How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

คุณเพิ่งเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ หลังจากใช้เวลากว่าห้าปีในการสร้างต้นแบบ ทดสอบ และทำให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์พร้อมสำหรับตลาด แต่การเปิดตัวไม่ได้เป็นไปตามแผน ภายในสัปดาห์แรกของการเปิดตัว ลูกค้าที่ไม่พอใจโทรติดต่อศูนย์บริการลูกค้าเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่มีปัญหาซึ่งกลายเป็นอันตรายจากไฟไหม้ 

โชคดีที่ทีมสื่อสารของคุณมีแผนการสื่อสารสำหรับสถานการณ์นี้อยู่แล้ว พวกเขาเริ่มแคมเปญอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหาด้านความปลอดภัย สร้างความไว้วางใจกับผู้บริโภค และยังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ (หลังจากการปรับปรุง) ด้วยความสำเร็จอย่างมาก

อย่างไรก็ตาม แผนการสื่อสารไม่ใช่แค่การดับไฟ แผนการสื่อสารยังมีประโยชน์เมื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือปล่อยอัปเดตสำคัญ มันช่วยรับรองว่าคุณจะได้รับการมองเห็นมากที่สุดจากกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ภายในองค์กร แผนการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาผู้มีส่วนได้เสียและสมาชิกในทีมให้ตรงกันในระหว่างการบริหารจัดการโครงการ แผนการสื่อสารยังสร้างโครงสร้างเพื่อให้พนักงานสามารถหาข้อมูลเมื่อพวกเขาต้องการและติดตามผลหากไม่สามารถทำได้

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้ถึงประโยชน์ของการใช้แผนการสื่อสาร วิธีการเขียน และรายละเอียดที่ควรรวมไว้ในแผนของคุณ เรายังได้รวมแม่แบบที่สามารถดาวน์โหลดได้หลายรายการเพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ

แผนการสื่อสารคืออะไร? 

แผนการสื่อสารคือกลยุทธ์ที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งข้อมูลไปยังกลุ่มเป้าหมายของคุณและสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดี

แผนการสื่อสารช่วยให้คุณระบุความต้องการ จัดลำดับความสำคัญของงบประมาณ สร้างโครงสร้างเวลา และปรับวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย มันช่วยให้มั่นใจว่าข้อความใด ๆ จากองค์กรของคุณจะสอดคล้องกันในทุกช่องทางและถูกส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายที่ถูกต้อง

แม้ว่าโดยส่วนใหญ่ผู้คนจะเชื่อมโยงแผนการสื่อสารกับการจัดการวิกฤติ แต่แผนดังกล่าวก็สามารถใช้เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือเสนอแนวคิดใหม่ได้เช่นกัน

แผนการสื่อสารมีรายละเอียดดังนี้:

• ผู้ที่คุณต้องการเข้าถึง
• คุณจะนำเสนอแบรนด์ของคุณอย่างไร
• ข้อความที่คุณต้องการสื่อสาร
• ช่องทางในการสื่อสาร

เมื่อคุณใช้โครงสร้างนี้ในการสร้างแผนการสื่อสาร คุณจะมีข้อความที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรคุณ

แผนการสื่อสารคืออะไรในบริหารจัดการโครงการ? 

แผนการสื่อสารในบริหารจัดการโครงการ อธิบายว่าจะสื่อสารข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินการไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอย่างไร แผนการสื่อสารจะระบุว่าม članทีมควรแบ่งปันการอัปเดตโครงการเมื่อใด และควรแบ่งปันกับใคร 

แผนการสื่อสารในบริหารจัดการโครงการไม่ได้เป็นแผน PR มันไม่ได้ช่วยให้คุณระบุผู้ชม จัดระเบียบโซเชียลมีเดีย หรือกำหนดข้อความสำหรับกลุ่มผู้ชมของคุณ แทนที่จะแนะนำให้ใช้กลยุทธ์ธุรกิจหรือ แผนโซเชียลมีเดีย เพื่อจุดประสงค์ดังกล่าว

สมาชิกในทีมควรใช้แผนการสื่อสารเพื่อตอบคำถามเหล่านี้เกี่ยวกับโครงการ:

• เราจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอย่างไร?
• แต่ละช่องทางมีวัตถุประสงค์อย่างไร?
• เราสื่อสาร แบบอะซิงโครนัสหรือแบบซิงโครนัส?
• ใครเป็นผู้จัดการโครงการ?
• สมาชิกในโครงการมีใครบ้างและมีบทบาทอย่างไร?
• เราจะมีการแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบ่อยแค่ไหน?

