Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Att genomföra förändringar på jobbet kan vara... utmanande för att säga det milda. Oavsett om du står inför en förändringsresistent kultur eller kämpar för att skapa acceptans, kan rätt verktyg och dokumentation göra mycket för att stödja dina insatser för förändringshantering.

Vi skämtade inte när vi sa att detta kommer att bli en expertguide till förändringshantering. Fortsätt läsa för att förstå varför du behöver en förändringshanteringsplan och vad som bör ingå i den, och få gott om gratis mallar för förändringshanteringsplaner och Guru Cards för att hjälpa dig på vägen.

Terminologi för förändringshanteringsprocesser

Innan vi dyker ner i köttigheten av vårt inlägg, låt oss prata lite om termer. Om du vill excelera i förändringshantering och göra ett starkt fall för dina föreslagna förändringar, behöver du lära dig fackspråket. Här är några termer du bör se till att du förstår:

Varför du behöver en förändringshanteringsplan

För att en organisatorisk förändring ska lyckas måste många saker sammanfalla. Du kommer att behöva stöd från ledarskapet, hjälp från andra team och en rimlig tidsram för att få allt gjort.

När du har en väl genomtänkt plan kan du hjälpa till att minimera och redovisa vilken påverkan din föreslagna förändring kan ha. Det är viktigt att ha i åtanke att varje förändring har potential att störa arbetet. Istället för att försöka göra allt på en gång kan en förändringshanteringsstrategi tillåta att du genomför mindre, gradvisa förändringar som fortfarande kan leda dig till ditt slutmål utan att orsaka mycket friktion.

Att ha en formell, skriven plan ger dig också utrymme att ta en agil approach till förändringshantering. När du befinner dig i planeringsfasen kan allt du gör verka perfekt, men så småningom går alla dina planer från att vara idealiserade till verkliga. När du har en förändringshanteringsplan på plats kan du göra justeringar och ändringar när de behövs.

Hur skriver du en förändringshanteringsplan?

Varje förändringshanteringsplan kan vara unik, men de innehåller fortfarande vissa kritiska grundläggande element. När du sätter ihop din plan, kom ihåg att hålla dessa viktiga saker i åtanke.

Demonstrera behovet av förändring

Anta inte att alla vet att saker måste ändras (även om du tycker att det är otroligt uppenbart). Vissa människor kanske tycker att saker fungerar perfekt som det är, och andra kanske inte är tillräckligt involverade för att förstå varför du pressar så hårt för att göra en förändring.

‍

Detta gör det lättare att skapa acceptans och minska motstånd mot förändringar.

Dyk djupt i alla data du kan hitta för att stödja din föreslagna förändring, oavsett om den kommer från interna källor eller externa (det är ännu bättre om du kan hitta båda). Tänk på vad som motiverar dina intressenter mest och hitta datapunkter som tilltalar dem för att göra ditt fall ännu mer robust.

Tydligt ange de fördelar din förändring kan ge organisationen. Planer och förslag som du kan koppla tillbaka till företagets övergripande mål kan vara en succé hos de som har makt.

Förstå din räckvidd

När de flesta tänker på projektets räckvidd, överväger de hur mycket tid allt kommer att ta. Även om det är viktigt att tänka på en rimlig tidslinje för ditt projekt, är det bara baslinjen för vad det behöver vara.

Det är mycket sällsynt att saker bara påverkar enskilda personer eller till och med ett team eller avdelning.

‍

Ta dig tid att tänka på vad som kommer att påverkas av dina föreslagna förändringar.

Har du problem med att fastställa din räckvidd? Ställ dig själv dessa frågor:

• Vilka team och individer kommer att påverkas mest av mina föreslagna förändringar?
• Vilka policyer kommer att påverkas av mina förändringar?
• Kommer arbetsroller att behöva ändras för att göra min förändring så effektiv som möjligt?
• Måste förändringar i organisationsstrukturen beaktas?
  

Identifiera viktiga personer

Det är svårt (om inte omöjligt) för en enda person att genomföra en förändring på jobbet. Du kommer att behöva mycket hjälp om du vill se dina planer förverkligas, och det mesta av det kommer från dina intressenter och ditt förändringshanteringsteam.

