How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Büyük bir projenin başarısı bir planla başlar. Ünlü bir kurucu baba bir zamanlar şöyle demişti: "Eğer plan yapmazsanız, başarısızlık için plan yapıyorsunuz."

Bir proje planı, projenin her aşaması için sahneyi kurar. Kim hangi görevlerden sorumlu? Hedefler ve amaçlar nelerdir? İlerlemeyi ölçmek için hangi metrikler kullanılıyor? Proje planlaması, paydaşların, ekiplerin ve proje yöneticilerinin projenin tamamlanmasını sağlamanın önemli bir parçasıdır. Belirgin hedeflerin eksikliği, tahmini %37 projenin başarısız olmasına yol açar.

Yeterli planlamayı es geçmek, projenin dayanıklılığını riske atmak demektir. Her proje, büyük veya küçük, bir proje planı şablonu kullanmalıdır. Proje bilgileri ve kaynakları için proje planı şablonunuzu bir ev gibi düşünün. Projenizi düzenli tutarak, karışıklığı ve kaçırma riskini ortadan kaldırırsınız.

Projenin sonunda, ilk günden itibaren düzenli olduğunuz için kendinize teşekkür edeceksiniz. Bir proje yönetim planı geliştirmek için derine inmeye başlayalım.

Proje planı nedir?

Bir proje planı, projenizin bölümlerini küçük parçalara ayırır. Bu, projenin beklentilerini ve süreçlerini özetleyen resmi bir belgedir. Bu, takım üyelerinin sorularına hızlı bir şekilde cevap bulabileceği tek bir kaynaktır. Proje performans metrikleri, görev özetleri ve sık güncellemeler bu belgede ya da belirli belgeler dizisinde bulunabilir.

Proje yöneticileri, projelerin durumunu değerlendirmek, takım üyelerini "tehlikede" olan alanlar hakkında uyarmak ve proje paydaşlarını süreç boyunca küçük başarılar hakkında bilgilendirmek için proje planına düzenli olarak bakabilirler. Projeden sonra, belgenin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirip gelecekteki projeler için iyileştirmeler yapabilmek amacıyla belgenin gözden geçirilmesi de önemlidir.

Proje planınızı bir yolculuk programı gibi düşünün. Bir yolculuk planlarken, görmek istediğiniz yerleri, kalınacak yerleri ve benzin alabileceğiniz yerleri not ediyorsunuz. Kısaca, ne yapmak istediğinizi ve bunu nasıl yapmak istediğinizi bilmeniz gerekir.

Bir proje planının 5 aşaması nelerdir?

Proje planınızı oluştururken, başlayabilmeniz için size yardımcı olacak beş temel adım vardır. Her projenin, ekibin ve şirketin biraz farklı olduğunu unutmayın. Planınız akla en yatkın hale gelene kadar gerekli gördüğünüz bölümleri veya adımları değiştirebilir, ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.

1. Konsept ve başlatma

Proje planınızı geliştirmeye başlamak için her şeyin beyin fırtınası yapıldığı ilk aşamadır. Ekibinizi toplayın veya bireysel olarak düşüncelerini alın ve fikirlerin ana listesini oluşturun. Şu anda tüm cevaplara sahip olmamanızla ilgili endişelenmeyin. Bu aşamadaki tek odak noktanız projenizin nereye gitmesini istediğinizi düşünmektir.

2. Tanım ve planlama

Burada daha fazla detaya inmeye başlayacaksınız. Proje planınızın tanım ve planlama aşaması, projenin hedeflerini, zaman çizelgesini ve sorumluluklarını belirler. Her kilit oyuncunun rolünü ve beklentilerini bildiğinden emin olmalısınız. Ayrıca, projenin başarısını ölçmek için kullanılacak net metriklerin belirlenmesi gerekir.

3. Proje uygulaması

Üçüncü adım eğlenceli kısım: uygulama. Artık tüm beyin fırtınanızı ve planlamanızı harekete geçirmek için zaman. Her paydaşın proje güncellemeleri, keşifler ve proje hakkında konuşmalar için proje planı şablonunu kullanacağını bildiğinden emin olun. İyi iletişim ve belgeler, projede her zaman önemlidir, ancak özellikle bu aşamada.