ความสำคัญของแผนการสื่อสารคืออะไร?

เพิ่มความร่วมมือและความสามารถในการผลิต

พนักงานที่ทำงานด้านความรู้ใช้เวลา 60% ของเวลาในการค้นหาคำอนุมัติ ค้นหาเอกสาร เปลี่ยนแอพ และทำกิจกรรมอื่น ๆ นอกเหนือจากฟังก์ชันหลักของงาน มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานไม่รู้ว่าเอกสารถูกแชร์ที่ไหน ดังนั้นพวกเขาจึงเสียเวลาถามเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับข้อมูล

ด้วยการเพิ่มทีมที่กระจายหรือทำงานจากระยะไกล ทำให้การสื่อสารกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ ผู้จัดการส่งอีเมลหลังจากเวลาทำการ ข้อมูลไม่ถูกจัดศูนย์ และพนักงานไม่แน่ใจว่าเมื่อใดหรืออย่างไรที่จะสื่อสาร การรับรองความปลอดภัยและความถูกต้องของการสื่อสารทางอีเมลของคุณด้วยการตรวจสอบ SPF record ช่วยให้สำคัญยิ่งขึ้น

การทำงานร่วมกันของทีมที่มีประสิทธิภาพไม่เกิดขึ้นโดยธรรมชาติ มันเป็นทักษะที่ทีมของคุณเติบโตขึ้น หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญของการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพคือการแสดงออกถึงวิธีการที่ทีมของคุณสื่อสาร 

ด้วยแผนการสื่อสาร สมาชิกในทีมรู้ว่าจะสื่อสารที่ไหน เมื่อใด และอะไร คุณยังชี้แจงข้อตกลงสำหรับ "ไม่อยากรบกวน" หรือการหยุดการแจ้งเตือนในแพลตฟอร์มเช่น Slack การให้แนวทางช่วยขจัดอุปสรรคในการเข้าถึง การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ระหว่างทีม สมาชิกในทีมมั่นใจมากขึ้นในการส่งข้อความและแบ่งปันความคิดเมื่อพวกเขารู้ว่าจะสื่อสารที่ไหนและในเวลาที่เหมาะสม

สร้างความโปร่งใส

ความโปร่งใสคือระดับที่ข้อมูลสามารถเข้าถึงและแชร์ได้กับพนักงาน ผู้จัดการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กร พนักงานสามารถเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นและเข้าใจว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาทำให้เกิดความแตกต่างเมื่อข้อมูลมีอยู่มากมาย

ความโปร่งใสถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ การแบ่งปันความรู้ การสร้างความไว้วางใจ และการทำให้พนักงานได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง

แม้ว่าข้อมูลบางอย่างจะไม่เป็นบวกตลอดเวลา การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงและทำงานอย่างชาญฉลาดต่อไป

ลดความเข้าใจผิดและการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างสมาชิกในทีม

แผนการสื่อสารช่วยลดความสับสนและความเข้าใจผิดผ่าน กระบวนการที่มีเอกสาร ผลลัพธ์ก็คือทีมของคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับสถานที่ที่ข้อมูลอยู่และควรถามใครเมื่อเผชิญกับความยากลำบาก พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและไม่รำคาญมากนัก ส่งผลให้พนักงานมีความสุขและสร้างรายได้ให้กับบริษัทของคุณมากขึ้น

รับประกันว่าคนที่ถูกต้องได้รับข้อความของคุณ

ไม่มีอะไรที่น่าหงุดหงิดไปกว่าการได้ยินคำว่า "ฉันไม่รู้" หรือถูกบอกให้ไปถามคนถัดไปเพื่อตอบคำถามของคุณ แผนการสื่อสารที่ดีจะอธิบายว่าใครได้รับข้อความและกระบวนการในการสื่อสารทำงานอย่างไร 

ในสภาพแวดล้อมนี้ สมาชิกในทีมของคุณรู้ว่าจะต้องถามคำถามกับใคร และผู้ที่ควรมีคำตอบได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง

เราจะเขียนแผนการสื่อสารได้อย่างไร?

