Change Management Plans: Expert Guide and Templates

İş yerinde değişim uygulamak... her şeyin zor olduğu söylenebilir. Değişime dirençli bir kültürle mi karşı karşıyasınız yoksa anlaşma sağlamakta mı zorlanıyorsunuz, doğru araçlara ve belgelere sahip olmak, değişim yönetimi çabalarınıza çok yardımcı olabilir.

Bu, değişim yönetiminin uzman kılavuzu olacağını söylediğimizde şaka yapmıyorduk. Değişim yönetim planına neden ihtiyacınız olduğunu ve içinde nelerin olması gerektiğini öğrenmek için okumaya devam edin ve yol boyunca size yardımcı olacak birçok ücretsiz değişim yönetimi planı şablonu ve Guru Kartı edinin.

Değişim yönetimi süreci terminolojisi

Yazımızın özüne inmeye başlamadan önce, terimlerden biraz bahsedelim. Değişim yönetiminde başarılı olmak ve önerdiğiniz değişiklikler için sağlam bir argüman oluşturmak istiyorsanız, kelime dağarcığını öğrenmeniz gerekecektir. Anlamanız gereken bazı terimler şunlardır:

Neden değişim yönetimi planına ihtiyacınız var

Bir örgütsel değişimin başarılı olması için birçok şeyin bir araya gelmesi gerekir. Liderlikten destek, diğer takımlardan yardım ve her şeyin zamanında yapılabilmesi için makul bir takvim gerekli olacaktır.

İyi düşünülmüş bir plana sahip olduğunuzda, önerdiğiniz değişikliğin etkisini en aza indirgeyebilir ve hesaba katabilirsiniz. Herhangi bir değişikliğin işinizi kesintiye uğratabileceğini akılda tutmak çok önemlidir. Her şeyi bir anda yapmaya çalışmak yerine, bir değişim yönetimi stratejisi, daha küçük ve kademeli değişiklikleri hayata geçirmenizi sağlar.

Resmi bir yazılı planın olması, değişim yönetimine çevik bir yaklaşım benimsemeniz için de alan tanır. Planlama aşamasındayken yaptığınız her şey mükemmel görünebilir, ancak nihayetinde tüm planlarınız idealden gerçeğe geçer. Bir değişim yönetimi planınız olduğunda, gerektiğinde yön değiştirebilir ve ayarlama yapabilirsiniz.

Değişim yönetimi planı nasıl yazılır?

Her değişim yönetimi planı benzersiz olabilir, ancak hala bazı kritik temel unsurları içerirler. Planınızı hazırlarken, bu temel şeyleri aklınızda tutmayı unutmayın.

Değişim ihtiyacını göstermek

Herkesin değişikliğe ihtiyaç olduğunu bilmesini varsaymayın (bu çok bariz olduğunu düşünseniz bile). Bazı insanlar şu anda her şeyin mükemmel gittiğini düşünebilir, diğerleri de neden bu kadar sıkı bir değişiklik yapmaya çalıştığınızı anlamayacak kadar dahil olmayabilir.

‍

Bu, anlaşmayı sağlamak ve değişime karşı direnci azaltmayı kolaylaştırır.

Önerdiğiniz değişikliği desteklemek için bulabildiğiniz verilere derinlemesine dalın, bu veriler iç kaynaklardan veya dış kaynaklardan gelsin (her iki kaynağı bulursanız çok daha iyi). Paydaşlarınızı en çok motive eden şeyleri düşünün ve onların ilgi alanlarına hitap eden veri noktalarını bulup durumu daha sağlam hale getirin.

Değişikliğinizin organizasyona getirebileceği faydaları açıkça belirtin. Şirketin genel hedeflerine bağlayabileceğiniz planlar ve öneriler yönetim için dikkat çekici olabilir.

Kapsamınızı anlayın

Çoğu insan proje kapsamını düşündüğünde, her şeyin ne kadar zaman alacağını düşünür. Projeniz için makul bir zaman çizelgesi düşünmek önemli olsa da, bu sadece ne olması gerektiğinin temel hattıdır.

