How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Framgången för vilket stort projekt som helst börjar med en plan. Som en berömd grundfar en gång sa: "om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas."

En projektplan sätter scenen för varje fas i projektet. Vem ansvarar för vilka uppgifter? Vad är målen och syftena? Vilka mätvärden används för att mäta framsteg? Projektplanering är en viktig del av att säkerställa att intressenter, team och projektledare ser projektet genom hela processen. Brist på tydliga mål leder till att uppskattningsvis 37 % av projekten misslyckas.

Att avstå från tillräcklig planering är att riskera stabiliteten i projektet. Varje projekt, stort eller litet, bör använda en mall för projektplan. Tänk på din projektplanmall som ett hem för all projektinformation och resurser. Genom att hålla projektet organiserat eliminerar du förvirring och risken för missade milstolpar.

I slutet av projektet kommer du att tacka dig själv för att du varit organiserad från dag ett. Låt oss dyka in i hur man utvecklar en projektledningsplan.

Vad är en projektplan?

En projektplan bryter ner sektionerna av ditt projekt i hanterbara delar. Det är ett formellt dokument som beskriver förväntningarna och processerna för projektet. Detta är en enskild plats där teammedlemmar snabbt kan hitta svar på sina frågor. Projektprestandamätningar, uppgiftssammanfattningar och frekventa uppdateringar kan alla finnas inom detta dokument eller en serie av dokument.

Projektledare kan regelbundet kontrollera projektplanen för att bedöma dess status, varna teammedlemmar för riskområden och informera projektintressenter om små vinster längs vägen. De kan också gå igenom dokumentet efter projektet för att bedöma dess styrkor och svagheter och lära sig vad som kan förbättras för framtida projekt.

Tänk på din projektplan som en resplan. När du planerar en road trip gör du anteckningar om platser du vill se, ställen att bo på och var du kan tanka. Enkelt uttryckt, du behöver veta vad du vill göra och hur du vill göra det.

Vad är de 5 faserna i en projektplan?

När du dyker in i att skapa din projektplan finns det fem initiala steg för att hjälpa dig att komma igång. Tänk på att varje projekt, team och företag är lite olika. Modifiera, lägg till eller ta bort sektioner eller steg efter behov tills planen ger mest mening för ditt projekt.

1. Koncept och initiering

Den första fasen av att utveckla din projektplan är där allt brainstormande händer. Samla ditt team eller få deras tankar individuellt för att skapa en huvudlista med idéer. Oroa dig inte för att inte ha alla svar just nu. Ditt enda fokus i denna fas bör vara att tänka på vart du vill att ditt projekt ska gå.

2. Definition och planering

Här kommer du att dyka lite mer ner i detaljerna. Fasen för definition och planering av din projektplan fastställer målen, tidslinjen och ansvarigheterna för projektet. Du vill se till att varje nyckelspelar vet sin roll och sina förväntningar. Du vill också fastställa tydliga mätvärden som kommer att användas för att mäta projektets framgång.

3. Projektutförande

Steg tre är den roliga delen: genomförandet. Nu är det dags att sätta alla dina brainstormnings- och planeringsidéer i handling. Se till att varje intressent vet att de ska använda projektplanens mall för uppdateringar, upptäckter och diskussioner om projektet. Bra kommunikation och dokumentation under hela projektet är alltid viktigt, men särskilt i denna fas.

4. Prestanda och kontroll

När det är dags att kontrollera projektets prestanda kommer du att vara tacksam för att du har fastställt tydliga mätvärden tidigare under planeringsfasen. Granska projektet från början till slut.

Proffstips: Tänk på att göra regelbundna incheckningar under projektets gång istället för en slutlig genomgång i slutet.

5. Projektavslut

Först, grattis! Om du har nått detta stadium av projektprocessen betyder det att du framgångsrikt har arbetat igenom varje steg och nu får njuta av fördelarna med dina ansträngningar. Se till att granska varje steg av projektet, bedöma vad som fungerade och vad som inte gjorde. Arkivera din plan för framtida referens av dig eller andra team. Ta ett ögonblick i slutet av projektet för att dokumentera allt du har lärt dig. Du kan använda denna information för att vägleda framtida liknande projekt.

Hur bör en projektplan formateras?

Formatera din projektplan för att efterlikna projektets arbetsflöde. Börja med att definiera projektet, ange dess mål, intressenter och hur dess framgång kommer att mätas. Detta kan vara så detaljerat eller övergripande som du anser nödvändigt.

Därefter, gå över till projektfaserna. Om du har flera team som arbetar tillsammans är det här en bra plats att länka till andra mallar som beskriver projektets arbetsflöde för de teamen. Kanske den viktigaste delen av din projektplan är "status"-avsnittet. Detta är där du kan göra frekventa uppdateringar för projektet. Lämna specifika anteckningar för nyupptäckta projektelelement eller allmän information som kan vara användbar när projektet fortskrider.