1. ตรวจสอบวัสดุการสื่อสารที่มีอยู่ในปัจจุบัน 

ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติเพื่อทำการตรวจสอบมีดังนี้:

• ก่อนที่คุณจะเขียนแผนการสื่อสารของคุณ ให้วางรากฐาน ตรวจสอบเอกสารการสื่อสารที่มีอยู่ทั้งหมด
• มองหารูปแบบในวัสดุการสื่อสารในอดีตและปัจจุบัน มองหาข้อความที่ได้รับผลดีที่สุดหรือแย่ที่สุด จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงในสไตล์การสื่อสารตลอดเวลาและวิธีที่ส่งผลต่อผลลัพธ์
• ถามผู้จัดการทีมและพนักงานว่าพวกเขาคิดว่าแผนการสื่อสารในปัจจุบันมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ใช้วิธีการวิจัยเชิงคุณภาพเช่นเครื่องมือสำรวจ สัมภาษณ์ และกลุ่มย่อยในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึก สำหรับการสำรวจ คุณสามารถใช้ Typeform ใน Guru เพื่อสร้างแบบสอบถามแบบโต้ตอบและรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
• ใช้การวิเคราะห์ SWOT เพื่อแสดงจุดอ่อน จุดแข็ง อันตราย และโอกาสในวัสดุการสื่อสารของคุณ ปัจจัยใดบ้างที่ทำให้การสื่อสารของคุณแย่ลง และมีอะไรบ้างที่จะช่วยกลยุทธ์ของคุณได้?

2. ตั้งเป้าหมาย SMART ตามผลการตรวจสอบ 

หลังจากการตรวจสอบ ใช้ผลลัพธ์เพื่อตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้สำหรับแผนการสื่อสาร เป้าหมาย SMART ของคุณควรเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้ สอดคล้อง และทันเวลา 

ตัวอย่างเช่น ทีมงาน HR เขียนแผนการสื่อสารเพื่อนำเสนอกรอบการเติบโตสำหรับพนักงานที่ไม่ต้องการเป็นผู้จัดการ พวกเขาจำเป็นต้องระบุเป้าหมายเฉพาะที่แผนจะทำให้สำเร็จ แม้ว่ามันจะไม่สามารถวัดผลได้ 

เป้าหมายสามารถเพิ่มอัตราการรักษาพนักงานขึ้น 30% ในช่วงหกเดือนข้างหน้าหรือปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงานในปีถัดไป คุณสามารถใช้แผนการสื่อสารเพื่อเสนอเป้าหมายเหล่านี้ต่อผู้บริหาร 

3. กำหนดข้อเสนอการขายที่ไม่ซ้ำใคร (USP) 

ข้อเสนอการขายที่ไม่ซ้ำใครของคุณหมายถึงวิธีที่คุณแสดงให้ลูกค้าและผู้ที่สนใจเห็นคุณสมบัติหลักที่ทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่ง มันเป็นโซลูชันเพียงอย่างเดียวที่แบรนด์ของคุณนำเสนอและลูกค้าไม่สามารถหามันได้จากที่อื่น

ตอบคำถามเหล่านี้เพื่อระบุข้อเสนอขายที่ไม่ซ้ำใครของคุณ:

• ปัญหาใดที่ฉันแก้ไขด้วยบริการหรือผลิตภัณฑ์ของฉัน?
• สิ่งใดสิ่งหนึ่งที่ฉันนำเสนอซึ่งคู่แข่งไม่สามารถนำเสนอได้คืออะไร?
• ฉันมีคุณสมบัติเฉพาะที่ยากที่จะทำซ้ำหรือไม่?

กำหนดข้อเสนอการขายที่ไม่ซ้ำใครของคุณเพื่อแสดงผลประโยชน์แก่ลูกค้าและใช้ในแม่แบบแผนการสื่อสารของคุณ 

4. เชื่อมโยงข้อเสนอการขายที่ไม่ซ้ำใครของคุณกับวิสัยทัศน์ที่คุณจะต้องนำเสนอ

ต่อไปให้ดำเนินการต่อด้วยวิสัยทัศน์ของคุณซึ่งจะต้องสื่อสารเอกลักษณ์ของแบรนด์ทั้งหมดของคุณ 

ตัวอย่างเช่น USP ของ Tesla คือการผลิตรถยนต์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม คุณภาพสูง และมีประสิทธิภาพสูง พวกเขาไม่เหมือนใครเพราะพวกเขาขายรถยนต์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมด้วย มันเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ของพวกเขาในการสร้างรถยนต์ที่ดึงดูดที่สุดในศตวรรษที่ 21 และนำทางการเปลี่ยนแปลงของโลกไปสู่นายในไฟฟ้า

นี่เป็นคู่มือที่ครอบคลุมในการเขียน วิสัยทัศน์และคำชี้แจงพันธกิจ

5. ระบุผู้ชมของคุณ

การเชื่อมต่อกับลูกค้าที่เหมาะสมต้องใช้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการและความต้องการของผู้ชม ในขณะที่คุณต้องการเข้าถึงคนให้มากที่สุด ข้อความของคุณมีอิทธิพลมากที่สุดเมื่อมีการปรับให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ การมุ่งเป้ายังช่วยให้คุณได้ผู้นำที่มีคุณภาพมากขึ้น

หากคุณกำลังเขียนแผนการสื่อสารสำหรับโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องรู้จักผู้ชมของคุณ 

คุณเขียนให้ใคร? 
ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย? 