4. Performans ve kontrol

Projenin performansını kontrol etme zamanı geldiğinde, planlama aşamasında daha önce belirlenen net metrikler için minnettar olacaksınız. Projeyi baştan sona gözden geçirin.

Uzman ipucu: Projenin başından sonuna kadar sık sık kontrol yapmayı, en sonunda bir defalık bir kontrol yapmaktansa düşünün.

5. Proje kapanışı

Öncelikle, tebrikler! Eğer proje sürecinin bu aşamasına ulaştıysanız, her adımı başarıyla geçtiniz demektir ve şimdi çabalarınızın meyvelerini toplayabileceksiniz. Her adımı gözden geçirdiğinizden, nelerin işe yaradığını ve nelerin yaramadığını değerlendirerek emin olun. Planınızı gelecekteki referanslar için arşivleyin. Projenin sonunda öğrendiğiniz her şeyi belgelemek için bir an ayırın. Bu bilgiyi gelecekteki benzer projeleri yönlendirmek için kullanabilirsiniz.

Bir proje planı nasıl formatlanmalıdır?

Proje planınızı projenin çalışma akışını taklit edecek şekilde formatlayın. Projeyi tanımlayarak, hedeflerini, paydaşlarını ve başarısının nasıl ölçüleceğini belirtin. Bu, gerekli olduğuna inandığınız kadar detaylı veya yüksek düzeyde olabilir.

Sonrasında proje aşamalarına geçiş yapın. Birden fazla ekip birlikte çalışıyorsa, bu noktada o ekiplerin proje çalışma akışını özetleyen diğer şablonlara bağlantı vermek iyi bir yer olacaktır. Proje planınızın en önemli bölümü ise "durum" bölümüdür. Burada projeye yönelik sık güncellemeler yapabilirsiniz. Yeni keşfedilen proje unsurları veya projenin devam ederken faydalı olabilecek genel bilgiler için özel notlar bırakın.

Genel bir kural olarak, fazla detay vermekten kaçının. İnsanların okumaları ve sindirmeleri gereken daha fazla bilgi varsa, sunduklarınızın hepsini hatırlama olasılıkları o kadar azalır. Proje paydaşlarına, projedeki görevlerini başarıyla tamamlamak için gerekli olan bilgiyi verin.

Bir proje planı yazmanın yolu

Proje planını yazmak göz korkutucu olabilir. Anlıyoruz. Önceden hazırlanmış bir şablondan başlamak süreci biraz daha az korkutucu hale getirebilir. Hatasız bir proje yönetim planı yazarken bu adımları izleyin:

1. İş gerekçesini ve paydaşların ihtiyaçlarını belirleyin

Bu adım, projenizin "nedenini" yanıtlamalıdır. Bu proje şirketinizin genel iş hedefleri içinde nereye oturuyor? Ne başarması gerekiyor? Proje paydaşlarıyla konuşmak için zaman ayırdığınızdan ve proje için ihtiyaçlarını anlamaya çalıştığınızdan emin olun.

2. Proje hedeflerini ve amaçlarını özetleyin

Projenin hedefleri ve maksatları, projenin tamamı boyunca entegre bir kaynak olacaktır. Bu, proje aşamaları tamamlandıkça sık sık referans alacağınız bir bilgi olacaktır. Ayrıca, projenin "uygun şekilde uygulama" adımlarını bilgilendirmeye yardımcı olur. Proje hedeflerini ve maksatlarını tamamlarken bu faktörleri göz önünde bulundurun:

• Proje metodolojisini/çerçevesini belirleyin
• Teslimat için beklentiler
• Anahtar riskleri ve karşı önlemleri belirleyin
• Kilometre taşları belirleyin
• Proje zaman çizelgesi genel bakışını oluşturun
• Projeyi tamamlamak için gereken kaynakları tahmin edin

3. Proje kapsamını belirleyin

Proje planınızın bu bölümü, projenin tüm yönlerinin detaylı bir özetini içermektedir. Kaynaklar, zaman çizelgeleri, teslimatlar ve bu plan şablonuyla ilgili diğer belgeler bu bölümde mevcuttur. Ayrıca, proje ile ilgili potansiyel engeller ve kilometre taşları belirleyebilirsiniz. Kapsamınızı yönlendirmek için aşağıdaki işaretleri kullanın.

