Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Подумайте о всех проектах, над которыми вы работали на протяжении своей карьеры. Заставляло ли отсутствие коммуникации затруднять соблюдение целевых сроков? Если ответ "да", вы не единственный. Плохая или неясная коммуникация — ахиллесова пята успеха любого проекта.  

Хорошая новость? Создание собственного плана коммуникаций проекта — это элементарно. Давайте посмотрим на наши рекомендованные советы и методы для создания эффективного и лаконичного плана по коммуникациям проекта.

Как создать план коммуникации проекта

С момента начала проекта вам следует начать думать о том, как вы будете коммуницировать на протяжении проекта. Простой способ начать описывать свой план коммуникации проекта — это согласовать его с графиком вашего проекта. Подумайте о том, когда и как вы планируете общаться с заинтересованными сторонами проекта. Задайте себе следующие вопросы:

• Кто должен получать какие виды общения?
• Какой основной канал для коммуникации?
• Как часто вам нужно общаться? 
  

Также вам нужно будет определить, какие заинтересованные стороны несут ответственность закоммуникацию каких обновлений. Убедитесь, что каждая заинтересованная сторона понимает свою роль, чтобы ни одно сообщение не ускользнуло.

Что такое план коммуникации проекта?

План коммуникации проекта — это единый источник правды, который определяет, как вы будете сообщать важную информацию о проекте заинтересованным сторонам. Это помогает заинтересованным сторонам знать, когда и как они могут ожидать обновлений по проекту. Ваш план коммуникации проекта может включать в себя, как вы будете общаться как внутри, так и вне. 

Имейте в виду, что план коммуникации проекта является заявленным руководством по общению на протяжении всего проекта. Он не включает в себя сроки проектов, контрольные точки, ресурсы или любую другую информацию, которая может быть связана с проектом.

Отличные обновления по проекту — это что-то большее, чем просто обмен информацией. Если ваши коммуникации по проекту находятся в одном месте и существует четкий путь для распространения информации среди заинтересованных сторон, у вас будет оптимизированный рабочий процесс проекта с первого дня.

План коммуникации против плана коммуникации проекта

План коммуникации может означать что угодно — от PR-мероприятий до того, как вы будете общаться с сотрудниками внутри компании, в то время как план проекта сосредоточен на коммуникациях по проекту.

Советы по коммуникации в эпоху удаленных и гибридных команд

Удаленные и гибридные рабочие окружения — это новая реальность для многих организаций. Это создает дополнительную сложность, когда дело доходит до общения. Команды должны адаптироваться к использованию электронной почты, личных сообщений и других форм асинхронной коммуникации, которые теперь являются основным средством обмена и распространения знаний. При этом четкая коммуникация важнее, чем когда-либо. 

Вы хотите убедиться, что ваши заинтересованные стороны проекта получают информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей, но не каждое возможное сообщение для всего проекта (в зависимости от их роли). Чрезмерное количество информации может быть подавляющим, и человеческий мозг может удерживать лишь ограниченное количество, прежде чем начнет игнорировать новые знания. Держите вашу коммуникацию краткой и придерживайтесь шаблона, который легко просмотреть.

5 простых шагов для создания плана коммуникации проекта

1) Определите цели коммуникации

Прежде чем вы начнете структурировать свой план коммуникации проекта, вам нужно определить цели коммуникации вашего проекта. Эти цели могут принимать форму частоты обновлений, лучших практик для внутренней коммуникации или определения, где будет храниться вся информация о вашем проекте. Задайте себе следующие вопросы по мере начала составления вашего плана:

• Как часто вы будете общаться с заинтересованными сторонами проекта?
• Какой тип информации важен для обмена?
• Как будет делиться информация?

2) Выберите метод коммуникации

Установите стандарты коммуникации, назвав метод общения и придерживаясь его. Это делает коммуникацию предсказуемой для заинтересованных сторон, требуя от них меньших умственных затрат. Коммуникация по шаблону также обеспечивает, чтобы все находились на одной волне и чтобы получение информации было справедливым. Метод коммуникации, который вы используете, может выглядеть по-разному в зависимости от проекта. Вы можете рассмотреть:

• Электронные письма
• Презентация
• Личные встречи
• Видеозвонок во время старта
• Пост в блоге
• Краткое описание проекта
• Телефонный звонок
  

Внутренние коммуникации проходят в различных местах. Вы сэкономите время, если будете использовать единственный документ для сообщения важной информации о проекте. 

