."

Plan projektu ustawia scenę dla każdej fazy projektu. Kto jest odpowiedzialny za jakie zadania? Jakie są cele i zadania? Jakie metryki są używane do pomiaru postępu? Planowanie projektu jest niezbędnym elementem zapewnienia, że interesariusze, zespoły i menedżerowie projektów doprowadzą projekt do zakończenia. Brak wyraźnych celów prowadzi do nieco 37% projektów do niepowodzenia.

Zaniechanie wystarczającego planowania to ryzyko dla stabilności projektu. Każdy projekt, duży czy mały, powinien korzystać z szablonu planu projektu. Myśl o swoim szablonie planu projektu jako o domu dla wszystkich informacji i zasobów projektu. Utrzymując porządek w projekcie, eliminujesz zamieszanie i ryzyko pominięcia kamieni milowych.

Na koniec projektu, podziękujesz sobie za to, że byłeś zorganizowany od pierwszego dnia. Zanurzmy się w to, jak opracować plan zarządzania projektem.

Czym jest plan projektu?

Plan projektu dzieli sekcje twojego projektu na łatwe do przetworzenia kawałki. Jest to formalny dokument, który określa oczekiwania i procesy projektu. To jedyne miejsce, w którym członkowie zespołu mogą szybko znaleźć odpowiedzi na swoje pytania. Metryki wydajności projektu, podsumowania zadań oraz częste aktualizacje mogą żyć w tym dokumencie, lub serii dokumentów.

Menedżerowie projektów mogą regularnie sprawdzać plan projektu, aby ocenić jego status, powiadomić członków zespołu o wszelkich obszarach "zagrożonych" oraz informować interesariuszy projektu o drobnych sukcesach po drodze. Mogą również przeglądać dokument po zakończeniu projektu, aby ocenić jego mocne i słabe strony, aby dowiedzieć się, gdzie można wprowadzić poprawki w przyszłych projektach.

Myśl o swoim planie projektu jak o planie podróży. Planując podróż, zapisujesz miejsca, które chcesz zobaczyć, miejsca na nocleg i gdzie możesz zatankować samochód. Mówiąc prosto, musisz wiedzieć, co chcesz zrobić i jak chcesz to zrobić.

Jakie są 5 faz planu projektu?

Podczas tworzenia planu projektu jest pięć początkowych kroków, które pomogą ci zacząć. Pamiętaj, że każdy projekt, zespół i firma są nieco inne. Modyfikuj, dodawaj lub usuwaj sekcje lub kroki w razie potrzeby, aż plan będzie miał sens dla twojego projektu.

1. Koncepcja i inicjacja

Pierwsza faza tworzenia planu projektu to czas na burzę mózgów. Zbierz swój zespół lub zasięgnij ich opinii indywidualnie, aby stworzyć główną listę pomysłów. Nie martw się, jeśli teraz nie masz wszystkich odpowiedzi. Twoim jedynym celem w tej fazie powinno być myślenie o tym, dokąd chcesz, aby twój projekt zmierzał.

2. Definicja i planowanie

Tutaj będziesz trochę bardziej zagłębiać się w szczegóły. Faza definicji i planowania twojego planu projektu ustala cele, harmonogram i odpowiedzialności projektu. Chcesz, aby każdy kluczowy gracz znał swoją rolę i oczekiwania. Chcesz również ustalić wyraźne metryki, które będą używane do pomiaru sukcesu projektu.

3. Wykonanie projektu

Krok trzeci to najprzyjemniejsza część: realizacja. Teraz jest czas na wprowadzenie w życie wszystkich pomysłów i planów. Upewnij się, że każdy interesariusz zna plan projektu szablonu do aktualizacji, odkryć i rozmów o projekcie. Dobra komunikacja i dokumentacja w trakcie projektu są zawsze ważne, ale szczególnie w tej fazie.

4. Wydajność i kontrola

Kiedy przyjdzie czas, aby sprawdzić wydajność projektu, będziesz wdzięczny za to, że ustalono wyraźne metryki wcześniej w fazie planowania. Przejrzyj projekt od początku do końca.

Zaleta: Rozważ częste sprawdzanie projektu w trakcie jego realizacji zamiast jednego ostatecznego przeglądania pod koniec.

5. Zamknięcie projektu

Najpierw gratulacje! Jeśli dotarłeś do tego etapu procesu projektu, oznacza to, że skutecznie przeszedłeś przez każdy krok i teraz możesz cieszyć się korzyściami z Twoich wysiłków. Upewnij się, że przejrzysz każdy krok projektu, oceniając, co zadziałało, a co nie. Zarchiwizuj swój plan do przyszłego wykorzystania przez Ciebie lub inne zespoły. Poświęć chwilę na koniec projektu, aby udokumentować wszystko, czego się nauczyłeś. Możesz użyć tych informacji do kierowania przyszłymi podobnymi projektami.

