How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Успех любого великого проекта начинается с плана. Как сказал один знаменитый основатель: "если вы не планируете, вы планируете провал".

План проекта устанавливает основы для каждой фазы проекта. Кто отвечает за какие задачи? Каковы цели и задачи? Какие метрики используются для измерения прогресса? Планирование проекта является основополагающей частью обеспечения того, чтобы заинтересованные стороны, команды и менеджеры проекта привели его к завершению. Недостаток четких целей приводит к тому, что 37% проектов терпят неудачу.

Отказ от достаточного планирования ставит под угрозу прочность проекта. Каждый проект, большой или маленький, должен использовать шаблон плана проекта. Думайте о вашем шаблоне плана проекта как о доме для всей информации и ресурсов проекта. Держите свой проект организованным, чтобы избавиться от путаницы и риска упущенных важных моментов.

В конце проекта вы будете благодарить себя за то, что были организованы с самого начала. Давайте погрузимся в то, как развить план управления проектом.

Что такое план проекта?

План проекта разбивает разделы вашего проекта на маленькие кусочки. Это официальный документ, который описывает ожидания и процессы для проекта. Это центральное место, где члены команды могут быстро находить ответы на свои вопросы. Метрики производительности проекта, сводки задач и частые обновления могут все находиться в этом документе или серии документов.

Менеджеры проектов могут регулярно проверять план проекта, чтобы оценить его статус, предупредить членов команды о любых "рисках" и сообщить заинтересованным сторонам о маленьких успехах на протяжении всего пути. Они также могут просмотреть документ по завершении проекта, чтобы оценить его сильные и слабые стороны и узнать, где можно внести улучшения для будущих проектов.

Смотрите на ваш план проекта как на маршрутный лист для автопутешествия. Когда вы планируете поездку на автомобиле, вы отмечаете места, которые хотите увидеть, места для проживания и где можно заправить бензин. Проще говоря, вам нужно знать, что вы хотите сделать и как вы хотите это сделать.

Каковы 5 фаз плана проекта?

Когда вы начинаете создавать свой план проекта, существует пять первоначальных шагов, чтобы помочь вам начать. Имейте в виду, что каждый проект, команда и компания немного отличаются. Изменяйте, добавляйте или удаляйте разделы или шаги по мере необходимости, пока план не станет наиболее логичным для вашего проекта.

1. Концепция и инициирование

Первая фаза разработки вашего плана проекта – это место, где происходит все мозговое штурм. Соберите вашу команду или получите их мнения индивидуально, чтобы создать основной список идей. Не беспокойтесь о том, что у вас сейчас нет всех ответов. Ваше единственное внимание на этой фазе должно быть сосредоточено на том, куда вы хотите, чтобы ваш проект двигался.

2. Определение и планирование

Здесь вы получите немного больше в детали. Фаза определения и планирования вашего проекта устанавливает цели, график и обязанности для проекта. Вы должны убедиться, что каждый ключевой игрок знает свою роль и ожидания. Вы также хотите установить четкие метрики, которые будут использоваться для измерения успеха проекта.

3. Исполнение проекта

Шаг три – это веселая часть: исполнение. Теперь пришло время воплотить все ваши идеи и план в действие. Убедитесь, что каждый заинтересованный участник знает, как использовать шаблон плана проекта для обновлений, открытий и обсуждения проекта. Хорошая коммуникация и документирование на протяжении проекта всегда важны, но особенно на этой фазе.

4. Производительность и контроль

Когда приходит время проверить производительность проекта, вы будете благодарны, что установили четкие метрики ранее на этапе планирования. Просмотрите проект от начала до конца.

Совет про: Рассмотрите возможность частых проверок в ходе проекта, а не одной окончательной проверки в конце.

5. Закрытие проекта

Сначала, поздравляю! Если вы достигли этого этапа процесса проекта, это означает, что вы успешно прошли через каждый шаг и теперь можете пожинать плоды своих усилий. Убедитесь, что вы просмотрели каждый шаг проекта, оценив, что сработало, а что нет. Сохраните свой план для будущего использования вами или другими командами. Найдите время в конце проекта, чтобы документировать все, что вы узнали. Вы можете использовать эту информацию для планирования будущих аналогичных проектов.

Как должен быть оформлен план проекта?

Форматируйте свой план проекта так, чтобы он отражал рабочий процесс проекта. Начните с определения проекта, указания его целей, заинтересованных сторон и того, как его успех будет измеряться. Это может быть так же детализировано или на высоком уровне, как вы считаете необходимым.

Затем перейдите к фазам проекта. Если у вас есть несколько команд, работающих вместе, здесь хорошее место, чтобы ссылаться на другие шаблоны, которые описывают рабочий процесс проекта для этих команд. Возможно, самым важным разделом вашего плана проекта является раздел "статус". Это то место, где вы можете делать частые обновления для проекта. Оставляйте конкретные заметки о вновь обнаруженных элементах проекта или общей информации, которая может быть полезной в процессе выполнения проекта.