Bir şeyin yalnızca bir bireyi veya hatta bir ekip veya departmanı etkilemesi çok nadirdir.

‍

Önerdiğiniz değişikliklerin neleri etkileyeceğini düşünmek için zaman ayırın.

Kapsamınızı belirlemede sorun mu yaşıyorsunuz? Bu soruları kendinize sorun:

• Hangi ekipler ve bireyler önerdiğim değişikliklerden en çok etkilenecek?
• Değişikliklerim hangi politikaları etkileyecek?
• İşim değişikliğimi mümkün olduğunca etkili hale getirmek için iş tanımları değişmeli mi?
• Örgütsel yapıda değişikliklerin göz önünde bulundurulması gerekiyor mu?
  

Anahtar kişileri belirleyin

Bir tek kişinin işte değişim gerçekleştirmesi zor (imkansız olmasa da). Planlarınızın hayata geçmesini görmek istiyorsanız, çok fazla yardıma ihtiyacınız olacak ve bunun çoğu paydaşlarınızdan ve değişim yönetimi ekibinizden gelecektir.

Unutmayın: paydaşlar ve takım üyeleri iki çok farklı şeydir.

Paydaşlarınız projelerinizin sonuçlarına yatırım yapmış olabilir. Onlar yatırımcılar, yönetim kademesinde çalışanlar veya yöneticiler olabilir, ancak çok fazla iş yapmıyor olacaklar. Değişim yönetimi takım üyeleriniz, değişikliklerin gerçekleşmesi için gereken her şeyle ilgilenen kişiler olacaktır.

Ekip üyelerinizi düşünürken, yalnızca üretim çalışması yapacak kişileri düşünmeyin. İşlemleri denetlemek ve gerektiğinde onay ve rehberlik sağlamakla sorumlu bir değişim danışma komitesi kurmayı düşünün.

Bütçeleri ve kilometre taşlarını belirleyin

Değişikliklerin %70'inin başarısız olduğu tahmin ediliyor çünkü insanlar ya çabanın buna değer olduğuna inanmıyor ya da her şeyin işlediğini düşünüyor. Bu tuzağa düşmekten kaçınmanın en kolay yollarından biri, çok net kilometre taşları ve bütçeler belirlemektir.

Değişimlerin aniden gerçekleşemeyeceğini anlıyoruz.

Para, zaman veya diğer insanların iş gücünden yatırım yapıp yapmadığınıza bakılmaksızın, bunun için gerçekçi bir bütçe oluşturduğunuzdan emin olun. İyi bir bütçe, gelecekte değişiklik yapmanız gerektiğinde her şeyin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak için biraz esneklik içermelidir.

Kilometre taşları, değişim yolculuğunuzda küçük kontrol noktaları olarak görülebilir, ancak bunlardan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, her birini biraz kontrol olarak değerlendirin. Yaklaşan bir kilometre taşı, planlarınızı yeniden değerlendirmek ve her şeyin hala ekibiniz için çalıştığından emin olmak için harika bir zamandır.

İletişim planınızı oluşturun

Açık ve tutarlı iletişim, her değişim yönetimi planının anahtarıdır. İletişimlere stratejik bir yaklaşım benimsediğinizde, insanların odaklanmasını sağlamak ve güven duygusunu geliştirmek için çok şey yapıyorsunuz. Gizli çalışmıyorsunuz veya ilerlemenizi gizlemeye çalışmıyorsunuz; her adımda görünür ve erişilebilir olmaya çalışıyorsunuz.

İnsanların soru sormaları için fırsatlar yaratın ve paylaşabileceğiniz bilgileri ve neyin daha sonra beklemesi gerektiğini netleştirin. Görüşmeler için pozitif bir ton belirleyin ve zor soruları ele almaktan korkmayın. Sorunlarla karşılaşsanız veya planlarınızı yeniden değerlendirmeniz gerekse bile, olan biteni açık ve dürüst bir şekilde ele almanız destek sağlamak için yardımcı olabilir.