Jak powinien być sformatowany plan projektu?

Sformatuj swój plan projektu tak, aby odzwierciedlał przepływ pracy projektu. Zacznij od określenia projektu, podając jego cele, interesariuszy oraz sposób, w jaki jego sukces będzie mierzony. Może to być tak szczegółowe lub ogólne, jak uznasz za stosowne.

Następnie przejdź do faz projektu. Jeśli masz kilka zespołów pracujących razem, to dobre miejsce, aby powiązać inne szablony, które określają przepływ pracy projektu dla tych zespołów. Być może najważniejsza sekcja twojego planu projektu to sekcja "status". Tutaj możesz dokonywać częstych aktualizacji projektu. Zostaw konkretne notatki dotyczące nowo odkrytych elementów projektu lub ogólnych informacji, które mogą być przydatne podczas kontynuacji projektu.

Ogólnie rzecz biorąc, unikaj przedstawiania zbyt dużej ilości informacji. Im więcej informacji ludzie muszą przeczytać i przetrawić, tym mniej prawdopodobne jest, że zapamiętają wszystkie szczegóły. Dostarczaj interesariuszom projektu tylko informacje, których potrzebują do skutecznego wdrożenia swoich zadań w projekcie.

Jak napisać plan projektu

Usiąść, aby napisać plan projektu, może być przerażające. Rozumiemy to. Rozpoczęcie od wstępnie zbudowanego szablonu może pomóc w uczynieniu procesu nieco mniej przerażającym. Postępuj zgodnie z tymi krokami, pisząc swój doskonały plan zarządzania projektem:

1. Określ uzasadnienie biznesowe i potrzeby interesariuszy

Ten krok powinien odpowiedzieć na pytanie "dlaczego?" twojego projektu. Gdzie ten projekt wpisuje się w ogólne cele biznesowe twojej firmy? Co musi osiągnąć? Upewnij się, że poświęcisz czas na rozmowę z interesariuszami projektu i zrozumienie ich potrzeb dotyczących projektu.

2. Określ cele i zadania projektu

Określone cele i założenia projektu będą integralnym zasobem przez cały czas trwania projektu. To informacje, które prawdopodobnie będziesz często przywoływać, gdy poszczególne fazy projektu zostaną zakończone. Pomaga to również w informowaniu kroków części "wykonania" projektu. Rozważ te czynniki podczas wypełniania celów i zadań projektu:

• Określ metodologię/ramy projektu
• Oczekiwania dotyczące wyników
• Zidentyfikuj kluczowe ryzyka i przeciwdziałania
• Ustal kamienie milowe
• Utwórz przegląd harmonogramu projektu
• Osestimate zasoby potrzebne do zakończenia projektu

3. Zdefiniuj zakres projektu

Ta część twojego planu projektu zawiera szczegółowy zarys wszystkich aspektów projektu. Zasoby, harmonogramy, wyniki oraz wszelkie inne powiązane dokumenty znajdują się w tej sekcji szablonu planu. Możesz także identyfikować potencjalne przeszkody i znaczniki kamieni milowych w związku z projektem jako całością lub jako poszczególnymi zadaniami. Użyj poniższych znaczników, aby kierować swoim zakresem.

Dostosuj cele projektu

Gdy zaczynasz od celów projektu, możesz łatwiej określić kroki projektu. Masz jasne zrozumienie, co projekt ma osiągnąć i możesz to wyrazić członkom zespołu, gdy zaczynają realizować swoje obowiązki w projekcie. Oto struktura do ustalania celów, do której odwołają się wszyscy członkowie twojej organizacji.

Ustal cele projektu zgodnie z OKR-ami

Twoje OKR-y oznaczają twoje cele i kluczowe wyniki projektu. Teraz, gdy zdefiniowałeś te mierzalne cele, nadszedł czas na ustalenie kamieni milowych projektu, które pomogą osiągnąć te cele. Podziel każdy cel na mniejsze części, które można zmieścić w ramach metryki. Użyj tych kamieni milowych, aby ocenić sukces projektu od początku do końca.

Określ, jak będą mierzone cele

Teraz, gdy rozbiłeś swoje cele na wysoce specyficzne cele, czas na przypisanie przydatnych metryk do każdego celu. Liczby, których użyjesz do określenia sukcesu swojego projektu, będą się różnić. Niezależnie od tego, czy chodzi o procent ruchu na stronie internetowej pochodzącego z mediów społecznościowych, czy liczbę nowych rejestracji produktu, możesz wybrać metryki najlepiej zaprojektowane, aby zaprezentować sukces twojego projektu.