В общем, избегайте чрезмерного количества информации. Чем больше информации требуется людям читать и усваивать, тем менее вероятно, что они запомнят все детали, изложенные в тексте. Предоставляйте заинтересованным сторонам только необходимую информацию для успешного завершения их задач в проекте.

Как писать план проекта

Сесть за написание плана проекта может быть пугающим. Мы понимаем. Начать с заранее созданного шаблона может помочь сделать процесс немного менее пугающим. Следуйте этим шагам при написании вашего безупречного плана управления проектом:

1. Определите обоснование бизнеса и потребности заинтересованных сторон

Этот шаг должен ответить на вопрос "зачем?" вашего проекта. Где этот проект вписывается в общие бизнес-цели вашей компании? Что он должен достичь? Обязательно выделите время, чтобы поговорить с заинтересованными сторонами проекта и понять их потребности в проекте.

2. Определите цели и задачи проекта

Заявленные цели и задачи проекта будут важным ресурсом на протяжении всего проекта. Это информация, которую вы, вероятно, будете часто использовать по мере завершения фаз проекта. Это также помогает определить шаги "исполнения" проекта. Учитывайте эти факторы при завершении целей и задач проекта:

• Определите методологию/структуру проекта
• Ожидания по результатам
• Определите ключевые риски и меры противодействия
• Установите вехи
• Создайте обзор графика проекта
• Оцените ресурсы, необходимые для завершения проекта

3. Определите объем проекта

Эта часть вашего плана проекта включает подробный план всех аспектов проекта. Ресурсы, графики, результаты и любая другая относящаяся документация находятся в этом разделе шаблона плана. Вы также можете определить потенциальные препятствия и контрольные точки, так как они относятся к проекту в целом или к отдельным задачам. Используйте указатели ниже, чтобы направлять ваш объем.

Согласуйте цели проекта

Когда вы начинаете с целей проекта, вам легче определить этапы проекта. Вы четко понимаете, что проект должен достичь и можете яснее объяснить это членам команды, когда они начинают работать над своими обязанностями в проекте. Вот структура для установки целей, с которой будет работать вся ваша организация.

Установите цели проекта, чтобы согласовать с OKR

Ваши OKR отмечают ваши проектные цели и ключевые результаты. Теперь, когда вы определили эти измеримые цели, пришло время установить проектные контрольные показатели, чтобы помочь вам достичь этих целей. Разделите каждую цель на более мелкие части, которые можно оценить по метрикам. Используйте эти контрольные показатели, чтобы оценить успех проекта с начала и до конца.

Определите, как будут измеряться цели

Теперь, когда вы разобрали свои цели на высоко специфические цели, пришло время назначить полезные метрики каждой цели. Числа, которые вы используете для определения успеха вашего проекта, будут варьироваться. Будь то процент веб-трафика, поступающего из социальных сетей, или количество новых подписок на продукт, вы можете выбрать метрики, которые лучше всего подходят для демонстрации успеха вашего проекта в конце.

4. Создайте план проекта

С вашими метриками и целями под рукой, пришло время погрузиться в план проекта. Здесь вы определите, что нужно и когда. Это основа для установления графика.

Определите результаты

Что нужно вашему проекту для успеха? Результаты вашего проекта могут происходить от внутренних или внешних заинтересованных сторон. Они могут включать проектные чертежи, предложения, инженерные отчеты, анализ конкурентов или технические оценки. Все, начиная от физических предметов до целевых значений, считаются потенциальными результатами вашего проекта.

Установите ожидания по процессу для результатов

Назначьте команды или отдельных лиц, которые будут участниками проекта. Назначьте задачи в зависимости от областей экспертизы заинтересованных сторон. Установите ожидания для каждого члена команды или заинтересованной стороны, участвующей в проекте. Четкая коммуникация является ключевой для успеха любого проекта.

Определите необходимые задачи для завершения

В вашем проекте нет места для избыточной работы, особенно если вы работаете в условиях жесткого срока. С учетом списка ожидаемых результатов проекта, вам нужно будет обозначить порядок завершения этих результатов. Если у каждой результата есть конкретные потребности, убедитесь, что это сообщается ответственного за них.

Создайте план коммуникации

Как будут взаимодействовать действующие лица проекта? Лучше ли вашей команде проводить еженедельные встречи, чтобы проверить статус проекта, или бы вы предпочли, чтобы вся коммуникация проходила асинхронно? Вы также можете рассмотреть возможность проведения встреч по мере необходимости. Вы можете в основном общаться в вашем программном обеспечении для управления проектами или полагаться на базу знаний, чтобы записывать информацию и отвечать на вопросы.

