Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Tänk på alla projekt du har arbetat med under din karriär. Gjorde brist på kommunikation det svårt att nå de uppsatta tidsramarna? Om svaret är "ja", skulle du inte vara ensam. Dålig eller otydlig kommunikation är Achilles hälen i varje projekts framgång.  

Det goda? Att upprätta din egen kommunikationsplan för projekt är en bit av tårta. Låt oss ta en titt på våra rekommenderade tips och tricks för att skapa en effektiv och kortfattad plan för projektkommunikation.

Hur man skapar en kommunikationsplan för projekt

Det ögonblick du sätter igång ett projekt är när du bör börja tänka på hur du kommer att kommunicera under projektets gång. Ett enkelt sätt att börja skissa på din kommunikationsplan för projekt är att anpassa den efter din projekt tidslinje. Tänk på när och hur du planerar att kommunicera med dina projekt intressenter. Ställ dig själv följande frågor:

• Vem behöver ta emot vilken typ av kommunikation?
• Vad är den huvudsakliga kanalen för kommunikation?
• Hur ofta behöver du kommunicera? 
  

Du vill också definiera vilka intressenter som är ansvariga för att kommunicera vilka uppdateringar. Se till att varje intressent förstår sin roll så att inga meddelanden faller mellan stolarna.

Vad är en kommunikationsplan för projekt?

En kommunikationsplan för projekt är en enskild sanningskälla som definierar hur du kommer att kommunicera viktig projektinformation till intressenter. Det hjälper intressenter att veta när och hur de ska förvänta sig projektuppdateringar. Din kommunikationsplan för projekt kan inkludera hur du kommer att kommunicera både internt och externt. 

Tänk på att en kommunikationsplan för projekt är en uttalad hur-man-gör för att kommunicera under hela projektet. Den inkluderar inte projekt tidslinjer, riktmärken, resurser eller annan information som kan följa med ett projekt.

Bra projektuppdateringar handlar om mer än bara att dela information. Om din projektkommunikation lagras på ett ställe och det finns en tydlig väg för att fördela information till projektintressenter, kommer du att ha ett strömlinjeformat arbetsflöde från dag ett.

Kommunikationsplan vs en kommunikationsplan för projekt

En kommunikationsplan kan betyda allt från en PR-plan till hur du kommer att kommunicera med anställda internt, medan en projektplan fokuserar på projektkommunikation.

Kommunikationstips i epoken av avlägsna och hybridteam

Avlägsna och hybrid arbetsmiljöer är den nya verkligheten för många organisationer. Det skapar en ytterligare utmaning när det gäller kommunikation. Team måste justera sig för att rymma e-post, direktmeddelanden och andra former av asynkron kommunikation, som nu är den huvudsakliga formen för att dela och sprida kunskap. Det sagt, är tydlig kommunikation viktigare än någonsin. 

Du vill se till att dina projekt intressenter får den information de behöver för att kunna utföra sina ansvar, men inte varje bit av möjlig information för hela projektet (beroende på deras roll). För mycket information är överväldigande, och mänskliga hjärnor kan bara hålla tillbaka så mycket innan de börjar stänga ute ny kunskap. Håll din kommunikation kortfattad och håll dig till en mall som är lätt att skumma.

5 enkla steg för att skapa en kommunikationsplan för projekt

1) Bestäm kommunikationsmålen

Innan du börjar strukturera din kommunikationsplan för projekt, behöver du definiera dina projektkommunikationsmål. Dessa mål kan ta formen av uppdateringsfrekvens, bästa praxis för intern kommunikation, eller var all din projektinformation kommer att finnas. Ställ dig själv följande frågor när du börjar bygga din plan:

• Hur ofta kommer du att kommunicera med projekt intressenter?
• Vilken typ av information är viktig att dela?
• Hur kommer informationen att delas?

2) Välj kommunikationsmetoden

Fastställ kommunikationsstandarderna genom att namnge en kommunikationsmetod och hålla dig till den. Detta gör kommunikationen förutsägbar för intressenter, vilket kräver mindre mental energi från dem. Att kommunicera från en mall säkerställer också att alla är på samma sida och att mottagandet av information är rättvist. Kommunikationsmetoden du använder kan se olika ut beroende på projektet. Du kan överväga:

• E-post
• Presentation
• Fysiska möten
• Videokonferens kickoff
• Blogginlägg
• Projektbrev
• Telefonkonferens
  

Internkommunikationen sker på olika platser. Du kommer att spara tid genom att luta dig mot att använda ett enda dokument för att kommunicera viktig projektinformation. 