Proje hedeflerini hizalayın

Proje hedefleriyle başladığınızda, proje adımlarını daha kolay bir şekilde belirleyebilirsiniz. Projenin ne başarması gerektiğini açıkça anlayabiliyorsunuz ve ekip üyelerine projenin sorumlulukları olarak bunu ifade edebiliyorsunuz. Tüm organizasyonunuzun referans alacağı hedefleri belirlemek için bu çerçeve de burada.

Projelerin hedeflerini OKR'lar ile hizalayın

OKR'larınız proje hedeflerinizi ve önemli sonuçlarınızı belirler. Bu ölçülebilir hedefleri tanımladıktan sonra, bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak proje kilometre taşlarını belirlemenin zamanıdır. Her hedefi ölçüm değerleri atayabileceğiniz daha küçük parçalara ayırın. Bu kilometre taşlarını, projenin başından sonuna kadar başarısını değerlendirmek için kullanın.

Hedeflerin nasıl ölçüleceğini belirleyin

Şimdi, hedeflerinizi son derece spesifik hedeflere bölme zamanıdır; her hedefin faydalı metriklerini belirlemeye başlayın. Projenizin başarısını belirlemek için kullanacağınız sayılar değişiklik gösterebilir. İster sosyal medyadan gelen web sitesi trafiği yüzdesi, ister yeni ürün kayıtları sayısı olsun, projenizin nihayetinde başarısını göstermek için en iyi tasarlanmış ölçümleri seçebilirsiniz.

4. Proje planını oluşturun

Metrikleriniz ve hedefleriniz el altında, şimdi proje planına dalmanın zamanı. Burada neyin gerekli olduğunu ve ne zaman gerektiğini tanımlayacaksınız. Bu, bir zaman çizelgesi oluşturmak için bir çerçevedir.

Teslimatları belirleyin

Projeni neyin başarılı olması gerektiğini belirleyin? Projeyi başarıyla tamamlamak için gerekli teslimatlar, iç veya dış paydaşlardan kaynaklanabilir. Bunlar tasarım çizimleri, teklifler, mühendislik raporları, rakip analizi veya teknik değerlendirmeleri içerebilir. Fiziksel öğelerden sayı tabanlı hedeflere kadar her şey projeniz için potansiyel teslimatlar olarak kabul edilir.

Teslimatlar için süreçle ilgili beklentileri belirleyin

Projede yer alacak takımları veya bireyleri belirtin. Paydaşın uzmanlık alanlarına göre görevler atayın. Projede yer alan her takım üyesi veya paydaş için beklentileri belirleyin. Açık iletişim, herhangi bir projenin başarısında çok önemlidir.

Tamamlanması gereken gerekli görevleri belirleyin

Projenizde fazla iş için yer yoktur, özellikle sıkı bir süre içinde çalışıyorsanız. Beklenen teslimatların bir listesini çıkararak, bu teslimatların tamamlanması gereken sırayı belirleyeceksiniz. Her teslimat için özel ihtiyaçlar varsa, bunu sorumlu kişiye bildirdiğinizden emin olun.

Bir iletişim planı oluşturun

Projede ilgili taraflar nasıl iletişim kuracak? Projeyi kontrol etmek için haftalık toplantılar düzenlemek ekibiniz için daha mı iyi olmalı, yoksa tüm iletişimlerin eşzamansız olarak yapılmasını mı tercih edersiniz? İhtiyaç hâlinde toplantılar düzenlemeyi bile düşünebilirsiniz. Büyük ölçüde proje yönetim yazılımınızda iletişim kurabilir veya bilgi ve soruları kaydetmek için bir bilgi tabanına güvenebilirsiniz.

