Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Здійснення змін на роботі може бути... складним, м’яко кажучи. Чи ви стикаєтеся з культурою, що опирається змінам, чи намагаєтеся залучити людей, наявність правильних інструментів та документації може значно допомогти вашим зусиллям у управлінні змінами.

Ми не жартували, коли казали, що це буде експертний посібник з управління змінами. Продовжуйте читати, щоб дізнатися, чому вам потрібен план управління змінами, що в ньому має бути, і отримати безліч безкоштовних шаблонів планів управління змінами та карток Guru, які допоможуть вам у цьому.

Термінологія процесу управління змінами

Перед тим як зануритися в суть нашої статті, давайте трохи поговоримо про терміни. Якщо ви хочете досягти успіху в управлінні змінами і зробити переконливий аргумент для ваших запропонованих змін, вам потрібно вивчити терміни. Ось кілька термінів, які вам потрібно переконатись, що ви розумієте:

Чому вам потрібен план управління змінами

Щоб організаційні зміни успішно відбулися, повинно зійтися багато речей. Вам потрібно отримати підтримку з боку керівництва, допомогу від інших команд та розумний графік, щоб все виконати.

Коли у вас є добре продуманий план, ви можете допомогти мінімізувати та врахувати вплив, який можуть мати ваші запропоновані зміни. Важливо пам’ятати, що будь-яка зміна може порушити роботу. Замість того, щоб намагатися зробити все одразу, стратегія управління змінами може дозволити вам впроваджувати менші, поступові зміни, які все ж ведуть вас до вашої кінцевої мети без великої тертя.

Наявність формального, письмового плану також дає вам можливість прийняти гнучкий підхід до управління змінами. Коли ви перебуваєте на етапі планування, все, що ви робите, може здаватися ідеальним, але врешті-решт усі ваші плани переходять від ідеалів до реальності. Коли у вас є план управління змінами, ви можете здійснювати повороти та коригування за потреби.

Як написати план управління змінами?

Кожен план управління змінами може бути унікальним, але вони все ж містять деякі критично важливі базові елементи. Коли ви складаєте свій план, пам’ятайте про ці важливі речі.

Демонстрація необхідності змін

Не вважайте, що всі знають, що зміни необхідні (навіть якщо ви вважаєте, що це надзвичайно очевидно). Деякі люди можуть вважати, що все працює цілком добре, а інші можуть не бути настільки залученими, щоб зрозуміти, чому ви так наполегливо намагаєтеся внести зміни.

‍

Це полегшує отримання підтримки та зменшення опору змінам.

Зануртеся в будь-які дані, які ви можете знайти, щоб підтримати ваші запропоновані зміни, незалежно від того, чи вони походять з внутрішніх джерел, чи з зовнішніх (навіть краще, якщо ви можете знайти обидва). Думайте про те, що найбільше мотивує ваших зацікавлених сторін, і знаходьте дані, які їм підходять, щоб зробити ваш аргумент ще більш вагомим.

Чітко визначте переваги, які ваші зміни можуть принести організації. Плани та пропозиції, які можна пов'язати з загальними цілями компанії, можуть бути популярними серед керівництва.

Зрозумійте, який обсяг

Коли більшість людей думають про обсяг проєкту, вони вважають, скільки часу все займе. Хоча важливо подумати про розумний графік для вашого проєкту, це лише базовий момент.

Дуже рідко, коли зміни впливають лише на одну особу чи навіть одну команду чи відділ.

‍

Приділіть час, щоб подумати про те, що буде під впливом ваших запропонованих змін.

Чи виникають у вас проблеми з визначенням обсягу? Запитайте себе ці питання:

• Які команди та особи будуть найбільше під впливом моїх запропонованих змін?
• Які політики будуть під впливом моїх змін?
• Чи потрібно змінювати ролі для того, щоб свої зміни були максимально ефективними?
• Чи потрібно розглянути зміни в організаційній структурі?
  

Визначте ключових осіб

Важко (якщо не неможливо), щоб одна людина здійснювала зміни на роботі. Вам буде потрібна велика допомога, якщо ви хочете, щоб ваші плани здійснилися, і більшість цього забезпечать ваші зацікавлені сторони та ваша команда управління змінами.

Пам’ятайте: зацікавлені сторони і члени команди — це дві різні речі.

