One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Zamanınızda birebir toplantılar (1:1 veya 1-2-1 olarak da adlandırılır) var ama bunlardan çok da mutlu olmadığınızın farkındayız. Ironik olarak, toplantılar işlerin bitirilmesi için yapılması gereken şeylerdir ama toplantılarda geçirilen zaman verimliliği düşürmektedir. Guru ve Loom adına Deep Analysis tarafından yapılan araştırmaya göre, anket yapılan teknoloji çalışanlarının yarısı, video görüşmelerinde geçirdikleri zamanın %40 veya daha fazlasının verimsiz ve israf olduğunu söylemektedir.

Birebir toplantılar yöneticilerin liderlik yapma, geri bildirim verme, öncelikleri gözden geçirme ve ekiplerinin profesyonel gelişimlerini destekleme yollarının en önemli aracıdır. Kendi toplantılarınızı verimsiz toplantı tuzağına düşürmeyin. Burada yer alan seçilmiş birebir toplantı şablonlarımız, toplantıları daha iyi hale getirir. O yüzden, “İnternetin çalışmıyor” demek için o Zoom sohbetine tıklamak yerine, hemen şimdi onları alın.

‍

‍

Aşağıda bu şablonların her birini bulacaksınız: 

• Çalışanınız ile ilk birebir toplantınız 
• Haftalık çalışan birebir toplantısı
• Aylık birebir toplantı
• OKR hedef planlama birebir toplantısı
• 90 günlük performans inceleme toplantısı
• Rutin performans inceleme toplantısı
• Ücret inceleme toplantısı
• Eş birebir toplantısı
• Atlama seviyesindeki birebir toplantısı

‍

Çalışanınız ile ilk birebir toplantınız 

İlk toplantı, yeni çalışanların başarıya ulaşmaları için yöneticilerin beklentilerini net bir şekilde iletmek için önemlidir. Çalışanlar, sorular sorabilir, yöneticileriyle en iyi nasıl çalışacaklarını keşfetmeye başlayabilir ve ulaşacakları OKR'ları ve hedefleri anlamaya başlayabilir. 

İlk birebir toplantınızda, bu soruları kapsadığınızdan emin olmalısınız:

• İş dışında neyi seviyorsunuz? 
• Bu rol, daha büyük organizasyonun stratejisine nasıl bağlanıyor? 
• Bu roldeki başarının ölçüsü nasıl olacak? 
• İlk 30 günde ne bekleniyor? 60 gün? 90 gün? 
• Tanımak için yanlış öğretilmeyecek iş arkadaşları kimlerdir? 
• Sizle iletişim kurmanın en iyi yolu nedir? Nerede ve ne sıklıkla?
• Hangi tür projeler üzerinde çalışmayı en çok istersiniz?
• İlerleyen yıllarda kariyerinizde nerede olmak istiyorsunuz? 
• Nerede yeni başlangıç kaynakları, çalışan el kitabı gibi var?
• Nerede şirket bilgileri ve güncellemeleri paylaşılıyor? 
• Ekibimizin kullandığı prosedürler, SOP'lar veya şablonlar nelerdir?

‍

Haftalık birebir toplantı

Haftada yalnızca sınırlı sayıda saat var, o yüzden neden her bir görüşmeyi önemli kılmıyorsunuz? Haftalık birebir toplantınız, güvenilir bir ilişki kurmak ve herkesi başarıya ulaştırmak için en iyi fırsatınızdır. 

Haftanın acil gündem maddeleri için yer bırakın. Her çalışanın işin ileri gitmesi için ihtiyaç duyduğu şeyleri sağlamak için bu sorulara ihtiyaç var: 

• Bu hafta hedefleriniz nasıl gidiyor? 
• Konuşabileceğimiz herhangi bir engel var mı? 
• Bu toplantılardan ne düşünüyorsunuz? Daha iyi hale nasıl getirebiliriz? 
• Bu dönemde tükenmişlik bir sorun olduğunu biliyoruz. Yenilenmek için yeterince zaman aldığınızdan emin olmak istiyorum. İş-özel yaşam dengesi hakkında ne hissediyorsunuz? 
  

Kişisel olandan da uzak durmayın. İş dışında hayatın hakkında konuşmak, çalışanların yöneticilerin onlara insan olarak önem verdiğini hissetmesini sağlar. 

