แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการ ตัวอย่าง และวิธีการ

ใช้แม่แบบเหล่านี้สำหรับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับข้อมูลโครงการที่สำคัญ การอัปเดตและความสำเร็จ.

รับเคล็ดลับและเทคนิคที่แนะนำสำหรับการสร้างแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและกระชับสำหรับโครงการ.

ลองนึกถึงโครงการทั้งหมดที่คุณเคยทำในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมาในอาชีพของคุณ. การสื่อสารที่ไม่เพียงพอทำให้การทำให้เสร็จตามกำหนดเวลายากขึ้นหรือไม่? ถ้าคำตอบคือ "ใช่" คุณก็ไม่ใช่คนเดียว. การสื่อสารที่ไม่ดีหรือไม่ชัดเจน คือจุดอ่อน ของความสำเร็จในโครงการใดก็ตาม.

ข่าวดีคืออะไร? การจัดตั้งแผนการสื่อสารโครงการของคุณเองเป็นเรื่องง่าย. มาดูเคล็ดลับและเทคนิคที่เราขอแนะนำสำหรับการสร้างแผนการสื่อสารโครงการที่มีประสิทธิภาพและกระชับกันเถอะ.

ภาพรวมการเปิดตัวฟีเจอร์ — สิ่งที่คุณไม่อยากให้หัวหน้าของคุณทำ.

วิธีสร้างแผนการสื่อสารโครงการ

ช่วงเวลาที่คุณเริ่มโครงการคือช่วงเวลาที่คุณควรเริ่มคิดถึงวิธีการที่จะสื่อสารตลอดโครงการ. วิธีง่ายๆ ที่จะเริ่มต้นการร่างแผนการสื่อสารโครงการคือการจัดเรียงให้สอดคล้องกับระยะเวลาของโครงการของคุณ. ลองคิดถึงเวลาที่คุณวางแผนจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ. ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้:

ใครบ้างที่ต้องได้รับการสื่อสารประเภทไหน?
ช่องทางหลักสำหรับการสื่อสารคืออะไร?
คุณจำเป็นต้องสื่อสารบ่อยแค่ไหน?

คุณต้องกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รับผิดชอบการสื่อสารอัปเดตด้วย. ให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนเข้าใจบทบาทของตน เพื่อไม่ให้มีข้อความเล็ดลอด.

แผนการสื่อสารโครงการคืออะไร?

แผนการสื่อสารโครงการเป็นแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนเพียงแหล่งเดียวที่กำหนดวิธีการที่คุณจะสื่อสารข้อมูลโครงการที่สำคัญแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย. มันช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าเมื่อไหร่และอย่างไรที่พวกเขาควรคาดหวังการอัปเดตโครงการ. แผนการสื่อสารโครงการของคุณสามารถรวมถึงวิธีการที่คุณจะสื่อสารทั้งภายในและภายนอก.

โปรดทราบว่าแผนการสื่อสารโครงการคือการระบุวิธีการสื่อสารตลอดโครงการ. มันไม่ได้รวมถึงระยะเวลาโครงการ เกณฑ์การวัด ผลทรัพยากร หรืข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการ.

การอัปเดตโครงการที่ดีมากกว่าการแบ่งปันข้อมูลเพียงอย่างเดียว. หากการสื่อสารในโครงการของคุณทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและมีเส้นทางที่ชัดเจนในการแจกจ่ายข้อมูลไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ คุณจะมีการทำงานในโครงการที่ราบรื่นตั้งแต่วันแรก.

แผนการสื่อสารในโครงการกับแผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสาร อาจหมายถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่แผน PR ไปจนถึงวิธีการที่คุณจะสื่อสารกับพนักงานภายใน ขณะที่แผนการโครงการมุ่งเน้นไปที่การสื่อสารในโครงการ.

เคล็ดลับการสื่อสารในยุคที่ทีมทำงานทางไกลและทีมผสม

สภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลและทีมผสม เป็นความจริงใหม่สำหรับองค์กรหลายแห่ง. สิ่งนี้สร้างความท้าทายเพิ่มเติมในการสื่อสาร. ทีมจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้เข้ากับการใช้ Email DMs และรูปแบบการสื่อสารแบบไม่ประสานงานอื่น ๆ ซึ่งเป็นช่องทางหลักในการแบ่งปันและเผยแพร่ความรู้ในปัจจุบัน. กล่าวคือ การสื่อสารที่ชัดเจนมีความสำคัญมากกว่าที่เคย.

