How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

ความสำเร็จของโครงการที่ยิ่งใหญ่ใด ๆ เริ่มต้นจากการวางแผน ตามที่ผู้ก่อตั้งผู้มีชื่อเสียงกล่าวว่า "ถ้าคุณล้มเหลวในการวางแผน คุณกำลังวางแผนที่จะล้มเหลว"

แผนโครงการเป็นการเตรียมการสำหรับทุกเฟสในโครงการ ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใดบ้าง? เป้าหมายและวัตถุประสงค์คืออะไร? เกณฑ์ใดที่ใช้เพื่อวัดความก้าวหน้า? การวางแผนโครงการเป็นส่วนสำคัญในการทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีม และผู้จัดการโครงการเห็นโครงการจนเสร็จสิ้น การไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนส่งผลให้ 37% ของโครงการล้มเหลว

การละเลยการวางแผนที่เพียงพอคือการเสี่ยงต่อความแข็งแรงของโครงการ ทุกโครงการไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ควรใช้เทมเพลตแผนโครงการ คิดถึง เทมเพลตแผนโครงการของคุณ ว่าเป็นบ้านสำหรับข้อมูลและแหล่งข้อมูลทั้งหมดของโครงการ เมื่อคุณจัดระเบียบโครงการได้ คุณจะลดความสับสนและความเสี่ยงต่อการพลาดเกณฑ์การวัด

เมื่อจบโครงการ คุณจะขอบคุณตัวเองที่ได้จัดระเบียบตั้งแต่วันแรก มาดูวิธีการพัฒนาแผนการจัดการโครงการกันเถอะ

แผนโครงการคืออะไร?

แผนโครงการแบ่งส่วนต่าง ๆ ของโครงการของคุณออกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย นี่คือเอกสารทางการที่ระบุความคาดหวังและขั้นตอนสำหรับโครงการ นี่คือจุดหมายปลายทางเดียวที่สมาชิกในทีมสามารถหาคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว เมตริกการดำเนินงานของโครงการ สรุปงาน และการอัปเดตที่บ่อยสามารถอยู่ในเอกสารนี้หรือตลอดชุดเอกสารนี้

ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบแผนโครงการเพื่อประเมินสถานะ แจ้งเตือนสมาชิกทีมเกี่ยวกับสถานที่ที่ "เสี่ยง" และแจ้งความก้าวหน้าที่น้อยให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการตลอดทาง พวกเขายังสามารถตรวจสอบเอกสารหลังจากโครงการเพื่อประเมินข้อดีและข้อด้อยเพื่อเรียนรู้ว่าสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้างสำหรับโครงการในอนาคต

คิดถึงแผนโครงการของคุณว่าเป็นเส้นทางการเดินทาง เมื่อคุณกำลังวางแผนการเดินทาง คุณกำลังบันทึกสถานที่ที่คุณต้องการไป สถานที่พัก และที่ที่คุณสามารถเติมน้ำมันได้ กล่าวโดยสั้น คุณต้องรู้ว่าคุณต้องการทำอะไรและทำอย่างไร

5 ขั้นตอนของแผนโครงการคืออะไร?

เมื่อคุณลงมือสร้างแผนโครงการ จะมี 5 ขั้นตอนเริ่มต้นที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ โปรดจำไว้ว่าทุกโครงการ ทีมหรือบริษัทมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ปรับเปลี่ยน เพิ่ม หรือเอาหมายเลขที่จำเป็นออกจนกว่าแผนจะสมเหตุสมผลที่สุดสำหรับโครงการของคุณ

1. แนวคิดและการเริ่มต้น

ขั้นตอนแรกในการพัฒนาแผนโครงการของคุณคือการคิดไอเดียให้ครบถ้วน รวบรวมทีมของคุณหรือขอความคิดเห็นจากทีละบุคคลเพื่อสร้างรายการไอเดียหลัก อย่ากังวลเกี่ยวกับการไม่มีคำตอบทั้งหมดในตอนนี้ จุดสนใจของคุณในขั้นตอนนี้ควรอยู่ที่การคิดเกี่ยวกับที่ที่คุณต้องการให้โครงการของคุณไป