Som en allmän tumregel, undvik att detaljera en överdriven mängd information. Ju mer information folk behöver läsa och ta till sig, desto mindre troligt är det att de kommer att minnas alla detaljer som presenteras. Ge endast projektintressenter den information de behöver för att framgångsrikt genomföra sina uppgifter i projektet.

Hur skriver man en projektplan?

Att sätta sig ner för att skriva projektplanen kan vara skrämmande. Vi förstår det. Att börja från en förbyggd mall kan hjälpa till att göra processen lite mindre skrämmande. Följ dessa steg när du skriver din felfria projektledningsplan:

1. Identifiera affärens rättfärdigande och intressenternas behov

Detta steg bör svara på "varför?" av ditt projekt. Var passar detta projekt in i företagets övergripande affärsmål? Vad behöver det uppnå? Se till att avsätta tid för att tala med projektintressenterna och förstå deras behov för projektet.

2. Utkasta projektmål och syften

Projektets angivna mål och syften kommer att vara en integrerad resurs under hela projektets varaktighet. Detta är information som du sannolikt ofta kommer att referera till när faserna av projektet genomförs. Det hjälper också till att informera stegen i "genomför"-delen av projektet. Tänk på dessa faktorer när du slutför projektmål och syften:

• Bestäm projektmetodiken/ramverket
• Förväntningar på leveranser
• Identifiera nyckelrisker och motåtgärder
• Sätt delmål
• Skapa en översikt över projektets tidslinje
• Uppskatta de resurser som behövs för att slutföra projektet

3. Definiera projektets omfattning

Denna del av din projektplan inkluderar en detaljerad översikt av alla aspekter av projektet. Resurser, tidslinjer, leveranser och eventuell annan relaterad dokumentation finns i denna del av mall för planen. Du kan också identifiera potentiella hinder och milstolpe-markörer i förhållande till projektet som helhet eller som individuella uppgifter. Använd markörerna nedan för att vägleda din omfattning.

Justera projektmål

När du börjar med projektmål kan du enklare bestämma projektsteg. Du har en klar förståelse för vad projektet ska uppnå och kan artikulera detta för teammedlemmarna när de börjar arbeta med sina ansvar i projektet. Här är ramen för att sätta mål som hela din organisation kommer att referera till.

Sätt projektens mål för att anpassa dem till OKR

Dina OKR markerar projektets mål och resultat. Nu när du har definierat dessa mätbara mål är det dags att sätta projektets delmål för att hjälpa dig att nå dessa mål. Bryt ner varje mål i mindre bitar som kan ges mätbara värden. Använd dessa delmål för att bedöma projektets framgång från början till slut.

Bestäm hur målen kommer att mätas

Nu när du har brutit ner dina mål till mycket specifika mål är det dags att tilldela användbara mätvärden till varje mål. De siffror du använder för att avgöra framgången för ditt projekt kommer att variera. Oavsett om det är procenten av webbplatstrafik som kommer från sociala medier eller antalet nya produktregistreringar, kan du välja mätvärden som är bäst utformade för att visa ditt projekts framgång vid slutet.

4. Skapa projektplanen

Med dina mätvärden och mål till hands är det dags att dyka ner i projektplanen. Här kommer du att definiera vad som behövs och när. Detta är ramarna för att etablera en tidslinje.

Bestäm leveranserna

Vad behöver ditt projekt för att lyckas? Leveranserna av ditt projekt kan härstamma från interna eller externa intressenter. De kan inkludera designritningar, förslag, ingenjörsrapporter, konkurrentanalyser eller tekniska bedömningar. Allt från fysiska objekt till sifferbaserade mål betraktas som potentiella leveranser för ditt projekt.

Ställ förväntningar på processen för leveranser

Namnge de team eller individer som kommer att delta i projektet. Tilldela uppgifter baserat på intressenternas kompetensområden. Ställ förväntningar för varje teammedlem eller intressent som deltar i projektet. Tydlig kommunikation är avgörande för att ett projekt ska lyckas.

Identifiera nödvändiga uppgifter för slutförande

Det finns ingen plats för överflödigt arbete i ditt projekt, särskilt inte om du arbetar med en snäv tidsram. Med en lista över de förväntade leveranserna för projektet kommer du att skissera den ordning i vilken dessa leveranser måste genomföras. Om det finns specifika behov för varje leverans, se till att detta kommuniceras till den ansvariga personen.

Skapa en kommunikationsplan

Hur kommer projektets aktörer att hålla kontakten? Fungerar det bättre för ditt team att ha veckomöten för att kontrollera projektets status eller skulle ni föredra att all kommunikation sker asynkront? Du kan till och med överväga att ha möten på ad-hoc basis. Du kan kommunicera i stor utsträckning via din projektledningsprogramvara eller förlita dig på en kunskapsbas för att registrera information och svara på frågor.

