Change Management Plans: Expert Guide and Templates

การนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ที่ทำงานอาจเป็น... ความท้าทายที่ไม่ต้องพูดถึง. ไม่ว่าคุณจะเผชิญกับวัฒนธรรมที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงหรือประสบปัญหาในการสร้างความเข้าใจ การมีเครื่องมือและเอกสารที่เหมาะสมสามารถช่วยได้มากในการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ.

เราไม่ได้พูดเล่นเมื่อเราบอกว่านี่จะเป็นคู่มือของผู้เชี่ยวชาญในการจัดการการเปลี่ยนแปลง. อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าทำไมคุณจึงต้องการแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงและควรมีอะไรบ้าง และรับเทมเพลตแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงฟรีและการ์ด Guru เพื่อช่วยคุณในระหว่างทาง.

คำศัพท์กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่เราจะดำน้ำลงไปในเนื้อหาหลักของโพสต์ มาเริ่มพูดคุยเกี่ยวกับคำศัพท์กันสักหน่อย. หากคุณต้องการทำให้การจัดการการเปลี่ยนแปลงได้ดีและสร้างข้อสนับสนุนที่มีน้ำหนักสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ คุณจะต้องเรียนรู้ภาษาที่ใช้กัน. นี่คือบางคำที่คุณควรทำความเข้าใจ:

ทำไมคุณถึงต้องการแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงในองค์กรเกิดขึ้นสำเร็จ มีสิ่งหลายอย่างที่จะต้องมารวมตัวกัน. คุณจะต้องได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร ความช่วยเหลือจากทีมอื่น ๆ และตารางเวลาที่เหมาะสมเพื่อทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้น.

เมื่อคุณมีแผนที่คิดให้รอบคอบแล้ว คุณสามารถช่วยลดและคำนึงถึงผลกระทบที่การเปลี่ยนแปลงที่เสนอของคุณอาจมีได้. สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า การเปลี่ยนแปลงใด ๆ มีศักยภาพที่จะรบกวนการทำงาน. แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างในคราวเดียว กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยให้คุณเปิดเผยการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สามารถทำให้คุณบรรลุเป้าหมายสุดท้ายโดยไม่สร้างความขัดแย้งใหญ่มากนัก.

การมีแผนที่เป็นลายลักษณ์อักษรก็ทำให้คุณมีพื้นที่ในการใช้แนวทางที่คล่องตัวต่อการจัดการการเปลี่ยนแปลง. เมื่อคุณอยู่ในระยะการวางแผน ทุกสิ่งที่คุณทำอาจดูสมบูรณ์แบบ แต่สุดท้าย ทุกแผนของคุณจะข้ามจากการที่จะเป็นอุดมคติไปสู่ความเป็นจริง. เมื่อคุณมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงในสถานที่ คุณสามารถปรับเปลี่ยนและปรับแก้ตามที่คุณต้องการได้.

คุณจะเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร?

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทุกแผนอาจมีลักษณะเฉพาะ แต่ยังคงมีองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญอยู่. เมื่อคุณกำลังรวบรวมแผนของคุณ ให้จดจำสิ่งสำคัญเหล่านี้ไว้.

แสดงให้เห็นว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง

อย่าคิดว่าทุกคนรู้ว่าต้องเปลี่ยนแปลง (แม้คุณจะคิดว่ามันชัดเจนอย่างสุดซึ้ง). บางคนอาจคิดว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบอยู่แล้ว และคนอื่น ๆ อาจไม่เข้าใจเพียงพอว่าทำไมคุณถึงพยายามทำการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก.

‍

สิ่งนี้ทำให้การสร้างการสนับสนุนและลดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงทำได้ง่ายขึ้น.

ดำน้ำลึกในข้อมูลใด ๆ ที่คุณสามารถหาได้เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ ไม่ว่าจะมาจากแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอก (ยิ่งดีถ้าคุณสามารถหาทั้งสองอย่าง). คิดเกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมากที่สุดและค้นหาจุดข้อมูลที่น่าสนใจสำหรับพวกเขาเพื่อทำกรณีของคุณให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น.

ระบุอย่างชัดเจนถึงผลประโยชน์ที่การเปลี่ยนแปลงของคุณสามารถนำมาสู่องค์กร. แผนและข้อเสนอที่คุณสามารถผูกกลับไปยังเป้าหมายโดยรวมของบริษัท สามารถเป็นที่นิยมในหมู่ผู้มีอำนาจ.

