One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

เราคาดว่าแม้ว่าการประชุมแบบตัวต่อตัว (เรียกว่า 1:1 หรือ 1-2-1) จะอยู่ในปฏิทินของคุณแล้ว แต่คุณอาจไม่รู้สึกตื่นเต้นมากนักเกี่ยวกับมัน อย่างขัดแย้ง การประชุมควรเกี่ยวกับการทำให้สำเร็จ แต่ความ продуктивность ลดลงจากเวลาที่ใช้ในการประชุม ตามข้อมูล การวิจัย ที่ดำเนินการโดย Deep Analysis ในฐานะตัวแทนของ Guru และ Loom ครึ่งหนึ่งของพนักงานด้านเทคโนโลยีที่ทำการสำรวจบอกว่าร้อยละ 40 หรือมากกว่านั้น ของเวลาที่ใช้ในการประชุมทางวิดีโอไม่เกิดประโยชน์และสูญเปล่า

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นวิธีที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการสามารถนำเสนอ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตรวจสอบลำดับความสำคัญ และสนับสนุนการพัฒนาวิชาชีพของทีมของตน อย่าปล่อยให้การประชุมของคุณตกอยู่ในหล่มของการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ แม่แบบการประชุมแบบตัวต่อตัวที่เราเลือกไว้ที่นี่ช่วยทำให้การประชุมดีขึ้น ดังนั้น แทนที่จะส่งข้อความใน Zoom ว่า "อินเทอร์เน็ตของคุณไม่ทำงาน" ให้คว้ามันไปตอนนี้

‍

‍

คุณจะพบแม่แบบแต่ละตัวด้านล่าง: 

• การประชุมแบบตัวต่อตัวครั้งแรกกับพนักงานของคุณ 
• การประชุมแบบตัวต่อตัวประจำสัปดาห์
• การประชุมแบบตัวต่อตัวประจำเดือน
• การประชุมเพื่อวางแผนเป้าหมาย OKR
• การประชุมการตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน 90 วัน
• การประชุมการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานประจำ
• การประชุมการตรวจสอบค่าจ้าง
• การประชุมแบบตัวต่อตัวระหว่างเพื่อนร่วมงาน
• การประชุมแบบตัวต่อตัวข้ามระดับ

\u200d‍\u2642\u200d\u2642\u200d

การประชุมแบบตัวต่อตัวครั้งแรกกับพนักงานของคุณ 

การประชุมครั้งแรกจะช่วยให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จโดยการรับรองว่าความคาดหวังของผู้จัดการได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน พนักงานสามารถตั้งคำถาม เริ่มค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานกับผู้จัดการของตน และเริ่มเข้าใจ OKR และเป้าหมายที่พวกเขาจะช่วยทำให้สำเร็จ 

ในการประชุมแบบตัวต่อตัวครั้งแรก คุณจะต้องมีการครอบคลุมคำถามเหล่านี้:

• สิ่งที่คุณชอบนอกเหนือจากการทำงาน? 
• บทบาทนี้มีความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรที่ใหญ่ขึ้นอย่างไร? 
• ความสำเร็จในบทบาทนี้จะถูกวัดอย่างไร? 
• สิ่งที่คาดหวังใน 30 วันแรก? 60 วัน? 90 วัน? 
• พนักงานคนไหนที่สำคัญที่ต้องรู้จัก? 
• วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับคุณคืออะไร? ที่ไหนและบ่อยแค่ไหน?
• โครงการประเภทใดที่คุณอยากทำมากที่สุด?
• คุณต้องการไปถึงจุดไหนในอาชีพคุณในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า? 
• ที่ไหนคือ ที่มาของการอบรม เช่น คู่มือพนักงาน?
• ที่ไหนคือ ข้อมูลบริษัท และการอัปเดตที่มีการแชร์? 
• ขั้นตอนใดบ้าง SOPs หรือ แม่แบบ ที่ทีมของเราใช้?