4. Utwórz plan projektu

Z twoimi metrykami i celami w ręku, czas zagłębić się w plan projektu. Tutaj zdefiniujesz, co jest potrzebne i kiedy. To rama do ustalania harmonogramu.

Określ wyniki

Czego potrzebuje twój projekt, aby się powieść? Wyniki projektu mogą pochodzić od interesariuszy wewnętrznych lub zewnętrznych. Mogą to być rysunki projektowe, propozycje, raporty inżynieryjne, analizy konkurencji lub oceny techniczne. Wszystko, od przedmiotów fizycznych po cele oparte na liczbach, można uznać za potencjalne wyniki twojego projektu.

Ustal oczekiwania dotyczące procesu tworzenia wyników

Nazwij zespoły lub osoby, które będą uczestniczyć w projekcie. Przydziel zadania w zależności od obszaru specjalizacji interesariuszy. Ustal oczekiwania dla każdego członka zespołu lub interesariusza zaangażowanego w projekt. Jasna komunikacja jest kluczowa dla sukcesu każdego projektu.

Zidentyfikuj niezbędne zadania do wykonania

Nie ma miejsca na zbędną pracę w twoim projekcie, szczególnie jeśli pracujesz w napiętym harmonogramie. Mając listę przewidywanych wyników projektu, musisz zarysować kolejność, w jakiej te wyniki muszą być wykonane. Jeśli istnieją określone potrzeby dotyczące każdego wyniku, upewnij się, że jest to zakomunikowane osobie odpowiedzialnej za nie.

Utwórz plan komunikacji

Jak będą się kontaktować osoby zaangażowane w projekt? Czy lepiej dla twojego zespołu zorganizować cotygodniowe spotkania, aby sprawdzić status projektu, czy wolisz, aby cała komunikacja odbywała się asynchronicznie? Możesz nawet rozważyć organizowanie spotkań na zasadzie ad-hoc. Możesz komunikować się głównie za pomocą swojego oprogramowania do zarządzania projektami lub polegać na bazie wiedzy do rejestrowania informacji i odpowiadania na pytania.

Utwórz plan zarządzania zmianą

Plan zarządzania zmianą określa dokładne kroki, które firma podejmie, aby płynnie wprowadzić zmiany w przepływie pracy. Zmiana w jakimkolwiek planie projektu może być trudna. Zdefiniowanie tych zmian w planie zarządzania zmianą może pomóc zmniejszyć stres związany z nagłymi dostosowaniami tego, co wcześniej uznawano za przepływ pracy.

5. Zidentyfikuj i przydziel zasoby projektu

Przed rozpoczęciem projektu zrób inwentaryzację zasobów, które mogą być potrzebne, aby projekt przebiegał sprawnie. Czy musisz stworzyć dodatkową dokumentację wewnętrzną? Czy Twoja firma zakończyła wcześniej podobne projekty, do których możesz się odnieść? Upewnij się, że każdy kluczowy gracz w projekcie ma to, czego potrzebuje, aby wykonać swoją pracę dobrze i na czas.

Oszacuj potrzebne zasoby i dostępność zasobów

Czy potrzebna jest szczególna dokumentacja dla określonych kroków w tym procesie? Mogą być potrzebne oprogramowanie lub narzędzia, które zespoły muszą mieć, aby zrealizować swoje obowiązki projektowe. Skontaktuj się z interesariuszami, aby zapytać, co potrzebują. Jeśli musisz dodać nowe narzędzia lub zasoby do swojego budżetu, upewnij się, że odnotujesz je podczas planowania projektu.

Zidentyfikuj wkład i zależności dla realizacji zadań

W ramach przepływu pracy projektu mogą być niektóre zadania, które polegają na tym, że inne zadania zostaną wykonane, aby mogły być zakończone same. Jednocześnie mogą być miejsca, w których interesariusze napotykają przeszkody. Weź pod uwagę kontyngencje i odnotuj je w szablonie planu projektu.

Utwórz plan zarządzania kosztami dla budżetu

Podobnie jak w przypadku każdego projektu, uruchomienia lub inicjatywy, musisz mieć budżet. Niezależnie od tego, czy chodzi o wydatki na reklamy, czy zlecenie pracy na zewnątrz, powinieneś mieć szczegółowe podsumowanie potrzebnych finansów projektu. Zwróć uwagę na to, gdzie budżet może być dostosowany w oparciu o zmienne, które mogą wystąpić. Pomoże to zredukować ryzyko napotkania niespodziewanych wydatków, które opóźnią projekt.