2. การนิยามและการวางแผน

นี่คือที่ที่คุณจะเข้าไปในรายละเอียดมากขึ้น ขั้นตอนการนิยามและการวางแผนของแผนโครงการของคุณกำหนดเป้าหมาย ระยะเวลา และความรับผิดชอบสำหรับโครงการ คุณต้องมั่นใจว่าผู้เล่นสำคัญทุกคนรู้บทบาทและความคาดหวังของพวกเขา คุณยังต้องกำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนที่จะใช้ในการวัดความสำเร็จของโครงการ

3. การดำเนินโครงการ

ขั้นตอนที่สามเป็นส่วนที่สนุก: การดำเนินการ นี่คือเวลาที่จะนำเอาการระดมความคิดและการวางแผนทั้งหมดมาใช้จริง ให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนรู้ว่าจะใช้เทมเพลตแผนโครงการเพื่ออัปเดต การค้นพบ และการพูดคุยเกี่ยวกับโครงการอย่างไร การ สื่อสาร และการบันทึกที่ดีตลอดโครงการเป็นสิ่งที่สำคัญเสมอ โดยเฉพาะในขั้นตอนนี้

4. ผลการปฏิบัติงานและการควบคุม

เมื่อถึงเวลาตรวจสอบผลการปฏิบัติงานของโครงการ คุณจะรู้สึกขอบคุณที่ได้ตั้งเกณฑ์ที่ชัดเจนไว้ก่อนหน้านี้ในขั้นตอนการวางแผน ตรวจสอบโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

เคล็ดลับ: คิดว่าการตรวจสอบบ่อย ๆ ตลอดช่วงเวลาของโครงการจะดีกว่าที่จะทำการตรวจสอบสุดท้ายเพียงครั้งเดียวเมื่อจบโครงการ

5. ปิดโครงการ

ก่อนอื่น ขอแสดงความยินดี! หากคุณถึงขั้นตอนนี้ของกระบวนการโครงการ หมายความว่าคุณได้ทำงานผ่านแต่ละขั้นตอนอย่างสำเร็จและตอนนี้คุณจะได้ผลประโยชน์จากการทำงานของคุณ ตรวจสอบแต่ละขั้นตอนของ โครงการ เพื่อประเมินว่าอะไรใช้ได้ผลและอะไรไม่ได้ผล เก็บแผนของคุณสำหรับอ้างอิงในอนาคตโดยคุณหรือทีมอื่น ๆ ใช้เวลาช่วงหนึ่งเมื่อสิ้นสุดโครงการในการบันทึกทุกสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในการชี้แนะโครงการที่คล้ายกันในอนาคต

แผนโครงการควรจัดรูปแบบอย่างไร?

จัดรูปแบบแผนโครงการของคุณให้คล้ายกับกระบวนการทำงานของโครงการ เริ่มต้นด้วยการกำหนดโครงการ ระบุเป้าหมาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และวิธีที่ความสำเร็จจะถูกวัด นี่สามารถละเอียดหรือระดับสูงตามที่คุณรู้สึกว่าจำเป็น

ถัดไป เปลี่ยนไปยังขั้นตอนของโครงการ หากคุณมีทีมหลายทีมทำงานร่วมกัน นี่คือที่ดีในการเชื่อมโยงไปยังเทมเพลตอื่น ๆ ที่ชี้แจงกระบวนการทำงานของโครงการสำหรับทีมเหล่านั้น อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของแผนโครงการของคุณคือส่วน "สถานะ" นี่คือที่ที่คุณสามารถทำการอัปเดตบ่อย ๆ สำหรับโครงการ ทิ้งบันทึกเฉพาะสำหรับสิ่งที่ค้นพบใหม่ในโครงการหรือต้องการข้อมูลทั่วไปที่สามารถช่วยเป็นประโยชน์เมื่อโครงการดำเนินไป

ตามกฎทั่วไป ควรหลีกเลี่ยงการระบุข้อมูลมากเกินไป ข้อมูลที่ต้องอ่านและเข้าใจมากขึ้น ผู้คนก็ยิ่งมีโอกาสน้อยที่จะจดจำรายละเอียดทั้งหมดที่นำเสนอไว้ ให้ข้อมูลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ ต้องการ เพื่อทำงานให้สำเร็จในโครงการอย่างที่พวกเขาต้องการ