Skapa en förändringshanteringsplan

En förändringshanteringsplan beskriver de exakta stegen ett företag kommer att ta för att smidigt anpassa sig till förändringar i arbetsflödet. Förändringar i vilken projektplan som helst kan vara utmanande. Att ta hänsyn till dessa förändringar i en förändringshanteringsplan kan hjälpa till att lätta på stressen som följer med att göra plötsliga justeringar av vad som tidigare ansågs vara arbetsflödet.

5. Identifiera och fördela projektresurser

Innan projektet startar, se över vilka resurser som kan behövas för att säkerställa att projektet löper smidigt. Behöver du skapa kompletterande intern dokumentation? Har din m företag tidigare slutfört liknande projekt som du kan referera till? Se till att varje nyckelaktör i projektet har vad de behöver för att utföra sitt arbete bra och i tid.

Utvärdera nödvändiga resurser och tillgång till resurser

Finns det specifik dokumentation som behövs för vissa steg i processen? Det kan finnas programvara eller verktyg som teamen behöver för att slutföra sina projektuppgifter. Ta kontakt med dina intressenter för att fråga om vad de behöver. Om du behöver lägga till nya verktyg eller resurser i din budget, se till att notera dessa under projektplaneringsprocessen.

Identifiera bidrag och beroenden för slutförande av uppgifter

Inom projektets arbetsflöde kan det finnas vissa uppgifter som är beroende av andra uppgifter för att kunna genomföras. Samtidigt kan det finnas ställen där intressenter stöter på problem. Överväg de risker som kan uppstå och notera dem i projektplanens mall.

Skapa en kostnadshanteringsplan för budgeten

Som med alla projekt, lanseringar eller initiativ, måste du ha en budget. Oavsett om det handlar om att spendera på annonser eller lägga ut arbete, bör du ha en detaljerad sammanställning av projektets nödvändiga finanser. Notera var budgeten kan justeras baserat på faktorer som kan spela in. Detta kommer att hjälpa till att minska risken för att stöta på överraskande kostnader som kan fördröja projektet.

6. Etablera en projekt tidslinje

‍

Oavsett storlek, alla projekt och uppdrag behöver deadlines. När du arbetar med ett storskaligt projekt kan det vara flera team och intressenter involverade. Se till att varje person vet sin roll och se till att alla är informerade om projekt tidslinjen.

Bestäm varaktighet för aktiviteter och uppgifter

Ta kontakt med projektintressenterna för att få en känsla för deras arbetsbelastning och personliga tidslinje för att se till att detta stämmer överens med den huvud tidslinje du håller på att skapa. De personer som ansvarar för varje del av projektet är vanligtvis specialiserade på det området - de vet bäst hur lång tid det tar att genomföra en del av projektet.

Sätt start- och slutdatum för projekt aktiviteter och uppgifter

Välj det önskade slutdatumet för projektet och arbeta bakåt. Från och med nu, sätt slutdatum för projekt aktiviteter. Om det fungerar bättre för ditt team att ställa in ett datumintervall istället för ett specifikt datum, gör det.

Delegat individuella roller och ansvar

Att delegera individuella roller och ansvar kan komma från projektledaren eller från varje enskilt team. När du har identifierat de team som är involverade i processen, se till att de har namngivit specifika individer som är ansvariga för sin del i projektet.

Identifiera viktiga faser och milstolpar

Bryt ditt projekt i faser och markera dessa faser med milstolpar. Behandla milstolpar som små segrar. Om du når dem i tid, betyder det att du är på god väg att framgångsrikt slutföra projektet.

Skapa en projektplan

Din projektplan är din tidslinje med lite extra information. Detta kan ta formen av en kalender, en daterad lista över milstolpar eller en uppgiftstavla som byggts ut i den projektledningsprogramvara du väljer. Här är vad vägkartan ska innehålla:

• Mål
• Projekt leveranser
• Milstolpar och viktiga deadlines
• Resurser

Importera uppgifter till ett projektledningsverktyg

När du har byggt en projekt tidslinje, behöver du en plats för att lista alla individuella uppgifter som faller inom den. Mallen fungerar som en hög nivå-översikt över projektets tidslinje. Använd den när du bryter ner uppgifter till åtgärdsbara objekt i din favorit projektledningsprogramvara. Fyll gärna i en länk till mallen för att enkelt hänvisa till den under hela projektet.

7. Genomför en riskbedömning

Ingen gillar att tänka på sätt som deras projekt kan gå fel. Men du kommer att vara tacksam för att du har övervägt alla möjligheter om du stöter på problem någonstans i processen. Att genomföra en riskbedömning gör att du kan definiera potentiella problem och lösa dem innan de uppstår. Genom att göra detta minimerar du risken för att projektet sätts tillbaka genom att behöva paus hela processen för att lösa oplanerade problem.