Her değişim yönetimi planının başarılı olması için neler gereklidir?

Her değişim yönetimi planının bir dizi daha küçük bileşeni vardır ve doğru belgelerin her şeyi bir arada tutmada kritik bir rolü vardır. Eğer planlarınızı hayata geçirmek için hazır iseniz, size neleri dahil etmeniz gerektiği konusunda bazı bilgiler verebiliriz ve yol boyunca size yardımcı olacak bazı şablonlar da sağlayabiliriz.

Değişim yönetimi iletişim planı

Değişim yönetimi planınızın sorunsuz geçmesi için, şirketinizdeki anahtar paydaşlardan anlayış oluşturmanız gerekecek. İşte burada değişim yönetimi iletişim planı işinize yarayacaktır.

Değişim yönetimi yol haritası

Bir değişim yönetimi planı oluştururken zaman her şeydir. Bir zaman çizelgesi oluşturmak, ekibinizi belirli kilometre taşlarına ulaştırmak için doğru yolda tutmaya yardımcı olur ve aynı zamanda çalışma temponuzla ilgili beklentileri belirler.

Açık değişim yönetimi rolleri

Rolleri tanımlamak, etkili bir değişim yönetimi için zorunludur. Rolleri dağıtmak, işinize yapı ekler ve proje üzerindeki en önemli işlerin yapıldığından emin olmanıza yardımcı olur.

Yaptığınız iş etrafında belge güncellemelerini kim yapacak? Bu projede belirlenmiş bir tasarımcı veya geliştirici var mı? Paydaşlarla iletişimi sürdüren kim olacak?

Rolları devretmekte zorlanıyor musunuz? Bazen bunun sizin sorumluluğunuzda olması gerekmeyebilir. Görev almak isteyen başka ekip üyeleri olup olmadığını görmek için bunu onlara açabilirsiniz.

Değişim kontrol kurulu

Projenin yönlendirilmesinde anahtar kişileri düşünmenin zamanı geldi. Unutmayın, projenizde büyük bir grup insan çalışıyor olabilir, ancak belirli görevler için bir “karar alıcıya” ihtiyacınız olacak. Orijinal planınızdan sapmaları yönetecek ve karar alacak olan onlar olacaktır.

Tanımlı değişim yönetimi süreci

Ne elde etmek istediğinizi ve ekibinize ve kurulunuza dair bir fikir sahibi olduktan sonra, sürece dalış yapabilirsiniz. Burada, değişiminizi ileriye taşımak için nelerin yapılması gerektiğini açık bir şekilde belirtin. Bu, değişim yönetimi çalışmalarının en önemli kısımlarından biridir ve şansınız var, size yardımcı olabilecek bir kılavuzumuz var. Değişim yönetimi sürecini tanımlamak hakkında daha fazla bilgi edinin..

Değişim yönetimi araçları

Değişim yönetimi sürecinde çeşitlilik içeren araçlar kullanmanın hiçbir sakıncası yoktur. Kullanacağınız araçlar hakkında herkesin net olmasını sağlamanız gerekir.

Eğer çoğu üretim çalışanı hâlâ Adobe'deyken, lider tasarımcınızın Figma'da çalışması mümkün olamaz. Değişim yönetimi çalışmalarınıza dalmadan önce herkesin doğru araçlar üzerinde uyumlu olduğunu sağladığını emin olun.

Değişim yönetimi analiz planı

Mükemmel değişim yönetim planınız uygulanmıştır ve şimdi doğru değişiklikleri yaptığınızı kontrol etmeniz gerekmektedir. Bu noktada, değişim yönetimi analiz planınız işinize yarayacaktır. Başarıyı belirlemek için hangi ölçütleri ölçeceğinizi belirleyin ve ulaşmanız gereken hedefleri ana hatlarıyla belirtin.