วิธีการเขียนแผนโครงการ

การนั่งลงเพื่อเขียนแผนโครงการอาจทำให้รู้สึกกังวล เราเข้าใจ. เริ่มจากเทมเพลตที่สร้างไว้แล้วสามารถช่วยทำให้กระบวนการไม่รู้สึกเครียดมากนัก ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เมื่อเขียนแผนการจัดการโครงการที่สมบูรณ์แบบของคุณ:

1. ระบุเหตุผลทางธุรกิจและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนนี้ควรตอบคำถาม "ทำไม?" ของโครงการของคุณ โครงการนี้เข้ากับเป้าหมายธุรกิจทั้งหมดของบริษัทของคุณได้อย่างไร? มันต้องทำอะไร? ให้เวลาเพื่อพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการและเข้าใจถึงความต้องการของพวกเขาสำหรับโครงการ

2. ร่างวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ

วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการจะเป็นทรัพยากรสำคัญตลอดระยะโครงการทั้งหมด นี่คือข้อมูลที่คุณจะอ้างถึงบ่อยเมื่อขั้นตอนของโครงการเสร็จสมบูรณ์ มันยังช่วยให้ข้อมูลในส่วน "การดำเนินการ" ของโครงการ พิจารณาถึงปัจจัยเหล่านี้เมื่อเสร็จสิ้นวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ:

• กำหนดวิธีการ/กรอบของโครงการ
• ความคาดหวังสำหรับส่งมอบ
• ระบุความเสี่ยงและมาตรการตอบโต้ที่สำคัญ
• ตั้งจุดมุ่งหมาย
• สร้างภาพรวมของระยะเวลาโครงการ
• ประมาณการทรัพยากรที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

3. กำหนดขอบเขตของโครงการ

ส่วนนี้ของแผนโครงการของคุณประกอบด้วยการร่างโดยละเอียดของทุกด้านของโครงการ ทรัพยากร ระยะเวลา สินค้าส่งมอบ และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ อยู่ในส่วนนี้ของเทมเพลตแผน คุณยังสามารถระบุอุปสรรคและเครื่องหมายความสำเร็จในขณะที่เกี่ยวข้องกับโครงการโดยรวม หรืองานต่าง ๆ ได้ ใช้เครื่องหมายด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดขอบเขตของโครงการ

จัดแผนวัตถุประสงค์ของโครงการ

เมื่อคุณเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการ คุณสามารถกำหนดขั้นตอนของโครงการได้อย่างง่ายดายมากขึ้น คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าสิ่งที่โครงการหมายถึงการทำให้สำเร็จและสามารถอธิบายสิ่งนี้กับสมาชิกในทีมในขณะที่พวกเขาเริ่มทำงานตามความรับผิดชอบของพวกเขาในโครงการ นี่คือกรอบงานเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ทั้งองค์กรของคุณจะอ้างอิง

ตั้งเป้าหมายของโครงการให้สอดคล้องกับ OKR

OKR ของคุณระบุวัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลักของโครงการของคุณ จัดการ. เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดได้แล้ว เป็นเวลาที่จะตั้งเกณฑ์ของโครงการเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ แยกแต่ละวัตถุประสงค์ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่สามารถตั้งเกณฑ์ได้ ใช้เกณฑ์เหล่านี้เพื่อประเมินความสำเร็จของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

กำหนดวิธีการวัดผลเป้าหมาย

เมื่อคุณได้แยกวัตถุประสงค์ของคุณออกเป็น เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงสูง ก็ถึงเวลาแล้วที่จะกำหนดเมตริกที่มีประโยชน์สำหรับแต่ละเป้าหมาย ตัวเลขที่คุณใช้ในการกำหนดความสำเร็จของโครงการของคุณจะแตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นเปอร์เซ็นต์ของการเข้าชมเว็บไซต์ที่มาจากโซเชียสมีเดีย หรือจำนวนผู้ใช้ใหม่ที่ลงทะเบียนผลิตภัณฑ์ คุณสามารถเลือกเกณฑ์ที่ออกแบบมาเพื่อแสดงความสำเร็จของโครงการได้ดีที่สุดเมื่อสิ้นสุดโครงการ