3) Ställ in kommunikationsfrekvensen 

Hur ofta du kommunicerar kommer att variera beroende på dina projekttidslinjer, behov och intressenter. Överväg att fastställa förväntningarna för kommunikationsfrekvens tidigt under projektets första dag, så att intressenter vet vad som förväntas av dem och för att öka produktiviteten. Kommunikationsfrekvens kan vara databas eller aktivitetsbaserad.

När du kommunicerar om ditt projekt kan du: 

• Kommunicera på en tidslinjebasis: dagligen, veckovis, månadsvis eller kvartalsvis. 
• Kommunicera på en aktivitetsbaserad frekvens: när en uppgift, åtgärd, milstolpe etc. är slutförd

4) Identifiera ägarna, intressenterna och publiken 

Vem är ansvarig för att kommunicera projektuppdateringar? Vem kommer att ta emot dessa meddelanden? Det fjärde steget i att etablera din kommunikationsplan för projekt är att definiera kommunikationspubliken samt vem som är ansvarig för kommunikationen. Överväg att skapa ett kalkylark som innehåller namnen på alla intressenter, relevant kontaktinformation och deras roll i projektet. Fastställ en förväntning för kommunikatörerna och publiken för när, hur och vad som kommer att kommuniceras. Se till att alla projekt intressenter är på samma sida. 

5) Definiera kommunikationsstrategin 

En kommunikationsstrategi fastställer kommunikationsförväntningar. Du anger målen för din kommunikationsplan för projekt, vilket anger vad intressenter bör förvänta sig att få från varje bit av kommunikation de tar emot om projektet. Verktygen du använder för att kommunicera är också en nyckelkomponent i din kommunikationsstrategi. 

Överväg att involvera dina intressenter här. Fråga dem vilka kommunikationsmetoder eller verktyg de föredrar att använda. Vilka kommunikationsmedier kommer att resonera med ditt team?

6) Använd verktyg för att kommunicera din projektplan

De verktyg du använder för att kommunicera kommer antingen att strömlinjeforma ditt projekt eller hindra det. Om information sprids över flera källor blir det svårt att veta vad man kan lita på. När du har samlat all din projektinformation kan du kommunicera om ditt projekt via Slack, e-post eller något annat meddelande. Se bara till att hålla din enskilda sanning uppdaterad med några projektuppdateringar. Detta fastställer en plats som den tillförlitliga källan för all projektinformation. Du förhindrar att intressenter ställer upprepade frågor och minskar trycket på ämnesexperter. 

Hur du formaterar en kommunikationsplan för projekt

Använd klart och koncist språk i din kommunikationsplan för projektledning. En mall hjälper till att hålla din kommunikation konsekvent och ditt projekt på rätt spår. 

Din mall för kommunikationsplan för projekt bör inledas med datumet för de uppdateringar som tillkännages. Följ detta med allmänna statusuppdateringar eller individuella sektioner för varje teammedlems uppdateringar. Dela upp detta avsnitt i rubriker och underrubriker på ett sätt som ger mest mening för ditt projekt och din grupp. 

Överväg att lägga till en sektion för teamets uppskattningar nedan detta. Du vet redan att du arbetar med ett team av talangfulla individer, så varför inte sätta strålkastarljuset på dem som har utmärkt sig bra nyligen? Pinpoint specifika prestationer, platser där intressenter glänste, och kreativa idéer som höjde projektet. 

Avsluta kommunikationsplanen för projektet med ett avsnitt som listar vad intressenter kan förvänta sig att hända härnäst. Dokumentera den kommande fasen av projektet, inklusive uppgifter, milstolpar och allt annat du anser nödvändigt. 

Varför är en kommunikationsplan för projektledning viktig?

Vad är fördelarna med att ha en kommunikationsplan för projektledning? För att börja med, tydlig kommunikation är kärnan i varje projekt. Missförstånd leder intressenter på en väg av missade riktmärken och möjligheter. När var senaste gången du smidigt avslutade ett projekt utan regelbunden kommunikation? Chansen är stor att en brist på kommunikation skapar hinder som kan förhindras med en kommunikationsplan för projekt. 

En kommunikationsplan för projekt:

• Sätter förväntningar för när intressenter kommer att få uppdateringar
• Ger en möjlighet till feedback 
• Hjälper till att undvika potentiella risker och problem 
• Ökar produktiviteten bland teamen 
  

En kommunikationsplan för projekt håller hela ditt team i loopen. Det ger varje intressent samma förväntningar och minskar kunskapsluckor i projektet. Det inbjuder till öppenhet. Din kommunikationsplan för projekt bör vara utformad för att passa dina projekt- och teambehov. En tydlig och koncis kommunikationsplan för projekt kan vara en game-changer för din projektledning.