3) Установите частоту коммуникации 

Как часто вы будете общаться, будет зависеть от сроков вашего проекта, его потребностей и заинтересованных сторон. Рассмотрите возможность установления ожиданий относительно частоты обмена информацией с первого дня проекта, чтобы заинтересованные стороны знали, что от них ожидается, и повысить продуктивность. Частота коммуникации может быть основана на дате или действии.

Когда вы общаетесь о вашем проекте, вы можете: 

• Общаться на основе графика: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. 
• Общаться на основе действий: когда задача, действие, веха и т. д. завершены

4) Определите владельцев, заинтересованных сторон и аудиторию 

Кто отвечает за сообщения об обновлениях проекта? Кто будет получать эти уведомления? Четвертый шаг в установлении вашего плана коммуникации проекта — определить аудиторию для коммуникации, а также того, кто отвечает за эту коммуникацию. Рассмотрите возможность создания таблицы, в которой будут указаны имена всех заинтересованных сторон, соответствующая контактная информация и их роль в проекте. Установите ожидания для коммуникаторов и аудитории относительно времени, как и что будет сообщаться. Убедитесь, что все заинтересованные стороны проекта находятся на одной волне. 

5) Определите стратегию коммуникации 

Стратегия коммуникации устанавливает ожидания по коммуникации. Вы должны указать цели своего плана коммуникации проекта, обозначив, что заинтересованные стороны должны ожидать получить из каждого сообщения, которое они получают о проекте. Инструменты, которые вы используете для общения, также являются ключевым элементом вашей стратегии коммуникации. 

Рассмотрите возможность вовлечения ваших заинтересованных сторон в этом процессе. Спросите их, какие методы общения или инструменты они предпочитают использовать. Какие средства коммуникации будут подходить для вашей команды?

6) Используйте инструменты для коммуникации вашего плана проекта

Инструменты, которые вы используете для коммуникации, либо упрощают ваш проект, либо мешают ему. Если информация распределена по нескольким источникам, становится сложно понять, чему можно доверять. Как только вы соберете всю информацию о своем проекте, вы можете общаться о своем проекте через Slack, электронную почту или любое другое сообщение. Просто убедитесь, что ваш единственный источник правды актуален с любыми обновлениями проекта. Это устанавливает одно место как надежный источник для всей информации о проекте. Вы предотвратите повторные вопросы заинтересованных сторон и сократите количество раз, когда эксперты по предмету будут отвлекаться. 

Как форматировать план коммуникации проекта

Используйте четкий и лаконичный язык в своем плане коммуникации по управлению проектами. Шаблон поможет поддерживать вашу коммуникацию последовательной и ваш проект на пути. 

Ваш шаблон плана коммуникации проекта должен начинаться с даты обновлений, которые будут объявлены. За этим следует общая информация о состоянии или индивидуальные разделы для обновлений каждого члена команды. Разбейте этот раздел на заголовки и подзаголовки так, чтобы это имело наибольший смысл для вашего проекта и команды. 

Рассмотрите возможность добавления секции для признания команды ниже этого. Вы уже знаете, что работаете с командой талантливых людей, так почему бы не осветить тех, кто особенно хорошо справился в последнее время? Укажите конкретные достижения, места, где заинтересованные стороны преуспели, и креативные идеи, которые подняли проект. 

Закончите план коммуникации проекта секцией, перечисляющей, чего заинтересованные стороны могут ожидать в дальнейшем. Документируйте следующую стадию проекта, включая задачи, вехи и любую другую необходимую информацию. 

Почему важен план коммуникации в управлении проектами?

Каковы преимущества наличия плана коммуникации в управлении проектами? Для начала, четкая коммуникация — это суть каждого проекта. Неправильная коммуникация приводит заинтересованные стороны по пути упущенных контрольных точек и возможностей. Когда в последний раз вы успешно завершили проект без регулярной коммуникации? Скорее всего, отсутствие коммуникации создает препятствия, которые можно предотвратить с помощью плана коммуникации проекта. 

План коммуникации проекта:

• Устанавливает ожидания о том, когда заинтересованные стороны будут получать обновления
• Предоставляет возможность для обратной связи 
• Помогает избежать потенциальных рисков и проблем 
• Увеличивает продуктивность команд 
  

План коммуникации проекта держит всю вашу команду в курсе. Он дает каждой заинтересованной стороне одни и те же ожидания и устраняет пробелы в знании проекта. Он способствует прозрачности. Ваш план коммуникации проекта должен быть изложен так, чтобы соответствовать вашим потребностям проекта и команды. Четкий, лаконичный план коммуникации проекта может стать решающим фактором для вашего управления проектами.