4. สร้างแผนโครงการ

เมื่อคุณมีเมตริกและวัตถุประสงค์พร้อมใช้งาน ถึงเวลาที่จะลงมาสู่แผนโครงการ นี่คือที่ที่คุณจะกำหนดว่าต้องการอะไรและเมื่อใด มันเป็นกรอบสำหรับการตั้งระยะเวลา

กำหนดสินค้าส่งมอบ

โครงการของคุณต้องการอะไรในการประสบความสำเร็จ? สินค้าส่งมอบของโครงการของคุณอาจมาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในหรือภายนอก สินค้าส่งมอบอาจรวมถึงภาพการออกแบบ ข้อเสนอ รายงานทางวิศวกรรม การวิเคราะห์คู่แข่ง หรือการประเมินทางเทคนิค สิ่งใดตั้งแต่รายการทางกายภาพไปจนถึงเป้าหมายเชิงตัวเลขถือได้ว่าเป็นสินค้าส่งมอบที่มีศักยภาพสำหรับโครงการของคุณ

ตั้งความคาดหวังในกระบวนการสำหรับการส่งมอบครั้งสุดท้าย

ระบุทีม หรือบุคคลที่เป็นผู้เล่นในโครงการ มอบหมายงานตามพื้นที่ความเชี่ยวชาญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตั้งความคาดหวังสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในโครงการ การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในความสำเร็จของโครงการใด ๆ

ระบุงานที่จำเป็นสำหรับการทำให้เสร็จสิ้น

ไม่มีที่ว่างสำหรับการทำงานเกินในโครงการของคุณ โดยเฉพาะถ้าคุณกำลังทำงานตามระยะเวลาที่แน่น ด้วยรายการสินค้าส่งมอบที่คาดหวังสำหรับโครงการ คุณจะสรุปลำดับที่สินค้าส่งมอบเหล่านี้จะต้องถูกทำให้เสร็จสิ้น หากมีความต้องการเฉพาะสำหรับสินค้าส่งมอบแต่ละชิ้น ให้แน่ใจว่าสามารถสื่อสารสิ่งนี้ไปยังบุคคลที่รับผิดชอบได้

สร้างแผนการสื่อสาร

ฝ่ายที่เคลื่อนไหวในโครงการจะติดต่อกันอย่างไร? จะทำให้ทีมของคุณทำการประชุมประจำสัปดาห์เพื่อตรวจสอบสถานะของโครงการดีกว่าหรืออยากจะให้การสื่อสารทั้งหมดทำได้โดยไม่ต้องอยู่ด้วยกัน? คุณอาจพิจารณาทำการประชุมตามความจำเป็นได้ คุณสามารถสื่อสารส่วนใหญ่ผ่านซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ หรือพึ่งพาฐานข้อมูลความรู้เพื่อบันทึกข้อมูลและตอบคำถามได้

สร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผน การจัดการการเปลี่ยนแปลง กำหนดขั้นตอนที่บริษัทจะทำเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานอย่างราบรื่น การเปลี่ยนแปลงในแผนโครงการใด ๆ อาจเป็นเรื่องท้าทาย การมีบัญชีการเปลี่ยนแปลงในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยลดความเครียดที่เกิดขึ้นจากการปรับเปลี่ยนในสิ่งที่ก่อนหน้านี้ถือว่าเป็นกระบวนการทำงานได้

5. ระบุและจัดสรรทรัพยากรโครงการ

ก่อนเริ่มโครงการ ให้ตรวจสอบว่ามีทรัพยากรใดบ้างที่อาจจำเป็นเพื่อให้โครงการดำเนินไปได้อย่างราบรื่น คุณต้องการสร้างเอกสารภายในเสริมไหม? บริษัทของคุณเคยทำโครงการที่คล้ายกันในอดีตที่สามารถอ้างอิงได้ไหม? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เล่นคนสำคัญในโครงการทุกคนมีสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานให้ดีและตรงเวลา

ประมาณการทรัพยากรที่จำเป็นและความพร้อมของทรัพยากร

มีเอกสารเฉพาะที่จำเป็นสำหรับขั้นตอนบางอย่างในกระบวนการไหม? อาจมีซอฟต์แวร์หรืเครื่องมือที่ทีมต้องใช้งานเพื่อให้ทำหน้าที่โครงการได้สำเร็จ ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อถามสิ่งที่พวกเขาต้องการ หากคุณต้องการเพิ่มเครื่องมือหรือทรัพยากรใหม่ลงในงบประมาณ ให้ระบุสิ่งเหล่านี้ในกระบวนการวางแผนโครงการ