คุณต้องมั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณได้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำหน้าที่ของตนแต่ไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมดที่อาจจะมีทางสำหรับโครงการทั้งหมด (ขึ้นอยู่กับบทบาทของพวกเขา). ข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้รู้สึกท่วมท้นและสมองของมนุษย์สามารถเก็บข้อมูลได้ไม่มากนักก่อนที่จะเริ่มปิดข้อมูลใหม่. ทำให้การสื่อสารของคุณกระชับและยึดติดกับแม่แบบที่สามารถอ่านผ่านได้.

5 ขั้นตอนง่าย ๆ ในการสร้างแผนการสื่อสารโครงการ

1) กำหนดเป้าหมายการสื่อสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดทำแผนการสื่อสารโครงการ คุณต้องกำหนดเป้าหมายการสื่อสารของโครงการของคุณ. เป้าหมายเหล่านี้อาจมาในรูปแบบของความถี่ในการอัปเดต แนวทางที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารภายใน หรือสถานที่ที่ข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้. ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้เมื่อคุณเริ่มสร้างแผนการของคุณ:

คุณจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการบ่อยแค่ไหน?
ข้อมูลประเภทไหนที่สำคัญที่จะต้องแชร์?
ข้อมูลจะถูกแชร์อย่างไร?

2) เลือกวิธีการสื่อสาร

ตั้งชื่อวิธีการสื่อสารและยึดติดกับมันเพื่อกำหนดมาตรฐานการสื่อสาร. สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารมีความคาดเดาได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลดความจำเป็นในการใช้พลังงานจากความคิดสำหรับพวกเขา. การสื่อสารจากแม่แบบยังทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและการรับข้อมูลเป็นไปอย่างเท่าเทียมกัน. ประเภทการสื่อสารที่คุณใช้อาจมีลักษณะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงการ. คุณสามารถพิจารณาได้:

อีเมล
การนำเสนอ
การประชุมแบบตัวต่อตัว
การประชุมผ่านวิดีโอแนะนำให้เริ่ม
บล็อกโพสต์
เอกสารโครงการ
โทรศัพท์

การสื่อสารภายในจะเกิดขึ้นในหลายสถานที่. คุณจะประหยัดเวลาเมื่อคุณใช้เอกสารเพียงเอกสารเดียวสำหรับการสื่อสารข้อมูลโครงการที่สำคัญ.

3) ตั้งความถี่ในการสื่อสาร

ความถี่ในการสื่อสารของคุณจะแตกต่างกันไปตามระยะเวลา ความต้องการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณ. พิจารณาการกำหนดความคาดหวังสำหรับความถี่ในการสื่อสารตั้งแต่วันแรกของโครงการ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากพวกเขาและเพื่อเพิ่มผลิตภาพ. ความถี่ในการสื่อสารสามารถอิงจากวันที่หรือกิจกรรม.

เมื่อพูดคุยเกี่ยวกับโครงการของคุณ คุณอาจ:

สื่อสารตามระยะเวลา: รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส.
สื่อสารด้วยความถี่ตามกิจกรรม: เมื่อมีกิจกรรม งาน ช่วงเวลา หรือ ฯลฯ เสร็จสิ้น

4) ระบุเจ้าของ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้ฟัง

ใครคือผู้รับผิดชอบในการสื่อสารการอัปเดตโครงการ? ใครจะได้รับข้อมูลการแจ้งเตือนเหล่านี้? ขั้นตอนที่สี่ของการตั้งค่าแผนการสื่อสารในโครงการของคุณคือการกำหนดกลุ่มผู้ฟังและผู้รับผิดชอบการสื่อสาร. พิจารณาการทำสเปรดชีตที่มีชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ข้อมูลการติดต่อที่เกี่ยวข้อง และบทบาทของพวกเขาในโครงการ. ตั้งความคาดหวังสำหรับผู้สื่อสารและผู้ฟังว่าเมื่อใด อย่างไร และอะไรที่จะได้รับการสื่อสาร. ให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน.

5) กำหนดกลยุทธ์การสื่อสาร

กลยุทธ์การสื่อสารกำหนดความคาดหวังในการสื่อสาร. คุณจะระบุเป้าหมายของแผนการสื่อสารโครงการ โดยระบุว่าอะไรที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรคาดหวังจากการสื่อสารที่พวกเขาได้รับเกี่ยวกับโครงการ. เครื่องมือที่คุณใช้ในการสื่อสารก็เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ.

พิจารณาการนำความเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาในที่นี้. ถามพวกเขาว่าพวกเขาชอบใช้วิธีการสื่อสารหรือเครื่องมือใด. ช่องทางการสื่อสารใดที่จะเข้าถึงทีมของคุณได้ดีที่สุด?

เริ่มต้นแผนการสื่อสารของคุณด้วยแม่แบบโครงการที่สามารถปรับแต่งได้นี้.

6) ใช้เครื่องมือในการสื่อสารแผนการโครงการของคุณ

เครื่องมือที่คุณใช้ในการสื่อสารจะช่วยให้โครงการของคุณราบรื่นหรือทำให้ติดขัด. หากข้อมูลถูกแจกจ่ายไปยังแหล่งข้อมูลหลายแห่ง มันจะยากที่จะรู้ว่าอันไหนที่ควรเชื่อ. เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดแล้ว คุณสามารถสื่อสารเกี่ยวกับโครงการของคุณผ่าน Slack อีเมล หรือการส่งข้อความอื่น ๆ ได้. เพียงให้แน่ใจว่าคุณอัปเดตแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนให้ทันกับข้อมูลโครงการที่อัปเดต. สิ่งนี้ช่วยกำหนดสถานที่หนึ่งที่เป็นแหล่งที่เชื่อถือได้สำหรับข้อมูลโครงการทั้งหมด. คุณจะป้องกันไม่ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสอบถามข้อมูลซ้ำซ้อนและลดการขอข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญในเรื่องต่าง ๆ.

วิธีการจัดรูปแบบแผนการสื่อสารโครงการ

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับในแผนการสื่อสารสำหรับการจัดการโครงการของคุณ. แม่แบบจะช่วยให้การสื่อสารของคุณสม่ำเสมอและทำให้โครงการของคุณเดินหน้าต่อไป.

แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการของคุณควรเริ่มต้นด้วยวันที่ของการประกาศการอัปเดต. ตามด้วยการอัปเดตสถานะทั่วไปหรือส่วนที่มีการปรับเปลี่ยนทั่วไปสำหรับการอัปเดตของแต่ละสมาชิกในทีม. แบ่งส่วนนี้ออกเป็นหัวข้อและหัวข้อย่อยในวิธีการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการและทีมของคุณ.

พิจารณาเพิ่มส่วนสำหรับการชื่นชมในทีมด้านล่างนี้. คุณรู้ดีว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับทีมที่มีความสามารถ ดังนั้นทำไมไม่ส่องความสนใจไปยังผู้ที่ทำได้ดีโดยเฉพาะเมื่อเร็ว ๆ นี้? ระบุตำหนิที่สำคัญ สถานที่ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำได้ดี และแนวคิดสร้างสรรค์ที่ทำให้โครงการราบรื่นยิ่งขึ้น.

ปิดแผนการสื่อสารโครงการด้วยส่วนที่ระบุว่าสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องคาดหวังที่จะเกิดขึ้นต่อไป. บันทึกระยะถัดไปของโครงการ รวมถึงงาน ช่วงเวลา และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณคิดว่าจำเป็น.

ทำไมแผนการสื่อสารในการจัดการโครงการถึงสำคัญ?

ประโยชน์ของการมีแผนการสื่อสารในการจัดการโครงการคืออะไร? ในที่นี้การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นหัวใจสำคัญของโครงการทุกโครงการ. การสื่อสารที่คลาดเคลื่อนนำพาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไปยังเส้นทางแห่งการพลาดเกณฑ์และโอกาส. ครั้งสุดท้ายที่คุณสามารถทำโครงการสำเร็จได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอคือเมื่อไหร่? มีโอกาสที่การขาดการสื่อสารจะสร้างอุปสรรคที่สามารถป้องกันได้ด้วยแผนการสื่อสารในโครงการ.

แผนการสื่อสารในโครงการ:

ตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับการอัปเดต
ให้โอกาสในการให้ข้อเสนอแนะแก่
ช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระหว่างทีม

แผนการสื่อสารในโครงการช่วยให้ทีมของคุณทั้งหมดได้รับข้อมูล. มันทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนมีความคาดหวังเหมือนกันและตัดช่องว่างในความรู้เกี่ยวกับโครงการ. มันสร้างความโปร่งใส. แผนการสื่อสารของคุณควรกำหนดให้เหมาะสมกับความต้องการของโครงการและทีมของคุณ. แผนการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับอาจเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดการโครงการของคุณได้.