Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Kariyeriniz boyunca çalıştığınız tüm projeleri düşünün. İletişimsizlik, hedef tarihleri vurmaya ulaşmayı zorlaştırdı mı? Cevap “evet” ise, tek başınıza değilsiniz. Kötü ya da belirsiz iletişim, herhangi bir projenin başarısının zayıf noktasıdır.  

İyi haberler? Kendi proje iletişim planınızı oluşturmak çok kolaydır. Etkin ve öz bir proje iletişim planı oluşturmak için önerilen ipuçlarımıza ve püf noktalarımıza göz atalım.

Bir proje iletişim planı nasıl oluşturulur

Bir projeye başladığınız an, proje boyunca nasıl iletişim kuracağınız hakkında düşünmeye başlamalısınız. Proje iletişim planınızı taslamaya başlarken basit bir yol, onu proje zaman çizelgenizle uyumlu hale getirmektir. Proje paydaşlarınızla ne zaman ve nasıl iletişim kurmanız gerektiğini düşünün. Kendinize şu soruları sorun:

• Kimler hangi tür iletişim almalı?
• Ana iletişim kanalı nedir?
• Ne sıklıkla iletişim kurmanız gerekiyor? 
  

Ayrıca paydaşların hangi güncellemeleri ileteceğini tanımlamak isteyeceksiniz. Her paydaşın rolünü anladığından emin olun, böylece mesajlar kaybolmaz.

Bir proje iletişim planı nedir?

Bir proje iletişim planı, önemli proje bilgilerini paydaşlarla nasıl ileteceğinizi tanımlayan, tek bir gerçeklik kaynağıdır. Bu, paydaşların ne zaman ve nasıl proje güncellemelerini beklemeleri gerektiğini bilmelerine yardımcı olur. Proje iletişim planınız, hem iç hem de dış iletişimle ilgili bilgileri içerebilir. 

Unutmayın ki bir proje iletişim planı, proje boyunca iletişim kurmak için bir nasıl-yapılırın belirtilmiş halidir. Proje zaman çizelgelerini, ölçütleri, kaynakları veya projeye bağlı olabilecek diğer bilgileri içermez.

Harika proje güncellemeleri, sadece bilgi paylaşmakla ilgili değildir. Proje iletişimlerinizin hepsinin tek bir yerde saklanması ve proje paydaşlarına bilgi dağıtımında net bir yolun olması durumunda, ilk günden itibaren daha verimli bir proje iş akışına sahip olursunuz.

İletişim planı ve proje iletişim planı arasındaki fark

Bir iletişim planı, bir PR planından, içten çalışana iletişim kurma yöntemlerinize kadar her şeyi ifade edebilirken, bir proje planı proje iletişimlerinde yoğunlaşır.

Uzaktan ve karma takımlar döneminde iletişim ipuçları

Uzaktan ve karma çalışma ortamları, birçok organizasyon için yeni bir gerçekliktir. Bu, iletişim açısından ek bir zorluk yaratıyor. Takımlar, e-posta, DM ve diğer eşzamanlı olmayan iletişim türlerine uyum sağlamak zorundadır; bu artık bilginin paylaşımında ve yayılmasında ana form olmaktadır. Ancak, net iletişim her zamankinden daha önemli. 

Proje paydaşlarınızın görevlerini yerine getirmeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri aldıklarından emin olmak istiyorsunuz, ancak tüm proje için olası her bilginin kaynağını belirtmek gerekli olmayabilir (rollerine bağlı olarak). Aşırı bilgi bunaltıcı olabilir ve insan beyinleri, yeni bilgileri dışlamak üzere çok fazla tutamaz. İletişiminizi özlü tutun ve taraması kolay bir şablona sadık kalın.

Bir proje iletişim planı oluşturmak için 5 basit adım

1) İletişim hedeflerini belirleyin

Proje iletişim planınızı yapılandırmaya başlamadan önce, proje iletişim hedeflerinizi tanımlamalısınız. Bu hedefler, güncelleme sıklığı, iç iletişim için en iyi uygulamalar veya tüm proje bilgilerinizi nerede bulunduracağınıza dair olabilir. Planınızı oluşturmaya başlarken kendinize şu soruları sorun:

• Proje paydaşlarınızla ne sıklıkla iletişim kuracaksınız?
• Hangi tür bilgilerin paylaşılması önemlidir?
• Bilgiler nasıl paylaşılacak?

2) İletişim yöntemini seçin

Bir iletişim yöntemi belirleyerek iletişim standartlarını belirleyin ve ona sadık kalın. Bu, paydaşlar için iletişimi öngörülebilir hale getirir ve onlardan daha az zihinsel enerji gerektirir. Bir şablondan iletişim kurmak, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar ve bilgilerin ulaşımı eşit olur. Kullandığınız iletişim yöntemi projeye bağlı olarak farklı görünebilir. Şunları göz önünde bulundurabilirsiniz:

• E-postalar
• Sunum
• Yüz yüze toplantılar
• Video görüşme başlatma
• Blog yazısı
• Proje özeti
• Telefon görüşmesi
  

İç iletişim çeşitli yerlerde gerçekleşir. Önemli proje bilgilerini iletmek için tek bir belge kullanmaya yönelerek zaman kazanırsınız. 