ระบุการมีส่วนร่วมและการพึ่งพาเพื่อให้ทำงานเสร็จ

ในกระบวนการทำงานของโครงการ อาจมีบางงานที่พึ่งพางานอื่นๆ ที่เสร็จสิ้นก่อนเพื่อให้สามารถทำเสร็จตัวเองได้ ในขณะเดียวกัน อาจมีสถานที่ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพบปัญหา พิจารณาถึงเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันและบันทึกไว้ในเทมเพลตแผนโครงการ

สร้างแผนการจัดการต้นทุนสำหรับงบประมาณ

เช่นเดียวกับโครงการ การเปิดตัว หรือการริเริ่มใดๆ คุณต้องมีงบประมาณ ไม่ว่าจะเป็นการใช้จ่ายในโฆษณาหรือการจ้างงานนอก คุณควรมีสรุปโดยละเอียดเกี่ยวกับการเงินที่โครงการต้องการ บันทึกตำแหน่งที่อาจมีการปรับงบประมาณตามตัวแปรที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างทาง สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยงในการพบกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดที่ทำให้โครงการล่าช้า

6. กำหนดระยะเวลาโครงการ

‍

ใหญ่หรือเล็ก ทุกโครงการและงานที่มอบหมายต้องมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน เมื่อทำงานกับโครงการขนาดใหญ่ อาจมีหลายทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลเกี่ยวกับ ระยะเวลาโครงการ อย่างชัดเจน

กำหนดระยะเวลาของกิจกรรมและงาน

ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเพื่อให้รู้ความรู้สึกเกี่ยวกับงานและระยะเวลาส่วนตัวของพวกเขาให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระยะเวลาหลักที่คุณกำลังวางอยู่ บุคคลที่รับผิดชอบในแต่ละส่วนของโครงการมักจะเชี่ยวชาญในด้านนั้น - พวกเขาจะรู้ดีที่สุดว่าใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำให้ส่วนของโครงการเสร็จสิ้น

ตั้งวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดสำหรับกิจกรรมและงานในโครงการ

เลือกวันสิ้นสุดที่ต้องการสำหรับโครงการและทำการย้อนกลับ จากที่นี่ ให้ตั้งวันสิ้นสุดสำหรับกิจกรรมในโครงการ หากการตั้งช่วงวันที่แทนที่จะเป็นวันที่เฉพาะทำได้ดีกว่าสำหรับทีมของคุณ ก็ทำเถอะ

มอบบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะ

การมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะอาจมาจากผู้จัดการโครงการหรือต้องการจากภายในทีมแต่ละทีม เมื่อคุณระบุทีมที่เกี่ยวข้องในกระบวนการแล้ว ให้แน่ใจว่าพวกเขาได้นำชื่อบุคคลเฉพาะที่รับผิดชอบในส่วนของโครงการที่เกี่ยวข้องกับทีมของตน

ระบุขั้นตอนสำคัญและเหตุการณ์สำคัญ

แบ่งแยกโครงการหลักของคุณออกเป็นขั้นตอนและทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญกับขั้นตอนเหล่านี้ ถือว่าเหตุการณ์สำคัญเป็นชัยชนะเล็กน้อย หากคุณเข้าถึงพวกเขาตรงเวลา หมายความว่าคุณกำลังไปได้ดีในทางที่ประสบความสำเร็จในการเสร็จสิ้นโครงการ

สร้างแผนที่การดำเนินการของโครงการ

แผนที่การดำเนินการของคุณคือตารางเวลาของคุณพร้อมกับข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อย รูปแบบนี้อาจอยู่ในรูปแบบของปฏิทิน รายการวันระยะเวลา หรือบอร์ดงานที่สร้างขึ้นในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณเลือกใช้งาน นี่คือสิ่งที่แผนที่ควรมี:

• วัตถุประสงค์
• ผลลัพธ์ของโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลาที่สำคัญ
• ทรัพยากร