เข้าใจขอบเขตของคุณ

เมื่อคนส่วนใหญ่คิดถึงขอบเขตโครงการ พวกเขาจะพิจารณาว่าทุกอย่างจะใช้เวลานานเท่าใด. ในขณะที่มันสำคัญที่จะต้องคิดเกี่ยวกับเส้นเวลาที่สมเหตุสมผลสำหรับโครงการของคุณ นั่นคือเพียงแค่ฐานของสิ่งที่มันต้องเป็น.

มันเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้น้อยมากที่ทุกอย่างจะส่งผลต่อบุคคลเดียวหรือแม้แต่อย่างใดทีมหนึ่งหรือแผนกหนึ่ง.

‍

ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับว่าสิ่งใดจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ.

คุณมีปัญหาในการกำหนดขอบเขตของคุณหรือไม่? ถามตัวเองคำถามเหล่านี้:

• ทีมและบุคคลใดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมากที่สุด?
• นโยบายใดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของฉัน?
• บทบาทงานจะต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงของฉันมีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือไม่?
• ต้องพิจารณาการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรหรือไม่?
  

ระบุคนสำคัญ

มันยาก (หากไม่ใช่ไม่สามารถ) สำหรับคนคนหนึ่งที่จะบังคับให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ทำงาน. คุณจะต้องการความช่วยเหลือมากมายหากคุณต้องการเห็นแผนของคุณเกิดผล และส่วนใหญ่จะมาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ.

จำไว้ว่า: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเป็นคนละเรื่องกัน.

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอาจมีความสนใจที่จะให้ผลลัพธ์ของโครงการของคุณเกิดขึ้น. พวกเขาอาจเป็นนักลงทุน พนักงานระดับ C หรือผู้จัดการ แต่พวกเขาจะไม่ทำงานในปริมาณมากนัก. สมาชิกในทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณจะเป็นผู้ที่ดูแลหลาย ๆ สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น.

เมื่อคุณคิดถึงสมาชิกในทีมของคุณ อย่าคิดแค่ว่าจะมีคนที่ทำงานผลิตเท่านั้น. พิจารณาการเริ่มต้นคณะกรรมการที่ปรึกษาการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูแลงานและให้การอนุมัติและแนะนำเมื่อจำเป็น.

กำหนดงบประมาณและเหตุดัง

คาดว่ามีการเปลี่ยนแปลงประมาณ 70% ของการเปลี่ยนแปลงไม่สำเร็จ เพราะผู้คนไม่เชื่อว่าความพยายามนั้นคุ้มค่า หรือคิดว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานได้ดี. หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงการตกลงในกับดักนี้คือการระบุเหตุการณ์สำคัญและงบประมาณที่ชัดเจนมาก ๆ .

เราเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถเกิดขึ้นได้จากอากาศ.

ไม่ว่าคุณจะลงทุนเงิน เวลา หรือแรงงานจากคนอื่น ให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งงบประมาณที่สมจริงสำหรับทุกอย่าง. งบประมาณที่ดีควรมีความยืดหยุ่นเล็กน้อยเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในอนาคต.

เหตุการณ์สำคัญสามารถมองว่าเป็นจุดตรวจจุดเล็กน้อยบนเส้นทางการเปลี่ยนแปลงของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน ให้ถือว่าเป็นการเช็คอินกัน. เหตุการณ์สำคัญที่กำลังจะมาถึงเป็นเวลาที่ดีในการประเมินแผนของคุณอีกครั้งและตรวจสอบว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานได้ดีสำหรับทีมของคุณอย่างไร.

ตั้งแผนการสื่อสารของคุณ

การสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ คือกุญแจสำคัญต่อแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงใด ๆ . เมื่อคุณใช้แนวทางที่มีกลยุทธ์ต่อการสื่อสาร คุณกำลังทำมากมายเพื่อให้ผู้คนมุ่งมั่นและสร้างความไว้วางใจ. คุณไม่ได้ทำงานอยู่ในที่มืดหรือพยายามซ่อนความก้าวหน้าของคุณ; คุณพยายามที่จะเปิดเผยและเข้าถึงได้ในทุกขั้นตอน.