Ваші зацікавлені сторони можуть бути дуже зацікавлені у результатах вашого проєкту. Це можуть бути інвестори, керівники на C-рівні або менеджери, але вони не виконуватимуть багато, якщо взагалі будуть працювати. Члени вашої команди управління змінами будуть ті людьми, які виконують багато роботи, необхідної для реалізації змін.

Коли ви думаєте про членів своєї команди, не думайте лише про людей, які виконують виробничу роботу. Розгляньте можливість створення консультаційної ради зі змін, відповідальної за нагляд за роботою та надання дозволів і порад у разі потреби.

Визначити бюджети та віхи

Очікується, що близько 70% змін не вдаються через те, що люди або не вірять, що це варте зусиль, або вважають, що все працює добре. Один із найпростіших способів уникнути цієї пастки - це окреслити чіткі віхи та бюджети.

Ми розуміємо, що зміни не можуть з’явитися з тонкого повітря.

Незалежно від того, чи ви вкладаєте гроші, час або роботу інших людей, переконайтеся, що ви складаєте реалістичний бюджет для цього всього. Добрий бюджет має мати трохи запасу, щоб гарантувати, що все може продовжуватися гладко, у разі потреби внести зміни в майбутньому.

Віхи можна розглядати як невеликі контрольні точки на вашому шляху змін, але якщо ви хочете максимально використовувати їх, ставтеся до кожної з них як до перевірки. Наступна віхи - це чудовий час, щоб переоцінити свої плани і впевнитись, що все ще працює для вашої команди.

Встановіть свій план комунікацій

Чітка та послідовна комунікація є ключем до будь-якого плану управління змінами. Коли ви підходите до комунікацій стратегічно, ви багато робите для того, щоб підтримати людей зосередженими та сприяти довірі. Ви не працюєте в темряві або намагаєтеся приховати свій прогрес; ви прагнете бути видимим і доступним на кожному етапі.

Створіть можливості для людей ставити запитання та будьте чіткими в тому, яку інформацію ви можете поділитися і що потрібно почекати до пізнішого часу. Встановіть позитивний тон для розмов, і не бійтеся порушувати складні питання. Навіть якщо ви стикаєтеся з труднощами або змушені переоцінювати свої плани, відкритість і чесність щодо того, що відбувається, може допомогти зберегти підтримку.

Що потрібно для успішного виконання кожного плану управління змінами?

Кожен план управління змінами має серію менших компонентів, і правильна документація відіграє вирішальну роль у збереженні всього разом. Якщо ви готові втілити свої плани в життя, ми можемо дати вам кілька вказівок про те, що потрібно включити, і навіть надати кілька шаблонів, щоб допомогти вам у цьому.

Комунікаційний план управління змінами

Якщо ви хочете, щоб ваш план управління змінами пройшов без затримок, вам потрібно буде отримати підтримку ключових зацікавлених сторін у вашій компанії. Ось де комунікаційний план управління змінами стане в нагоді.

Дорожня карта управління змінами

Час – це все, коли ви створюєте план управління змінами. Окреслення графіка допомагає тримати вашу команду на правильному шляху до досягнення певних віх і також допомагає встановити очікування щодо темпу вашої роботи.

Чітка роль управління змінами

Визначення ролей є необхідним для ефективного управління змінами. Розподіл ролей допомагає надати структуру вашій роботі та забезпечує виконання найважливіших завдань у вашому проєкті.

Хто буде відповідальним за оновлення документації щодо роботи, яку ви виконуєте? Чи є у вас призначений дизайнер або розробник для цього проєкту? Хто буде підтримувати зв’язок з зацікавленими сторонами?

Виникають у вас проблеми з делегуванням ролей? Іноді це не має бути лише вашою відповідальністю. Не соромтеся запропонувати членам команди взяти на себе завдання.

Рада з контролю змін

Час подумати про основних людей, які керуватимуть проєктом. Пам’ятайте, ви можете мати велику групу людей, які працюють над вашим проєктом, але вам знадобиться один "вирішувач" для певних завдань. Він несе відповідальність за будь-які зміни та рішення, які відрізняються від вашого початкового плану.

