Meeting Minutes: Templates and Examples

การประชุม! ความชั่วร้ายของชีวิตการทำงาน เหตุผลที่เราพูดว่า "สิ่งนี้น่าจะเป็นอีเมล" แต่เราไม่สามารถกำจัดมันได้เพราะมันกลับเป็นว่า... มันมีประโยชน์จริงๆ? คุณสามารถทำงานได้มากขึ้น เร็วขึ้น เมื่อคุณมีทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน (ไม่ว่าจะทางออนไลน์หรือพบเจอจริง) เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาปัจจุบันและมาสร้างข้อตกลงกัน

น่าเสียดายที่พนักงานส่วนใหญ่กลัวการประชุมเพราะมีแนวโน้มที่จะยืดเยื้อไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีข้อสรุปที่ชัดเจน การวิจัยใหม่ จาก Guru และ Loom พบว่าคนเกือบครึ่งหนึ่งรู้สึกว่ามากกว่า 40% ของเวลาที่ใช้ในการโทรวิดีโอเป็นการเสียเวลา สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อเราเข้าสู่การประชุมโดยไม่มีแผนและไม่ใช้เทมเพลตบันทึกการประชุมเพื่อเป็นแนวทางในการอภิปรายและทำให้ทุกคนมีสมาธิ

แล้วคุณจะทำอย่างไรเพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่หลุดประเด็นโดยไม่ต้องเคร่งครัดเกินไป? ในบทความนี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณจะสร้างแผนสำหรับการประชุมของคุณได้อย่างไร จะบันทึกบันทึกการประชุมและเก็บรักษาไว้ในศูนย์กลางที่เข้าถึงได้สำหรับทุกคนได้อย่างไร

บันทึกการประชุมคืออะไร?

บันทึกการประชุมคือการสรุปอย่างเป็นทางการของการสนทนาและการตัดสินใจที่สำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม เรายังเรียกว่า นาทีของการประชุม (MOM)

บันทึกการประชุมเป็นเครื่องมือสื่อสารภายในที่สำคัญซึ่งช่วยในหลายๆ ด้าน:

• พนักงานที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการอัปเดตล่าสุด
• การดำเนินการหรือการตัดสินใจที่บันทึกในบันทึกสามารถทำหน้าที่เป็นแผนสำหรับอนาคตอันใกล้ ช่วยให้ทีมของคุณมีสมาธิกับเป้าหมายของพวกเขา
• ในบางกรณี บันทึกการประชุมมอบการปกป้องทางกฎหมายแก่บริษัท เนื่องจากเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับวิธีการตัดสินใจของบริษัทและโดยใคร

คุณสามารถใช้บันทึกการประชุมสำหรับการประชุมใดๆ ก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหารหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในบันทึกการประชุม?

ข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อ วันที่ เวลา และสถานที่

ที่ด้านบนของบันทึกการประชุม ให้รวมข้อมูลพื้นฐานเช่น สถานที่จัดการประชุม เมื่อใด และรายชื่อผู้เข้าร่วม การเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้จะช่วยให้คุณค้นหาบันทึกได้เร็วขึ้นในอนาคต

วัตถุประสงค์ของการประชุม

กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการประชุมให้ถูกต้อง มันไม่จำเป็นต้องละเอียดเกินไป แต่ควรมีเป้าหมายที่ชัดเจน

ตัวอย่างเช่น "ตรวจสอบรายงานการเงินสำหรับเดือนมิถุนายน" สามารถเป็นวัตถุประสงค์ของการประชุมได้ คุณอาจจะพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องมากมายในระหว่างการประชุม เช่น สิ่งที่ทีมของคุณใช้จ่ายไปหรือที่พวกเขาสามารถประหยัดทรัพยากรได้ที่ไหน

วาระการประชุม

วาระการประชุมของคุณหมายถึงประเด็นสำคัญที่จะพูดคุยในระหว่างการประชุม

รายการวาระการประชุมของคุณควรอยู่ในลำดับต่อไปนี้:

• บันทึกจากการประชุมครั้งก่อน
• รายงาน/การวิเคราะห์
• เรื่องที่เร่งด่วนหรือเกี่ยวกับเวลาที่ต้องดำเนินการ
• งานที่ไม่เสร็จ เป้าหมาย และประเด็นการพูดคุยจากการประชุมก่อนหน้านี้
• การอภิปรายทั่วไป
• เป้าหมาย งาน หรือรายการกิจกรรมใหม่

คุณไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามลำดับนี้อย่างเคร่งครัด นี่คือจุดเริ่มต้นสำหรับบันทึกการประชุมของคุณ

รายการดำเนินการ

รายการดำเนินการคือสิ่งที่ต้องทำหรือกิจกรรมที่ต้องทำหลังการประชุม บางรายการดำเนินการมีเส้นตายที่เข้มงวด อื่นๆ จะกว้างขึ้น เช่น "ต้องเสร็จสิ้นก่อนการประชุมครั้งหน้า"

เคล็ดลับเล็กน้อยเพื่อช่วยคุณเมื่อเขียนรายการดำเนินการของคุณ:

• ให้กระชับและกำหนดดำเนินการให้ชัดเจน “เขียนเนื้อหา” เป็นตัวอย่างที่ไม่ดี แทนที่จะใช้ “เขียนบทความเกี่ยวกับบันทึกการประชุม”
• แต่ละรายการดำเนินการจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามอบหมายให้ผู้เข้าร่วมเพื่อให้เสร็จสิ้น
• หากรายการใดมีวันที่กำหนด ให้บันทึกไว้ให้ชัดเจน
• รายการดำเนินการของคุณไม่จำเป็นต้องละเอียด ผู้มอบหมายสามารถจดบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมได้
• ติดตามรายการดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าจบลง ว่าจะจัดการกับรายการที่ไม่เสร็จในประชุมครั้งถัดไป

วันที่และเวลาการประชุมครั้งถัดไป 

ใกล้จบการประชุม ผู้เข้าร่วมควรกำหนดว่าจะจัดการประชุมครั้งถัดไปเมื่อใดและที่ไหน 

คุณควรบันทึกวันที่ เวลา และสถานที่สำหรับการประชุมครั้งนี้ในบันทึกของคุณ หลีกเลี่ยงวลีเช่น “หนึ่งสัปดาห์จากนี้” หรือ “วันอังคารหน้า” ใช้วันที่และเวลาอย่างแท้จริงเสมอ

เอกสารที่จะรวมอยู่ในรายงาน

เอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น รายงานและการนำเสนอ จะต้องถูกเพิ่มลงในบันทึกการประชุม 

ทีมของคุณสามารถอ้างถึงเอกสารเหล่านี้เมื่อจำเป็น หากคุณใช้ เครื่องมือการจัดการความรู้ เช่น Guru คุณสามารถค้นหาเอกสารเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายด้วยฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับการประชุมที่ดีกว่า 

ก่อนการประชุม

กำหนดวาระการประชุม

ปัญหา 5 อันดับแรกกับการประชุม ได้แก่: 

• อัปเดตสถานะ
• หลุดประเด็น
• ขาดการเตรียมการ
• ไม่มีข้อสรุปที่ชัดเจน
• การจัดการเวลา

วาระที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยบรรเทาปัญหาทั้งหมดนี้และช่วยให้คุณจัดการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วาระของคุณจะสรุปประเด็นหลักที่จะมีการพูดคุยในระหว่างการประชุมอย่างชัดเจน มันทำให้ทุกคนอยู่ในกรอบ ให้เน้นหัวข้อสำคัญ และช่วยลดเวลาในการเสียเวลา

Harvard Business Review แนะนำให้ตั้งหัวข้อวาระเป็นคำถามและเรียงลำดับหัวข้อที่สำคัญที่สุดขึ้นมาก่อน.  วาระนี้ต้องมีรายชื่อผู้เข้าร่วมและเอกสารสนับสนุนที่จำเป็นสำหรับการประชุม

สร้างเค้าโครงของหัวข้อที่จะพูดคุย

วาระของคุณคือภาพรวมอย่างย่อที่จะช่วยให้คุณสร้างเค้าโครงที่ละเอียดของแต่ละรายการภายใต้หัวข้อหลัก เค้าโครงทำให้การบันทึกหมายเหตุและการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับแต่ละวาระทำได้ง่ายขึ้น. 