‍

ตัวอย่างของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่ นักลงทุน สื่อมวลชน เจ้าหน้าที่รัฐบาล หรือผู้บริโภค หากคุณกำลังเขียนให้กับทีมงานภายใน ให้สร้างเอกสารที่ครอบคลุมที่พนักงานสามารถอ้างอิงใน แพลตฟอร์มฐานข้อมูลความรู้ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่จะถามคำถามที่ตามมา

หากกลุ่มเป้าหมายของคุณรวมถึงสื่อและหน่วยงานสื่อ ให้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่อธิบายวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับสาธารณะ เราขอแนะนำให้ใช้ แม่แบบข่าวประชาสัมพันธ์ ที่ละเอียดถี่ถ้วนซึ่งระบุสิ่งที่ทีม PR ควรพูด

นี่คือเคล็ดลับบางประการเพื่อช่วยให้คุณระบุกลุ่มเป้าหมาย:

• ใช้เครื่องมือสำรวจเช่น Typeform ใน Guru เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความชอบและประชากร
• Google Analytics ให้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้ใช้บนไซต์ของคุณรวมถึงข้อมูลประชากรเช่น เพศ อายุ และสถานที่
• ตรวจสอบรูปแบบในผู้ติดตามของโซเชียลมีเดียของคุณ ช่วงอายุของผู้ติดตามส่วนใหญ่เป็นเท่าไร? พวกเขาตั้งอยู่ที่ไหน? เนื้อหาประเภทใดที่พวกเขามีส่วนร่วม? หากคุณมีผู้ติดตามเพียงเล็กน้อย คุณสามารถสอดส่องคู่แข่งของคุณเพื่อดูประเภทผู้ชมที่พวกเขาดึงดูด

6. ร่างและเขียนแผนการสื่อสารของคุณสำหรับผู้ชมแต่ละกลุ่ม 

จนถึงตอนนี้ คุณรู้กลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกันและเป้าหมายสำหรับแผนการสื่อสารของคุณแล้ว เมื่อคุณร่างข้อความสำหรับกลุ่มผู้ชมแต่ละกลุ่ม ให้ใช้ข้อความแบรนด์หลักเป็นฐานในการสื่อสาร 

เริ่มต้นด้วยตารางเพื่อตรวจสอบกลุ่มเป้าหมาย ข้อความที่คุณต้องโปรโมต และช่องทางในการโปรโมต

เมื่อคุณมีภาพรวมทั่วไป ตอบคำถามเหล่านี้:

• ข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่ผู้ชมควรรู้คืออะไร?
• ความเข้าใจผิดใดที่ฉันกำลังทำให้ชัดเจน?
• คุณค่าร่วมที่มีอยู่ระหว่างผู้ชมและแบรนด์ของฉันมีอะไรบ้าง?
• ภาษาใดที่จะทำให้ผู้รู้สึกสบายใจและเข้าใจ?

เพิ่มคำตอบลงในเทมเพลตแผนการสื่อสารของคุณในส่วนข้อความสำคัญ ขณะที่คุณเขียน ให้เชิญตัวแทนที่ทำงานกับกลุ่มผู้ชมนี้อยู่แล้วเพื่อปรับปรุงการทำให้เป็นส่วนตัวและความถูกต้องของข้อความของคุณ 

7. กำหนดช่องทางการกระจายตามกลุ่มผู้ชมของคุณ 

ช่องทางการสื่อสารที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับที่ที่ผู้ชมของคุณอยู่ 

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสื่อสารกับลูกค้า คุณอาจส่งจดหมายข่าวหรือข่าวประชาสัมพันธ์ หากคุณกำลังสื่อสารกับผู้ชมที่ยังไม่คุ้นเคย การโฆษณาที่ต้องชำระเงินอาจเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ และหากคุณกำลังสร้างแผนการสื่อสารสำหรับพนักงาน การใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ จะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งข้อความของคุณ