Визначений процес управління змінами

Тепер, коли ви чітко уявляєте, чого хочете досягти, і маєте уявлення про свою команду та раду, ви можете зануритися в процес. Це час, коли ви чітко окреслите, що потрібно зробити, щоб ваші зміни просувалися вперед. Це одна з найважливіших частин роботи з управління змінами, і на щастя, у нас є посібник, який може допомогти. Дізнайтеся більше про визначення процесу управління змінами.

Інструменти управління змінами

Немає нічого поганого в має різні інструменти у вашому технічному стеку, коли ви занурені в процес управління змінами. Тільки потрібно переконатись, що всі знають про інструменти, які ви будете використовувати.

Ви не можете дозволити своєму головному дизайнеру працювати в Figma, коли більшість людей у виробництві ще працюють у Adobe. Переконайтесь, що всі узгоджені з правильними інструментами перед тим, як зануритися занадто глибоко в свою роботу з управління змінами.

План аналізу управління змінами

Ваш відмінний план управління змінами було реалізовано, і тепер вам потрібно перевірити, чи внесено правильні зміни. Це те, де ваш план аналізу управління змінами стане в нагоді. Визначте, які показники вам потрібно буде вимірювати для визначення успіху, та окресліть цілі, які вам потрібно досягти.

Додаткові ресурси для управління змінами

Ми лише що згадали про деякі обов’язкові елементи для планів управління змінами. Ми надали вам все необхідне для впровадження змін, але залежно від рівня зрілості вашої компанії та галузі, вам може знадобитися ще більше допомоги.

Якщо ви хочете перепровірити все і запевнити, що все належним чином, можливо, варто розглянути можливість додавання цих документів до вашого загального плану управління змінами:

План навчання з управління змінами

Є різниця між знанням, що зміни настають, та готовністю справлятися із змінами. Зніміть невизначеність щодо змін, які ви внесли, і дайте людям чіткі вказівки, як рухатися далі.

Шаблон ресурсів управління змінами

Що мені потрібно робити, якщо я повинен внести зміни в новий процес?

Як я можу бути впевнений, що використовую все правильно?

Дайте людям відповіді на питання, яких вони потребують, ще до того, як їм потрібно їх задати, з допомогою посібника з ресурсами. Додайте додаткову корисну документацію, необхідні інструкції та інформацію про те, до кого звертатися, якщо їм потрібна додаткова допомога.

Форма запиту на зміни

Вам потрібно внести зміни в певний процес? Чи має хтось з іншої команди чудову пропозицію щодо нових процесів? Нехай люди подадуть форму запиту на зміни, щоб їхні пропозиції залишилися у вашому полі зору.

Журнал замовлень на зміни

Не дозволяйте змінам відбуватися безконтрольно чи без контексту. Належний журнал управління змінами може показати вам важливу роботу, яку ваша команда вже виконала для реалізації змін, і може дати вам уявлення про те, чому були внесені певні зміни.

Як користуватися цими шаблонами

Зміни були складними, але вашій команді не потрібно діяти наодинці. Ми виявили, що коли ви надаєте своїй команді достатньо інформації про зміни і багато ресурсів щодо того, як допомогти їм в управлінні ними, вони будуть як вдячними, так і швидшими в прийнятті актуальних змін.

Ми прагнемо, щоб кожна зміна була максимальною простою для вас. Використовуйте ці шаблони, щоб здійснити успішні зміни у вашій компанії.

Як цей шаблон може допомогти вашій команді:

• HR/Людські Ресурси: Поки ваша команда впроваджує нові переваги, процедури найму, шляхи росту тощо, переконайтеся, що ваші менеджери персоналу забезпечені правильними ресурсами для управління змінами ресурсами, щоб ознайомити їх з новими процесами або правилами.
• Успіх клієнтів і підтримка: У міру росту вашої команди, ваші пропозиції підтримки можуть змінитися, і структура вашої команди може стати більш визначеною. Використовуйте цей шаблон, щоб керувати цими великими організаційними змінами та забезпечити, що ваша команда все ще відчуває впевненість і розуміння своєї роботи.
• Продукт і Інженерія: Можуть бути часи. коли ваші команди відходять від однієї функції на користь зміни на ринку. Використовуйте цей шаблон, щоб управляти цими змінами та надати вашим продуктам та інженерній організації правильні настанови щодо цих змін.