6. Ustanów harmonogram projektu

‍

Duże czy małe, wszystkie projekty i zadania potrzebują terminów. Pracując z projektem o dużym zakresie, mogą być zaangażowane różne zespoły i interesariusze. Upewnij się, że każda osoba zna swoją rolę i zapewnij, aby wszyscy byli poinformowani o harmonogramie projektu.

Określ czas trwania działań i zadań

Skontaktuj się z interesariuszami projektu, aby zorientować się w ich obciążeniu pracą i osobistym harmonogramem, aby upewnić się, że to pasuje do harmonogramu głównego, który wprowadzasz. Osoby odpowiedzialne za każdą część projektu są zazwyczaj specjalistami w tej dziedzinie - będą najlepiej wiedzieć, jak długo zajmuje zrealizowanie danej części projektu.

Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia działań i zadań projektowych

Wybierz pożądaną datę zakończenia projektu i pracuj wstecz. Stąd ustal daty zakończenia dla działań projektowych. Jeśli lepiej sprawdza się dla Twojego zespołu ustalenie zakresu dat zamiast określonej daty, to zrób tak.

Deleguj indywidualne role i odpowiedzialności

Delegowanie indywidualnych ról i odpowiedzialności może pochodzić od menedżera projektu lub zwnętrz każdej indywidualnej drużyny. Kiedy zidentyfikujesz zespoły zaangażowane w proces, upewnij się, że wskazali konkretne osoby odpowiedzialne za udział swojego zespołu w projekcie.

Zidentyfikuj ważne etapy i kamienie milowe

Podziel swój projekt na etapy i oznacz te etapy kamieniami milowymi. Traktuj kamienie milowe jako małe zwycięstwa. Jeśli osiągniesz je na czas, oznacza to, że jesteś na dobrej drodze do pomyślnego ukończenia projektu.

Utwórz mapę drogową projektu

Twoja mapa drogowa projektu to twój harmonogram z dodatkowymi informacjami. Może to przybierać formę kalendarza, datowanej listy kamieni milowych lub tablicy z zadaniami zbudowanej w preferowanym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Oto, co powinna zawierać mapa drogowa:

• Cele
• Wyniki projektowe
• Kamienie milowe i kluczowe terminy
• Zasoby

Importuj zadania do narzędzia do zarządzania projektami

Gdy już zbudujesz harmonogram projektu, potrzebujesz miejsca, aby wypisać wszystkie indywidualne zadania, które się w nim mieści. Szablon stanowi ogólny widok harmonogramu projektu. Korzystaj z niego, gdy rozdzielasz zadania na łatwe do zrealizowania punkty w ulubionym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Nie krępuj się dołączyć link do szablonu dla łatwego odniesienia w trakcie projektu.

7. Przeprowadź ocenę ryzyka

Nikt nie lubi myśleć o sposobach, w jakie ich projekt może się nie udać. Jednak będziesz wdzięczny za rozważenie wszystkich możliwości, jeśli gdzieś w procesie napotkasz problemy. Przeprowadzenie oceny ryzyka pozwala zdefiniować potencjalne problemy i rozwiązać je zanim się pojawią. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko opóźnienia projektu przez konieczność pałania wszystkiego w celu rozwiązania nieplanowanych problemów.

Utwórz plan zarządzania ryzykiem

Twój plan zarządzania ryzykiem powinien odnosić się do miejsc w planie projektu, gdzie mogą wystąpić opóźnienia. Może pracujesz z zewnętrznym dostawcą, który mógłby oddać pracę później lub wymagać więcej komunikacji, niż się spodziewałeś. W takim przypadku uwzględnij w planie projektu więcej czasu na współpracę z tym dostawcą.

8. Spotkaj się z zespołem i interesariuszami

Teraz, gdy zbliżasz się do końca planowania projektu, pora spotkać się z interesariuszami, albo w grupie, albo indywidualnie, aby określić odpowiedzialności. To również stwarza przestrzeń dla kluczowych graczy na zadawanie pytań lub składanie sugestii przed rozpoczęciem projektu.

Komunikuj indywidualne role, oczekiwania i terminy

Dotknęliśmy tego wcześniej, ale wracamy do tego ponownie, ponieważ to jest tak ważne. Komunikacja jest kluczem do sukcesu twojego projektu. Przejrzystość w oczekiwaniach i potrzebach interesariuszy eliminuje nieporozumienia i missed opportunities. Jeśli jasno skomunikujesz role i odpowiedzialności każdego członka zespołu, przygotowujesz wszystkich do sukcesu.

