Meeting Minutes: Templates and Examples

Toplantılar! Çalışma hayatının laneti. Neden "Bu bir e-posta olabilirdi" diyoruz. Ama onları atamazsak çünkü aslında... kullanışlılar mı? Herkesi aynı odada (sanaldan ya da yüz yüze) topladığınızda daha hızlı tamamlayabilirsiniz.

Ne yazık ki, çoğu çalışan toplantılardan korkuyor çünkü genellikle belirsiz kararlar alınmadan sonsuza kadar sürüyor. Yeni araştırma Guru ve Loom'dan, insanların yaklaşık yarısının video aramalarında harcanan zamanın %40'ından fazlasının boşa gittiğini hissettiğini buldu. Bu, toplantılara bir plan olmadan gittiğimizde ve tartışmaları yönlendirmek ve herkesin odaklanmasını sağlamak için bir toplantı tutanağı şablonu kullanmadığımızda olur.

Peki, katılımcıların fazla dağılmasını önlemek için ne yapabilirsiniz? Bu makalede, toplantınız için bir plan nasıl oluşturacağınızı, toplantı tutanağı almaya ve bunları herkesin erişebileceği merkezi bir depoda saklamayı göstereceğiz.

Toplantı tutanağı nedir?

Toplantı tutanakları, bir toplantı sırasında gerçekleşen önemli konuşmaların ve alınan kararların resmi bir özetidir. Ayrıca, toplantı tutanağı (MOM) olarak da adlandırılır.

Toplantı tutanakları, aşağıdaki yollarla yardımcı olan kritik bir iç iletişim aracıdır:

• Toplantıya katılamayan çalışanlar en son güncellemelerden haberdar olur.
• Tutanaklarda kaydedilen eylemler veya kararlar, yakında yapılacak işler için bir plan olarak işlev görebilir, ekibinizin hedeflerine odaklanmasına yardımcı olur.
• Bazı senaryolarında, toplantı tutanakları, şirket kararlarının nasıl alındığına ve kimler tarafından alındığına dair resmi bir kayıt olduğundan organizasyona hukuki koruma sağlar.

Her türlü toplantı için toplantı tutanaklarını kullanabilirsiniz, ister çalışanlar ve liderlik arasında, ister dış paydaşlarla olsun.

Toplantı tutanaklarında neler bulunmalıdır?

İsimler, tarih, saat ve yer gibi temel bilgiler

Toplantı tutanaklarının en üst kısmında, toplantının nerede, ne zaman gerçekleşeceği ve katılımcıların listesi gibi temel bilgiler dahil edilmelidir. Bu bilgileri eklemek, tutanakları gelecekte daha hızlı bulmanıza yardımcı olur.

Toplantının amacı

Toplantı için net bir amaç veya hedef belirleyin. Detaylı olması gerekmez, ancak net bir hedef sağlamalıdır.

Örneğin, "Haziran finans raporunu gözden geçir" toplantının amacı olabilir. Toplantı sırasında muhtemelen takımınızın harcama detayları veya kaynakları nerede tasarruf edebilecekleri gibi birçok ilgili konuyu tartışacaksınız.

Toplantı gündemi

Gündeminiz, toplantı sırasında tartışılacak ana noktaları ifade eder.

Toplantı gündem maddeğiniz aşağıdaki sırayla olmalıdır:

• Önceki toplantıdan tutanaklar
• Raporlar/analizler
• Acil veya zaman kısıtlı durumlar
• Önceki toplantıdan kalan, hedefler ve tartışma konuları
• Genel tartışma
• Yeni hedefler, görevler veya eylem maddeleri

Bu sırayı katı bir şekilde takip etmeniz gerekmez. Bu, toplantı tutanaklarınız için bir başlangıç noktasıdır.

Eylem maddeleri

Eylem maddeleri, toplantıdan sonra üzerinde çalışılması gereken görevler veya aktiviteleridir. Bazı eylem maddelerinin sıkı son tarihleri vardır. Diğerleri, "bir sonraki toplantıdan önce tamamlanacak" gibi daha belirsizdir.