‍

การประชุมแบบตัวต่อตัวประจำสัปดาห์

เวลามีอยู่ในสัปดาห์เท่านั้น ดังนั้นทำไมไม่ทำให้ทุกการสนทนามีความสำคัญ? การประชุมแบบตัวต่อตัวประจำสัปดาห์ของคุณคือโอกาสที่ดีที่สุดในการสร้างความไว้วางใจและเตรียมทุกคนให้พร้อมเพื่อประสบความสำเร็จ 

เว้นที่สำหรับประเด็นที่เกิดขึ้นใหม่จากสัปดาห์นี้ คำถามเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการดำเนินการทำงานให้ก้าวหน้า: 

• เป้าหมายของคุณในสัปดาห์นี้มีการติดตามผลอย่างไร? 
• คุณเผชิญกับอุปสรรคใดที่เราสามารถพูดคุยกันได้? 
• คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการประชุมเหล่านี้? เราทราบว่าความเครียดเป็นปัญหาในช่วงนี้า
• เราเข้าใจว่าความเหนื่อยหน่ายเป็นปัญหาในช่วงเวลานี้. ฉันต้องการให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกว่าคุณได้รับเวลาที่เพียงพอในการฟื้นฟูพลังของคุณ คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานและชีวิตอย่างสมดุล? 
  

อย่าซ่อนตัวจากเรื่องส่วนตัวเช่นกัน การพูดถึงชีวิตนอกเหนือจากการทำงานจริงๆ ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าผู้จัดการของพวกเขาห่วงใยพวกเขาในฐานะคนด้วย 

นี่คือวิธีสนุกๆ ในการทำความรู้จักกันที่คุณสามารถเพิ่มลงในระเบียบวาระถัดไปของคุณ: 

• สิ่งที่เป็นจุดเด่นที่สุดในสัปดาห์ของคุณ? 
• สิ่งที่ยากที่สุดในสัปดาห์ของคุณคืออะไร?
• ที่ Guru เราจะแบ่งปันความเห็นและความชอบ ดังนั้นเราจึงถามว่า "สิ่งที่คุณแอบไม่ชอบคืออะไร?" (ที่ Guru เราเรียกสิ่งเหล่านี้ว่า ข้อคิดเห็น.) หรือเราจะถามว่า "สิ่งที่คุณชอบจริงๆ เมื่อเร็วๆ นี้คืออะไร?" (เราจะเรียกสิ่งเหล่านี้ว่า แนะนำ.)
  

‍

การประชุมแบบตัวต่อตัวประจำเดือน

เมื่อผู้จัดการและพนักงานพบกันน้อยลง มักจะมีสิ่งที่ต้องพูดคุยกันมากขึ้น ให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายได้เตรียมระเบียบวาระเพื่อไม่ให้รายการสำคัญหลุดมือไป นี่คือคำถามบางส่วนที่ควรพิจารณาสำหรับระเบียบวาระของคุณ: 

• คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานในเดือนนี้? 
• คุณรู้สึกเกี่ยวกับวิธีการติดตามผลลัพธ์ตามเป้าหมายของคุณอย่างไร? 
• ฉันจะสนับสนุนคุณได้ที่ไหน ช่วยคุณคิดให้ชัด หรือถอนอุปสรรคได้บ้าง? 
• คุณอยากให้เราพูดคุยถึงอะไรที่เรายังไม่ได้พูดไหม? 
• มีสิ่งใดบ้างที่คุณรู้สึกเบื่อหน่ายในทีมของเรา? เราจะทำให้มันดีขึ้นได้อย่างไร? 
• คุณคิดว่าเราจะทำให้กระบวนการของเราดีขึ้นได้อย่างไร? 
• คุณมีความคิดอะไรในการพัฒนางานของเรา?
• คุณรู้สึกอย่างไรกับการสนับสนุนของฉัน? ฉันจะทำอะไรเพื่อสนับสนุนคุณให้ดีขึ้น?
  

‍

การประชุมเพื่อวางแผนเป้าหมาย OKR แบบตัวต่อตัว

การตั้งเป้าหมายเป็นช่วงเวลาที่สำคัญแห่งปีที่การทำงานของพนักงานแต่ละคนได้รับการจัดระเบียบให้สอดคล้องกับการบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่กว่า เมื่อทำการตั้งเป้าหมาย ให้พิจารณาถามคำถามเหล่านี้: 

• คุณคิดว่านี่เป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ไหม? ถ้าไม่ ทำไม?
• ในช่วง [เดือน ไตรมาส ปี] ที่ผ่านมา เรามีความยากลำบากตรงไหน และคุณคิดว่าเราจะแก้ไขสิ่งต่างๆ ได้อย่างไรในครั้งนี้?
• คุณต้องการอะไรเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้? (พิจารณาเครื่องมือ งบประมาณ และบทบาท)
• อุปสรรคหรือความเสี่ยงอะไรที่เราคาดว่าจะเผชิญใน [ไตรมาส ปี] หน้าบ้าง? เราจะเตรียมตัวในการจัดการกับอุปสรรคเหล่านั้นได้อย่างไร? 
• เป้าหมายของคุณในปีที่จะมาถึงภายในบทบาทของคุณคืออะไร? สำหรับการพัฒนาวิชาชีพของคุณ?