ในขณะที่แนะนำให้ใช้เทมเพลตบันทึกการประชุมออนไลน์ หลายคนยังคงใช้สมุดบันทึก หากคุณกำลังเขียนบันทึกด้วยมือ ให้เว้นที่ว่างหลังแต่ละรายการเพื่อเติมระหว่างการประชุม

แชร์ประเด็นการพูดคุยกับผู้เข้าร่วมก่อนการประชุม 

แชร์ประเด็นการพูดคุยที่สำคัญกับผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมดล่วงหน้าเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าควรคาดหวังอะไรจากพวกเขาเพื่อให้พวกเขาเตรียมตัวได้ดีขึ้น ด้วยวิธีนี้ การอภิปรายจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในระหว่างการประชุม

ใช้เทมเพลตบันทึกการประชุม

กลยุทธ์ง่ายๆ ที่ทำให้การบันทึกหมายเหตุเป็นเรื่องง่ายคือการใช้เทมเพลตบันทึกการประชุม.  เทมเพลตคือรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ทำให้การสร้างวาระและระบายหัวข้อสำคัญทำได้ง่ายขึ้น

พิจารณาใช้เครื่องบันทึกเสียง

เนื่องจากการประชุมสามารถเคลื่อนที่ผ่านหัวข้อและการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ควรพิจารณาบันทึกการประชุมด้วยโทรศัพท์มือถือหรือเครื่องบันทึกเสียง การบันทึกช่วยให้คุณสร้างบันทึกการประชุมที่แม่นยำและละเอียดมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคุณกำลังบันทึกพวกเขาล่วงหน้า. 

บันทึกการเข้าร่วม

ผู้บันทึกควรมาถึงก่อนทุกคน สำหรับการประชุมคณะกรรมการ ผู้บันทึกมักจะเป็นเลขานุการของคณะกรรมการ.  สำหรับการประชุมทีม ผู้ประสานงานโครงการ ผู้ช่วย หรือผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งก็สามารถทำหน้าที่เป็นผู้บันทึกได้

ผู้บันทึกสามารถตรวจสอบชื่อทุกคนเมื่อพวกเขาเข้ามาในห้องหรือการโทรวิดีโอ หรือถ้าต้องการ คุณสามารถแจกแบบสอบถามการเข้าร่วมก่อนที่การประชุมจะเริ่ม ผู้เข้าร่วมสามารถทำเครื่องหมายชื่อบนรายชื่อและแก้ไขข้อมูลใด ๆ หากจำเป็น

บันทึกข้อมูลในเวลาจริง

ใช้วาระการประชุมเป็นแนวทาง เขียนจุดอภิปรายและการตัดสินใจขณะเกิดขึ้นในเวลาจริง เมื่อข้อมูลอยู่ในความทรงจำของคุณ มันช่วยให้การบันทึกหมายเหตุได้ดีขึ้น

เพิ่มบริบทเพื่อให้เข้าใจง่าย

สร้างสมดุลระหว่างการไปที่จุดตรงกับการเพิ่มบริบทพอเพียงให้กับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้เพื่อทำความเข้าใจ บันทึกของคุณควรเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงในอนาคตด้วยเช่นกัน

ลบการสังเกตส่วนตัวออกไป

อย่าเพิ่มบันทึกส่วนตัวลงในบันทึกการประชุม คุณสามารถจดบันทึกแยกต่างหาก แต่บันทึกการประชุมควรเป็นบันทึกที่มีข้อเท็จจริงและเป็นกลาง

บันทึกรายละเอียดที่สำคัญเท่านั้น

ในระหว่างการประชุม ให้มุ่งเน้นไปที่การจับประเด็นสำคัญ รายการดำเนินการ และการตัดสินใจในบันทึกของคุณ คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดหรือบันทึกที่ชี้แจงหลังจากการประชุมจบลงได้

บันทึกการตัดสินใจ

เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องสูงสุด ให้บันทึกสิ่งที่ทำได้และการตัดสินใจที่สำคัญไว้ภายในเค้าโครงของคุณขณะเกิดขึ้น

ใช้รูปแบบดิจิทัลเพื่อให้มีความสะดวกในการแชร์ 

เนื่องจากบันทึกการประชุมเป็นบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม การบันทึกในรูปแบบดิจิทัลเช่นการบันทึกบนคอมพิวเตอร์จะช่วยให้บันทึกและแชร์ได้ง่ายขึ้น

หลังการประชุม

ตรวจสอบความถูกต้อง

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ให้ตรวจสอบบันทึกเพื่อหาข้อผิดพลาดทางแกรมม่า ขยายความย่อที่ใช้ครั้งแรกให้มีความกระชับและรักษารูปแบบที่สอดคล้องกัน รวมถึงการชี้แจง