สร้างโอกาสให้ผู้คนถามคำถามและชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณสามารถแบ่งปันและสิ่งที่ต้องรอคอยในวันหลัง. ตั้งโทนที่ดีสำหรับการสนทนา และอย่ากลัวที่จะจัดการกับคำถามที่ยาก. แม้ว่าคุณจะพบกับปัญหาหรือจำเป็นต้องประเมินแผนของคุณใหม่ การที่เปิดเผยและซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นสามารถช่วยให้การสนับสนุนยังคงอยู่.

สิ่งที่แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทุกแผนต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ?

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทุกแผนมีองค์ประกอบเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สำคัญและเอกสารที่ถูกต้องมีบทบาทสำคัญในการทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ. หากคุณพร้อมที่จะทำให้แผนของคุณเกิดขึ้น เราสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องรวมไว้และแม้แต่จัดหาเทมเพลตให้คุณเพื่อช่วยคุณในระหว่างทาง.

แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง

หากคุณต้องการให้แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณเดินหน้าโดยไม่มีอุปสรรค คุณจะต้องสร้างความเข้าใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในบริษัทของคุณ. นี่คือที่ที่ แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง จะมีประโยชน์.

แผนที่แสดงเส้นทางการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เวลาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณกำลังสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง. ทำการกำหนดเวลา ช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในเส้นชัยเพื่อตอบสนองเหตุการณ์สำคัญบางอย่างและยังช่วยตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับระดับความเร็วของการทำงานของคุณ.

บทบาทการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน

การกำหนดบทบาทก็เป็นเรื่องจำเป็นในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ. การมอบบทบาทช่วยเพิ่มโครงสร้างในการทำงานของคุณและช่วยให้แน่ใจว่างานที่สำคัญที่สุดในโครงการของคุณกำลังดำเนินการอยู่.

ใครจะรับผิดชอบในการอัปเดตเอกสารเกี่ยวกับงานที่คุณกำลังทำ? คุณมีนักออกแบบหรือนักพัฒนาที่กำหนดในโครงการนี้หรือไม่? ใครจะทำให้การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงอยู่?

คุณมีปัญหาในการมอบบทบาทหรือไม่? บางครั้งมันไม่จำเป็นต้องเป็นของคุณ. รู้สึกอิสระที่จะเปิดมันขึ้นเพื่อให้สมาชิกในทีมเห็นว่ามีใครต้องการรับผิดชอบหน้าที่หรือไม่.

คณะกรรมการการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องคิดเกี่ยวกับผู้หลักที่ดูแลโครงการ. จำไว้ว่า คุณอาจมีผู้คนมากมายที่ทำงานในโครงการของคุณ แต่คุณจะต้องการ “ผู้ตัดสินใจ” หนึ่งคนสำหรับงานบางอย่าง. พวกเขาจะรับผิดชอบสำหรับการเปลี่ยนแปลงและการตัดสินใจใด ๆ ที่เบี่ยงเบนออกจากแผนต้นฉบับของคุณ.

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน

ตอนนี้คุณมีแนวคิดที่ชัดเจนว่าอยากได้อะไรและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทีมและคณะกรรมการของคุณ คุณจะสามารถดำน้ำเข้าสู่กระบวนการได้. นี่คือที่ที่คุณจะชี้แจงว่าอะไรที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงของคุณดำเนินต่อไป. นี่คือหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการทำงานด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง และโชคดีที่เรามีคู่มือที่จะช่วยให้คุณได้. เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนด กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง.

เครื่องมือจัดการการเปลี่ยนแปลง

ไม่มีอะไรผิดปกติกับการมีเครื่องมือหลายอย่างในโครงสร้างเทคโนโลยีของคุณเมื่อคุณอยู่ในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง. คุณเพียงแค่ต้องแน่ใจว่าทุกคนชัดเจนในเครื่องมือที่คุณจะใช้.

คุณไม่สามารถให้ผู้ออกแบบหลักของคุณทำงานใน Figma ขณะที่คนส่วนใหญ่ในฝ่ายผลิตยังคงใช้ Adobe. ทำให้ทุกคน สอดคล้องกันในเครื่องมือที่ถูกต้อง ที่จะใช้ก่อนที่คุณจะลึกเกินไปในงานด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ.