Bir değişim yönetimi planı oluşturun

Bir değişim yönetimi planı, bir şirketin iş akışındaki değişimlerin sorunsuz bir şekilde benimsenmesini sağlamak adına atılacak kesin adımları özetler. Herhangi bir proje planında değişiklik yapmak zorlayıcı olabilir. Bu değişiklikleri bir değişim yönetimi planında dikkate almak, daha önce iş akışı olarak düşünülen değişikliklere aniden yapılacak ayarlamalarla ilgili gelen stresi hafifletmeye yardımcı olabilir.

5. Projeye kaynakları belirleyin ve tahsis edin

Proje başlamadan önce, projenin sorunsuz ilerlemesi için hangi kaynakların gerekebileceğini değerlendiriniz. Tamamlayıcı iç dokümantasyon oluşturmanız gerekiyor mu? Şirketinizin geçmişte tamamladığı benzer projelere atıfta bulunabilir misiniz? Projede her kilit oyuncunun işlerini iyi ve zamanında tamamlaması için ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olduğundan emin olun.

Gerekli kaynakları ve kaynakların kullanılabilirliğini tahmin edin

Sürecin belirli adımları için özel bir dokümantasyona ihtiyaç var mı? Takımların proje sorumluluklarını tamamlamak için ihtiyaç duyabilecekleri yazılım veya araçlar olabilir. İlgili paydaşlarınızla iletişime geçerek neye ihtiyaçları olduğunu sorun. Bütçenize yeni araçlar veya kaynaklar eklemeniz gerekiyorsa, bunları proje planlama sürecinde not aldığınızdan emin olun.

Görev tamamlamak için katkı ve bağımlılıkları belirleyin

Proje iş akışı içinde, kendilerinin tamamlanabilmesi için diğer görevlerin tamamlanmasına bağlı olan bazı görevler olabilir. Aynı zamanda, paydaşların yolda karşılaştığı engellerin olabileceği yerler de olabilir. Olasılıkları dikkate alın ve bunları proje planı şablonunda not edin.

Bütçe için bir maliyet yönetimi planı oluşturun

Herhangi bir proje, başlatma veya girişim gibi, bir bütçeye sahip olmanız gerekiyor. İster reklama harcama yapıyor olun, ister işleri dışarıya veriyor olun, projenin gerekli finansmanına dair ayrıntılı bir özetiniz olmalı. Bütçenin hangi değişkenlere bağlı olarak ayarlanabileceğini not alın. Bu, projeyi erteleyen sürpriz masraflarla karşılaşma riskini azaltmaya yardımcı olacaktır.

6. Bir proje zaman çizelgesi oluşturun

‍

Büyük veya küçük, tüm projelerin ve görevlerin son tarihleri olmalıdır. Büyük ölçekli bir projede çalışırken, birçok takım ve paydaşın yer alabileceğini unutmayın. Her bireyin rolünü bildiğinden emin olun ve herkesin proje zaman çizelgesisinden haberdar olduğundan emin olun.

Etkinliklerin ve görevlerin süresini belirleyin

Proje paydaşlarıyla iletişim kurarak, iş yüklerini ve kişisel zaman çizelgelerini anlamak için iletişim kurun, böylece uygulamada koyduğunuz ana zaman çizelgesiyle hizalandığından emin olun. Proje projesinin her parçasından sorumlu olan kişiler genellikle o alanda uzmanlaşmıştır - bir projenin parçasını tamamlamak ne kadar sürdüğünü en iyi onlar bilirler.

Proje etkinlikleri ve görevleri için başlangıç ve bitiş tarihleri belirleyin

İstenen proje bitiş tarihini seçin ve geriye doğru çalışın. Buradan itibaren, proje faaliyetleri için bitiş tarihlerini belirleyin. Eğer takımınız için belirli bir tarih yerine bir tarih aralığı belirlemek daha iyi oluyorsa, bunu yapın.

Bireysel roller ve sorumlulukları devredin

Bireysel roller ve sorumlulukları devretmek proje yöneticisinden veya her bireysel takımın içinde olabilir. Prosesin içinde yer alan takımları belirledikten sonra, her ekibin projedeki kendi paylarına sorumlu olan belirli bireyleri adlandırdığından emin olun.

