Meeting Minutes: Templates and Examples

Möten! Arbetslivets plågoris. Anledningen till att vi säger "detta kunde ha varit ett mail." Men vi kan helt enkelt inte bli av med dem för det visar sig... att de faktiskt är användbara? Du kan faktiskt åstadkomma mer, snabbare, när du har alla i samma rum (virtuellt eller personligen) för att diskutera aktuella frågor och komma till en överenskommelse.

Tyvärr fruktar de flesta anställda möten på grund av tendensen de har att pågå i evighet utan att konkreta beslut någonsin fattas. Ny forskning från Guru och Loom visar att nästan hälften av människor tycker att mer än 40% av den tid som spenderas i videotelefonsamtal är slöseri. Det händer när vi går in i möten utan en plan och inte använder en mall för mötesprotokoll för att styra diskussioner och hålla alla på rätt spår.

Så, hur säkerställer du att deltagarna inte avviker från ämnet utan att vara för strikt? I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du skapar en plan för ditt möte, hur du skriver mötesprotokoll och lagrar dem i ett centralt arkiv som är tillgängligt för alla.

Vad är mötesprotokoll?

Mötesprotokoll är en officiell sammanfattning av viktiga samtal och beslut som äger rum under ett möte. De kallas också för protokoll från mötet (MOM).

Mötesprotokoll är ett avgörande verktyg för intern kommunikation som hjälper på följande sätt:

• Anställda som inte kunde närvara vid mötet hålls informerade om de senaste uppdateringarna.
• Åtgärder eller beslut som dokumenterats i protokollet kan fungera som en plan för den närmaste framtiden, vilket hjälper ditt team att hålla fokus på sina mål.
• I vissa scenarier ger mötesprotokoll rättsligt skydd till organisationen eftersom de är en officiell dokumentation av hur företagsbeslut fattades och av vem.

Du kan använda mötesprotokoll för alla typer av möten, oavsett om det är mellan anställda och ledning eller externa intressenter.

Vad bör inkluderas i mötesprotokoll?

Grundläggande detaljer som namn, datum, tid och plats

Längst upp i mötesprotokollen bör du inkludera grundläggande information om var mötet kommer att äga rum, när och deltagarlistan. Att lägga till dessa detaljer hjälper dig att hitta protokollet snabbare i framtiden.

Syftet med mötet

Sätt ett tydligt syfte eller mål för mötet. Det behöver inte vara detaljerat, men det bör ge ett tydligt mål.

Till exempel kan "Granska ekonomirapporten för juni" vara syftet med ett möte. Du kommer sannolikt att diskutera många relaterade ämnen under mötet, som vad ditt team har spenderat eller var de skulle kunna ha sparat resurser.

Agenda för mötet

Din agenda refererar till de viktiga punkterna som ska diskuteras under mötet.

Dina agendapunkter bör vara i följande ordning:

• Protokoll från föregående möte
• Rapporter/analys
• Akuta eller tidskänsliga frågor
• Ofullständiga uppgifter, mål och diskussionspunkter från föregående möte
• Allmän diskussion
• Nya mål, uppgifter eller åtgärdspunkter

Du måste inte följa denna ordning strikt. Det är en utgångspunkt för dina mötesprotokoll.

Åtgärdspunkter

Åtgärdspunkter är uppgifter eller aktiviteter som behöver arbetas med efter mötet. Vissa åtgärdspunkter har strikta deadlines. Andra är mer vaga, som "att vara avslutad innan nästa möte."

Några tips för att vägleda dig när du skriver dina åtgärdspunkter:

• Var kortfattad och definiera tydligt åtgärden. "Skriva innehåll" är ett dåligt exempel. Använd istället "Skriva en artikel om mötesprotokoll."
• Varje åtgärdspunkt måste tilldelas en deltagare så att den blir genomförd
• Om en punkt har ett förfallodatum, dokumentera det tydligt
• Dina åtgärdspunkter behöver inte vara detaljerade; den tilldelade kan anteckna specifikationerna
• Följ upp på åtgärdspunkterna för att säkerställa att de blir genomförda; adressera ofullständiga punkter vid nästa möte

Datum och tid för nästa möte 

Nära slutet av mötet bör deltagarna besluta när och var nästa möte ska hållas. 

Du bör notera datum, tid och plats för detta framtida möte i dina protokoll. Undvik fraser som "en vecka från nu" eller "nästa tisdag." Använd alltid det aktuella datumet och tiden.

Dokument som ska ingå i rapporten

Eventuella dokument som var relevanta för mötet, såsom rapporter och presentationer, måste läggas till mötesprotokollen. 

Ditt team kan hänvisa tillbaka till dessa dokument när det behövs. Om du använder ett verktyg för kunskapshantering som Guru, kan du enkelt hitta dessa dokument med den robusta sökfunktionen.