3) İletişim sıklığını belirleyin 

İletişim kurma sıklığınız proje zaman çizelgelerine, ihtiyaçlarına ve paydaşlara bağlı olarak değişir. Projenin ilk gününden itibaren iletişim sıklığı ile ilgili beklentileri belirlemeyi düşünün, böylece paydaşlar tarafından nelerin beklenileceği konusunda bir fikir sahibi olursunuz ve bu üretkenliği artırır. İletişim sıklığı tarih veya eyleme bağlı olabilir.

Projenizle ilgili iletişim kurarken, şunları yapabilirsiniz:  

• Zaman çizelgesi temelinde iletişim kurun: günlük, haftalık, aylık veya üç aylık.  
• Eyleme dayalı sıklıkta iletişim kurun: bir görev, eylem, dönüm noktası vb. tamamlandığında

4) Sahipleri, paydaşları ve kitleyi tanımlayın 

Proje güncellemelerini iletmekten kim sorumlu? Bu bildirimleri kim alacak? Proje iletişim planınızı oluşturmanın dördüncü adımı, iletişim kitlelerini belirlemek ve iletişimden sorumlu olanları tanımlamaktır. Tüm paydaşların isimlerini, ilgili iletişim bilgilerini ve projedeki rollerini içeren bir elektronik tablo düzenlemeyi düşünün. İletişim kuranlar ve kitle için ne zaman, nasıl ve ne ile iletişim yapılacağına dair bir beklenti belirleyin. Tüm proje paydaşlarının aynı sayfada olduğundan emin olun. 

5) İletişim stratejisini tanımlayın 

Bir iletişim stratejisi, iletişim beklentilerini belirler. Proje iletişim planınızın hedeflerini belirterek, paydaşların her iletişim parçasından ne beklemeleri gerektiğini anlatıyorsunuz. Kullandığınız araçlar da iletişim stratejinizin önemli bir unsurudur. 

Burada paydaşlarınızı dahil etmeyi düşünün. İletişim kurmak için hangi yöntemleri veya araçları tercih ettiklerini sorun. Hangi iletişim araçları ekibinizle uyumlu olacak?

6) Proje planınızı iletmek için araçlar kullanın

Kullanacağınız araçlar, projenizi ya kolaylaştıracak ya da engelleyecektir. Eğer bilgiler birden fazla kaynağa dağıtılmışsa, hangi bilgilere güveneceğinizi bilmek zorlaşır. Tüm proje bilgilerinizi topladıktan sonra, projeyle ilgili Slack, e-posta veya başka herhangi bir mesajlaşma aracı aracılığıyla iletişim kurabilirsiniz. Sadece tek bir gerçeklik kaynağınızı proje güncellemeleriyle güncel tutmayı unutmayın. Bu, tüm proje bilgileri için güvenilir bir kaynak olarak bir konum belirler. Paydaşların tekrar tekrar aynı soruları sormasını önler ve konu uzmanlarında fazladan yardımlar gerektirir. 

Bir proje iletişim planını nasıl formatlayacaksınız?

Proje yönetimi iletişim planınızda net ve öz bir dil kullanın. Bir şablon, iletişiminizi tutarlı tutmanıza ve projenizi doğru bir şekilde yönlendirmenize yardımcı olur. 

Proje iletişim planı şablonunuz, duyurulan güncellemelerin tarihine göre başlamalıdır. Bunu, genel durum güncellemeleri veya her ekip üyesinin güncellemeleri için özel bölümler ekleyin. Bu bölümü, projenize ve ekibinize en uygun şekilde başlıklar ve alt başlıklar halinde ayırın. 

Bu bölümün altında, ekipteki takdirlerini için bir bölüm eklemeyi düşünün. Yetenekli bireylerden oluşan bir ekiple çalıştığınızı zaten biliyorsunuz; o halde son zamanlarda özellikle iyi işleri gerçekleştirmiş olanları neden öne çıkarmayasınız? Belirli başarıları, paydaşların öne çıktığı noktaları ve projeyi elevat eden yaratıcı fikirleri belirleyin. 

Proje iletişim planınızı, paydaşların yanı sıra şu anda nelerin olacağına dair bir bölümle kapatın. Projenin bir sonraki aşamasını, görevleri, dönüm noktalarını ve gerekli gördüğünüz her şeyi belgeleyin. 

Proje yönetimi iletişim planı neden önemlidir?

Bir proje yönetimi iletişim planına sahip olmanın faydaları nelerdir? İlk olarak, net iletişim her projenin özüdür. Yanlış iletişim, paydaşları kaçırma ölçütleri ve fırsatları üzerine yönlendirebilir. En son projeyi düzenli iletişim olmadan ne zaman tamamladınız? Muhtemelen iletişimsizlik, bir proje iletişim planıyla önlenebilecek engelleri yaratır. 

Bir proje iletişim planı:

• Paydaşların güncellemeleri ne zaman alacakları hakkında beklentileri belirler
• Geri bildirim fırsatı sunar 
• Olası riskleri ve sorunları önlemeye yardımcı olur 
• Takımlar arasında üretkenliği artırır 
  

Bir proje iletişim planı, tüm ekibinizi haberdar tutar. Her paydaşa aynı beklentileri sağlar ve proje bilgileri arasında boşlukları ortadan kaldırır. Şeffaflığı teşvik eder. Proje iletişim planınız, projenize ve ekibinizin ihtiyaçlarına uygun bir şekilde belirlenmelidir. Açık ve özlü bir proje iletişimi planı, proje yönetiminiz için bir game-changer olabilir.