Önemli aşama ve dönüm noktalarını belirleyin

Projenizi aşamalara ayırın ve bu aşamaları dönüm noktaları ile işaretleyin. Dönüm noktalarını küçük zaferler olarak görün. Zamanında başarılı bir şekilde projeyi tamamlamanız için iyi bir yol alıyorsunuz demektir.

Bir proje yol haritası oluşturun

Proje yol haritanız, zaman çizelgenizle birlikte ek bilgiler içermektedir. Bu, takvim, tarihlendirilmiş dönüm noktaları listesi veya tercihinize göre proje yönetimi yazılımınızda oluşturulmuş bir görev panosu biçiminde olabilir. Yol haritanızda bulunması gerekenler:

• Hedefler
• Proje çıktıları
• Dönüm noktaları ve ana son tarihleri
• Kaynaklar

Görevleri bir proje yönetim aracına aktarın

Artık bir proje zaman çizelgesi oluşturduğunuza göre, bunların içinde yer alan tüm bireysel görevleri listeleyecek bir yere ihtiyacınız var. Şablon, projenin zaman çizelgesine yüksek seviyeli bir bakış sunar. Bunu, görevleri favori proje yönetimi yazılımınızda eyleme geçirilebilir maddelere ayırdığınızda kullanın. Projeniz boyunca kolay referans için şablonun bağlantısını da ekleyebilirsiniz.

7. Bir risk değerlendirmesi yapın

Kimse projesinin yanlış gidebileceği yolları düşünmek istemez. Ancak, süreç içinde bir sorunla karşılaştığınızda tüm olasılıkları değerlendirmenin size teşekkür ettireceğinden emin olacaksınız. Bir risk değerlendirmesi yaparak, potansiyel sorunları tanımlamak ve ortaya çıkmadan önce çözümler bulmak için olanak tanırsınız. Bunu yaparak, beklenmedik sorunları çözmek için her şeyi duraklatmak zorunda kalarak projeyi geriye çekme riskini minimize edersiniz.

Bir risk yönetimi planı oluşturun

Risk yönetimi planınız, projede gerilemelerin olabileceği yerleri referans almalıdır. Belki de geç kalacak iş teslimi ya da umduğunuzdan daha fazla iletişim gerektiren bir üçüncü taraf tedarikçi ile çalışıyorsunuz. Bu durumda, bu tedarikçi ile iş birliği için proje planında daha fazla zaman ayırın.

8. Takım ve paydaşlarla bir araya gelin

Proje planlamanızın sonuna yaklaştığınıza göre, sorumlulukları belirlemek üzere paydaşlarla bir araya gelme zamanı. Bu, ayrıca kilit kişilere projeye geçmeden önce soru sorma veya önerilerde bulunma fırsatı sağlar.

Bireysel roller, beklentiler ve son tarihleri iletiniz

Daha önce değindik, ama bunun ne kadar önemli olduğunu yeniden vurgulamak için geri dönüyoruz. İletişim, projenizin başarısının merkezinde yer alır. Beklentiler ve ihtiyaçlar konusunda paydaşlarla şeffaflık, kafa karışıklığını ve kaçırılan fırsatları ortadan kaldırır. Eğer her bireyin rollerini ve sorumluluklarını net bir şekilde iletebilirseniz, herkesin başarısı için ortam yaratmış olursunuz.

9. Projeyi uygulayın

Nihayet, planlama tamamlandı. Artık tüm sıkı organizasyon çalışmanızın meyvelerini görme zamanı. Bu noktada, çoğu proje yöneticisi projeyi izlemek, paydaşlarla bağlantı kurmak ve ana metriklerin kaydedildiğinden emin olmak amacıyla çalışmaktadır.

Proje yaşam döngüsü boyunca performansı izleyin

Proje süresince performansı izlerken, gerektiğinde metrikleri veya iş akışını ayarlayabilirsiniz. Sık sık kontrol, paydaşlara performans güncellemeleri sağlama fırsatı sunar. Aynı zamanda, doğru yolda olduğunuzu garanti ederken, olumlu geri bildirim görmek takım moralini de artırabilir.