‍

การประชุมการตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน 90 วัน

กุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จสำหรับพนักงานทุกคนคือการตอบสนองต่อความคาดหวังของผู้จัดการในช่วง 90 วันแรก นี่เป็นช่วงเวลาที่จะได้ไตร่ตรองว่าสำหรับพนักงานใหม่ทำงานได้ดีในองค์กรหรือไม่ พนักงานสามารถทำการประเมินตนเองได้และอาจอยากเสนอชื่อเพื่อนร่วมงานสำหรับการประเมินจากเพื่อน 

นี่คือคำถามบางประการที่จะช่วยสร้างโครงสร้างให้กับการสนทนาของคุณ: 

• คุณคิดว่าคุณประสบความสำเร็จที่ไหนบ้างที่นี่? 
• คุณคิดว่าคุณสามารถปรับปรุงได้ที่ไหน? 
• ฉันจะทำอะไรเพื่อสนับสนุนคุณให้ดีขึ้น? 
• คุณอยากเติบโตในด้านไหน? 
• คุณรู้สึกอย่างไรกับผลการทำงานของคุณเมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมาย?

\u200d\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642\u200d\u2642

การประชุมการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานประจำ

การตรวจสอบผลการปฏิบัติงานใด ๆ อาจเต็มไปด้วยความวิตกกังวล โดยเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่ ใช้เวลาในการทำให้พนักงานของคุณมั่นใจเกี่ยวกับกระบวนการและสิ่งที่คาดหวังจะช่วยให้การสนทนาเป็นผลผลิตมากขึ้น คุณจะต้องทำเวลาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ: 

• การตรวจสอบตนเองและการตรวจสอบจากผู้จัดการ
• ข้อเสนอแนะแบบ peer
• การตรวจสอบตามผลงาน โดยจะรวมถึงการอภิปรายเกี่ยวกับเป้าหมาย
• สิ่งที่ทำได้ดี
• พื้นที่เพื่อการเติบโต
• การปรับปรุงชื่อเรื่อง การเลื่อนตำแหน่ง หรือการเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทนใดๆ

‍

การตรวจสอบค่าจ้าง

สำหรับบางองค์กร ค่าตอบแทนไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการตรวจสอบผลการดำเนินงานทั่วไป ในระหว่างการตรวจสอบค่าจ้าง การแบ่งปันข้อมูลนี้สามารถช่วยทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น: 

• แบ่งปันว่าองค์กรดำเนินการค่าตอบแทนรวมอย่างไร รวมถึงการพูดคุยเกี่ยวกับระดับ ระดับหรือลักษณะการจ่าย
• ค่าตอบแทนที่อัปเดต/ตำแหน่ง
• รายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและข้อมูลว่าจะไปที่ไหนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
• คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการอัปเดต? 
• คุณมีคำถามอะไรสำหรับฉันไหม?

‍

การประชุมแบบตัวต่อตัวข้ามระดับ

หากคุณจะได้พบ CEO หรือผู้นำ การเตรียมตัวให้ดีจะช่วยให้คุณทำประโยชน์สูงสุดจากเวลาและปัญญาที่มีคุณค่าเหล่านั้นได้

นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณาในการนำไปสู่ระเบียบวาระของคุณ: 

สำหรับพนักงาน:

• การตรวจสอบผลกระทบที่วางแผนและ/หรือผลกระทบจริงของกลยุทธ์ของคุณ
• การแบ่งปันผลกระทบทางธุรกิจของความสำเร็จของคุณจนถึงปัจจุบัน
  

สำหรับผู้นำ: 

• เป้าหมายระยะยาวที่คุณมีสำหรับอาชีพของคุณคืออะไร?
• คุณชอบทำงานที่นี่อย่างไร? อะไรที่จะทำให้มันดีขึ้น?
• มีอะไรที่เราสามารถทำได้ดีกว่านี้อีกไหม?
• คุณมีแนวคิดอะไรในการปรับปรุงที่นี่ไหม? มีสิ่งใดที่เราควรทำหรือเลิกทำไหม?
• มีอะไรที่คุณรู้สึกไม่ชัดเจนเกี่ยวกับกลยุทธ์ของเราหรือไม่?
  

