One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Vi gissar att även om ett-till-ett-möten (även kallade 1:1 eller 1-2-1) redan är på din kalender, är du kanske inte så förtjust i dem. Ironiskt nog ska möten handla om att få saker gjorda, men produktiviteten drabbas av tid som spenderas i möten. Enligt forskning som genomförts av Deep Analysis för Guru och Loom, säger hälften av de tekniska arbetarna som tillfrågats att 40% eller mer av den tid de spenderar på videosamtal var oproduktiv och slösaktig.

Ett-till-ett-möten är det viktigaste sättet för chefer att leda, utbyta feedback, granska prioriteringar och stödja sina team i deras professionella utveckling. Låt inte ditt falla i fällan med oproduktivt möte. Våra handplockade mallar för ett-till-ett-möten här gör möten bättre. Så istället för att trycka på skicka på den där Zoom-chatt för att säga "Din internetuppkoppling fungerar inte", hämta dem nu.

‍

‍

Du hittar varje av dessa mallar nedan: 

• Första ett-till-ett-mötet med din anställde 
• Veckovis medarbetare ett-till-ett-möte
• Månatligt ett-till-ett-möte
• OKR-målplanering ett-till-ett-möte
• 90-dagars prestationsutvärdering möte
• Routine prestationsutvärdering möte
• Löner utvärdering möte
• Jämbördig ett-till-ett-möte
• Skip-level ett-till-ett-möte

‍

Första ett-till-ett-mötet med din anställde 

Det första mötet förbereder nya anställda för framgång genom att säkerställa att chefernas förväntningar kommuniceras tydligt. Anställda kan ställa frågor, börja utforska hur de bäst arbetar med sin chef och börja förstå de OKR:er och mål de ska hjälpa till att uppnå. 

På ditt första ett-till-ett-möte vill du se till att täcka dessa frågor:

• Vad tycker du om vid sidan av arbetet? 
• Hur leder denna roll upp till den större organisationens strategi? 
• Hur kommer framgång i denna roll att mätas? 
• Vad förväntas under de första 30 dagarna? 60 dagar? 90 dagar? 
• Vilka kollegor är viktiga att lära känna? 
• Vad är det bästa sättet att kommunicera med dig? Var och hur ofta?
• Vilka typer av projekt skulle du helst vilja arbeta med?
• Vart vill du landa i din karriär de kommande åren? 
• Var finns resurser för introduktion, som anställdas handbok?
• Var delas företagsinformation och uppdateringar? 
• Vilka procedurer, SOP:ar, eller mallar använder vårt team?

‍

Veckovis anställd ett-till-ett-möte

Det finns bara så många timmar på en vecka, så varför inte få varje konversation att räknas? Ditt veckovisa anställda ett-till-ett-möte är din bästa möjlighet att bygga en förtroendefull relation och förbereda alla för framgång. 

Lämna utrymme för uppkomna agendapunkter från veckan. Dessa frågor för att säkerställa att varje anställd får vad de behöver för att hålla arbetet framåt: 

• Hur följer dina mål den här veckan? 
• Stöter du på några hinder som vi kan prata igenom? 
• Hur tycker du att dessa möten är? Hur kan vi göra dem bättre? 
• Vi vet att utbrändhet är ett problem under denna tid. Jag vill säkerställa att du känner att du får tillräckligt med tid för att återhämta dig. Hur känner du för din arbetslivsbalans? 
  

Dölj inte det personliga heller. Att faktiskt prata om livet utanför arbetet är hur anställda kan se att deras chef bryr sig om dem som människor också. 

Här är några roliga sätt att lära känna varandra som du kan lägga till på din nästa agenda: 

• Vad var din största höjdpunkt under veckan? 
• Vad har varit den svåraste delen av din vecka?
• På Guru delar vi klagomål och rekommendationer, så vi frågar: "Vad är något du inte kan stå ut med?" (På Guru kallar vi dessa klagomål.) Eller så kan vi fråga: 'Vad har du verkligen tyckt om på sistone?" (Vi kallar dessa rekommendationer.)
  

‍

Månatligt ett-till-ett-möte

När chefer och rapporter möts mer sällan, tenderar det att vara mer som ska täckas. Se till att var och en av er förbereder en agenda så att viktiga punkter inte missas. Här är några frågor att överväga för din regelbundna agenda: 

• Hur har du känt dig om ditt arbete den här månaden? 
• Hur känner du för hur du följer upp dina mål? 
• Var kan jag ge stöd, hjälpa dig att tänka igenom saker, eller ta bort hinder? 
• Vad önskar du att vi skulle ta upp som vi inte har? 
• Finns det saker som du tycker är frustrerande i vårt team? Hur kan vi göra dem bättre? 
• Hur tror du att våra processer skulle kunna fungera bättre? 
• Vilka idéer har du för att höja vårt arbete?
• Hur känner du angående sättet jag stödjer dig? Vad kan jag göra för att stödja dig bättre?
  

‍

OKR-målplanering ett-till-ett-möte

Målsättning är en speciell tid på året där varje anställds arbete struktureras för att anpassa sig till att nå större mål. När du arbetar med målsättning, överväg att ställa dessa frågor: 

• Tycker du att detta är ett uppnåeligt mål? Om inte, varför?
• Under den senaste [månaden, kvartalet, året], var hade vi bekymmer, och hur tycker du att vi kan förbättra oss den här gången?
• Vad behöver du för att lyckas med att nå dessa mål? (Överväg verktyg, budget och roller)
• Vad är några av de potentiella hinder eller risker vi kan förvänta oss att möta det här nästa [kvartalet, året]? Hur kan vi förbereda oss för att navigera dessa? 
• Vad har du för mål för det kommande året i din roll? För din professionella utveckling?

