Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Говоря мягко, внедрение изменений на работе может быть... передним словом. Независимо от того, сталкиваетесь ли вы с культурой сопротивления изменениям или пытаетесь создать поддержку, наличие правильных инструментов и документации может значительно помочь вашим усилиям в области управления изменениями.

Мы не шутили, когда говорили, что это будет экспертное руководство по управлению изменениями. Продолжайте читать, чтобы узнать, почему вам нужен план управления изменениями и что в него должно входить, а также получите множество бесплатных шаблонов плана управления изменениями и карт Гуру, чтобы помочь вам на этом пути.

Терминология процесса управления изменениями

Прежде чем углубиться в суть нашего поста, давайте немного поговорим о терминах. Если вы хотите преуспеть в управлении изменениями и обосновать свои предложенные изменения, вам нужно будет освоить терминологию. Вот некоторые термины, которые вам нужно будет точно понять:

Почему вам нужен план управления изменениями

Для успешного осуществления организационных изменений, необходимо, чтобы все нюансы сложились воедино. Вам потребуется поддержка со стороны руководства, помощь от других команд и разумный график для завершения всего.

Когда у вас есть тщательно продуманный план, вы можете помочь минимизировать и учесть влияние, которое ваше предложенное изменение может оказать. Важно помнить, что любое изменение может нарушить рабочий процесс. Вместо того чтобы пытаться сделать все сразу, стратегия управления изменениями может позволить вам вводить небольшие, поэтапные изменения, которые все равно могут привести к вашей конечной цели, не создавая большого трения.

Наличие формального, письменного плана также дает вам возможность принять гибкий подход к управлению изменениями. Когда вы находитесь на стадии планирования, кажется, что все, что вы делаете, идеально, но в конечном итоге все ваши планы переходят от идеального к реальному. Когда у вас есть план управления изменениями, вы можете вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

Как написать план управления изменениями?

Каждый план управления изменениями может быть уникальным, но они все содержат некоторые критически важные основные элементы. Когда вы собираете свой план, не забудьте учесть эти важные моменты.

Демонстрация необходимости изменений

Не предполагайте, что все знают, что нужно что-то менять (даже если вы считаете, что это невероятно очевидно). Некоторые люди могут думать, что все функционирует совершенно хорошо, а другие могут не быть вовлеченными достаточно, чтобы понять, почему вы так настаиваете на необходимости изменений.

‍

Это упрощает создание поддержки и уменьшает сопротивление изменениям.

Тщательно изучите любые данные, чтобы поддержать ваше предложенное изменение, независимо от того, поступают ли они из внутренних источников или внешних (еще лучше, если вы сможете найти и то, и другое). Подумайте, что больше всего мотивирует ваших заинтересованных сторон, и найдите данные, которые будут им важны, чтобы сделать ваше дело еще более убедительным.

Точно укажите, какие выгоды ваше изменение может принести организации. Планы и предложения, которые вы можете привязать к общим целям компании, могут быть успешными для властей.

Понять свою область

Когда большинство людей думают об области проекта, они имеют в виду, сколько времени все это займет. Хотя важно учитывать разумный график для вашего проекта, это лишь базовый критерий.

Редко, когда изменения затрагивают только одного человека или даже одну команду или департамент.

‍

Потратьте время на то, чтобы подумать, что будет затронуто вашими предложенными изменениями.

У вас возникают трудности с определением своей области? Задайте себе эти вопросы:

• Какие группы и люди будут больше всего затронуты моими предложенными изменениями?
• Какие политики будут затронуты моими изменениями?
• Должны ли измениться должностные роли, чтобы сделать мое изменение максимально эффективным?
• Должны ли быть учтены изменения в организационной структуре?
  

Определите ключевых людей

Для одного человека сложно (если не невозможно) реализовать изменения на работе. Вам понадобится много помощи, если вы хотите, чтобы ваши планы осуществились, и большая часть этой помощи будет поступать от заинтересованных сторон и вашей команды по управлению изменениями.

Помните: заинтересованные стороны и члены команды — это две совершенно разные вещи.