Создайте план управления изменениями

План управления изменениями описывает конкретные шаги, которые компания предпримет для плавного принятия изменений в рабочем процессе. Изменения в любом плане проекта могут быть сложными. Учет этих изменений в плане управления изменениями может помочь облегчить напряжение, связанное с внезапной корректировкой того, что ранее считалось рабочим процессом.

5. Определите и выделите ресурсы проекта

Перед запуском проекта оцените, какие ресурсы могут понадобиться, чтобы проект проходил гладко. Вам нужно создать дополнительную внутреннюю документацию? Завершала ли ваша компания ранее аналогичные проекты, которые вы можете использовать в качестве примера? Убедитесь, что каждый ключевой участник проекта имеет всё необходимое для успешного и своевременного выполнения своей работы.

Оцените необходимые ресурсы и доступность ресурсов

Требуется ли специфическая документация для отдельных этапов процесса? Возможно, есть программное обеспечение или инструменты, необходимые командам для выполнения их проектных обязательств. Свяжитесь со своими заинтересованными сторонами, чтобы узнать, что им нужно. Если вам нужно добавить новые инструменты или ресурсы в ваш бюджет, убедитесь, что вы отметили это в процессе планирования проекта.

Определите вклад и зависимости для завершения задачи

В рамках рабочего процесса проекта могут быть задачи, которые зависят от завершения других задач. В то же время могут быть места, где заинтересованные стороны сталкиваются с трудностями. Учитывайте непредвиденные обстоятельства и внесите их в шаблон плана проекта.

Создайте план управления затратами для бюджета

Как и в любом проекте, запуске или инициативе, вам нужен бюджет. Будь то расходы на рекламу или аутсорсинг работ, у вас должен быть подробный отчет о необходимых финансах проекта. Обратите внимание на то, где бюджет может быть скорректирован в зависимости от переменных, которые могут возникнуть. Это поможет снизить риск возникновения неожиданных расходов, которые могут задержать проект.

6. Установите график проекта

‍

Большие или маленькие, все проекты и задания нуждаются в сроках исполнения. При работе над крупномасштабным проектом может быть несколько вовлеченных команд и заинтересованных сторон. Убедитесь, что каждый знает свою роль, и держите всех в курсе графика проектов.

Определите продолжительность мероприятий и задач

Свяжитесь с заинтересованными сторонами проекта, чтобы узнать об их нагрузке и личном графике, чтобы убедиться, что это соответствует главному графику, который вы устанавливаете. Люди, ответственные за каждую часть проекта, обычно специализируются в данной области — они лучше всего знают, сколько времени потребуется на завершение части проекта.

Установите стартовые и конечные даты для мероприятий и задач проекта

Выберите желаемую дату окончания проекта и двигайтесь назад. Отсюда установите конечные сроки для мероприятий проекта. Если установка диапазона дат вместо конкретной даты работает лучше для вашей команды, сделайте это.

Делегируйте индивидуальные роли и ответственности

Делегирование индивидуальных ролей и обязанностей может исходить от менеджера проекта или изнутри каждой отдельной команды. После того как вы определили команды, связанные с процессом, убедитесь, что они обозначили конкретных людей, ответственных за долю своей команды в проекте.

Определите важные фазы и вехи

Разделите ваш общий проект на фазы и отметьте эти фазы вехами. Считайте вехи маленькими победами. Если вы достигнете их вовремя, это значит, что вы на правильном пути к успешному завершению проекта.

Создайте дорожную карту проекта

Ваша дорожная карта проекта — это ваш график с небольшой дополнительной информацией. Это может быть в форме календаря, датированного списка вех или доски задач, созданной в вашем предпочтительном программном обеспечении для управления проектом. Вот что должна содержать дорожная карта:

• Цели
• Результаты проекта
• Вехи и ключевые сроки
• Ресурсы

Импортировать задачи в инструмент управления проектом

После того, как вы построили график проекта, вам нужно место, чтобы перечислить все отдельные задачи, которые в него входят. Шаблон служит высокоуровневым представлением графика проекта. Используйте его, когда разбиваете задачи на осуществимые пункты в вашем любимом программном обеспечении для управления проектами. Не стесняйтесь включать ссылку на шаблон для удобного доступа в процессе проекта.

7. Проведите оценку рисков

Никто не хочет думать о том, как может пойти не так его проект. Однако вы будете благодарны за рассмотрение всех возможностей, если в какой-то момент процесса вы столкнётесь с проблемами. Проведение оценки рисков позволяет вам определить возможные проблемы и решить их до их возникновения. Таким образом, вы уменьшаете риск задержки проекта, вынуждая всё приостанавливать для устранения непредвиденных проблем.