นำงานเข้าไปในเครื่องมือการจัดการโครงการ

เมื่อคุณสร้างตารางเวลาโครงการแล้ว คุณต้องมีสถานที่ในการบันทึกงานแต่ละชิ้นที่อยู่ภายในนั้น เทมเพลตทำหน้าที่เป็นมุมมองระดับสูงของตารางเวลาโครงการ ใช้มันในขณะที่คุณสร้างรายละเอียดงานให้เป็นรายการการดำเนินการในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณชื่นชอบ สามารถรวมลิงค์ไปยังเทมเพลตเพื่อให้เข้าถึงได้อย่างง่ายตลอดระยะเวลาโปรเจ็ตได้

7. ดำเนินการประเมินความเสี่ยง

ไม่มีใครชอบที่จะคิดถึงวิธีที่โครงการของพวกเขาอาจผิดพลาด อย่างไรก็ดี คุณจะรู้สึกขอบคุณสำหรับการพิจารณาทุกความเป็นไปได้หากคุณพบปัญหาในระหว่างกระบวนการ การดำเนินการประเมินความเสี่ยงทำให้คุณสามารถกำหนดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและหาทางแก้ไขได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น การทำเช่นนี้จะช่วยลดความเสี่ยงในการกำหนดโปรเจ็กต์กลับไปโดยการหยุดทุกอย่างเพื่อแก้ไขปัญหาที่ไม่ได้วางแผนไว้

สร้างแผนการจัดการความเสี่ยง

แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณควรอ้างอิงจุดในแผนโครงการที่อาจมีการเกิดขึ้นของความล่าช้า อาจมีการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการรายที่สามที่อาจส่งงานล่าช้าหรือจำเป็นต้องมีการสื่อสารมากกว่าที่คุณคาดหวังไว้ ในกรณีนี้ ให้จัดสรรเวลาดำเนินการเพิ่มในแผนโครงการสำหรับการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการรายนี้

8. พบกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตอนนี้ที่คุณใกล้จะถึงจุดสิ้นสุดในการวางแผนโปรเจ็กต์ของคุณ ถึงเวลาแล้วที่จะพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าจะเป็นการจัดกลุ่มหรือแบบส่วนบุคคล เพื่อวางรายละเอียดความรับผิดชอบ นี่ก็ยังมีพื้นที่ให้ผู้เล่นหลักถามคำถามหรือเสนอแนะก่อนที่จะลงไปในโครงการ

สื่อสารบทบาท ความคาดหวังและกำหนดเวลาให้ชัดเจน

เราได้พูดถึงมันมาก่อน แต่เรากำลังย้อนกลับไปที่มันอีกครั้งเพราะมันสำคัญมาก การสื่อสาร เป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จของโครงการของคุณ ความโปร่งใสในความคาดหวังและความต้องการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยลดความสับสนและโอกาสที่พลาดทำงาน หากคุณสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลได้อย่างชัดเจน คุณจะช่วยให้ทุกคนประสบความสำเร็จ

9. ดำเนินการโครงการ

ในที่สุด การวางแผนก็เสร็จสิ้นแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่จะเห็นผลของการทำงานที่มีการจัดระเบียบอย่างหนักของคุณเกิดขึ้น ในจุดนี้ ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่กำลังติดตามโครงการ ตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และรับประกันว่ามีการบันทึกตัวชี้วัดที่สำคัญ

ติดตามผลการดำเนินงานตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ขณะคุณติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ คุณสามารถปรับเปลี่ยนตัวชี้วัดหรือลำดับการทำงานได้ตามจำเป็น การตรวจสอบเป็นประจำช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลอัปเดตประสิทธิภาพ พร้อมกับความมั่นใจว่าคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง มันยังสามารถเสริมสร้างกำลังใจของทีมในการเห็นข้อเสนอแนะแบบบวก

ใช้การรายงานเพื่อติดตามความพยายามและค่าใช้จ่าย

กรุณารักษางบประมาณของคุณไว้ในใจเมื่อทำงานในโครงการ เมื่อคุณตรวจสอบผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดเป็นประจำ ให้พิจารณาดูงบประมาณอย่างรวดเร็วด้วย อีกครั้ง การทำการตรวจสอบสถานะบ่อยๆ โดยเฉพาะงบประมาณช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความล่าช้าใหญ่โต

ใช้แผนการจัดการ изменения เพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการตามจำเป็น