Ваши заинтересованные стороны могут быть очень заинтересованы в результате вашего проекта. Они могут быть инвесторами, сотрудниками уровня C или менеджерами, но они не будут выполнять много, если вообще какие-то работы. Члены вашей команды управления изменениями будут теми, кто будет заниматься многими делами, чтобы изменения осуществились.

Когда вы подумаете о своих членах команды, не думайте только о людях, которые будут выполнять производственную работу. Рассмотрите возможность создания консультативного совета по изменениям, ответственного за контроль работы и предоставление одобрений и рекомендаций по мере необходимости.

Определите бюджеты и ключевые моменты

По оценкам, около 70% изменений терпят неудачу, потому что люди либо не верят, что дело стоит усилий, либо думают, что все работает. Один из самых простых способов избежать падения в эту ловушку — четко обозначить ключевые моменты и бюджеты.

Мы понимаем, что изменения не могут произойти из ничего.

Независимо от того, вкладываете ли вы деньги, время или труд других людей, убедитесь, что вы составляете реальный бюджет для всего этого. Хороший бюджет должен иметь некоторое пространство для маневра, чтобы обеспечить плавное функционирование в случае, если вам потребуется внести изменения в будущем.

Ключевые моменты можно рассматривать как небольшие контрольные точки на вашем пути изменений, но если вы хотите получить от них максимальную пользу, относитесь к каждой из них как к небольшому контролю. Приближающийся ключевой момент — отличное время для переоценки ваших планов и для уверенности в том, что все еще работает для вашей команды.

Установить план коммуникации

Чистая и последовательная коммуникация является ключом к любому плану управления изменениями. Когда вы подходите к коммуникации стратегически, вы делаете многое, чтобы сохранить фокус людей и создать чувство доверия. Вы не работаете в темноте или пытаясь скрыть свой прогресс; вы стремитесь быть видимыми и доступными на каждом этапе.

Создайте возможности для людей задавать вопросы и будьте четкими в том, какую информацию вы можете предоставить, а что должно ждать. Устанавливайте позитивный тон для обсуждений и не бойтесь обсуждать сложные вопросы. Даже если у вас возникают проблемы или вам нужно пересмотреть свои планы, открытое и честное отношение к происходящему может помочь сохранить поддержку.

Что нужно каждому плану управления изменениями для успешной реализации?

Каждый план управления изменениями состоит из ряда более мелких компонентов, и правильная документация играет ключевую роль в объединении всего вместе. Если вы готовы воплотить свои планы в жизнь, мы можем дать вам некоторые инсайты о том, что вам нужно включить и даже предоставить шаблоны, чтобы помочь вам на этом пути.

Коммуникационный план управления изменениями

Если вы хотите, чтобы ваш план управления изменениями прошел без сучка и задоринки, вам необходимо создать поддержку от ключевых заинтересованных сторон в вашей компании. Здесь на помощь приходит коммуникационный план управления изменениями.

Дорожная карта управления изменениями

Время — это все, когда вы создаете план управления изменениями. Построение временной шкалы помогает вашей команде оставаться на пути к достижению определенных этапов и также помогает установить ожидания относительно вашего темпа работы.

Четкие роли управления изменениями

Определение ролей обязательно для эффективного управления изменениями. Распределение ролей помогает добавить структуру к вашей работе и помогает убедиться, что самая важная работа по вашему проекту выполняется.

Кто будет отвечать за обновление документации по работе, которую вы выполняете? У вас есть назначенный дизайвер или разработчик для этого проекта? Кто будет поддерживать связь с заинтересованными сторонами?

Имеются ли у вас трудности с делегированием ролей? Иногда это не обязательно должно зависеть от вас. Не стесняйтесь предложить членам команды взять на себя задачи.

Комитет по контролю за изменениями

Пора подумать о главных людях, которые будут управлять проектом. Помните, что у вас может быть большая группа людей, работающих над проектом, но вам нужен один «приниматель решений» для определенных задач. Они будут отвечать за любые изменения и решения, которые отличаются от вашего первоначального плана.