แผนการวิเคราะห์การจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ยอดเยี่ยมของคุณถูกนำไปใช้แล้ว และตอนนี้คุณต้องดูว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องหรือไม่. นี่คือที่ที่แผนการวิเคราะห์การจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณจะเข้ามามีบทบาท. กำหนดว่าเมตริกใดที่คุณจะวัดเพื่อกำหนดความสำเร็จและระบุวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการให้บรรลุ.

ทรัพยากรการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม

เราพึ่งได้กล่าวถึงสิ่งที่มีความจำเป็นที่แท้จริงสำหรับแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง. เราได้ให้สิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง แต่ขึ้นอยู่กับความก้าวหน้าของบริษัทและอุตสาหกรรมของคุณ คุณอาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม.

หากคุณต้องการข้ามทุก T และเติม I คุณอาจต้องพิจารณาเพิ่มเติมเอกสารเหล่านี้ในการจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยรวมของคุณ:

แผนการฝึกอบรมการจัดการการเปลี่ยนแปลง

มีความแตกต่างระหว่างการรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงกำลังจะเกิดขึ้นและการเตรียมตัวให้พร้อมที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลง. เอาความไม่แน่นอนออกจากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำและให้ทิศทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการต่อ.

เทมเพลตทรัพยากรการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ฉันต้องทำอย่างไรหากฉันต้องทำการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการใหม่?

ฉันจะมั่นใจได้อย่างไรว่าฉันกำลังใช้ทุกอย่างอย่างถูกต้อง?

ให้ข้อมูลที่ผู้คนต้องการเกี่ยวกับคำถามก่อนที่พวกเขาจะต้องถามมันด้วย คู่มือแหล่งข้อมูล. รวมเอกสารเสริมที่เป็นประโยชน์ คำแนะนำที่จำเป็น และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ต้องติดต่อหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม.

แบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง

คุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการใดหรือไม่? มีคนในทีมอื่นมีข้อเสนอที่น่าทึ่งสำหรับกระบวนการใหม่หรือไม่? ให้ผู้คนส่ง แบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ข้อเสนอของพวกเขาอยู่ในเรดาร์ของคุณ.

บันทึกคำสั่งเปลี่ยนแปลง

อย่าปล่อยให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นโดยไม่มีบริบท. บันทึกการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสมสามารถแสดงงานที่สำคัญที่ทีมของคุณได้ทำมาแล้วเพื่อใช้ในการเปลี่ยนแปลงและสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเหตุผลที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงบางอย่างเกิดขึ้นได้.

วิธีการใช้เทมเพลตเหล่านี้

การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก แต่ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องไปคนเดียว. เราพบว่าหากคุณให้ข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและแหล่งข้อมูลมากมายเกี่ยวกับวิธีช่วยให้พวกเขาจัดการกับมัน พวกเขาจะรู้สึกซาบซึ้งและเข้ามาใช้การเปลี่ยนแปลงนั้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น.

เราต้องการทำให้การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับคุณ. ใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อส่งมอบการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จภายในบริษัทของคุณ.

เทมเพลตนี้สามารถช่วยทีมของคุณได้อย่างไร:

• HR/People Ops: เมื่อทีมของคุณกำลังดำเนินการนำเสนอผลประโยชน์ใหม่ ๆ ขั้นตอนการจ้างงาน เส้นทางการเติบโต และอื่น ๆ ให้แน่ใจว่าผู้จัดการคนของคุณมี แหล่งข้อมูล การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องเพื่อให้การรายงานโดยตรงของพวกเขาเข้าสู่กระบวนการหรือระเบียบใหม่.
• ความสำเร็จและการสนับสนุนของลูกค้า: เมื่อทีมของคุณเติบโต ข้อเสนอการสนับสนุนอาจเปลี่ยนแปลงและโครงสร้างทีมของคุณอาจถูกกำหนดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น. ใช้เทมเพลตนี้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ในองค์กรนี้และให้ทีมของคุณยังคงรู้สึกมั่นใจและมีข้อมูลเกี่ยวกับงานของพวกเขา.
• ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม: อาจมีบางครั้งที่ทีมของคุณกำลังเบี่ยงเบนจากฟีเจอร์หนึ่งเพื่อไปสู่การเปลี่ยนแปลงในตลาด. ใช้เทมเพลตนี้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงนั้นและจัดเตรียม ผลิตภัณฑ์ และ วิศวกรรม ของคุณด้วยแนวทางที่ถูกต้องเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้.