Proffstips för bättre möten 

Före mötet

Bestäm agendan för mötet

De 5 största problemen med möten inkluderar: 

• Statusuppdateringar
• Avvikelse från ämnet
• Brist på förberedelse
• Ingen tydlig sammanfattning
• Tidsförvaltning

En väl definierad agenda lindrar alla dessa problem och hjälper dig att hålla effektiva möten.

Din agenda skisserar tydligt de viktigaste punkterna att diskutera under mötet. Den håller alla på rätt spår, lyfter fram avgörande ämnen och minskar tidsslöseri.

Harvard Business Review föreslår att man formulerar agendapunkter som frågor och listar de viktigaste ämnena först.  Agendan måste inkludera listan över deltagare och alla nödvändiga stöd-dokument för mötet.

Skapa en översikt över de ämnen som ska diskuteras

Din agenda är en kort översikt som hjälper dig att skapa en detaljerad översikt över varje punkt under de viktigaste ämnena. En översikt gör det lättare att dokumentera anteckningar och beslut relaterade till varje agendapunkt. 

Även om det rekommenderas att använda en online-mall för mötesprotokoll, använder många fortfarande en anteckningsbok. Om du skriver ner anteckningar för hand, lämna plats efter varje punkt för att fylla i under mötet.

Dela diskussionspunkter med deltagare före mötet 

Dela viktiga diskussionspunkter med alla mötesdeltagare i förväg för att hjälpa dem att förstå vad som förväntas av dem så att de är bättre förberedda. På så sätt blir diskussionerna mer produktiva.

Under mötet

Använd en mall för mötesprotokoll

En enkel taktik som effektiviserar anteckningstagning är att använda en mall för mötesprotokoll.  Mallen är ett förutbestämt format som gör det lättare för dig att skapa en agenda och skissera viktiga ämnen.

Överväg att använda en inspelningsanordning

Eftersom möten kan gå snabbt genom många ämnen och beslut, överväg att spela in mötet på din mobiltelefon eller inspelningsanordning. Inspelningar kan hjälpa dig att skapa mer exakta och detaljerade mötesprotokoll. Det är viktigt att informera deltagarna om att du spelar in dem i förväg. 

Registrera närvaro

Protokollföraren bör anlände tidigare än alla andra. För styrelsemöten är protokollföraren vanligtvis styrelsesekreteraren.  För teammöten kan en projektkoordinator, assistent eller vilken deltagare som helst vara protokollföraren.

Protokollföraren kan bocka av varje deltagares namn när de kommer in i rummet eller på videokonferensen. Alternativt kan du cirkulera en närvarolista innan mötet börjar. Deltagarna kan markera sina namn på listan och rätta eventuell information om det behövs.

Ta protokoll i realtid

Använd din agenda som en översikt, skriv ner diskussionspunkter och beslut som de händer i realtid. När informationen är färsk i ditt minne möjliggör det bättre anteckningstagning.

Lägg till kontext så att det är lätt att förstå

Skapa en balans mellan att komma direkt till saken och att lägga till tillräckligt med kontext för frånvarande så de förstår. Dina anteckningar bör också vara användbara för framtida referenser.

Ta bort personliga observationer

Lägg aldrig till personliga anteckningar i mötesprotokollen. Du kan ta dina egna anteckningar separat, men mötesprotokollen bör vara en faktabaserad och opartisk dokumentation.

Fånga bara väsentliga detaljer

Under mötet bör du fokusera på att fånga väsentliga punkter, åtgärdspunkter och beslut i dina protokoll. Du kan lägga till extra detaljer eller klargörande anteckningar efter att mötet är avslutat.

Registrera beslut

För att säkerställa maximal noggrannhet, anteckna åtgärdspunkter och avgörande beslut inom din översikt när de inträffar.

Använd digitalt format så att det är lätt att dela 

Eftersom mötesprotokoll är en dokumentation av vad som hände under mötet, är det lättare att spara och dela när det är i ett digitalt format, som att anteckna på din dator.

Efter mötet

Korrekturläs

När mötet är slut, korrekturläs protokollet för grammatikfel. Utöka förkortningar första gången de används, bibehåll konsekvent formatering, och ge förklaringar.

Distribuera mötesprotokollen

Protokollföraren är ansvarig för att distribuera mötesprotokollen. Online delning är det snabbaste sättet att sprida information. Om du använder en plattform som Guru för att lagra din mall för mötesprotokoll kan du enkelt skicka en länk till dokumentet när det är klart och alla relevanta anställda kommer att notifieras.

Lagra eller arkivera protokollen

Vissa organisationer lagrar sina mötesprotokoll på en extern hårddisk, skriver ut dem för att lagra i en fysisk mapp eller använder onlineprogram som Google Docs. Den bästa lagringsmetoden är en programvara för intern kommunikation som Guru. Den möjliggör centraliserad lagring och enkel tillgång för alla i ditt team. Gurus webbläsartillägg låter dig ta anteckningar sömlöst under mötet och håller dem lätta att få tillgång till.