ช่องทางการสื่อสารที่เป็นที่นิยม ได้แก่:

• การทำการตลาดผ่านอีเมลเพื่อส่งข้อเสนอการขาย จดหมายข่าว และข้อความขยายการตลาด
• บล็อกของบริษัทของคุณที่คุณแบ่งปันข่าวสารและข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของคุณ
• ข้อความสำหรับส่วนลด การแจ้งเตือนกิจกรรม และการประกาศการขาย
• วัสดุที่พิมพ์เช่น โบร์ชัวร์ จดหมายตรง แผ่นพับ และป้ายสัญลักษณ์
• โฆษณาพอดแคสต์ผ่านพอดแคสต์ของบริษัทของคุณหรือการปรากฏเป็นแขกรับเชิญในพอดแคสต์ในอุตสาหกรรม
• การโฆษณาแบบจ่ายต่อต้นทุนเพื่อแสดงโฆษณาของคุณแก่ผู้ใช้ที่เรียกดูอินเทอร์เน็ต
• การโฆษณาแบบดั้งเดิม เช่น ป้ายโฆษณา วิทยุ และโฆษณาทางทีวี
• โซเชียลมีเดียเพื่อโต้ตอบกับผู้ชมของคุณ
• แพลตฟอร์ม Intranet ที่คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหากับพนักงาน หุ้นส่วน ผู้ขาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

8. สร้างตารางการสื่อสาร

ตารางการสื่อสารคือแผนภูมิที่รวบรวมกลุ่มผู้ชมเป้าหมาย ปัญหาเบื้องต้น คำประกาศของแบรนด์ และช่องทางการสื่อสาร เพื่อให้แน่ใจว่าแผนการสื่อสารของคุณได้รับการสอดคล้องกับข้อเสนอค่าใช้จ่ายของคุณอยู่เสมอ 

องค์กรส่วนใหญ่มีผู้ชมหลายกลุ่มที่มีความต้องการที่แตกต่างกันซึ่งผลิตภัณฑ์ของคุณแก้ไขได้ คุณต้องมีข้อความที่ไม่ซ้ำกัน แผนการตลาด และช่องทางการกระจายสำหรับแต่ละกลุ่มผู้ชม ตารางข้อความของคุณ provides an overview of how your messages will adapt to each audience and channel.

9. วัดผลลัพธ์ตามเมตริกความสำเร็จที่กำหนดไว้

เมื่อคุณดำเนินการแผนการสื่อสารของคุณ ให้วัดผลลัพธ์ตามแนวทาง บางโครงการ เช่น การตลาดผ่านโซเชียลมีเดีย จะมีผลลัพธ์ที่สามารถวัดผลได้ อื่นๆ เช่น การปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน อาจมีการบรรลุเป้าหมายที่นามไม่ชัดเจนตามความรู้สึกของแบรนด์

จดบันทึกสิ่งที่ได้ผลและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง หากคุณไม่บรรลุเป้าหมาย คุณอาจลองขยายเวลา หรือปรับเป้าหมายให้ทำได้ง่ายขึ้น 

ส่วนประกอบของแผนการสื่อสารคืออะไร?

1. วัตถุประสงค์ของแผนการสื่อสาร

วัตถุประสงค์ของแผนการสื่อสารของคุณควรตอบคำถามเหล่านี้:

• ฉันกำลังเข้าถึงใคร?
• ทำไมฉันถึงต้องเข้าถึงพวกเขา?
• ฉันจะพูดอะไร?
• ช่องทางอะไรที่ฉันจะใช้เพื่อส่งข้อความของฉัน?
• ช่วงเวลาไหนที่ดีที่สุดในการส่งข้อความนี้ให้ง่ายขึ้น?

2. กลุ่มผู้ชมของคุณ

สำหรับแผนการสื่อสารที่อยู่ในโครงการ การสื่อสารจะต้องมุ่งเป้าไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แผนการสื่อสารจะส่งผลต่อหน่วยงานหรือบุคคลใดบ้าง? ข้อมูลใดที่พวกเขาควรรู้เกี่ยวกับโครงการ?

กลุ่มผู้ชมมีความแตกต่างกันและอาจรวมถึงพนักงาน ลูกค้า หรือสื่อ ใช้แผนที่ผู้ชมเพื่อแบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณและสร้างข้อความที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละกลุ่มผู้ชม

3. ข้อความ

นึกถึงเป้าหมายสุดท้ายเมื่อเขียนข้อความ คุณต้องการให้ผู้ชมทำอะไรจากแผนการสื่อสาร? เริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ในตอนแรก 

ตอบคำถามเหล่านี้ในข้อความของคุณ:

• ทำไมเราจึงทำสิ่งนี้?
• สิ่งนี้เข้ากับภารกิจโดยรวมของเราอย่างไร?
• สิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงหลังจากแผนการสื่อสาร?

