Project Status Report

İster iki kişilik bir ekiple çalışın, ister yirmi, proje durum raporunuz sürecin önemli bir parçasıdır. Durum raporları, proje ile ilgili tüm bilgilerin hızlı ve güvenilir bir merkezidir. Projelerin güncellemelerini düzenli olarak yayarak hiçbir paydaşın karanlıkta kalmamasını sağlayın. Ekibiniz, herkesi bilgilendirdiğiniz için size teşekkür edecek.

Proje durum güncellemenizi okunabilir ve sindirilebilir olacak şekilde organize edin. Açık, öz ve erişilebilir olduğundan emin olun. Bunu gerçekleştirmenin en iyi yolu bir şablona bağlı kalmaktır. Sadece şablondaki bölümleri en son güncellemelerle doldurun ve işiniz tamam! Kendinize değerli zaman kazandırdınız ve paydaşlarınıza doğrudan konuya dair proje güncellemeleri göndereceksiniz.

Dikkate almanız için size bir proje durum güncelleme örneği oluşturdik. Şablonu proje ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde düzenleyin ve ayarlayın. Aşağıda göz atın.

Bir proje durum raporunda neler bulunur?

Proje durum raporunuzun içeriğini ayarlayarak bu bilgiyi tamamlamak ve paylaşmak çok kolay hale getirin. Hem siz hem de paydaşlar, proje durum güncelleme şablonunuz düzenli ve anlaşılır olduğunda ne bekleyeceklerini bileceksiniz.

1. Proje açıklaması ve adı

Her şeyden önce, proje durum güncellemenize bir başlık verin (genellikle projenin başlığı) ve bir açıklama ekleyin. Açıklama, projenin kısa bir özeti, hangi ekiplerin dahil olduğu veya projeyi tanımlarken önemli gördüğünüz diğer bilgileri içerebilir.

2. Proje yararları, hedefler ve amaçlar

Şablonun bu bölümünde, proje yararlarını, hedeflerini ve amaçlarını listeleyeceksiniz. Gerektiğini düşündüğünüz kadar detay vermek için seçim yapın. Çoğu paydaşın bu proje bilgilerini muhtemelen bildiğini aklınızda bulundurun, bu yüzden burada tüm detayları eklemenize gerek olmayabilir. Kısa tutun, belki de sadece projenin en son aşamasının hedeflerini ekleyin, sonra bir sonraki adıma geçin.

3. Proje zaman çizelgesi

Projeniz rayında mı? Herhangi bir görev gecikti mi? Herhangi bir paydaşa proje zaman çizelgesindeki bir değişikliği bildirmek gerekir mi? Bu bölümü, projenin başlangıcında belirlenen proje göstergelerini kaydetmek için kullanın. Ekibiniz görevleri tamamladıkça fazları işaretleyerek aktif bir zaman çizelgesi tutmayı düşünün.

4. Proje durum güncellemeleri

Bu bölümde proje durum güncellemelerini paylaşma ve yayma konusunda seçenekleriniz var. Burada tüm proje paydaşlarından durum güncellemelerini toplamakla sorumlu bir kişi seçin veya paydaşları kendi güncellemelerini girmeye davet edin. İkincisi, daha işbirlikçi bir çalışma alanını güçlendirir. Bir madde işaretli liste veya grafik ile çalışabilirsiniz, ekibiniz için en uygun iletişim yöntemini seçebilirsiniz.

5. Ekip vurguları

Olumlu ekip moralinin önemli bir parçası, hak edilen yerde krediyi vermektir. Bu bölümü, projenin en son aşamasında bireysel katkıların başarılarını vurgulamak için kullanın. Proje üzerindeki çalışmalarını tamamlayan paydaşları veya tüm ekipleri takdir etmek için çağırın.

6. Sorular veya endişeler

Durum güncellemesine giderken herhangi bir bekleyen soruyu listelemek ve yanıtlamak için bir bölüm burasıdır. Bu bölümü, tüm proje soruları ve endişeleri için tek bir otorite noktası olarak kullanmak, projeyi Slack veya e-posta'daki soruların kaybolma riskinden kurtarır. Ekibinizi hemen doğan bir soruyu eklemeye davet edin, böylece kaybolmazlar.