Eylem maddelerinizi yazarken yönlendirecek birkaç ipucu:

• Kısa ve eylemi net bir şekilde tanımlayın. "İçerik yaz" kötü bir örnektir. Bunun yerine, "Toplantı tutanakları hakkında bir makale yaz" kullanın.
• Her eylem maddesi, tamamlanması için bir katılımcıya atanmalıdır.
• Bir öğenin son tarihi varsa, bunu net bir şekilde belgelendirin.
• Eylem maddelerinizin ayrıntılı olması gerekmez; atanan kişi spesifikasyonları not edebilir.
• Eylem maddelerini takip edin ve tamamlandıklarından emin olun; eksik maddeleri bir sonraki toplantıda ele alın.

Sonraki toplantı tarihi ve saati 

Toplantı sona yaklaşırken, katılımcılar bir sonraki toplantının ne zaman ve nerede yapılacağını belirlemelidir.

Bu gelecek toplantının tarihi, saati ve yeri ile ilgili notlarınızı tutmalısınız. "Bir hafta sonra" veya "gelecek Salı" gibi ifbalardan kaçının. Her zaman kesin tarih ve saati kullanın.

Raporun parçası olarak dahil edilecek belgeler

Toplantıyla ilgili olan her belge, raporlar ve sunumlar gibi, toplantı tutanaklarına eklenmelidir.

Ekibiniz bu belgelere ihtiyaç duyduğunda geri dönebilir. Eğer bilgi yönetimi aracı gibi Guru kullanıyorsanız, bu belgeleri güçlü arama fonksiyonu ile kolayca bulabilirsiniz.

Daha iyi toplantılar için ipuçları 

Toplantıdan önce

Toplantı gündemini belirleyin

Toplantılardaki en büyük 5 sorun şunlardır:

• Durum güncellemeleri
• Konu dışına çıkmak
• Hazırlıksızlık
• Net öğrenim çıkışlarının olmaması
• Zaman yönetimi

Net olarak tanımlanmış bir gündem, bu sorunların hepsini hafifletir ve etkin toplantılar düzenlemenize yardımcı olur.

Gündeminiz, toplantı sırasında tartışılacak temel noktaları açıkça belirtir. Herkesi odaklanmış tutar, önemli konuları vurgular ve zaman kaybını azaltır.

Harvard Business Review, gündem konularını sorular olarak çerçeveleyip en önemli konuları ilk sıraya koymayı öneriyor.

Gündemi tartışılacak konuların ana hatlarını oluşturun.

Gündeminiz, ana konular altında her bir maddenin detaylı taslağını oluşturmanıza yardımcı olan kısa bir genel bakıştır. Bir taslak, her gündem maddesi ile ilgili notları ve kararları kaydetmeyi kolaylaştırır.

Online toplantı tutanağı şablonu kullanmanız tavsiye edilse de, birçok kişi hala bir defter kullanıyor. Eğer notlarınızı elle yazıyorsanız, her maddenin ardında toplantı sırasında doldurmak için yer bırakın.

Toplantı noktalarını katılımcılarla toplantıdan önce paylaşın.

Toplantı katılımcılarıyla, kendilerinden bekleneni anlamalarına yardımcı olmak için önemli toplantı noktalarını önceden paylaşın, böylece daha iyi hazırlanmış olurlar. Bu şekilde, tartışmalar daha verimli olur.

Toplantı sırasında

Toplantı tutanağı şablonunu kullanın

Not almayı kolaylaştıran basit bir taktik, bir toplantı tutanağı şablonu kullanmaktır.

Bir kayıt cihazı kullanmayı düşünün

Toplantılar birçok konu ve kararlar arasında hızlı geçiş yapabileceğinden, toplantıyı cep telefonunuzda veya kayıt cihazınızda kaydetmeyi düşünün. Kayıtlar size daha doğru ve detaylı toplantı tutanakları oluşturma konusunda yardımcı olabilir. Katılımcılara önceden kaydettiğinizi bildirmek önemlidir.

Katılımcıların kaydını alın

Not alacak kişi, herkesden daha önce gelmelidir. Yönetim toplantıları için, not alıcı genellikle yönetim sekreteridir. Takım toplantıları için proje koordinatörü, asistan veya herhangi bir katılımcı not alıcı olabilir.

Not alıcı, toplantı odasına veya video görüşmeye katılan her ismin kaydını yapabilir. Alternatif olarak, toplantı öncesinde bir katılım listesi dağıtabilirsiniz. Katılımcılar listede isimlerini işaretleyebilir ve gerekirse bilgilerini düzeltebilirler.

Gerçek zamanlı tutanak alın

Gündeminizi bir taslak olarak kullanarak, tartışma noktalarını ve kararları gerçekleştiği anda not alın. Bilgiler aklınızda taze iken, daha iyi not almanızı sağlar.