Создание плана управления рисками

Ваш план управления рисками должен ссылаться на места в плане проекта, где могут возникнуть задержки. Возможно, вы работаете с подрядчиком, который может сдать работу позже или требовать большего общения, чем вы надеялись. В этом случае запаситесь больше времени в плане проекта для сотрудничества с этим подрядчиком.

8. Встретьтесь с командой и заинтересованными сторонами

Теперь, когда вы приближаетесь к завершению планирования вашего проекта, пора встретиться с заинтересованными сторонами, либо группой, либо индивидуально, чтобы обозначить обязательства. Это также предоставляет возможность ключевым игрокам задать вопросы или предложить идеи перед тем, как погрузиться в проект.

Сообщите индивидуальные роли, ожидания и сроки

Мы уже упоминали это, но снова обращаемся к этому, потому что это важно. Коммуникация находится в центре успеха вашего проекта. Прозрачность ожиданий и потребностей от заинтересованных сторон исключает путаницу и пропущенные возможности. Если вы ясно сообщите роли и обязанности каждого, вы создаете условия для успеха.

9. Реализуйте проект

Наконец, планирование завершено. Теперь пора увидеть, как ваша тяжелая организационная работа приносит плоды. На этом этапе большинство менеджеров проектов контролируют проект, общаются с заинтересованными сторонами и следят за тем, чтобы ключевые метрики фиксировались.

Контролируйте производительность на протяжении жизненного цикла проекта

По мере мониторинга производительности в проекте вы можете вносить коррективы в метрики или рабочий процесс по мере необходимости. Частые проверки предоставляют возможность информировать заинтересованные стороны о результатах производительности. Помимо обеспечения выполнения графика, это также может повысить мораль команды, когда они видят положительную обратную связь.

Используйте отчётность для отслеживания усилий и затрат

Имейте в виду ваш бюджет при работе над проектом. Когда вы делаете регулярные проверки производительности, подумайте о том, чтобы быстро просмотреть бюджет тоже. Снова, частые обзоры статуса, особенно бюджета, помогают предотвратить крупные задержки.

Используйте план управления изменениями, чтобы адаптироваться к потребностям проекта по мере необходимости

У вас есть план проекта, и он работает гладко, но это не значит, что вы не столкнетесь с какой-то задержкой, требующей корректировок. Если это произойдет, обратитесь к вашему плану управления изменениями. Это может быть отличным инструментом, когда происходят сбои. Вместо того, чтобы быть захваченным врасплох и рисковать невыполнением своих показателей, сделайте быструю корректировку и продолжайте с вашим проектом.

Теперь выполните его и посмотрите результаты.

Пример плана проекта

Посмотрите, как PetDesk переводит новые функции от идеи к реализации.

Каковы преимущества использования шаблона плана проекта?

Цели проекта зависят от выполнения контрольных показателей, на которые полагаются заинтересованные стороны, завершая свою работу как ожидалось и вовремя. Здесь, в Guru, мы используем заранее подготовленные шаблоны, чтобы помочь оптимизировать процесс управления проектом. Мы рассматриваем их как отправную точку для определения объёма проекта и его целей. Посмотрите, почему включение шаблона плана проекта в ваш рабочий процесс может сделать процесс проще.

Нет времени, потраченного на проектирование шаблона

Ваше время ценно при планировании проекта. Ваши лучшие усилия должны быть сосредоточены на генерации креативных идей и решений, чтобы обеспечить успешное выполнение вашего проекта. Избегайте тратить время и умственную энергию, пытаясь решить, как должен выглядеть ваш шаблон плана управления проектом, начав с шаблона.

Избегайте полного начала с нуля

Пустая страница внушает страх всем. Может показаться почти невозможным знать, с чего начать, работающей с нуля. Используйте шаблон, чтобы понять график вашего проекта. При работе с шаблоном плана проекта вам просто нужно заполнить пустоты.

Единый источник информации о проекте

Это скользкая дорога — иметь информацию, разбросанную по программному обеспечению для управления проектами, электронной почте, внутренним сообщениям и многому другому. Рассматривайте шаблон плана проекта как единый источник правды. В нём содержится вся информация и обновления, которые нужны заинтересованным сторонам, чтобы понять объём проекта. Если одного шаблона недостаточно, используйте разные шаблоны для различных фаз проекта и связывайте их!

Инструменты для интеграции вашего плана проекта в ваш бизнес

Существует миллион способов создать и поделиться своим планом проекта. Наши шаблоны плана управления проектом полностью настраиваемы, так что вы можете делиться всей ключевой информацией о вашем проекте с вашей командой, где бы они ни работали. Сотрудничайте, распространяйте знания и достигайте своих целей, быстро обменяясь информацией и процессами с помощью любого инструмента, который ваша команда использует на протяжении всего проекта.

Guru интегрируется без проблем с вашим любимым программным обеспечением для управления проектами, так что у вас есть всё необходимое в одном месте.