Ek değişim yönetimi kaynakları

Değişim yönetimi planlarında bazı kesin gereksinimleri az önce belirttik. Değişim uygulamak için gerekeni verdik, ancak şirketinizin olgunluğuna ve sektörüne bağlı olarak, biraz daha yardıma ihtiyacınız olabilir.

Tüm T'lerinizi keskinleştirip, noktalarınızı benimsediğinizi doğrulamak istiyorsanız, genel değişim yönetimi planınıza bu belgeleri eklemeyi düşünebilirsiniz:

Değişim yönetimi eğitim planı

Bir değişimin geleceğini bilmekle o değişimi göz önünde bulundurmaya hazırlıklı olmak arasında bir fark vardır. Yapmanız gereken değişikliklerden hangi belirsizlikleri çıkarmanız gerektiğini çıkarın ve insanlara nasıl ilerleyecekleri hakkında açık bir yönlendirme sağlayın.

Değişim yönetimi kaynakları şablonu

Yeni süreçte bir değişiklik yapmak için ne yapmalıyım?

Her şeyi doğru bir şekilde kullandığımdan nasıl emin olabilirim?

İnsanların, sormadan önce ihtiyaç duyacakları sorulara yanıtlar vermelerini sağlamak için bir kaynak kılavuzu kullanın. Ekstra faydalı belgeler, gerekli yönergeler ve daha fazla yardıma ihtiyaç duyulursa kiminle iletişime geçileceği hakkında bilgi ekleyin.

Değişiklik talep formu

Belirli bir süreçte değişiklik yapmanız mı gerekiyor? Farklı bir ekipten başka birinin yeni süreçler için harika bir önerisi var mı? İnsanların önerilerinin sizin radarınızda kalması için bir değişiklik talep formu göndermelerini sağlayın.

Değişiklik kayıtları

Değişikliklerin karanlıkta veya bağlam olmadan yapılmasına izin vermeyin. Kapsamlı bir değişim yönetimi kaydı, ekibinizin zaten değişikliği gerçekleştirmek için yaptığı önemli çalışmaları gösterebilir ve belirli değişikliklerin neden yapıldığını anlamanıza yardımcı olabilir.

Bu şablonları nasıl kullanacaksınız

Değişim zor, ancak ekibiniz yalnız başına bununla başa çıkmak zorunda değil. Ekibinize bir değişiklik hakkında yeterli bilgi verdiğinizde ve onu yönetmelerine yardımcı olacak bolca kaynak sağladığınızda, hem takdir ederler hem de mevcut değişikliği daha hızlı benimserler.

Her değişikliği sizin için mümkün olduğunca kolay hale getirmek istiyoruz. Bu şablonları kullanarak şirketinizde başarılı bir değişiklik gerçekleştirmenizi sağlayın.

Bu şablon ekibinize nasıl yardımcı olabilir:

• İK/İnsan Kaynakları: Ekibiniz yeni yararlar, işe alım süreçleri, büyüme yolları ve daha fazlasını uygularken, yöneticilerinizi yeni süreçlere veya politikalara adapte olmaları için gerekli değişim yönetimi kaynakları ile donatın.
• Müşteri Başarısı ve Destek: Ekibiniz büyüdükçe, destek hizmetleriniz değişebilir ve ekip yapınız daha belirgin hale gelebilir. Bu şablonu kullanarak bu büyük kurumsal değişiklikleri yönetin ve ekibinizin hala işlerinde kendilerini güvende ve bilgili hissetmelerini sağlayın.
• Ürün ve Mühendislik: Pazar değişikliğine dayalı olarak ekiplerinizin bir özellikten vazgeçmesi gerektiği zamanlar olabilir. Bu şablonu kullanarak bu değişikliği yönetin ve ürününüzü ve mühendislik organizasyonunuzu bu değişiklik hakkında doğru yönlendirme ile donatın.