Kontekste ekleme yapın, böylece anlaşılması kolay olsun

Doğrudan konuya girmeye çalışırken özlü bir denge oluşturun ve devamsızların anlaması için yeterli bağlam eklemeyi unutmayın. Notlarınız ayrıca gelecekte referans almak için de faydalı olmalıdır.

Kişisel gözlemleri çıkarın

Asla toplantı tutanaklarına kişisel notlar eklemeyin. Kendi notlarınızı ayrı bir şekilde alabilirsiniz, ancak toplantı tutanakları somut ve tarafsız bir kayıt olmalıdır.

Sadece gerekli detayları kaydedin

Toplantı sırasında, önemli noktaları, eylem maddelerini ve kararları tutanaklarınıza kaydetmeye odaklanın. Ek detaylar veya açıklayıcı notlar toplantı tamamlandıktan sonra eklenebilir.

Kararları kaydedin

Maksimum doğruluğu sağlamak için, eylem maddelerini ve önemli kararları, gerçekleştiği anda not alın.

Kolay paylaşım için dijital format kullanın

Toplantı tutanakları, toplantı sırasında neler olduğunun kaydı olduğu için, bilgisayarda not alırken kaydetmek ve paylaşmak daha kolaydır.

Toplantıdan sonra

Düzeltme yapın

Toplantı sona erdikten sonra, tutanakların dilbilgisi hatalarını düzeltin. Kısaltmaları ilk kez kullanıldıklarında genişletin, tutarlı biçimlendirme sürdürün ve açıklamalar sağlayın.

Toplantı tutanaklarını dağıtın

Not alıcı, toplantı tutanaklarını dağıtmaktan sorumludur. Online paylaşım, bilgiyi yaymanın en hızlı yoludur. Eğer toplantı tutanaklarınız için bir platform (örneğin Guru) kullanıyorsanız, belgeleriniz hazır olduğunda kolayca bir link gönderebilir ve tüm ilgili çalışanlar bilgilendirilecektir.

Tutanakları saklayın veya dosyalayın

Bazı organizasyonlar toplantı tutanaklarını harici bir sabit diskte saklar, yazdırarak fiziksel bir dosyaya koyar veya Google Docs gibi çevrimiçi yazılımlar kullanır. En iyi saklama yöntemi, bir iç iletişim yazılımı olan Guru'dur. Herkesin erişmesi için merkezi depolama ve kolay erişim sağlar. Guru'un tarayıcı uzantısı, toplantı sırasında sorunsuzca not almanızı sağlar ve bunları kolayca erişilebilir durumda tutar.

Guru ile etkin toplantılar yürütmek

‍

Hazır toplantı tutanağı şablonlarıyla zaman kazanın

Her toplantı için ayrı ayrı gündem ve not oluşturmak yerine, hızlı bir şekilde hazırlanmanızı sağlayacak bir toplantı tutanağı şablonu kullanabilirsiniz. Doğru şablon ile, tek yapmanız gereken not almak, biçimlendirmek ve paylaşmaktır.

Birden fazla toplantıya katılırsanız, biçimlendirmede farklılıklar olacaktır. Örneğin, yönetim kurulu toplantısı için bir toplantı tutanağı resmi olacakken, tasarım ekibi tartışması için daha esnek ve gayri resmi olacaktır.

Her iki senaryo için özel toplantı tutanağı şablonları oluşturabilir ve bunları gelecekteki toplantılarda kullanabilirsiniz.

Aynı belge üzerinde senkronize veya asenkron olarak işbirliği yapın

Bireysel mesajlar zaman kaybıdır.  Eğer toplantı tutanaklarını her bir katılımcıya bireysel olarak göndermektense, söylenenlerin doğru olduğunu doğrulamak için, tüm geri bildirimleri almak sonsuza dek sürecektir.

Daha hızlı bir yöntem, belirli bir konu panosunda bir toplantı tutanağı için Guru Kartı oluşturmaktır. Toplantı notlarını bir Karta ekleyin ve katılımcıların uygun bir zamanda düzenleme ve açıklama önermelerine izin verin. Tüm katılımcılar tarafından tutanak onaylandığında, toplantı tutanaklarınızı takımınızın istediği zaman erişebileceği bilgi havuzunuza saklayın.

Belgeleri kolayca paylaşın, ister Slack üzerinden ister e-posta ile

Toplantı tutanaklarını çalışanlarla paylaşmak için Guru’nun Slack ve Gmail entegrasyonunu kullanın.