การเข้าใจความรู้สึกช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่ผู้ชมต้องการได้ยิน ข้อความควรจะชัดเจน สม่ำเสมอแม่นยำ และชัดเจน

4. เวลา

เวลาเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จและประสิทธิภาพของแผนการสื่อสารของคุณ การสื่อสารที่ดีที่สุดเกิดขึ้นในระยะเวลา ไม่ใช่อย่างรวดเร็ว 

ผู้คนมีเวลาสั้นในการสนใจและเวลาจำกัด คุณอาจต้องสื่อสารซ้ำๆ เพื่อย้ำข้อความสำคัญและอยู่ในความคิดของกลุ่มเป้าหมายของคุณ คุณยังต้องมีแผนการสื่อสารที่สองเพื่อรองรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นในต่อไป

5. วิธีการส่ง

กลยุทธ์การสื่อสารของคุณวางพื้นฐานสำหรับกิจกรรมการติดต่อของคุณ นี่รวมถึงข้อความที่ต้องการสื่อสารและช่องทางสำหรับข้อความแต่ละข้อความ 

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสื่อสารกับกลุ่มผู้ชมที่มีความเป็นมืออาชีพ LinkedIn และ Twitter อาจมีประสิทธิภาพมากกว่า Instagram หรือ TikTok ซึ่งโดยทั่วไปควรใช้ในลักษณะที่ไม่เป็นทางการ

6. ผู้สื่อสาร

หากคุณมีทีมการสื่อสารภายใน พวกเขาควรดูแลการสร้างและการดำเนินแผนการสื่อสารสำหรับกลุ่มเป้าหมายภายในและภายนอก อย่างไรก็ตาม ทีมประชาสัมพันธ์และการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรทำงานร่วมกันในการสื่อสารที่มุ่งไปยังพนักงาน ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อพนักงาน

ผู้สื่อสารที่ยอดเยี่ยมมักมีแนวโน้มที่จะเป็น:

• ผู้รับฟังที่ยอดเยี่ยม
• แหล่งที่มาที่เชื่อถือได้ที่สามารถเชื่อมต่อกับกลุ่มผู้ชมที่ยังไม่คุ้นเคยของคุณ
• คิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการถามคำถามที่ถูกต้องเพื่อรวบรวมข้อมูลที่มีความหมาย

7. การติดตาม

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือมากกว่าการแบ่งปันข้อมูล มันต้องการการติดตามเพื่ให้แน่ใจว่าผู้ที่เหมาะสมได้เห็นข้อมูลและให้ข้อเสนอแนะแก่การปรับปรุงการสื่อสารในอนาคต

พวกเขาอ่านและเข้าใจข้อความไหม? พวกเขาจะทำตามที่ต้องการหรือไม่? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาไม่อ่านข้อความ?

ต้องการทราบว่าพนักงานของคุณได้อ่านข้อมูลชิ้นสำคัญที่คุณแชร์แล้วหรือไม่? ใช้ข้อมูล การใช้งานแต่ละการ์ด ของ Guru เพื่อแบ่งปันข้อมูลกับทีมเฉพาะและพนักงานภายในองค์กรของคุณ Guru ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายตามจังหวะของตนเองและยังอนุญาตให้คุณติดตามสิ่งที่พวกเขาได้อ่าน หากพวกเขาไม่ได้อ่านการ์ด คุณสามารถส่งเรื่องติดตามและเตือนพวกเขาได้

8. ใครเป็นผู้รับผิดชอบ?