‍

90-dagars prestationsutvärdering möte

Nyckeln till framgång för varje anställd är att möta chefernas förväntningar under de första 90 dagarna. Det är också en tid för att reflektera över om nya anställda arbetar bra i organisationen. Anställda kan avsluta en självutvärdering och kan också vilja nominera kollegor för jämbördiga utvärderingar. 

Här är några frågor för att hjälpa till att strukturera din konversation: 

• Var tycker du att du har varit framgångsrik hittills här? 
• Var tycker du att du skulle kunna förbättra dig? 
• Vad kan jag göra för att stödja dig bättre? 
• Var skulle du vilja växa professionellt? 
• Hur känner du för din prestation i förhållande till mål?

‍

Routine prestationsutvärdering möte

Varje prestationsutvärdering kan vara full av nerver, speciellt för nyare anställda. Att ta sig tid att lugna din anställda om steg-för-steg-processen och vad som ska förväntas hjälper till att säkerställa en produktiv konversation. Du vill avsätta tid för att prata om: 

• Självutvärdering och chefens utvärdering
• Eventuell feedback från jämbördiga
• Prestationsbaserad utvärdering, inklusive diskussion om mål
• Vad gick bra
• Områden för tillväxt
• Eventuella titeluppdateringar, befordringar eller förändringar i kompensation

‍

Kompensationsutvärdering möte

För vissa organisationer är kompensation inte en del av rutinmässiga prestationsutvärderingar. Vid en kompensationsutvärdering kan detta hjälpa till att mjuka upp samtalet: 

• Dela hur företaget fastställer total kompensation, inklusive en diskussion om nivåer, tier eller tillvägagångssätt
• Uppdaterad kompensation/titel
• Detaljer om förändringen och vart man kan gå för ytterligare information
• Hur känner du för uppdateringen? 
• Har du några frågor till mig?

‍

Skip-level ett-till-ett-möte

Om du får tid med din VD eller ledare, är det värt att se till att du är väl förberedd för att dra nytta av deras värdefulla tid och visdom.

Här är några punkter att överväga att ta med till din agenda: 

För anställda:

• Översyn av den planerade och/eller faktiska effekten av din strategi
• Dela den affärsmässiga påverkan av dina prestationer hittills
  

För ledare: 

• Vilka långsiktiga mål har du för din karriär? 
• Hur trivs du med att arbeta här? Vad skulle göra det bättre?
• Vad är något vi kan göra ännu bättre? 
• Vilka idéer har du för att förbättra saker här? Finns det saker vi bör göra eller sluta med?
• Är det något som du känner är oklart när det kommer till vår strategi?
  

‍

Kollegialt en-till-en möte

Proffstips: När du är ny i en roll, träffa dina kollegor för (virtuell) kaffe eller lunch och lär känna varandra som människor. Vi litar mer på människor när vi känner dem lite, och det hjälper till att säkerställa att arbetsrelationerna fungerar från början.

‍

Kollegiala en-till-en-möten är mer informella och kan vara bra för att bygga förtroende och dela relevanta projekt. Dessa frågor kan inspirera till en grundlig och rolig konversation: 

• Hur har saker och ting varit för dig på sistone? 
• Hur har det varit för dig och ditt team?
• Har du arbetat med något nyligen som kan vara bra att dela med dig av?
• Vad är det bästa sättet att hålla dig uppdaterad när vi arbetar med saker som är relevanta för dig?
  

19 frågor för 1:1-möten som chefer och anställda bör ställa

Chansen är stor att du har haft ett eller två möten där du verkligen inte hade något att ta upp. Om du inte avbokar, kan dessa vara det bästa sättet att bygga förtroende och låta folk veta att du bryr dig. Spara dig själv några obekväma stunder och ha dessa frågor i bakfickan för att inspirera till mer välrundade 1:1-möten.

För chefer att ställa frågor till anställda

• Hur har du haft det utanför arbetet?
• Vilka prioriteringar arbetar du med? 
• Står du inför några hinder nu? 
• Vad kan jag göra för att hjälpa dig?
• Var ser du dig själv i nästa karriärfas? 
• Finns det färdigheter du vill utveckla eller konferenser du vill delta i på kort sikt?
• Hur har det varit att arbeta med mig? Skulle mer (eller mindre) specifik vägledning vara användbart?
• Hur kan vi göra våra möten tillsammans ännu bättre?
• Hur föredrar du att ta emot feedback?
• Ger jag dig tillräckligt med feedback?
• Vad är något du tycker att jag borde sluta eller börja göra?

‍

För anställda att ställa frågor till sin chef

• Hur kan jag stödja våra teammål? 
• Vad är det bästa sättet att hålla dig uppdaterad (e-post, meddelanden, veckovisa uppdateringar osv.)?
• Vad kan jag göra just nu för att visa att jag är redo för arbete på nästa nivå?
• Tror du att jag skulle kunna jobba med [reach/önskat projekt/konto]? Jag tror att jag skulle kunna bidra [hur du skulle närma dig ansvaret].
• Hur går det med [specifik sak]?
• Hur kan jag bidra bättre till vårt team? Till våra möten?
• Vad är något som inte fungerar bra idag för vårt team som jag kanske kan hjälpa till att lösa?
• Var tycker du att jag behöver utveckla mina färdigheter för att göra ett bättre jobb här?