Skapa en riskhanteringsplan

Din riskhanteringsplan bör referera till platser i projektplanen där förseningar kan inträffa. Kanske arbetar du med en tredjepartsleverantör som kan lämna in arbete sent eller kräva mer kommunikation än du hoppats på. I så fall, budgetera mer tid i projektplanen för samarbete med denna leverantör.

8. Möt med teamet och intressenterna

Nu när du närmar dig slutet av din projektplanering, är det dags att möta intressenter, antingen som en grupp eller individuellt, för att skissera ansvarsområden. Detta ger också en plats för nyckelaktörer att ställa frågor eller ge förslag innan ni dyker ner i projektet.

Kommunicera individuella roller, förväntningar och deadlines

Vi har tagit upp det tidigare, men vi återkommer till det igen eftersom det är så viktigt. Kommunikation är kärnan i ditt projekts framgång. Transparens med förväntningar och behov från intressenter tar bort förvirring och missade möjligheter. Om du kommunicerar varje individs roller och ansvar tydligt, sätter du alla upp för framgång.

9. Genomför projektet

Slutligen har planeringen gjorts. Nu är det dags att se allt ditt hårda organisatoriska arbete blomma. Vid det här laget övervakar de flesta projektledare projektet, checkar in med intressenter och ser till att viktiga mätningar registreras.

Övervaka prestationer genom projektets livscykel

När du övervakar resultaten genom projektet kan du göra justeringar av mätningar eller arbetsflödet efter behov. Frequent check-ins provide an opportunity to provide stakeholders with performance updates. Dessutom, för att säkerställa att du är på rätt spår, kan det öka teammoralen att se positiv feedback.

Använd rapportering för att spåra insatser och kostnader

Håll din budget i åtanke när du arbetar genom projektet. När du gör regelbundna check-ins på prestationsmätningar, kan du överväga att också ta en snabb titt på budgeten. Återigen, frekventa statusgranskningar, särskilt av budgeten, hjälper till att förhindra stora förseningar.

Använd förändringshanteringsplan för att anpassa projektets behov efter behov

Du har din projektplan på plats och den fungerar smidigt, men det betyder inte att du inte kan stöta på några hinder som kräver justeringar. Om detta händer, konsultera din förändringshanteringsplan. Det kan visa sig vara ett fantastiskt verktyg när problem uppstår. Istället för att bli överraskad och riskera att inte nå dina mål, gör en snabb justering och fortsätt med ditt projekt.

Nu genomför det och se resultaten.

Exempel på projektplan

Se hur PetDesk förflyttar nya funktioner från idé till genomförande.

Vad är fördelarna med att använda en projektplansmall?

Projektmål beror på att nå mål som kräver att intressenter fullföljer sitt arbete som förväntat och i tid. Här på Guru använder vi förbyggda mallar för att hjälpa till att effektivisera projektledningsprocessen. Vi ser dem som utgångspunkt för att avgränsa ett projekt och dess mål. Titta på varför införande av en projektplansmall i ditt arbetsflöde kan göra processen enklare.

Ingen tid som används för att designa en mall

Din tid är värdefull när du planerar ett projekt. Dina största ansträngningar bör läggas på att brainstorma kreativa idéer och lösningar för att säkerställa att ditt projekt presterar bra. Undvik att spendera tid och mental energi på att försöka besluta hur din projektledningsplansmall ska se ut genom att börja med en mall.

Undvik att starta helt från grunden

En tom sida är avskräckande för alla. Det kan verka nästan omöjligt att veta var man ska börja när man arbetar från början. Använd en mall för att få en känsla för tidslinjen för ditt projekt. När du börjar med en projektplansmall behöver du bara fylla i luckorna.

Enkel källa till information om projektet

Det är en hal backe att ha information spridd genom projektledningsprogramvara, e-post, intern kommunikation och mer. Behandla din projektplansmall som den enda sanna källan. Den rymmer all information och uppdateringar som intressenterna behöver för att få en överblick över projektets omfattning. Om en mall inte räcker, använd olika mallar för olika faser av projektet och länka dem!

Verktyg för att integrera din projektplan i din verksamhet

Det finns en miljon sätt att skapa och dela din projektplan. Våra mallar för projektledningsplaner är helt anpassningsbara, så att du kan dela all viktig information om ditt projekt med ditt team var de än arbetar. Samarbeta, sprid kunskap, och uppfyll dina mål genom att snabbt utbyta information och processer över alla verktyg som ditt team använder under ditt projekt.

Guru integreras sömlöst med din favorit projektledningsprogramvara så att du har allt du behöver, på ett enda ställe.