Project Status Report

Niezależnie od tego, czy pracujesz z zespołem liczącym dwóch, czy dwudziestu ludzi, raport o stanie projektu jest ważną częścią procesu. Raporty o stanie projektu są szybkim i niezawodnym domem dla wszystkich informacji związanych z projektem. Rozpowszechniaj regularnie aktualizacje projektu, aby upewnić się, że żaden interesariusz nie zostanie w niewiedzy. Twój zespół podziękuje Ci za utrzymanie wszystkich w pętli.

Zorganizuj aktualizację statusu projektu, aby była łatwa do przeglądania i przyswajalna. Upewnij się, że jest jasna, zwięzła i przystępna. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest trzymanie się szablonu. Wystarczy wypełnić sekcje szablonu najnowszymi aktualizacjami i gotowe! Właśnie zaoszczędziłeś cenny czas i wyślesz aktualizacje projektu do swoich interesariuszy, które są konkretne.

Stworzyliśmy przykład aktualizacji statusu projektu, który możesz rozważyć. Wprowadź poprawki i dostosowania, aby dopasować szablon do potrzeb swojego projektu. Sprawdź to poniżej.

Co zawiera raport o stanie projektu?

Dostosuj treści swojego raportu o stanie projektu, aby wykonanie i dzielenie się tą informacją było proste. Ty i interesariusze będziecie wiedzieć, czego się spodziewać, gdy szablon aktualizacji statusu projektu będzie zorganizowany i jasny.

1. Opis i nazwa projektu

Przede wszystkim nadaj swojemu raportowi o stanie projektu tytuł (zazwyczaj tytuł projektu) i dodaj opis. Opis może być krótkim przeglądem projektu, które zespoły są zaangażowane lub inną informacją, którą uważasz za ważną przy opisaniu projektu.

2. Korzyści, cele i zadania projektu

W tej sekcji szablonu sporządzisz listę korzyści, celów i zadań projektu. Wybierz, aby być tak szczegółowym, jak uważasz za konieczne. Pamiętaj, że większość interesariuszy prawdopodobnie jest już zaznajomiona z tymi informacjami, więc najprawdopodobniej nie musisz dodawać wszystkich szczegółów. Zachowaj to zwięźle, być może dodaj tylko cele dla najnowszej fazy projektu, a następnie przejdź do następnego kroku.

3. Harmonogram projektu

Czy Twój projekt jest na dobrej drodze? Czy jakieś zadania są opóźnione? Czy żadni interesariusze muszą zostać powiadomieni o zmianie harmonogramu projektu? Użyj tej sekcji, aby zarejestrować kamienie milowe projektu, jak zostały ustalone na początku projektu. Rozważ prowadzenie aktywnego harmonogramu, odznaczając etapy projektu, gdy Twój zespół je ukończy.

4. Aktualizacje statusu projektu

Masz możliwości, jak dzielić się i rozpowszechniać aktualizacje statusu projektu w tej sekcji. Wybierz jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za zbieranie aktualizacji statusu od wszystkich interesariuszy projektu, aby je uwzględnić, lub zaproś interesariuszy do przekazywania swoich aktualizacji. To drugie wzmacnia bardziej współpracującą przestrzeń roboczą. Możesz pracować z wypunktowaną listą lub wykresami, wybierając metodę komunikacji, która najlepiej pasuje do Twojego zespołu.

5. Podziękowania dla zespołu

Ważną częścią pozytywnej atmosfery w zespole jest uznanie, gdzie należy się uznanie. Użyj tej sekcji, aby wyróżnić osiągnięcia poszczególnych członków zespołu w trakcie ostatniej fazy projektu. Wskazuj interesariuszy lub całe zespoły, aby okazać uznanie za dotychczasową pracę, którą wykonali w projekcie.

6. Pytania lub wątpliwości

Tutaj jest sekcja do wypisania i odpowiedzenia na wszelkie nierozwiązane pytania dotyczące aktualizacji statusu. Korzystanie z tej sekcji jako jednego, autorytatywnego miejsca przeznaczonego na wszystkie pytania i wątpliwości dotyczące projektu eliminuje ryzyko zagubienia pytań w Slacku lub e-mailu. Zachęć swój zespół do dodania pytania tutaj, gdy tylko się pojawi, aby nie zginęło w natłoku.