9. Wykonaj projekt

W końcu planowanie zakończone. Teraz czas zobaczyć, jak wszystkie twoje ciężkie organizacyjne wysiłki przynoszą efekty. Na tym etapie większość menedżerów projektów monitoruje projekt, kontaktując się z interesariuszami i upewniając się, że kluczowe metryki są rejestrowane.

Monitoruj wydajność w trakcie cyklu życia projektu

Podczas monitorowania wydajności projektu, możesz wprowadzać zmiany w metrykach lub przepływie pracy w razie potrzeby. Częste sprawdzanie daje możliwość przekazania interesariuszom aktualizacji dotyczących wydajności. Zapewniając, że jesteś na dobrej drodze, może to również poprawić morale zespołu, widząc pozytywne opinie.

Wykorzystaj raportowanie do śledzenia wysiłków i kosztów

Miej na uwadze swój budżet, pracując nad projektem. Podczas regularnych sprawdzania metryk wydajności, warto również na chwilę zerknąć na budżet. Częste przeglądy statusu, szczególnie budżetu, pomagają zapobiegać dużym opóźnieniom.

Wykorzystaj plan zarządzania zmianami, aby dostosować się do potrzeb projektu w miarę konieczności

Masz plan projektu i wszystko działa sprawnie, ale to nie znaczy, że nie wystąpią żadne opóźnienia, które wymagają korekty. Jeśli tak się stanie, skonsultuj swój plan zarządzania zmianami. Może to okazać się niezwykle pomocnym narzędziem, gdy wystąpią kłopoty. Zamiast być zaskoczonym i ryzykować nietrafienie w swoje kamienie milowe, dokonaj szybkiej korekty i kontynuuj projekt.

Teraz wykonaj go i zobacz wyniki.

Przykład planu projektu

Zobacz, jak PetDesk przekształca nowe funkcje z pomysłu w realizację.

Jakie są korzyści z użycia szablonu planu projektu?

Cele projektu opierają się na osiągnięciu wskaźników, które polegają na tym, że interesariusze wykonują swoją pracę zgodnie z oczekiwaniami i na czas. Tutaj w Guru korzystamy z wstępnie przygotowanych szablonów, aby pomóc w uproszczeniu procesu planowania zarządzania projektami. Traktujemy je jako punkt wyjścia do zakupu projektu i jego celów. Zobacz, dlaczego włączenie szablonu planu projektu do swojego procesu roboczego może ułatwić cały proces.

Żaden czas nie został poświęcony na projektowanie szablonu

Twój czas jest cenny przy planowaniu projektu. Największe wysiłki powinny być poświęcone burzy mózgów w celu wymyślenia kreatywnych pomysłów i rozwiązań, aby projekt działał dobrze. Unikaj tracenia czasu i energii psychicznej na ustalanie, jak powinien wyglądać szablon planu zarządzania projektem, zaczynając od szablonu.

Unikaj całkowitego zaczynania od zera

Pusta strona jest przytłaczająca dla każdego. Może się wydawać prawie niemożliwe wiedzieć, od czego zacząć, pracując od podstaw. Skorzystaj z szablonu, aby poczuć, jak wygląda harmonogram twojego projektu. Rozpoczynając od szablonu planu projektu, wystarczy wypełnić luki.

Pojedyncze źródło informacji o projekcie

To niebezpieczny krok, aby mieć informacje rozsiane w różnych programach do zarządzania projektami, e-mailu, komunikacji wewnętrznej i nie tylko. Traktuj swój szablon planu projektu jako jedyne źródło prawdy. Zawiera wszystkie informacje i aktualizacje, których potrzebują interesariusze, aby zrozumieć zakres projektu. Jeśli jeden szablon to za mało, użyj różnych szablonów dla różnych faz projektu i połącz je ze sobą!

Narzędzia do integracji planu projektu z Twoją firmą

Istnieje milion sposobów na stworzenie i udostępnienie swojego planu projektu. Nasze szablony planów zarządzania projektami są w pełni dostosowywalne, dzięki czemu możesz udostępnić wszystkie kluczowe informacje o swoim projekcie zespołowi, gdziekolwiek pracują. Współpracuj, rozprzestrzeniaj wiedzę i osiągnij swoje cele, szybko wymieniając informacje i procesy przy użyciu każdego narzędzia, które Twój zespół używa w trakcie projektu.

Guru integruje się płynnie z ulubionym oprogramowaniem do zarządzania projektami, dzięki czemu masz wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu.