How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Du har just lanserat en ny produkt, efter fem års arbete med en prototyp, tester och att säkerställa att produkten är redo för marknaden. Men lanseringen gick inte som planerat. Inom den första veckan efter lanseringen ringer upprörda kunder till din kundsupport för att klaga på defekta produkter som blivit brandfarliga. 

Som tur är har ditt kommunikationsteam redan en kommunikationsplan för det här scenariot. De startar kampanjen snabbt för att ta itu med säkerhetsproblemen, återskapa förtroendet hos konsumenterna och återlansera produkten (efter uppdateringar) med stor framgång.

Men en kommunikationsplan är inte bara för att släcka bränder. Den är också användbar vid lansering av en ny produkt eller när man släpper en viktig uppdatering. Den säkerställer att du får mest synlighet från din målgrupp.

Internt är en kommunikationsplan avgörande för att hålla intressenter och teammedlemmar på samma sida under projektledningen. En kommunikationsplan etablerar också en struktur så att anställda kan hitta information när de behöver den och följa upp om de inte kan.

I den här guiden kommer du att få lära dig fördelarna med att använda en kommunikationsplan, hur man skriver en och detaljer att inkludera i din plan. Vi har också inkluderat flera nedladdningsbara mallar för att förenkla processen för dig.

Vad är en kommunikationsplan? 

En kommunikationsplan är en omfattande strategi som möjliggör för dig att leverera information till din publik och driva positiva affärsresultat. 

En kommunikationsplan hjälper dig att identifiera behov, prioritera din budget, strukturera tidslinjer och anpassa kommunikationsmetoder för att passa publiken. Den säkerställer att alla meddelanden från din organisation är konsekventa över kanaler och når rätt målgrupp. 

Även om de flesta kopplar kommunikationsplaner till krishantering kan de även användas för att lansera nya produkter eller presentera nya initiativ.

En kommunikationsplan beskriver:

• Vilka du vill nå
• Hur du kommer att presentera ditt varumärke
• Meddelandet du vill kommunicera
• Kanaler för kommunikation

När du använder denna struktur för att bygga en kommunikationsplan kommer du att ha den kommunikation som behövs för att uppnå organisationens mål. 

Vad är en kommunikationsplan i projektledning? 

En kommunikationsplan i projektledning beskriver hur du ska kommunicera viktig information om ett pågående projekt till de huvudsakliga intressenterna. Kommunikationsplanen specificerar när teammedlemmar ska dela projektuppdateringar och med vem de ska dela dessa uppdateringar. 

En kommunikationsplan för projektledning är inte en PR-plan. Den hjälper dig inte att identifiera din publik, samordna sociala medier eller etablera meddelanden för dina publiksegment. Istället, överväg att använda en affärsstrategi eller social media planner för dessa syften.

Teammedlemmar bör använda kommunikationsplanen för att svara på dessa projektrelaterade frågor:

• Hur kommunicerar vi med projektets intressenter?
• Vad används varje kanal till?
• Kommunicerar vi asynkront eller synkront?
• Vem är projektledaren?
• Vem ingår i projektteamet och vilka är deras roller?
• Hur ofta kommer vi att dela viktiga projektuppgifter med intressenter?

Vad är betydelsen av en kommunikationsplan?

Ökar samarbete och produktivitet

Kunskapsarbetare spenderar för närvarande 60% av sin tid på att jaga godkännanden, leta efter dokument, växla mellan appar och göra andra uppgifter utanför sin kärnverksamhet. Det händer främst när anställda inte vet var informationen delas. Därför slösar de tid på att fråga kollegor om information.

Med ökningen av distribuerade eller fjärrteam är det lätt att bli bekväm med kommunikationen. Chefer skickar mejl efter arbetstid, informationen centraliseras inte och anställda är osäkra på när eller hur de ska kommunicera. Att säkerställa säkerheten och legitimiteten av din e-postkommunikation med en SPF record checker blir viktigt.

Effektiv teamkommunikation händer inte naturligt. Det är en färdighet som ditt team bygger. En avgörande aspekt av effektiv teamkommunikation är att skildra hur ditt team kommunicerar. 

Med en kommunikationsplan vet teammedlemmarna var, när och vad de ska kommunicera. Du klargör också konventioner för “Stör inte” eller snoozing av meddelanden på plattformar som Slack. Att ge riktlinjer tar bort hinder för tillgänglig kommunikation och samarbete mellan team. Teammedlemmar känner sig mer bekväma med att skicka meddelanden och dela idéer när de vet var de ska kommunicera och vid rätt tid.

Skapar transparens

Transparens är den grad till vilken information är tillgänglig och delas med anställda, chefer och intressenter i en organisation. Anställda kan visualisera den större bilden och förstå hur deras bidrag gör skillnad när informationen är lättillgänglig.

Transparens är avgörande för kunskapsdelning, att bygga förtroende och hålla anställda informerade med verifierad information.

Även när informationen inte alltid är positiv, hjälper transparent kommunikation anställda att anpassa sig till förändringar och kontinuerligt arbeta smartare.

Minimerar missförstånd och duplicerat arbete mellan teammedlemmar

En kommunikationsplan minimerar förvirring och missförstånd genom dokumenterade processer. Som ett resultat har ditt team tydlighet om var informationen finns och vem som ska ställa frågor när de står inför svårigheter. De är mer effektiva och mindre frustrerade, vilket leder till en glad arbetsstyrka och högre intäkter för ditt företag.

Säkerställer att rätt personer får ditt meddelande

Det finns inget mer frustrerande än att höra orden: "Jag vet inte," eller att bli tillsagd att fråga nästa person för att få svar på din fråga. En bra kommunikationsplan beskriver vem som får meddelanden och hur kommunikationsprocessen fungerar. 

I denna miljö vet dina teammedlemmar vem de ska ställa frågor till, och de som ska ha svaren är beväpnade med korrekt information.

Hur skriver man en kommunikationsplan?

1. Granska dina nuvarande kommunikationsmaterial 

Steg att följa när man genomför en granskning inkluderar:

• Innan du skriver din kommunikationsplan, lägg grunden. Gör en inventering av alla befintliga kommunikationsmaterial.
• Se efter mönster i dina tidigare och nuvarande kommunikationer. Se efter meddelanden som fick de bästa eller sämsta resultaten. Notera förändringar i kommunikationsstil över tid och hur de påverkade resultaten.
• Fråga teamledare och anställda hur effektiva de tycker att den nuvarande kommunikationsplanen är. Använd kvalitativa forskningsmetoder som undersökningsverktyg, intervjuer och fokusgrupper för att samla in feedback. För undersökningar kan du använda Typeform i Guru för att skapa interaktiva quiz och snabbt samla in feedback.
• Använd en SWOT-analys för att belysa svagheter, styrkor, hot och möjligheter i din kommunikation. Vilka faktorer skadar din kommunikation och vad kan hjälpa din strategi?

2. Sätt SMARTa mål baserat på granskningsresultaten 

Efter granskningen, använd resultaten för att sätta upp uppnåeliga mål för kommunikationsplanen. Dina SMARTa mål bör vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. 

Till exempel skriver HR-teamet en kommunikationsplan för att utforma en tillväxtmatris för anställda som inte vill bli chefer. De behöver identifiera specifika mål som planen ska uppnå, även om det inte är kvantifierbart. 

Målet kan vara att öka personalens kvarhållande grad med 30% under de kommande sex månaderna eller förbättra medarbetarnas nöjdhet under det kommande året. Du kan använda en kommunikationsplan för att pitcha dessa mål till ledningen. 

3. Definiera din unika försäljningsproposition (USP) 

Din USP visar kunder och prospekt den nyckelfunktion som särskiljer dig från konkurrenterna. Det är en lösning som endast ditt varumärke erbjuder, och kunderna kan inte hitta den någon annanstans.

Svara på dessa frågor för att identifiera din USP:

• Vilka problem löser jag med min tjänst eller produkt?
• Vad är det enda jag erbjuder som konkurrenterna saknar?
• Har jag specifika funktioner som är svåra att kopiera?

Rama in din USP för att visa fördelarna för kunderna och använd den i din kommunikationsplansmall. 

4. Koppla din USP till din missionsförklaring

Gå vidare till din missionsförklaring, som ska kommunicera din hela varumärkesidentitet. 

Till exempel är Teslas USP att tillverka ekologiska, högkvalitativa, högpresterande bilar. De är unika eftersom de inte bara säljer bilar utan också innovativ teknik. Det knyter an till deras missionsförklaring att skapa de mest övertygande bilarna under 2000-talet och leda världens övergång till elektriska fordon.

Här är en omfattande guide för att skriva en missions- och visionsförklaring.

5. Identifiera din publik

Att koppla upp sig med din ideala kund kräver en djup förståelse för dina publika behov och preferenser. Även om du vill nå så många människor som möjligt har ditt budskap mest effekt när det anpassas för en specifik publik. Målning säkerställer också att du får fler kvalificerade leads.

Om du skriver kommunikationsplanen för ett projekt är det avgörande att veta din publik. 

Vem skriver du för? 
Vem är intressenterna? 

‍

Exempel på intressenter inkluderar investerare, mediehus, offentliga tjänstemän eller kunder. Om du skriver för interna team, skapa ett omfattande dokument som anställda kan hänvisa till i din kunskapsbasplattform. Se till att du inkluderar information om vem du ska ställa uppföljningsfrågor till.

Om din publik inkluderar pressen och mediehus, skriv ett pressmeddelande som beskriver ditt mål för allmänheten. Vi rekommenderar att du använder en pressmeddelandemall som beskriver vad PR-teamet ska säga.

Här är några tips för att hjälpa dig att identifiera din målgrupp:

• Använd undersökningsverktyg som Typeform i Guru för att samla information om preferenser och demografi.
• Google Analytics ger information om användarbeteende på din webbplats samt demografisk data som kön, ålder och plats.
• Kontrollera efter mönster bland dina följare på sociala medier. Vilken åldersgrupp är de flesta av dina följare? Var befinner de sig? Vilken typ av innehåll engagerar de sig i? Om du har en liten följarskara kan du spionera på dina konkurrenter för att se vilken typ av publik de attraherar.

6. Skissa och skriv din kommunikationsplan för varje publik 

Vid det här laget vet du dina olika målgruppsegment och målen för din kommunikationsplan. När du utformar ett meddelande för varje publikgrupp, använd ditt övergripande varumärkesbudskap som bas för kommunikationen. 

Börja med en tabell som identifierar publiken, de meddelanden du behöver främja och kanalerna för att främja dem.

När du har en allmän översikt, besvara dessa frågor:

• Vad är den viktiga informationen som publiken bör känna till?
• Vilka missförstånd rätar jag ut?
• Vilka vanliga värderingar finns mellan publiken och mitt varumärke?
• Vilken språk kommer att få publiken att känna sig bekväm och förstådd?

Lägg till svaren i din kommunikationsplanmall under avsnittet för nyckelbudskap. När du skriver, bjud in representanter som redan arbetar med den målgruppen för att förbättra personaliseringen och noggrannheten i ditt budskap. 

7. Bestäm distributionskanaler baserat på din publik 

De kommunikationskanaler du väljer beror på var din publik hänger. 

Till exempel, om du kommunicerar med kunder, kan du skicka ut ett nyhetsbrev eller en pressrelease. Om du kommunicerar med en kall publik kan betald annonsering vara till hjälp. Och om du skapar en kommunikationsplan för anställda är det bästa sättet att leverera ditt budskap att använda din kunskapsförvaltningsprogramvara.

Populära kommunikationskanaler inkluderar:

• E-postmarknadsföring för att skicka försäljningserbjudanden, nyhetsbrev och marknadsföringsmeddelanden
• Ditt företagsblogg där du delar nyheter och användbar information med din målgrupp
• SMS för rabatter, påminnelser om evenemang och försäljningsmeddelanden
• Tryckmaterial som direktreklam, flygblad, skyltar och broschyrer
• Podcastannonsering genom din företags-podcast eller genom att framträda som gäst på branschpodcaster
• Klickannonsering för att visa dina annonser för användare som surfar på internet
• Traditionell annonsering som affischer, radio och tv-reklamer
• Sociala medier för att interagera med din publik
• Intranetsplattformar där du kan dela innehåll med anställda, partners, leverantörer och andra intressenter

8. Skapa en meddelandematrisk

En meddelandematrisk är ett schema som sammanför din målgrupp, det centrala problemet, varumärkesuttalandet och kommunikationskanalerna. Den säkerställer att din kommunikationsplan alltid är i linje med ditt värdeerbjudande. 

De flesta organisationer har flera målgrupper med olika behov som din produkt löser. Du behöver ett unikt budskap, en marknadsföringskampanj och en distributionskanal för varje publik. Din meddelandematrisk ger en översikt över hur dina meddelanden kommer att anpassas till varje publik och kanal.

9. Mät resultat baserat på etablerade framgångsmått

När du genomför din kommunikationsplan, mät resultat löpande. Vissa projekt, som marknadsföring på sociala medier, har kvantifierbara resultat. Andra, som att förbättra medarbetarnas tillfredsställelse, kan ha abstrakta målbaserade på varumärkessentiment.

Notera vad som fungerade och områden för förbättring. Om du inte nådde ditt mål, försök kanske att förlänga tidslinjen eller omarbeta dina mål för att göra dem mer uppnåeliga. 

Vad är komponenterna i en kommunikationsplan?

1. Målen för kommunikationsplanen

Målen för din kommunikationsplan bör besvara dessa frågor:

• Vem når jag?
• Varför behöver jag nå dem?
• Vad ska jag säga?
• Vilka kanaler kommer jag att använda för att leverera mitt budskap?
• Vad är den bästa tiden att leverera detta budskap för mest påverkan?

2. Din målgrupp

För projektbaserade kommunikationsplaner, rikta kommunikationen mot intressenter. Vilka avdelningar eller individer kommer att påverkas av kommunikationsplanen? Vad bör de veta om projektet?

Målgrupper skiljer sig åt och kan inkludera anställda, kunder eller media. Använd en målgruppskarta för att segmentera din publik och skapa unika meddelanden för varje målgrupp.

3. Meddelandet

Tänk på det sista målet när du skriver meddelandet. Vad är den åtgärd du vill att publiken ska vidta som ett resultat av kommunikationsplanen? Inled med syftet tidigt. 

Besvara dessa frågor i ditt meddelande:

• Varför gör vi detta?
• Hur passar detta med vår övergripande mission?
• Vad kommer att förändras efter kommunikationsplanen?

Att omfamna empati hjälper dig att förstå vad din publik behöver höra. Meddelandet bör vara enkelt, konsekvent, noggrant och tydligt.

4. Tidsaspekt

Timing är avgörande för framgången och effektiviteten av din kommunikationsplan. Den bästa kommunikationen sker över tid, inte på en gång. 

Människor har korta uppmärksamhetsspann och begränsad tid. Du kan behöva kommunicera flera gånger för att förstärka det centrala budskapet och förbli i minnet hos din målgrupp. Du behöver också en andra kommunikationsplan för att skydda dig mot oväntade händelser som inträffar senare.

5. Leveransmetod

Din kommunikationsstrategi lägger grunden för dina outreach-aktiviteter. Detta inkluderar vilket budskap som ska kommuniceras och kanalerna för varje meddelande. 

Till exempel, om du kommunicerar med en professionell publik, kan LinkedIn och Twitter vara mer effektiva än Instagram eller TikTok, som (i allmänhet) är för mer avslappnad användning.

6. Kommunikatören

Om du har ett internt kommunikationsteam bör de hantera skapandet och genomförandet av kommunikationsplanen för interna och externa målgrupper. Men PR- och HR-team bör arbeta tillsammans med internt riktade kommunikationen som kan påverka anställda.

Bra kommunikatörer tenderar vanligtvis att vara:

• Bra lyssnare
• En betrodd källa som kan koppla kontakt med en kall publik
• Tänksam när det gäller att ställa rätt frågor för att samla meningsfull information

7. Uppföljningen

Effektiv kommunikation handlar mer om att dela information. Det kräver uppföljning för att säkerställa att rätt personer ser data och ger feedback för att förbättra framtida kommunikation.

Läste de meddelandet och förstod det? Kommer de att vidta den önskade åtgärden? Vad händer om de inte läser meddelandet?

Vill du veta om dina anställda har läst en viktig del av informationen du delade? Använd Gurs kort-nivådata för att dela information med specifika team och anställda inom din organisation. Guru gör det enkelt för anställda att ta till sig information i sin egen takt och låter dig spåra vad de har läst. Om de inte har läst ett kort kan du skicka en uppföljning och påminna dem.

8. Vem har ansvaret?

Utse en kommunikationskoordinator för att hantera skapandet och genomförandet av kommunikationsplanen. Även om denna roll ofta faller på projektledaren eller avdelningschefen, är det klokare att utse någon med färre ansvar som kan lyssna på var kommunikationen behövs, upptäcka vad som saknas och lösa kommunikationsproblem när de inträffar. Chefen eller teamledaren har redan mycket att göra, så kommunikationen kan hamna i bakgrunden. 

Be kollegor från relevanta avdelningar att skapa en lista över utmaningar som kan uppstå under genomförandet av kommunikationsplanen. Till exempel, vilka utmaningar har du att göra med för internt team? När du lanserar en ny produkt, förutser du några hinder som kan bli en PR-mardröm? Att skapa en lista över förväntade utmaningar kan hjälpa dig att förbereda en kommunikationsplan för att mildra problemen.

9. Sammanfattning 

Den exekutiva sammanfattningen är en sammanfattning av din kommunikationsplan på en sida. Den bör inkludera:

• Kärnvärden
• Nyckelbudskap
• Differentierare
• Utmaningar som du upptäckte under planeringsmötena
• Mål som du vill uppnå om resurserna blir tillgängliga men som för närvarande inte utgör en del av kommunikationsplanen
• Affärsmål

Exempel på kommunikationsplaner

Marknadsföringskommunikationsplan 

En marknadsföringskommunikationsplan är en strategi för att dela information om din produkt eller tjänst med din målgrupp. Den ger fokus, så att du vet vad du behöver säga när du marknadsför din produkt till dina kunder.

Marknadsföringskommunikationsplanen inkluderar:

• Beskrivning av din målmarknad och idealiska kund
• Mål och syften
• SWOT-analys
• Tidslinje
• Ditt unika försäljningsargument
• Strategier
• Problemet din publik möter
• Gränssnitten mellan dessa smärtpunkter och dina produktlösningar
• Dina meddelanden
• Distributionskanaler

Kommunikationsplan för projektledning

En kommunikationsplan för projektledning beskriver hur du kommer att kommunicera viktig information till intressenter under projektets livstid. Den håller också ditt team på rätt spår när de samarbetar i ett projekt, så att alla vet vad de ska göra, vem som är ansvarig för varje uppgift och när den är förfallen.

Kommunikationsplanen för projektledning bör inkludera:

• Projektets mål
• Detaljer om intressenter
• Typ av information att dela med intressenter
• Kommunikationskanaler
• Frekvens av kommunikation

Kommunikationsplan för produktlansering

En kommunikationsplan för produktlansering säkerställer att din nya produkt får den synlighet den behöver för att koppla upp sig med din målgrupp. Om det är en produktuppdatering bör berättelsen tydligt visa skillnaden från konkurrenter och tidigare versioner.

Segmentera produktlanseringsplaner i fem faser:

1. Planering
2. För-lansering
3. Försäljnings- och kanalberedskap
4. Lanseringsdag
5. Uppföljning efter lansering

Det som ska inkluderas i en kommunikationsplan för produktlansering:

• Primära mål för produktlanseringen
• Din målgrupp
• Positioneringsuttalande
• Problem som din produkt löser
• Produktbeskrivning
• KPI:er
• Nyckelaktiviteter och tidslinje för varje aktivitet
• Medvetenhetskampanj

Intern kommunikationsplan

När det praktiseras korrekt, intern kommunikation bör främja effektivt samarbete och dialog mellan anställda i en organisation. Det innebär att producera och dela meddelanden, samt underlätta en hälsosam dialog med anställda. 

Bra intern kommunikation säkerställer att anställda aldrig hör orden “ingen sa något.” Det är en frustrerande upplevelse i organisationer av alla storlekar där information inte når rätt personer, ignoreras eller går förlorad under transport.

En intern kommunikationsplan utrustar din organisation för att hantera den växande påverkan av en modern arbetsmiljö.

Inkludera följande detaljer i en intern kommunikationsplan:

• Målgruppsperoner
• SMARTa mål
• Nyckelmått att följa
• Tidslinje för att uppnå mål och syften
• Godkännandeprocess
• Verktyg för intern kommunikation
• Utvärdering

Kommunikationsplan för förändringshantering 

Förändring är svårt för alla att acceptera. En plan för förändringshantering sammanfattar alla strategiska planer, processer och verktyg för att leverera organisatoriska förändringar och hjälpa anställda att anpassa sig till dessa förändringar. 

Gjort rätt, en plan för förändringshantering minskar risken för en misslyckad organisatorisk förändring i händelse av omstrukturering, flytt till en ny plats eller uppgradering av processer. Det är det enda sättet att få anställdas stöd utan att antagonisera dem.

65 % av seniora chefer som tillfrågades av Robert Half anser att kommunikation är den mest avgörande faktorn för att framgångsrikt leda team genom förändringar. Tyvärr, 70 % av organisatoriska förändringsinitiativ misslyckas på grund av ineffektiv kommunikation. 

Detaljer att inkludera i en kommunikationsplan för förändringshantering:

• Namn på förändringsprojekt
• Projektägare
• Intressenter för varje kommunikation
• Anledning till kommunikation
• Beskrivning av den nödvändiga kommunikationen
• Kommunikationsmetoder
• Huvudbudskap
• Tidslinje

Bra offentliga och anställdas relationer börjar med en kommunikationsplan

Utan en struktur för kommunikationen kan du inte nå din målgrupp eller samarbeta effektivt. En kommunikationsplan säkerställer att du är redo för när en kris inträffar. Internt sprider du information korrekt när du fattar affärsbeslut eller genomför stora förändringar. Och externt kontrollerar du din berättelse för att forma den offentliga uppfattningen om ditt varumärke och dess erbjudande.

Guru är mjukvaran för intern kommunikation som kompletterar anställdas kommunikation med expert-granskad information. Med Guru har dina anställda tillgång till information när de behöver det, så att de aldrig känner sig uteslutna.

Vanliga frågor om mallar för kommunikationsplaner 

Vad ingår i en kommunikationsplan?

• Syfte med kommunikation
• Målgrupp
• Huvudbudskap
• Förväntade hinder
• Leveransmetod
• Exekutiv sammanfattning

Hur skriver man en kommunikationsplan?

1. Granska dina aktuella kommunikationsmaterial
2. Sätt SMARTa mål
3. Identifiera din målgrupp
4. Definiera ditt uppdrag och unika värde
5. Skriv en kommunikationsplan för varje målgrupp
6. Bestäm distributionskanaler
7. Genomför och mät resultat

Vad är exempel på kommunikationsplaner?

Exempel på kommunikationsplaner inkluderar:

• Kommunikationsplan för förändringshantering
• Kommunikationsplan för produktlansering
• Kommunikationsplan för projektledning
• Intern kommunikationsplan
• Marknadsföringskommunikationsplan