Çabaları ve maliyetleri izlemek için raporlama kullanın

Proje üzerinde çalışırken bütçenizi aklınızda bulundurun. Performans metrikleri üzerinde düzenli kontrol yaparken, bütçeye hızlı bir göz atmayı da düşünebilirsiniz. Yine, sık sık durum incelemeleri, özellikle bütçenin durumu, büyük gerilemeleri önlemeye yardımcı olur.

Değişim yönetimi planını ihtiyaçlara göre projeyi adapte etmek için kullanın

Proje planınızı oluşturdunuz ve sorunsuz bir şekilde ilerliyor, ancak bu, ayarlamalar gerektirecek herhangi bir sorunla karşılaşmayacağınız anlamına gelmez. Eğer böyle olursa, değişim yönetimi planınızı kontrol edin. Bu, bir aksama meydana geldiğinde size muazzam bir yardımcı olabilir. Şaşırıp kalmak ve kıstaslarınıza ulaşamamak yerine, hızlı bir ayarlama yapın ve projenize devam edin.

Artık bunu uygulayın ve sonuçları görün.

Proje planı örneği

PetDesk’in yeni özellikleri nasıl fikirden uygulamaya geçtiğini görün.

Bir proje planı şablonu kullanmanın faydaları nelerdir?

Proje hedefleri, paydaşların beklenildiği gibi ve zamanında görevlerini yerine getirmelerine bağlı olan standartların yerine getirilmesine bağlıdır. Burada Guru’da, proje yönetimi sürecini kolaylaştırmak için önceden hazırlanmış şablonlar kullanıyoruz. Onları, bir projenin kapsamını ve hedeflerini belirlemek için atlama noktası olarak görüyoruz. Proje planı şablonunun iş akışınıza dahil edilmesinin süreci daha kolay hale getirebileceğine dikkat edin.

Bir şablon tasarlamak için harcanan zaman yoktur

Bir projeyi planlarken zamanınız değerlidir. En büyük çabalarınızı, projenizin başarılı olmasını sağlamak için yaratıcı fikirler ve çözümler üzerinde beyin fırtınası yapmaya odaklayın. Proje yönetimi planı şablonunun nasıl görünmesi gerektiğine karar vermek için zaman ve zihinsel enerji harcamaktan kaçınarak bir şablonla başlayın.

Tamamen sıfırdan başlamaktan kaçının

Boş bir sayfa herkes için korkutucudur. Tamamen sıfırdan başlamak, nereden başlayacağınızı bilmek imkansız gibi görünebilir. Bir şablon kullanarak projenizin zaman çizelgesini temsil edin. Bir proje planı şablonundan başlarken, tek yapmanız gereken boşlukları doldurmaktır.

Projeye dair tek bilgi kaynağı

Proje yönetim yazılımı, e-posta, dahili iletişim ve daha fazlasının arasında bilgilere dağınık bir şekilde sahip olmanız kaygan bir zemin. Proje planı şablonunuzu tek bir doğru bilgi kaynağı olarak değerlendirin. Tüm bilgileri ve paydaşların projenin kapsamını kavramasına ihtiyaç duyduğu güncellemeleri barındırır. Bir şablon yeterli değilse, projenin farklı aşamaları için farklı şablonlar kullanın ve bunları bağlayın!

Proje planınızı işinize entegre etmek için araçlar

Proje planınızı oluşturmanın ve paylaşmanın milyonlarca yolu vardır. Proje yönetim planı şablonlarımız tamamen özelleştirilebilir, böylece projeniz hakkında ekibinize ihtiyaç duyduğu tüm ana bilgileri paylaşabilirsiniz. İş birliği yapın, bilgiyi hızla paylaşın ve projeniz boyunca herhangi bir araçla hedeflerinize ulaşın.

Guru, en sevdiğiniz proje yönetim yazılımı ile sorunsuz bir şekilde entegre olur; böylece ihtiyacınız olan her şey, tek bir yerde olur.