เทมเพลตรายงานสถานะโครงการ

ใช้เทมเพลตนี้ในการส่งรายงานสถานะโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมสองคนหรือยี่สิบคน รายงานสถานะโครงการของคุณเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ รายงานสถานะเป็นแหล่งข้อมูลที่รวดเร็วและเชื่อถือได้สำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด แพร่กระจายข่าวสาร ของการอัปเดตโครงการอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนไหนที่ถูกละเลย ทีมของคุณจะขอบคุณคุณสำหรับการรักษาให้ทุกคนอยู่ในแนวร่วม

จัดระเบียบการอัปเดตสถานะโครงการของคุณให้สามารถอ่านได้และเข้าใจง่าย ให้มันชัดเจน สั้นกระชับ และเข้าถึงง่าย วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการยึดติดกับเทมเพลต เพียงแค่กรอกส่วนต่าง ๆ ของเทมเพลตด้วยข้อมูลอัปเดตล่าสุดและคุณก็เสร็จแล้ว! คุณเพิ่งประหยัดเวลาอันมีค่าและจะส่งการอัปเดตโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กระชับตรงประเด็น

เราได้สร้างตัวอย่างการอัปเดตสถานะโครงการสำหรับคุณพิจารณา ทำการแก้ไขและปรับเปลี่ยนเพื่อให้เทมเพลตตรงกับความต้องการของโครงการของคุณ ดูมันด้านล่าง

สิ่งที่รวมอยู่ในรายงานสถานะโครงการคืออะไร?

ระบุเนื้อหาของรายงานสถานะโครงการของคุณเพื่อทำให้การทำและ นำเสนอข้อมูลนี้ เป็นเรื่องง่าย ทั้งคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะรู้ว่าจะคาดหวังอะไรเมื่อเทมเพลตรายงานสถานะโครงการของคุณถูกจัดระเบียบและตรงไปตรงมา

1. คำอธิบายและชื่อโครงการ

เป็นสิ่งสำคัญมากที่ต้องให้ชื่อกับการอัปเดตสถานะโครงการของคุณ (โดยปกติแล้วจะเป็นชื่อของโครงการ) และเพิ่มคำอธิบาย คำอธิบายอาจเป็นภาพรวมสั้น ๆ ของโครงการ ทีมงานที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณคิดว่าสำคัญเมื่อบรรยายโครงการ

2. ประโยชน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของโครงการ

ในส่วนนี้ของเทมเพลต คุณจะต้องระบุประโยชน์ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการ เลือกที่จะให้ความละเอียดตามที่คุณคิดว่าจำเป็น โปรดรักษาสิ่งที่สำคัญว่า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนใหญ่คงจะคุ้นเคยกับข้อมูลโครงการนี้ ดังนั้นคุณอาจไม่จำเป็นต้องเพิ่มรายละเอียดทั้งหมดที่นี่ ทำให้สั้นที่สุด อาจรวมเฉพาะเป้าหมายสำหรับขั้นตอนล่าสุดของโครงการและจากนั้นไปยังขั้นถัดไป

3. ไทม์ไลน์โครงการ

โครงการของคุณอยู่ในระยะ? มีกิจกรรมใดที่ล่าช้าหรือไม่? มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนใดที่ต้องได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในไทม์ไลน์โครงการหรือไม่? ใช้ส่วนนี้เพื่อบันทึกเกณฑ์มาตรฐานของโครงการตามที่ได้ตั้งไว้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ พิจารณาการรักษาไทม์ไลน์ที่ใช้งานโดยการตรวจสอบขั้นตอนของโครงการตามที่ทีมของคุณทำเสร็จ

4. การอัปเดตสถานะโครงการ

คุณมีตัวเลือกในการแชร์และแพร่กระจายการอัปเดตสถานะโครงการในส่วนนี้ เลือกบุคคลหนึ่งคนเพื่อรับผิดชอบในการรวบรวมการอัปเดตสถานะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อนำมารวมที่นี่ หรือลงเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ป้อนการอัปเดตของตนเอง อันที่สองจะสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกันมากขึ้น คุณสามารถทำงานกับรายการลำดับหัวข้อหรือแผนภูมิ เลือกวิธีการ การสื่อสาร ที่ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ

5. การขอบคุณจากทีม

ส่วนสำคัญของขวัญบวกในทีมคือการให้เครดิตเมื่อ มีการสมควร ได้รับ ใช้ส่วนนี้เพื่อเน้นเสียงความสำเร็จของผู้มีส่วนร่วมในช่วงล่าสุดของโครงการ เรียกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือทั้งทีมเพื่อแสดงความชื่นชมต่อผลงานที่พวกเขาทำในโครงการจนถึงขณะนี้

6. คำถามหรือข้อกังวล

นี่คือส่วนที่ให้รายชื่อและตอบคำถามใดๆ ที่ค้างคาเมื่อเข้าสู่การอัปเดตสถานะ การใช้ส่วนนี้เป็นจุดหมายปลายทางที่ถูกต้องเพียงแห่งเดียวสำหรับทุกคำถามและข้อกังวลโครงการจะลดความเสี่ยงในการสูญหายคำถามใน Slack หรืออีเมล เชิญทีมของคุณให้เพิ่มคำถามที่นี่เมื่อมันเกิดขึ้นเพื่อที่ว่า จะไม่ให้มันหายไปในความวุ่นวาย