İşte birbirinizi tanımak için ekleyebileceğiniz eğlenceli yollar: 

• Bu haftaki en büyük anınız neydi? 
• Bu haftanın en zor kısmı ne oldu?
• Guru'da biz şikayetleri ve önerileri paylaşıyoruz, bu yüzden soruyoruz, “Sadece dayanamayacağınız bir şey nedir?” (Guru'da biz bunlara şikayetler diyoruz.) Ya da soruyoruz, “Son zamanlarda hangi şeyi gerçekten sevdiniz?” (Bunlara öneriler diyoruz.)
  

‍

Aylık birebir toplantı

Yöneticiler ve çalışanlar daha az sık bir araya geldiğinde, daha fazla konu kapsamak gerekir. Her birinizin önemli maddeleri kaçırmamak için bir gündem hazırlamasını sağlayın. Düzenli gündeminiz için dikkate almanız gereken bazı sorular: 

• Bu ay işiniz hakkında nasıl hissediyorsunuz? 
• Hedeflerinize ulaşma yolunda nasıl hissettiğinizi nasıl buluyorsunuz? 
• Nerede desteğimizi sağlayabilirim, düşünmenize yardımcı olabilir veya engelleri kaldırabilirim? 
• Henüz ulaşmadığımız konular var mı? 
• Ekibimizde zorlandığınızı düşündüğünüz şeyler var mı? Daha iyi hale nasıl getirebiliriz? 
• Süreçlerimizin daha iyi çalışmasının yolları hakkında ne düşünüyorsunuz? 
• İşimizi geliştirmek için ne önerileriniz var?
• Sizi destekleme şeklim hakkında nasıl hissediyorsunuz? Sizi daha iyi desteklemek için ne yapabilirim?
  

OKR hedef planlama birebir toplantısı

Hedef belirleme, her çalışanın çalışmasının büyük hedeflere ulaşmaya yönelik yapılandırıldığı bir yıl dönümüdür. Hedef belirlerken, bu soruları sormayı düşünün: 

• Bunun ulaşılabilir bir hedef olduğunu düşünüyor musunuz? Eğer değilse, neden?
• Son [ay, çeyrek, yıl] içinde zorlu geçtiğimiz yerler nerelerdi ve bu kez durumu nasıl daha iyi hale getirebiliriz?
• Bu hedeflere ulaşmak için neye ihtiyacınız var? (Araçlar, bütçe ve roller dahil)
• Gelecek [çeyrek, yıl] içinde karşılaşabileceğimiz potansiyel engeller veya riskler nelerdir? Bunlara nasıl hazırlık yapabiliriz? 
• Rolünüz içinde gelecek yıl için hedefleriniz nelerdir? Profesyonel gelişiminiz için?

‍

90 günlük performans inceleme toplantısı

Her çalışanın başarısının anahtarı, yöneticinin beklentilerini ilk 90 günde yerine getirmektir. Bu dönem, yeni çalışanların organizasyonda iyi çalışıp çalışmadığını değerlendirmek için de bir zamandır. Çalışanlar, bir öz değerlendirme incelemesi tamamlayabilir ve akran incelemeleri için meslektaşlarını aday göstermek isteyebilirler. 

Konuşmanızı yapılandırmaya yardımcı olmak için bazı sorular: 

• Burada şimdiye kadar başarılı olduğunuzu düşündüğünüz yerler nereler? 
• Nerede geliştirmeyi düşünüyorsunuz? 
• Size daha iyi destek vermek için ne yapabilirim? 
• Profesyonel olarak nerede büyümek istersiniz? 
• Hedeflere karşı performansınız hakkında ne hissediyorsunuz?

‍

Rutin performans inceleme toplantısı

Her performans incelemesi, özellikle daha yeni işe alımlar için gergin dolu olabilir. Çalışanlarınıza adım adım süreci ve ne bekleyeceklerini anlatmak çok önemli bir konuşma yapmanıza yardımcı olur. Konuşacağınız şeyler için zaman ayırmak isteyeceksiniz: 

• Öz değerlendirmenin yanı sıra yöneticinin değerlendirmesi
• Herhangi bir akran geri bildirimi
• Performansa dayalı inceleme, hedeflerin tartışılması dahil
• Nasıldı
• Gelişim alanları
• Herhangi bir unvan güncellemeleri, terfiler veya ödeme değişiklikleri

‍

Ücret inceleme toplantısı

Bazı organizasyonlarda, ücret, rutin performans incelemelerinin bir parçası değildir. Ücret incelemesinde, bu bilgileri paylaşmak konuşmayı ifade etmekte yardımcı olabilir: 

• Şirketin ücretin toplamını belirlemesine dair bir konuşma dahil olmak üzere, seviyeler, katmanlar veya yaklaşım hakkında bilgi verin
• Güncellenmiş ücret/unvan
• Değişim hakkında bilgiler ve ek bilgi için nereye gideceğiniz
• Güncelleme hakkında ne hissediyorsunuz? 
• Benim için herhangi bir sorunuz var mı?