Определенный процесс управления изменениями

Теперь, когда у вас есть четкое представление о том, что вы хотите достичь и о вашей команде и совете, вы можете, наконец, погрузиться в процесс. Здесь вы четко укажете, что должно произойти, чтобы ваше изменение продвинулось. Это одна из самых важных частей работы по управлению изменениями, и, к счастью для вас, у нас есть руководство, которое может помочь. Узнайте больше о том, как определить процесс управления изменениями.

Инструменты управления изменениями

Ничего плохого в том, чтобы иметь различные инструменты в вашем техническом комплекте, когда вы погружены в процесс управления изменениями. Вам просто нужно убедиться, что все понимают, какие инструменты вы будете использовать.

Вы не можете позволить своему главному дизайнеру работать в Figma, когда большинство людей в производстве всё еще работают в Adobe. Убедитесь, что все согласуют правильные инструменты, прежде чем углубляться в работу по управлению изменениями.

План анализа управления изменениями

Ваш отличный план управления изменениями был выполнен, и теперь вам нужно выяснить, правильные ли изменения вы внесли. Здесь вам понадобится план анализа управления изменениями. Определите, какие метрики вы будете измерять, чтобы определить успех, и укажите, какие цели вам нужно достичь.

Дополнительные ресурсы по управлению изменениями

Мы только что упомянули несколько абсолютно необходимых вещей для планов по управлению изменениями. Мы дали вам то, что необходимо для реализации изменений, но в зависимости от зрелости вашей компании и отрасли, возможно, вам потребуется немного больше помощи.

Если вы хотите учесть все детали, подумайте о том, чтобы добавить эти документы в общий план управления изменениями:

План обучения по управлению изменениями

Существует разница между знанием о том, что изменение наступает, и готовностью справиться с изменениями. Уберите неопределенность из любых изменений, которые вы сделали, и обеспечьте людям четкие указания о том, как двигаться дальше.

Шаблон ресурсов по управлению изменениями

Что мне делать, если мне нужно внести изменения в новый процесс?

Как мне убедиться, что я использую все правильно?

Дайте людям ответы на вопросы, которые им нужны, прежде чем они успеют задать их, с помощью руководства ресурсами. Включите дополнительную полезную документацию, необходимые инструкции и информацию о том, к кому обратиться, если нужна дополнительная помощь.

Форма запроса изменений

Вам нужно внести изменения в определённый процесс? Кто-то из другой команды имеет отличное предложение по новым процессам? Пусть люди отправляют форму запроса изменений, чтобы их предложения оставались на вашем радаре.

Журнал заказов изменений

Не позволяйте изменениям происходить в темноте или без контекста. Правильный журнал управления изменениями может показать вам важную работу, которую ваша команда уже сделала для осуществления изменений, и может дать вам представление о том, почему были внесены определённые изменения.

Как использовать эти шаблоны

Изменения трудны, но вашей команде не нужно справляться с этим в одиночку. Мы обнаружили, что когда вы даёте своей команде достаточно информации о изменениях и множество ресурсов о том, как помочь им управлять ими, они будут благодарны и быстрее примут эти изменения.

Мы хотим сделать каждое изменение максимально простым для вас. Используйте эти шаблоны, чтобы внести успешные изменения в вашей компании.

Как этот шаблон может помочь вашей команде:

• HR/People Ops: По мере того, как ваша команда внедряет новые льготы, процедуры найма, пути роста и многое другое, убедитесь, что ваши менеджеры по персоналу готовы с правильными ресурсами управления изменениями ресурсы, чтобы обучить своих подчинённых новым процессам или политике.
• Успех и поддержка клиентов: По мере роста вашей команды ваши предложения по поддержке могут измениться, и структура вашей команды может стать более определённой. Используйте этот шаблон, чтобы управлять этими крупными организационными изменениями и обеспечить, чтобы ваша команда по-прежнему чувствовала уверенность и была в курсе их работы.
• Продукт и инженерия: Бывают моменты, когда ваши команды отказываются от одной функции в пользу изменений на рынке. Используйте этот шаблон, чтобы управлять этими изменениями и предоставить вашей продукции и инженерной организации правильные указания по этим изменениям.