Kom ihåg: intressenter och teammedlemmar är två mycket olika saker.

Dina intressenter kan vara mycket investerade i resultatet av ditt projekt. De kan vara investerare, anställda på C-nivå eller chefer, men de kommer inte att göra mycket, om ens något arbete. Dina medlemmar i förändringshanteringsteamet kommer att vara de personer som hanterar mycket av det som behöver göras för att få förändringar att ske.

När du tänker på dina teammedlemmar, tänk inte bara på personer som kommer att utföra produktionsarbete. Överväg att starta en förändringsrådgivande styrelse ansvarig för att övervaka arbetet och erbjuda godkännanden och vägledning när det behövs.

Bestäm budgetar och milstolpar

Det uppskattas att runt 70% av förändringar misslyckas eftersom människor antingen inte tror att insatsen är värd det eller tycker att saker fungerar. Ett av de enklaste sätten att undvika att falla in i denna fälla är att skissera mycket tydliga milstolpar och budgetar.

Vi förstår att förändring inte kan komma från tomma luften.

Oavsett om du investerar pengar, tid eller arbete från andra personer, se till att du gör en realistisk budget för allt detta. En bra budget bör ha lite extra utrymme för att säkerställa att saker fortfarande kan fungera smidigt ifall du behöver göra framtida förändringar.

Milstolpar kan ses som mindre checkpoints på din förändringsresa, men om du vill få ut det mesta av dem, behandla varje som ett slags avstämning. En kommande milstolpe är ett bra tillfälle att omvärdera dina planer och säkerställa att saker fortfarande fungerar för ditt team.

Sätt din kommunikationsplan

Tydlig och konsekvent kommunikation är nyckeln till varje förändringshanteringsplan. När du tar en strategisk ansats till kommunikationen gör du mycket för att hålla människor fokuserade och främja en känsla av förtroende. Du arbetar inte i mörkret eller försöker dölja dina framsteg; du strävar efter att vara synlig och tillgänglig varje steg på vägen.

Skapa möjligheter för folk att ställa frågor och var tydlig med vilken information du kan dela och vad som behöver vänta på ett senare datum. Sätt en positiv ton för samtalen, och var inte rädd för att ta itu med svåra frågor. Även om du stöter på problem eller måste omvärdera dina planer, kan vara öppen och ärlig om vad som pågår hjälpa till att behålla stödet.

Vad behöver varje förändringshanteringsplan för att lyckas?

Varje förändringshanteringsplan har en serie mindre komponenter, och rätt dokumentation spelar en avgörande roll för att hålla allt samman. Om du är redo att förverkliga dina planer kan vi ge dig insikter i vad du behöver inkludera och till och med ge dig några mallar för att hjälpa dig längs vägen.

Kommunikationsplan för förändringshantering

Om du vill att din förändringshanteringsplan ska gå utan problem, behöver du skapa acceptans från nyckelintressenter i ditt företag. Det är här en kommunikationsplan för förändringshantering kommer väl till pass.

Plan för förändringshantering

Tidpunkten är allt när du skapar en förändringshanteringsplan. Skapa en tidslinje hjälper till att hålla ditt team på rätt spår för att uppfylla vissa milstolpar och hjälper också till att sätta förväntningar kring din arbetstakt.

Tydliga roller i förändringshantering

Att definiera roller är ett måste i effektiv förändringshantering. Att dela ut roller hjälper till att ge struktur åt ditt arbete och säkerställer att det viktigaste arbetet i ditt projekt blir gjort.

Vem kommer att ansvara för att uppdatera dokumentationen kring det arbete du utför? Har du en utsedd designer eller utvecklare i det här projektet? Vem kommer att hålla kommunikationen flytande med intressenter?

Har du problem med att delegera roller? Ibland behöver det inte vara upp till dig. Känn dig fri att öppna upp för teammedlemmar för att se om någon vill ta på sig en uppgift.

Förändringskontrollråd

Det är dags att tänka på de viktigaste personerna som kommer att styra projektet. Kom ihåg, du kan ha en stor grupp människor som arbetar med ditt projekt, men du kommer att behöva en “beslutsfattare” för vissa uppgifter. De kommer att ansvara för alla förändringar och beslut som avviker från din ursprungliga plan.