Tutanaklar Guru üzerinde Kartlar olarak saklanabileceğinden, not tutucu Slack içinde eylem maddeleri için Kartlar oluşturabilir ve biri toplantıyla ilgili bir soru sorduğunda, “Kart ile Yanıtla” seçeneğini kullanabilirsiniz.

Ayrıca Gmail üzerinde doğrudan Kartlar oluşturabilir ve bilgi havuzuna her ihtiyaç duyduğunuzda erişmek için Chrome Tarayıcı uzantısını kullanabilirsiniz. 

Bu entegrasyonlar, ekibinizin toplantı tutanaklarınıza ve iş akışınızda kullandığınız araçların içinde yer alan herhangi bir ilgili şirket bilgisine erişebilmelerini sağlar. 

Toplantı tutanakları şablonlarına örnekler

Basit toplantı tutanakları şablonu 

Basit bir toplantı tutanağı, toplantının en önemli konularını hızlıca yakalamak için kolay bir formata sahiptir. Bu şablonu toplantı sırasında not almak veya notlarınızı katılımcılara onay için göndermeden önce düzenlemek için kullanabilirsiniz.

 Şunları içermektedir:

• Katılımcıların listesi
• Önceki toplantılardaki tartışma noktaları
• Mevcut toplantının gündemi
• Onay ve görev sahibi için eylem maddeleri listeleme son tarihi

Resmi toplantı tutanakları şablonu

 Tutanaklar, onay gerektiren resmi kararları belgelemek için mükemmel olup. Dil resmi olup, toplantı sonrası tüm katılımcılarla paylaşılmak üzere yapılandırılmıştır.

Resmi toplantı tutanakları genellikle kamu kurumları, halka açık şirketler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından kullanılmaktadır. Toplantıda ne yapıldığına dair bir kayıt içeren ve yalnızca üyelerin söylediklerini değil, aynı zamanda Robert's Düzeni esas alınmaktadır.

Bir resmi toplantı şablonunda dahil edilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Şirket adı ve departmanı
• Toplantıyı açma
• Katılımcıların kontrolü
• Geçtiğimiz toplantı tutanaklarının onayı
• Tartışmanın özetinin açık sorunları
• Yeni gündem
• Toplantının kapatılması

Gayri resmi toplantı tutanağı şablonu

Gayri resmi toplantı tutanağı, ortaya çıkan engeller, hedefler, fikirler veya son tarihler gibi önemli tartışmalara hızlı bir referansdır. Resmi bir toplantının aksine, yalnızca ana konuları ve üzerinde anlaşılan sonraki adımları belgelemek olduğundan onay gerektirmez.

Gayri resmi toplantı tutanağı şablonuna dahil edilmesi gereken detaylar şunlardır:

• Tarih
• Toplantı katılımcıları
• Toplantı hedefleri
• Konuşma noktaları
• Eylem maddeleri
• Sahipler
• Son tarihler

Ekip toplantı tutanakları şablonu

Genelde bu toplantılar çatışmaları ele almak, ilerlemeyi değerlendirmek veya genel güncellemeleri ve önerileri sağlamak amacıyla yapılır.

Ekip toplantı tutanakları şablonuna dahil edilmesi gereken bazı detaylar şunlardır:

• Tarih
• Katılımcıların isimleri
• Toplantının amacı
• Toplantı gündemi
• Tartışma noktaları
• Ana çıkışlar ve kararlar
• Diğer notlar (halen geçerli olmayan, mevcut konuyla doğrudan ilgili olmayan değerli bilgiler)
• Eylem maddeleri
• Sonraki adımlar

Ekip toplantı belgelerinizi tek bir çalışma alanında merkezileştirin

Hazırlıklar, toplantılarınızı ya yapar ya bozar. Toplantı tutanağı almakla görevlendirildiyseniz, toplantı odasına girmeden önce bir plan yapmak önemlidir. Toplantıdan önce gündemi belirleyin. Herkesin hazır olabilmesi için konuşma noktalarını paylaşın ve not almayı kolaylaştırmak için bir toplantı tutanağı şablonu kullanın.

İç wiki'ler, tüm toplantı tutanakları şablonlarınızı saklar. Geçmiş toplantı tutanaklarını kolayca bulabilir, kafa karışıklığını giderir ve hangi kararların alındığını görebilirsiniz.