แต่งตั้งผู้ประสานงานการสื่อสารเพื่อจัดการการสร้างและการดำเนินการของแผนการสื่อสาร แม้ว่าบทบาทนี้มักจะมอบให้กับผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าแผนก แต่การกำหนดให้เป็นหน้าที่ของคนที่มีหน้าที่น้อยกว่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าเพื่อฟังว่าการสื่อสารเป็นเรื่องจำเป็นที่ไหน ค้นหาสิ่งที่ขาดหายไป และแก้ไขความขัดแย้งในการสื่อสารเมื่อเกิดขึ้น ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมมักมีภารกิจมากมายอยู่แล้ว ดังนั้นการสื่อสารอาจถูกลืม 

ขอให้เพื่อนร่วมงานจากแผนกที่เกี่ยวข้องสร้างรายการความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการแผนการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น ความท้าทายในการนำไปใช้สำหรับทีมภายในเป็นอย่างไร? เมื่อคุณเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณเห็นอุปสรรคใดบ้างที่อาจทำให้เกิดความยุ่งยากใน PR? การสร้างรายการความท้าทายที่คาดเดาได้จะช่วยให้คุณเตรียมแผนการสื่อสารเพื่อจัดการกับปัญหาได้

9. สรุปสำหรับผู้บริหาร 

สรุปสำหรับผู้บริหาร คือการสรุปแผนการสื่อสารของคุณในหน้าเดียว มันควรรวมถึง:

• คุณค่าแกนหลัก
• ข้อความสำคัญ
• การแยกแยะ
• ความท้าทายที่คุณค้นพบระหว่างการประชุมวางแผน
• วัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุหากมีทรัพยากรเพียงพอแต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการสื่อสารในปัจจุบัน
• เป้าหมายทางธุรกิจ

ตัวอย่างแผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารการตลาด 

แผนการสื่อสารการตลาดเป็นกลยุทธ์ในการแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณกับกลุ่มผู้ชมเป้าหมาย มันให้ความสำคัญ ดังนั้นคุณรู้ว่าคุณต้องพูดอะไรเมื่อโปรโมทผลิตภัณฑ์ของคุณให้กับลูกค้าของคุณ

แผนการสื่อสารการตลาดประกอบด้วย:

• คำอธิบายตลาดเป้าหมายและลูกค้าอุดมคติของคุณ
• เป้าหมายและวัตถุประสงค์
• การวิเคราะห์ SWOT
• ชั่วโมงเวลา
• ข้อเสนอการขายที่ไม่เหมือนใครของคุณ
• กลยุทธ์
• ปัญหาที่กลุ่มผู้ชมของคุณเผชิญ
• จุดตัดระหว่างจุดปวดเหล่านั้นและทางออกของผลิตภัณฑ์ของคุณ
• การสื่อสารของคุณ
• ช่องทางการกระจาย

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการ

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการอธิบายวิธีที่คุณจะสื่อสารข้อมูลสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดอายุของโครงการ มันยังช่วยให้ทีมของคุณดำเนินการตามโครงการได้ ดังนั้นทุกคนรู้ว่าพวกเขาควรทำอะไร ใครรับผิดชอบต่อแต่ละงานและเมื่อใด

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการควรรวมถึง:

• เป้าหมายของโครงการ
• รายละเอียดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ประเภทของข้อมูลที่จะแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ช่องทางการสื่อสาร
• ความถี่ในการสื่อสาร

แผนการสื่อสารการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

แผนการสื่อสารการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ทำให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์ใหม่ของคุณได้รับความสนใจที่จำเป็นเพื่อเชื่อมโยงกับกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของคุณ หากเป็นการอัปเดตผลิตภัณฑ์ เรื่องราวควรแสดงความแตกต่างจากคู่แข่งและรุ่นก่อนหน้าอย่างชัดเจน

แบ่งแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ออกเป็นห้าขั้นตอน:

1. การวางแผน
2. ก่อนเปิดตัว
3. ความพร้อมในการขายและช่องทางต่างๆ
4. วันเปิดตัว
5. การติดตามหลังการเปิดตัว

รายละเอียดที่จะรวมอยู่ในแผนการสื่อสารการเปิดตัวผลิตภัณฑ์:

• วัตถุประสงค์หลักของ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์
• กลุ่มผู้ชมเป้าหมายของคุณ
• ข้อความการวางตำแหน่ง
• ปัญหาที่ผลิตภัณฑ์ของคุณช่วยแก้ไข
• คำอธิบายผลิตภัณฑ์
• KPI
• กิจกรรมหลักและเวลาในการดำเนินกิจกรรมแต่ละอย่าง
• แคมเปญสร้างความตระหนักรู้

แผนการสื่อสารภายใน

เมื่อปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง การสื่อสารภายใน ควรส่งเสริมความร่วมมือและการสนทนาที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานในองค์กร มันเกี่ยวกับการผลิตและการแบ่งปันข้อความรวมถึงการส่งเสริมการสนทนาที่ดีต่อสุขภาพกับพนักงาน 