แจกจ่ายบันทึกการประชุม

ผู้บันทึกเป็นผู้รับผิดชอบในการแจกจ่ายบันทึกการประชุม การแชร์ออนไลน์เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแจกจ่ายข้อมูล หากคุณใช้แพลตฟอร์มเช่น Guru เพื่อจัดเก็บเทมเพลตบันทึกการประชุมของคุณ คุณสามารถส่งลิงค์ไปยังเอกสารเมื่อพร้อมและพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะได้รับการแจ้งเตือน

จัดเก็บหรือเก็บรักษาบันทึก

บางองค์กรเก็บบันทึกการประชุมของตนไว้ในฮาร์ดดิสก์ภายนอก พิมพ์ออกมาเพื่อเก็บในโฟลเดอร์จริง หรือใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์เช่น Google Docs วิธีการจัดเก็บที่ดีที่สุดคือ ซอฟต์แวร์การสื่อสารภายใน เช่น Guru มันช่วยให้สามารถจัดเก็บแบบรวมศูนย์และเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคนในทีมของคุณ ส่วนขยาย ของ Guru ช่วยให้คุณสามารถจดบันทึกได้อย่างราบรื่นในระหว่างการประชุมและทำให้เข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

ดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Guru

‍

ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตบันทึกการประชุมที่ทำไว้แล้ว

แทนที่จะทำให้การสร้างวาระการประชุมและบันทึกเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณสามารถใช้เทมเพลตบันทึกการประชุมเพื่อให้เริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเทมเพลตที่ถูกต้อง สิ่งที่คุณต้องทำคือจดบันทึก จัดรูปแบบ และแชร์

หากคุณเข้าร่วมการประชุมหลายครั้ง จะมีความแตกต่างในรูปแบบ ตัวอย่างเช่น บันทึกการประชุมสำหรับการประชุมคณะกรรมการจะมีความเป็นทางการ แต่บันทึกการประชุมสำหรับการอภิปรายทีมออกแบบจะเป็นการยืดหยุ่นมากกว่าและไม่เป็นทางการ

คุณสามารถสร้างเทมเพลตบันทึกการประชุมที่กำหนดเองสำหรับทั้งสองกรณีและใช้มันในประชุมครั้งหน้า

ร่วมมือกันในเอกสารเดียวกันทั้งแบบเรียลไทม์และแบบไม่เรียลไทม์

การส่งข้อความแบบเดี่ยวทำให้เสียเวลา.  หากคุณส่งบันทึกการประชุมแยกกันสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพื่อยืนยันว่าข้อความที่พวกเขาพูดนั้นถูกต้อง จะใช้เวลานานมากกว่าจะได้รับข้อเสนอแนะทั้งหมด

วิธีที่เร็วกว่าในการสร้าง Guru Card สำหรับบันทึกการประชุมภายใต้บอร์ดเฉพาะ เพิ่มบันทึกการประชุมลงในการ์ดและอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเสนอการแก้ไขและการชี้แจงในเวลาที่สะดวก เมื่อบันทึกการประชุมได้รับการตรวจสอบโดยผู้เข้าร่วมทั้งหมด ให้จัดเก็บบันทึกการประชุมของคุณไว้ในฐานความรู้สำหรับทีมของคุณเพื่อให้เข้าถึงได้ตลอดเวลา

แชร์เอกสารได้อย่างง่ายดายทั้งผ่าน Slack หรืออีเมล

ใช้การรวมของ Guru กับ Slack และ Gmail เพื่อแชร์การประชุมกับพนักงาน

เนื่องจากบันทึกสามารถจัดเก็บเป็นการ์ดใน Guru ผู้ที่บันทึกสามารถสร้างการ์ดใน Slack สำหรับรายการดำเนินการ และหากมีคนถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับการประชุม คุณสามารถใช้การเลือก “ตอบกลับด้วยการ์ด”

คุณยังสามารถสร้างการ์ดได้โดยตรงบน Gmail และใช้ การขยายเบราว์เซอร์ Chrome เพื่อเข้าถึงฐานความรู้เมื่อคุณต้องการ 

การรวมเหล่านี้ทำให้ทีมของคุณสามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมและข้อมูลบริษัทที่เกี่ยวข้องได้ทันทีภายในเครื่องมือที่คุณใช้ในกระบวนการทำงานของคุณ 

ตัวอย่างของเทมเพลตบันทึกการประชุม

เทมเพลตบันทึกการประชุมแบบง่าย 

เทมเพลตบันทึกการประชุมแบบง่ายมีรูปแบบง่ายๆ เพื่อให้คุณสามารถจับประเด็นที่สำคัญที่สุดในการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ใช้เทมเพลตนี้สำหรับการจดบันทึกในระหว่างการประชุมหรือเพื่อจัดระเบียบบันทึกของคุณก่อนที่จะส่งให้ผู้เข้าร่วมพิจารณาอนุมัติ