‍

การประชุมแบบเพื่อนแบบออนทูวัน

เคล็ดลับมืออาชีพ: เมื่อคุณเริ่มต้นในบทบาทใหม่ ให้พบกับเพื่อนร่วมงานเพื่อดื่มกาแฟหรือทานอาหารกลางวัน (ออนไลน์) และทำความรู้จักกันในฐานะคน ๆ หนึ่ง เราทุกคนไว้ใจผู้คนมากขึ้นเมื่อเรารู้จักพวกเขาเล็กน้อย และมันช่วยให้ความสัมพันธ์ในการทำงานราบรื่นตั้งแต่เริ่มต้น

‍

การประชุมแบบเพื่อน 1:1 มีลักษณะที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นและสามารถช่วยสร้างความไว้วางใจและแชร์โครงการที่เกี่ยวข้องได้ดี คำถามเหล่านี้สามารถกระตุ้นให้เกิดการสนทนาอย่างละเอียดและสนุกสนาน: 

• คุณเป็นอย่างไรในช่วงนี้? 
• ช่วงนี้คุณและทีมของคุณเป็นอย่างไร?
• คุณทำงานในอะไรบ้างที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการแชร์?
• มีวิธีไหนที่ดีที่สุดที่จะทำให้คุณได้รับข้อมูลเมื่อทำงานในสิ่งที่เกี่ยวข้องกับคุณ?
  

19 คำถามการประชุมแบบออนทูวันที่ผู้จัดการและพนักงานควรถาม

โอกาสที่คุณจะมีการประชุมที่คุณจริงๆ แล้วไม่มีเนื้อหาจะพูดคุยสักหนึ่งหรือสองครั้ง ถ้าคุณไม่ยกเลิก การประชุมเหล่านี้อาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความไว้วางใจและให้ผู้คนรู้ว่าคุณใส่ใจ เพื่อบรรเทาความเครียดและทำให้การประชุม 1:1 ของคุณครอบคลุมมากขึ้น คุณควรเก็บคำถามเหล่านี้ไว้ในกระเป๋าเพื่อกระตุ้นการประชุมที่ดีขึ้น

สำหรับผู้จัดการที่จะถามพนักงาน

• คุณเป็นอย่างไรนอกเวลางาน?
• คุณกำลังทำงานเกี่ยวกับอะไรอยู่? 
• คุณกำลังเผชิญกับอุปสรรคอะไรอยู่ไหม? 
• ฉันสามารถช่วยสนับสนุนคุณได้อย่างไร?
• คุณเห็นตัวเองในช่วงอาชีพถัดไปอย่างไร? 
• ในระยะสั้น คุณมีทักษะไหนที่อยากพัฒนาไหมหรือประชุมไหนที่คุณอยากไป?
• คุณทำงานร่วมกับฉันเป็นอย่างไร? การชี้แนะแบบชัดเจนหรือไม่ชัดเจนจะมีประโยชน์ไหม?
• เราจะทำให้การประชุมของเราดีขึ้นได้อย่างไร?
• คุณชอบรับข้อเสนอแนะแบบไหน?
• ฉันให้ข้อเสนอแนะแก่คุณเพียงพอหรือไม่?
• อะไรคือสิ่งที่คุณคิดว่าฉันควรหยุดหรือเริ่มทำ?

‍

สำหรับพนักงานที่จะถามผู้จัดการของตน

• ฉันจะสนับสนุนเป้าหมายของทีมของเราได้อย่างไร? 
• วิธีที่ดีที่สุดในการให้ข้อมูลให้คุณคืออะไร (อีเมล, ข้อความ, อัปเดตประจำสัปดาห์ ฯลฯ)?
• ฉันสามารถทำอะไรตอนนี้เพื่อแสดงว่าฉันพร้อมทำงานที่ระดับถัดไป?
• คุณคิดว่าฉันสามารถทำงานใน [โครงการ/บัญชีที่ต้องการ]? ฉันคิดว่าฉันสามารถมีส่วนร่วม [วิธีที่คุณจะเข้ารับผิดชอบ].
• ผลงานของฉันสำหรับ [สิ่งเฉพาะ] เป็นอย่างไร?
• ฉันจะมีส่วนร่วมกับทีมของเราได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร? ในการประชุมของเรา?
• วันนี้มีอะไรที่ไม่ทำงานร่วมกันได้ดีสำหรับทีมของเราที่ฉันอาจช่วยแก้ไขได้บ้าง?
• คุณคิดว่าฉันต้องพัฒนาทักษะอะไรเพื่อทำงานที่นี่ได้ดีขึ้น?