การการสื่อสารภายใน ที่ดีจะทำให้พนักงานไม่ต้องได้ยินคำว่า “ไม่มีใครบอกฉัน” นี่คือประสบการณ์ที่น่าหงุดหงิดในองค์กรทุกรูปแบบเมื่อข้อมูลไม่ไปถึงคนที่เหมาะสม ถูกมองข้าม หรือสูญหายระหว่างการส่ง

แผนการสื่อสารภายในจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดการกับผลกระทบที่เพิ่มขึ้นของสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน

รวมรายละเอียดต่อไปนี้ในแผนการสื่อสารภายใน:

• บุคลิกภาพของผู้ชม
• เป้าหมาย SMART
• ตัวชี้วัดที่สำคัญในการติดตาม
• ระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
• กระบวนการอนุมัติ
• เครื่องมือสื่อสารภายใน
• การประเมินผล

แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง 

การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคนที่จะยอมรับ แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะรวมกลยุทธ์ กระบวนการ และเครื่องมือทั้งหมดเพื่อส่งมอบการเปลี่ยนแปลงในองค์กรและช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ 

ถ้าทำถูกต้อง แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง จะลดความเสี่ยงของการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จในกรณีที่มีการปรับโครงสร้าง ย้ายไปยังที่ใหม่ หรือปรับปรุงกระบวนการ นี่เป็นวิธีเดียวที่จะได้รับการยอมรับจากพนักงานโดยไม่ทำให้พวกเขาไม่พอใจ

65% ของผู้บริหารระดับสูง ที่สำรวจโดย Robert Half เชื่อว่าการสื่อสารเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการนำทีมผ่านการเปลี่ยนแปลงให้สำเร็จ น่าเศร้าที่ 70% ของการริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงองค์กร ล้มเหลวเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ 

รายละเอียดที่ควรรวมไว้ในแผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง:

• ชื่อโครงการการเปลี่ยนแปลง
• เจ้าของโครงการ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับการสื่อสารแต่ละอย่าง
• เหตุผลสำหรับการสื่อสาร
• คำอธิบายของการสื่อสารที่จำเป็น
• วิธีการสื่อสาร
• ข้อความสำคัญ
• ระยะเวลา

ความสัมพันธ์ที่ดีทั้งในด้านสาธารณะและในหมู่พนักงานเริ่มต้นด้วยแผนการสื่อสาร

หากไม่มีโครงสร้างสำหรับการสื่อสาร คุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับกลุ่มเป้าหมายหรือร่วมมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ แผนการสื่อสารจะช่วยให้คุณพร้อมเมื่อเกิดวิกฤต ภายใน คุณจะเผยแพร่ข้อมูลอย่างถูกต้องเมื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจ หรือทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ และภายนอก คุณจะควบคุมเรื่องราวของคุณเพื่อสร้างการรับรู้ของสาธารณชนเกี่ยวกับแบรนด์และผลิตภัณฑ์ของคุณ

Guru คือซอฟต์แวร์การสื่อสารภายใน ที่ช่วยเติมเต็มการสื่อสารของพนักงานด้วยข้อมูลที่ตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญ ด้วย Guru พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเมื่อพวกเขาต้องการ ดังนั้นพวกเขาจะไม่มีความรู้สึกว่าขาดการติดต่อ

คำถามที่พบบ่อยสำหรับแม่แบบของแผนการสื่อสาร 

มีอะไรบ้างในแผนการสื่อสาร?

• วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร
• กลุ่มเป้าหมาย
• ข้อความสำคัญ
• อุปสรรคที่คาดหวัง
• วิธีการส่งข้อมูล
• สรุปสำหรับผู้บริหาร

คุณจะเขียนแผนการสื่อสารได้อย่างไร?

1. ตรวจสอบเอกสารการสื่อสารในปัจจุบันของคุณ
2. ตั้งเป้าหมาย SMART
3. ระบุผู้รับฟังของคุณ
4. กำหนดข้อความพันธกิจและคุณค่าเฉพาะของคุณ
5. เขียนแผนการสื่อสารสำหรับแต่ละกลุ่มเป้าหมาย
6. กำหนดช่องทางการแจกจ่าย
7. ดำเนินการและวัดผลลัพธ์

มีตัวอย่างแผนการสื่อสารอะไรบ้าง?

ตัวอย่างของแผนการสื่อสารรวมถึง:

• แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• แผนการสื่อสารการเปิดตัวผลิตภัณฑ์
• แผนการสื่อสารการจัดการโครงการ
• แผนการสื่อสารภายใน
• แผนการสื่อสารการตลาด