 มันประกอบด้วยข้อมูลเช่น:

• รายชื่อผู้เข้าร่วม
• ประเด็นการสนทนาจากการประชุมก่อนหน้า
• วาระสำหรับการประชุมปัจจุบัน
• การกำหนดเวลากำหนดรายการดำเนินการสำหรับการอนุมัติและผู้รับผิดชอบ

เทมเพลตบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ

 บันทึกการประชุมดีสำหรับการบันทึกการตัดสินใจอย่างเป็นทางการที่ต้องได้รับการอนุมัติ ภาษาที่ใช้เป็นแบบทางการและมีโครงสร้างด้วยเป้าหมายที่จะนำไปแชร์กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดหลังจากนั้น

บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการมักใช้โดยหน่วยงานรัฐบาล บริษัทมหาชน และองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร มันอิงตาม กฎของโรเบิร์ต ซึ่งบันทึกการประชุมจะมีแต่บันทึกสิ่งที่ทำที่การประชุม ไม่ใช่แค่สิ่งที่สมาชิกพูด

ข้อมูลที่ต้องรวมไว้ในเทมเพลตการประชุมอย่างเป็นทางการประกอบด้วย:

• ชื่อบริษัทและแผนก
• เริ่มการประชุม
• การตรวจสอบรายชื่อ
• การอนุมัติบันทึกการประชุมครั้งก่อน
• ประเด็นที่ยังเปิดอยู่พร้อมกับสรุปการสนทนา
• วาระใหม่
• การเลิกประชุม

เทมเพลตบันทึกการประชุมแบบไม่เป็นทางการ

บันทึกการประชุมแบบไม่เป็นทางการคือการอ้างอิงที่รวดเร็วต่อการอภิปรายที่สำคัญเช่นอุปสรรค เป้าหมาย แนวคิด หรือกำหนดเวลาที่เกิดขึ้น แตกต่างจากการประชุมแบบเป็นทางการ มันไม่ต้องการการอนุมัติเนื่องจากเป้าหมายเพียงอย่างเดียวคือการบันทึกหัวข้อสำคัญและขั้นตอนถัดไปที่ตกลงกันไว้

รายละเอียดที่ควรรวมไว้ในเทมเพลตบันทึกการประชุมแบบไม่เป็นทางการประกอบด้วย:

• วันที่
• ผู้เข้าร่วมการประชุม
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• ประเด็นการสนทนา
• รายการดำเนินการ
• เจ้าของ
• กำหนดเวลา

เทมเพลตบันทึกการประชุมทีม

โดยทั่วไปแล้ว การประชุมเหล่านี้มักจัดขึ้นเพื่อจัดการกับข้อขัดแย้ง ประเมินความก้าวหน้า หรือให้ข้อมูลทั่วไปและข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์

รายละเอียดเล็กน้อยที่ควรรวมไว้ในเทมเพลตบันทึกการประชุมทีมประกอบด้วย:

• วันที่
• ชื่อของผู้เข้าร่วม
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• วาระการประชุม
• ประเด็นการสนทนา
• ข้อสรุปหลักและการตัดสินใจ
• หมายเหตุอื่น ๆ (ข้อมูลที่มีค่าสำหรับข้อมูลที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อปัจจุบัน)
• รายการดำเนินการ
• ขั้นตอนถัดไป

รวมเอกสารการประชุมของทีมไว้ในที่ทำงานเดียว

การเตรียมการสามารถทำให้การประชุมของคุณมีหรือไม่มีอะไรเลย หากคุณได้รับมอบหมายให้จดบันทึกการประชุม มันสำคัญมากที่จะต้องมีแผนก่อนที่จะเดินเข้าไปในห้อง กำหนดวาระการประชุมก่อนการประชุม แชร์จุดที่ต้องพูดเพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวและใช้เทมเพลตบันทึกการประชุมเพื่อทำให้การจดบันทึกมีประสิทธิภาพ

Wiki ภายในเช่น Guru จะเก็บเทมเพลตบันทึกการประชุมทั้งหมดของคุณ คุณสามารถหาบันทึกการประชุมที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดายเพื่อคลายความสับสนและดูว่ามีการตัดสินใจอะไรบ้างที่เกิดขึ้นบ้าง