Project Status Report

Oavsett om du arbetar med ett team av två eller tjugo, så är din projektstatusrapport en viktig del av processen. Statusrapporter är en snabb och pålitlig plats för all projektrelaterad information. Sprid ordet om projektuppdateringar regelbundet för att säkerställa att inga intressenter lämnas i mörkret. Ditt team kommer att tacka dig för att du håller alla informerade.

Organisera din projektstatusuppdatering så att den är lättöverskådlig och lättförståelig. Se till att den är tydlig, kortfattad och lättillgänglig. Det bästa sättet att åstadkomma detta är att följa en mall. Fyll bara i sektionerna i mallen med de senaste uppdateringarna så är du klar! Du har precis sparat värdefull tid och kommer att skicka projektuppdateringar till dina intressenter som är raka och tydliga.

Vi har byggt en exempel på en projektstatusuppdatering för dig att överväga. Gör redigeringar och justeringar för att anpassa mallen efter ditt projekts behov. Kolla in det nedan.

Vad ingår i en projektstatusrapport?

Justera innehållet i din projektstatusrapport för att göra det lätt att slutföra och dela denna information med lätthet. Både du och intressenterna kommer att veta vad de kan förvänta sig när din mall för projektstatusuppdateringar är organiserad och lättförståelig.

1. Projektbeskrivning och namn

Först och främst, ge din projektstatusuppdatering en titel (vanligtvis projektets titel) och lägg till en beskrivning. Beskrivningen kan vara en kort översikt av projektet, vilka team som är involverade eller annan information som du anser vara viktig när du beskriver projektet.

2. Projektfördelar, mål och syften

I denna sektion av mallen listar du projektfördelar, mål och syften. Välj att gå så detaljerat som du känner är nödvändigt. Tänk på att de flesta intressenter troligen känner till denna projektrelaterade information, så du behöver förmodligen inte lägga till alla detaljer här. Håll det kortfattat, kanske bara inkludera målen för den senaste fasen av projektet, och gå sedan vidare till nästa steg.

3. Projekttidslinje

Är ditt projekt på rätt spår? Har några uppgifter halkat efter? Behöver några intressenter varnas om en ändring i projekttidslinjen? Använd den här sektionen för att registrera projektbenchmarkar när de ställs upp i projektets början. Överväg att hålla en aktiv tidslinje genom att markera avsnitt av projektet när ditt team slutför dem.

4. Uppdateringar om projektstatus

Du har alternativ för hur du ska dela och sprida uppdateringar om projektstatus i den här sektionen. Välj en person som är ansvarig för att samla in statusuppdateringar från alla projektintressenter som ska inkluderas här, eller bjud in intressenter att lägga till sina egna uppdateringar. Den senare främjar en mer samarbetsinriktad arbetsmiljö. Du kan arbeta med en punktlista eller diagram, och välja den kommunikationsmetod som fungerar bäst för ditt team.

5. Teamuppvaktningar

En viktig del av positivt teammorale är att ge erkännande där erkännande är förtjänt. Använd detta avsnitt för att lyfta fram individuella bidrag för prestationer under den senaste fasen av projektet. Nämn intressenter eller hela team för att visa uppskattning för det arbete de har utfört på projektet hittills.

6. Frågor eller funderingar

Här är en sektion för att lista och besvara eventuella utestående frågor inför statusuppdateringen. Att använda denna sektion som en enda, auktoritativ plats för alla projektfrågor och bekymmer tar bort risken för att frågor går förlorade i Slack eller e-post. Bjud in ditt team att lägga till en fråga här så snart de uppstår så att de inte går förlorade i bruset.