Köra effektiva möten med Guru

‍

Spara tid med färdiga mallar för mötesprotokoll

Istället för att slösa tid på att manuellt skapa agendor och anteckningar separat för varje möte, kan du använda en mall för mötesprotokoll för att snabbt ställa in. Med rätt mall handlar allt om att ta anteckningar, formatera det och dela.

Om du deltar i flera möten kommer det att finnas skillnader i formatering. Till exempel kommer ett mötesprotokoll för ett styrelsemöte att vara formellt, men ett protokoll för designteamets diskussion kommer att vara mer flexibelt och informellt.

Du kan skapa anpassade mallar för mötesprotokoll för båda scenarierna och använda dem för framtida möten.

Samarbeta på samma dokument antingen synkront eller asynkront

Individuella meddelanden slösar tid.  Om du skickar mötesprotokollet individuellt till varje deltagare för att bekräfta att vad de sa är sant, kommer det ta en evighet att få all feedback.

En snabbare metod är att skapa ett Guru-kort för ett mötesprotokoll under en specifik ämnesbräda. Lägg till mötesanteckningar till ett kort och låt deltagarna föreslå ändringar och förtydliganden vid en lämplig tid. När protokollet är verifierat av alla deltagare, lagra dina mötesprotokoll i din kunskapsbas så att ditt team kan få tillgång till dem när som helst.

Dela dokument enkelt antingen genom Slack eller e-post

Använd Gurus Slack och Gmail-integration för att dela mötesprotokoll med anställda.

Eftersom protokollen kan lagras som kort på Guru, kan protokollföraren skapa kort inom Slack för åtgärdspunkter, och om någon ställer en fråga som rör mötet kan du använda alternativet "Svara med kort".

Du kan också skapa kort direkt i Gmail och använda Chrome-tillägget för att få tillgång till kunskapsbasen när du behöver. 

Dessa integrationer säkerställer att ditt team kan få tillgång till dina mötesprotokoll och all relevant företagsinformation direkt i verktygen du använder i ditt arbetsflöde. 

Exempel på mallar för mötesprotokoll

En enkel mall för mötesprotokoll 

En enkel mall för mötesprotokoll har ett lätt format så att du snabbt kan fånga de viktigaste ämnena för ett möte. Använd denna mall för att ta anteckningar under mötet eller för att organisera dina anteckningar innan du skickar dem till deltagarna för godkännande.

 Den inkluderar information som:

• En lista över deltagare
• Diskussionspunkter från tidigare möten
• Agendan för det aktuella mötet
• Deadline för godkännande av åtgärdspunkter och ansvarig

Formal mötesprotokollmall

 Protokoll är bra för att dokumentera officiella beslut som behöver godkännande. Språket är formellt och det är strukturerat med målet att delas med alla mötesdeltagare efteråt.

Formella mötesprotokoll används mest av statliga myndigheter, offentliga företag och ideella organisationer. Det bygger på Robert's Rule of Order där protokollet endast innehåller en redogörelse för vad som gjordes på mötet, inte bara vad som sades av medlemmarna.

Information att inkludera i en formell mötesmall inkluderar:

• Företagsnamn och avdelning
• Kalla till möte
• Rollsamtal
• Godkännande av föregående mötesprotokoll
• Öppna frågor med en sammanfattning av diskussionen
• Ny agenda
• Avslutning

Informell mötesprotokollmall

Informella mötesprotokoll är en snabb referens till viktiga diskussioner som hinder, mål, idéer eller deadlines som uppkommit. Till skillnad från ett formellt möte kräver det inte godkännande eftersom det enda målet är att dokumentera viktiga ämnen och överenskomna nästa steg.

Detaljer att inkludera i en informell mötesprotokollmall inkluderar:

• Datum
• Deltagare på mötet
• Mötesmål
• Talpunkter
• Åtgärdspunkter
• Ägare
• Deadlines

Mall för teammötesprotokoll

Generellt kan dessa möten kallas för att åtgärda konflikter, bedöma framsteg eller ge allmänna uppdateringar och förslag.

Några detaljer att inkludera i en mall för teammötesprotokoll inkluderar:

• Datum
• Namn på deltagare
• Mötesmål
• Mötesagenda
• Diskussionspunkter
• Huvudsakliga insikter och beslut
• Övriga anteckningar (värdefull information som kanske inte är direkt relaterad till det aktuella ämnet)
• Åtgärdspunkter
• Nästa steg

Centralisera din teammötesdokumentation i ett enda arbetsutrymme

Förberedelser kan avgöra om dina möten blir bra eller dåliga. Om du har blivit tilldelad att ta mötesprotokoll, är det viktigt att ha en plan innan du går in i rummet. Bestäm agendan innan mötet. Dela talpunkter så att alla är förberedda och använd en mall för mötesprotokoll för att effektivisera antecknandet.

Interna wikis som Guru lagrar alla dina mallar för mötesprotokoll. Du kan lätt hitta tidigare mötesprotokoll för att rensa upp förvirring och se vilka beslut som fattades.