‍

Atlama seviyesindeki birebir toplantı

CEO veya liderlerinizle zaman buluyorsanız, onların kıymetli zamanlarından ve bilgilerinden yararlanacak kadar iyi hazırlanmak değerlidir.

Gündeminize eklemek için düşünmeniz gereken bazı maddeler: 

Çalışanlar için:

• Planlanan ve/veya stratejinizin etkinliğinin gözden geçirilmesi
• Başarılarınızı paylaşmanın iş üzerindeki etkisi
  

Liderler için: 

• Kariyeriniz için uzun vadeli hedefleriniz nelerdir? 
• Burada çalışmayı nasıl buluyorsunuz? Ne daha iyi yapabiliriz?
• Daha iyi yapabileceğimiz bir şey nedir? 
• Burada işleri iyileştirmek için hangi fikirleriniz var? Yapmamız ya da durdurmamız gereken şeyler var mı?
• Stratejimizle ilgili net olmadığınız bir şey var mı?
  

‍

Eş bire bir toplantı

Pro ipucu: Yeni bir rolde olduğunuzda, iş arkadaşlarınızla (sanal) kahve veya öğle yemeği için buluşun ve birbirinizi insanlar olarak tanıyın. Birbirimizi biraz tanıdığımızda, insanlara daha fazla güveniyoruz ve bu, çalışma ilişkilerinin başlangıçta daha düzgün olmasını sağlıyor.

\\u200d

Eş bire bir toplantılar daha resmi değildir ve güven inşa etmek ve ilgili projeleri paylaşmak için harika olabilir. Bu sorular kapsamlı ve eğlenceli bir konuşma başlatabilir: 

• Son zamanlarda işler nasıl gidiyor? 
• Siz ve ekibiniz için işler nasıl gidiyor?
• Son zamanlarda paylaşmak için yardımcı olabilecek bir şey üzerinde mi çalışıyorsunuz?
• Sizinle ilgili konularda sizi güncel tutmanın en iyi yolu nedir?
  

Yönetici ve çalışanların sormaları gereken 19 bire bir toplantı sorusu

Tahminimce, gerçekten konuşacak bir şeyiniz olmadığı bir ya da iki toplantı geçirmişsinizdir. Eğer iptal etmezseniz, bunlar güven inşa etmenin ve insanlara önemsediğinizi göstermenin en iyi yolu olabilir. Garip anlardan kaçının ve bu soruları arka cebinize koyarak daha kapsamlı 1:1 toplantıları teşvik edin.

Yöneticilerin çalışanlara sorması için

• İş dışında nasıl gidiyor?
• Hangi önceliklerle çalışıyorsunuz? 
• Şu an herhangi bir engelle karşılaşıyor musunuz? 
• Sizi desteklemek için ne yapabilirim?
• Gelecek kariyer aşamanızda kendinizi nerede görüyorsunuz? 
• Kısa vadede, geliştirmek istediğiniz yetenekler ya da katılmak istediğiniz konferanslar var mı?
• Benimle çalışmak nasıl? Daha fazla (ya da daha az) belirli yönlendirme yararlı olur mu?
• Toplantılarımızı daha iyi hale getirmek için ne yapabiliriz?
• Geribildirim almak için tercih ettiğiniz yöntem nedir?
• Size yeterince geribildirim veriyor muyum?
• Yapmam gerektiğini düşündüğünüz bir şey nedir?

‍

Çalışanların yöneticilerine sorması için

• Takım hedeflerimizi nasıl destekleyebilirim? 
• Sizi güncel tutmanın en iyi yolu nedir (e-posta, mesajlaşma, haftalık güncellemeler, vb.)?
• Şu anda size, bir üst seviyeye hazır olduğumu göstermek için ne yapabilirim?
• [ulaşmak/istekli proje/hesap] üzerinde çalışabileceğimi düşünüyor musunuz? [sorumluluğu üstlenme yöntemleriniz] konusunda katkıda bulunabileceğimi düşünüyorum.
• [belirli bir şey] ile ilgili performansım nasıl?
• Takımımıza daha iyi nasıl katkıda bulunabilirim? Toplantılarımıza?
• Bugün takımımız için iyi gitmeyen bir şey var mı ki ben bunu çözebilirim?
• Daha iyi bir iş yapmak için hangi becerilerimi geliştirmem gerektiğini düşünüyorsunuz?