คุณมีแผนโครงการที่พร้อมอยู่แล้วและมันดำเนินได้อย่างราบรื่น แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่พบกับอุปสรรคใดๆ ที่ต้องการการปรับเปลี่ยน หากเกิดเหตุการณ์นี้ ให้ปรึกษาแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ มันจะเป็นเครื่องมือที่มีค่าอย่างมากเมื่อเกิดปัญหา แทนที่จะถูกจับผิดโดยไม่คาดคิดและเสี่ยงที่จะไม่ทำให้ถึงเกณฑ์มาตรฐานของคุณ ให้ทำการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็วและทำต่อในโครงการของคุณ

ตอนนี้ดำเนินการและดูผลลัพธ์ของมัน

ตัวอย่างแผนโครงการ

ดูว่า PetDesk ทำการย้ายฟีเจอร์ใหม่จากความคิดสู่การดำเนินการได้อย่างไร

ประโยชน์ของการใช้เทมเพลตแผนโครงการคืออะไร?

เป้าหมายของโครงการขึ้นอยู่กับการตอบสนองของเกณฑ์ที่พึ่งพาการทำงานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เสร็จสิ้นตามที่คาดหวังและตรงเวลา ที่ Guru เราใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยปรับกระบวนการวางแผนการจัดการโครงการให้รวดเร็วขึ้น เราใช้พวกเขาเป็นจุดเริ่มต้นในการให้ขอบเขตของโครงการและเป้าหมาย ลองดูว่าทำไมการนำเทมเพลตแผนโครงการมาใช้ในกระบวนการทำงานของคุณจึงช่วยให้กระบวนการรวดเร็วขึ้นได้อย่างไร

ไม่มีเวลาที่จะออกแบบเทมเพลต

เวลาของคุณมีค่าเมื่อวางแผนโครงการ ความพยายามที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณควรใช้ในการคิดค้นแนวคิดและวิธีการสร้างสรรค์เพื่อให้โครงการของคุณดำเนินไปได้ด้วยดี หลีกเลี่ยงการใช้เวลาและพลังงานจิตในการพยายามตัดสินใจว่าแบบฟอร์มแผนการจัดการโครงการของคุณควรมีลักษณะเป็นอย่างไรโดยเริ่มจากเทมเพลต

หลีกเลี่ยงการเริ่มต้นจากศูนย์โดยสิ้นเชิง

หน้าเปล่าดูน่ากลัวสำหรับทุกคน มันอาจจะดูเหมือนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรู้ว่าจะเริ่มต้นจากไหนเมื่อทำงานจากพื้นฐาน ใช้เทมเพลตเพื่อให้เข้าใจถึงระยะเวลาของโครงการของคุณ เมื่อเริ่มต้นจากเทมเพลตแผนโครงการ คุณแค่ต้องทำการเติมข้อมูลให้ครบถ้วน

แหล่งเดี่ยวของข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ

มันเป็นการลาดเอียงที่เสี่ยงต่อการมีข้อมูลกระจายอยู่ทั่วซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ อีเมล การสื่อสารภายใน และอื่นๆ ถือว่าเทมเพลตแผนโครงการของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ มันรวบรวมข้อมูลและการอัปเดตทั้งหมดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการในการทำความเข้าใจขอบเขตของโครงการ หากเทมเพลตเดียวไม่เพียงพอ สามารถใช้เทมเพลตที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละระยะของโครงการและเชื่อมโยงกัน!

เครื่องมือในการบูรณาการแผนโครงการของคุณเข้าสู่ธุรกิจของคุณ

มีหลายวิธีในการสร้างและแบ่งปันแผนโครงการของคุณ เทมเพลตแผนการจัดการโครงการของเราสามารถดัดแปลงได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นคุณจึงสามารถแบ่งปันข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการของคุณกับทีมของคุณที่ทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ ทำงานร่วมกัน แบ่งปันความรู้ และบรรลุเป้าหมายโดยการแลกเปลี่ยนข้อมูลและกระบวนการอย่างรวดเร็วเหนือเครื่องมือใดๆ ที่ทีมของคุณใช้ตลอดระยะเวลาโครงการ

Guru เชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณชื่นชอบเพื่อให้คุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่ในที่เดียว