Definierad förändringshanteringsprocess

Nu när du har en klar idé om vad du vill uppnå och insyn i ditt team och styrelse kan du äntligen dyka ner i processen. Detta är där du tydligt kommer att skissera vad som måste hända för att få din förändring att gå framåt. Detta är en av de viktigaste delarna av arbetet med förändringshantering, och lyckligtvis har vi en guide som kan hjälpa. Lär dig mer om att definiera en förändringshanteringsprocess.

Verktyg för förändringshantering

Det är inget fel med att ha olika verktyg i din tekniska stack när du är djupt inne i förändringshanteringsprocessen. Du måste bara se till att alla är tydliga med vilka verktyg som du kommer att använda.

Du kan inte ha din ledande designer som arbetar i Figma när de flesta i produktionen fortfarande är i Adobe. Se till att alla är i linje med rätt verktyg att använda innan du dyker för djupt i ditt arbete med förändringshantering.

Plan för förändringshanteringsanalys

Din utmärkta plan för förändringshantering har genomförts, och nu behöver du se om du gjorde rätt förändringar. Detta är där din plan för förändringshanteringsanalys kommer in. Fastställ vilka mätvärden du kommer att mäta för att avgöra framgång och skissera vilka mål du behöver uppnå.

Ytterligare resurser för förändringshantering

Vi har just nämnt några absoluta måste för förändringshanteringsplaner. Vi har gett dig det du behöver för att genomföra förändring, men beroende av ditt företags mognad och bransch kan du behöva lite mer hjälp.

Om du vill kryssar över alla dina T:n och prickar dina I:n kan det vara bra att överväga att lägga till dessa dokument i din övergripande plan för förändringshantering:

Plan för utbildning i förändringshantering

Det finns en skillnad mellan att veta att en förändring är på väg och att vara redo att hantera förändringen. Ta bort gissningarna kring vilka förändringar du har gjort och ge människor tydliga riktlinjer om hur de ska gå framåt.

Mall för resurser för förändringshantering

Vad behöver jag göra om jag behöver göra en förändring i den nya processen?

Hur säkerställer jag att jag använder allt på rätt sätt?

Ge människor svaren de behöver på frågor innan de ens behöver ställa dem med en resursguide. Inkludera ytterligare hjälpande dokumentation, nödvändiga riktlinjer och information om vem man ska kontakta om de behöver mer hjälp.

Förändringsbegäran formulär

Behöver du göra förändringar i en viss process? Har någon i ett annat team en fantastisk idé för nya processer? Låt folk skicka in en förändringsbegäran formulär så att deras förslag hålls på din radar.

Förändringsordrar logg

Låt inte förändringar göras i det dolda eller utan sammanhang. En ordentlig förändringshanteringslogg kan visa dig viktigt arbete som ditt team redan har gjort för att genomföra förändringar och kan ge dig insikter i varför vissa förändringar gjordes.

Hur man använder dessa mallar

Förändring är svårt, men ditt team behöver inte gå igenom det ensamt. Vi har funnit att när du ger ditt team tillräckligt med information om en förändring och massor av resurser om hur man hjälper dem att hantera den, kommer de att vara både tacksamma och snabbare att anta den aktuella förändringen.

Vi vill göra varje förändring så enkel som möjligt för dig. Använd dessa mallar för att genomföra framgångsrik förändring inom ditt företag.

Hur denna mall kan hjälpa ditt team:

• HR/People Ops: När ditt team inför nya förmåner, rekryteringsprocedurer, tillväxtvägar och mer, se till att dina medarbetarchefer är utrustade med rätt resurser för förändringshantering resurser för att integrera sina direkta rapporter i nya processer eller policys.
• Kundframgång och support: När ditt team växer, kan dina stödåtgärder förändras och din teamstruktur kan bli mer definierad. Använd denna mall för att hantera dessa stora organisatoriska förändringar och säkerställ att ditt team fortfarande känner sig trygga och informerade om sina jobb.
• Produkt och teknik: Det kan finnas tillfällen då dina team svänger bort från en funktion till förmån för en förändring på marknaden. Använd denna mall för att hantera den förändringen och utrusta din produkt och teknik organisation med rätt vägledning om denna förändring.