How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Ви щойно запустили новий продукт, після п'яти років створення прототипу, тестування та забезпечення готовності продукту до ринку. Але запуск не відбувся так, як планувалося. Протягом першого тижня після випуску розлючені клієнти запалюють ваші лінії служби підтримки клієнтів, щоб поскаржитися на ненадійні продукти, які стали небезпечними. 

На щастя, ваша команда комунікацій вже має комунікаційний план для цього сценарію. Вони швидко запускають кампанію, щоб вирішити питання безпеки, відновити довіру споживачів і все ще повторно запустити продукт (після оновлень) з великим успіхом.

Проте комунікаційний план не тільки для тому, щоб гасити пожежі. Він також корисний при запуску нового продукту або випуску важливого оновлення. Це забезпечує максимальну видимість для вашої цільової аудиторії.

Всередині комунікаційний план є важливим для того, щоб утримувати зацікавлених осіб та членів команди в курсі під час управління проектом. Комунікаційний план також встановлює структуру, щоб співробітники могли знаходити інформацію, коли їм це потрібно, і слідкувати за нею, якщо не можуть.

У цьому посібнику ви дізнаєтеся про переваги використання комунікаційного плану, як його написати та деталі, які слід включити до вашого плану. Ми також включили кілька завантажуваних шаблонів, щоб спростити процес для вас.

Що таке комунікаційний план? 

Комунікаційний план — це комплексна стратегія, яка дозволяє вам доставляти інформацію до вашої аудиторії та досягати позитивних бізнес-результатів. 

Комунікаційний план допомагає вам визначити потреби, пріоритетизувати свій бюджет, структурувати терміни і налаштувати методи комунікацій відповідно до аудиторії. Це забезпечує, щоб будь-яке повідомлення з вашої організації було послідовним на всіх каналах і отримувалося правильною цільовою аудиторією. 

Хоча більшість людей асоціюють комунікаційні плани з управлінням кризами, їх також можна використовувати для запуску нових продуктів або пропозицій нових ініціатив.

Комунікаційний план описує:

• Кого ви хочете досягти
• Як ви представляєте свій бренд
• Повідомлення, яке ви хочете донести
• Канали для комунікації

Коли ви використовуєте цю структуру для створення комунікаційного плану, у вас буде повідомлення, необхідне для досягнення цілей вашої організації. 

Що таке комунікаційний план в управлінні проектами? 

Комунікаційний план в управлінні проектами описує, як ви будете комунікувати важливу інформацію про поточний проект з основними зацікавленими сторонами. Комунікаційний план уточнює, коли члени команди повинні ділитися оновленнями проекту та з ким вони повинні їх ділити. 

План комунікацій в управлінні проектом не є PR-планом. Він не допомагає вам визначити вашу аудиторію, узгодити соціальні медіа або встановити повідомлення для ваших сегментів аудиторії. Натомість розгляньте можливість використання бізнес-стратегії або планувальника соціальних медіа для цих цілей.

Члени команди повинні використовувати план комунікації для відповіді на ці запитання про проект:

• Як нам комунікувати з зацікавленими сторонами проекту?
• Для чого використовується кожний канал?
• Ми комунікуємо асинхронно чи синхронно?
• Хто є керівником проекту?
• Хто є членами команди проекту і які їхні ролі?
• Як часто ми будемо ділитися важливими деталями проекту з зацікавленими сторонами?

Як взагалі важливий комунікаційний план?

Збільшення співпраці та продуктивності

Працівники знань наразі витрачають 60% свого часу, ганяючись за погодженнями, шукаючи документи, перемикаючись між додатками та виконуючи інші завдання поза межами їхньої основної роботи. Це відбувається, коли співробітники не знають, де поділено інформацію. Отже, вони витрачають час на запитання колег про інформацію.

З ростом розподілених або віддалених команд легко звикнути до комунікації. Менеджери надсилають електронні листи після робочого часу, інформація не централізована, і співробітники не впевнені, коли або як комунікувати. Забезпечити безпеку та законність вашої електронної комунікації за допомогою перевірки SPF-запису стає важливим.

Ефективна співпраця в команді не відбувається природно. Це навичка, якої ваша команда набуває. Одна важлива риса ефективної співпраці в команді — це визначити, як ваша команда спілкується. 

З комунікаційним планом члени команди знають, де, коли і що комунікувати. Ви також уточнюєте правила щодо «Не заважати» або відкладення сповіщень на платформах, таких як Slack. Надання рекомендацій усуває бар'єри для доступної комунікації та співпраці між командами. Члени команди більш впевнені у відправленні повідомлень та обміні ідеями, коли знають, де комунікувати і в потрібний час.

Створює прозорість

Прозорість — це ступінь, до якого інформація доступна та обмінюється між співробітниками, менеджерами та зацікавленими сторонами в організації. Співробітники можуть уявити велику картину і зрозуміти, якою мірою їх внесок має значення, коли інформація легко доступна.

Прозорість є важливою для обміну знаннями, формування довіри і підтримання співробітників в курсі перевіреної інформації.

Навіть коли інформація не завжди позитивна, прозора комунікація допомагає співробітникам адаптуватися до змін і постійно працювати розумно.

Мінімізує непорозуміння і дублюючу роботу між членами команди

Комунікаційний план мінімізує плутанину та непорозуміння через документовані процеси. В результаті ваша команда має ясність щодо того, де живе інформація і до кого звертатися за питаннями під час труднощів. Вони є більш ефективними та менш розчарованими, що призводить до задоволеності працівників і підвищення доходів вашої компанії.

Забезпечує, щоб потрібні люди отримали ваше повідомлення

Немає нічого більш розчаровуючого, ніж почути слова: "Я не знаю" або коли вас просять запитати наступну особу, щоб отримати відповідь на ваше питання. Добрий комунікаційний план описує, хто отримує повідомлення і як працює процес комунікації. 

В цьому середовищі учасники вашої команди знають, до кого звертатися за запитаннями, а ті, хто повинні мати відповіді, мають правильну інформацію.

Як написати комунікаційний план?

1. Аудит ваших поточних матеріалів комунікації 

Кроки, які слід дотримуватися під час проведення аудиту, включають:

• Перед тим, як написати свій комунікаційний план, закладіть підвалини. Складіть список усіх існуючих матеріалів комунікації.
• Шукайте шаблони в минулих і поточних комунікаціях. Шукайте повідомлення, які отримали найкращі або найгірші результати. Зверніть увагу на зміни у стилі комунікації з часом та їх вплив на результати.
• Запитайте керівників команди і працівників, наскільки ефективним вони вважають чинний комунікаційний план. Використовуйте якісні методи дослідження, такі як інструменти опитування, інтерв'ю та фокус-групи для збору відгуків. Для опитувань ви можете використовувати Typeform у Guru для створення інтерактивних тестів та швидкого збору відгуків.
• Використовуйте SWOT-аналіз, щоб виокремити слабкі місця, сильні сторони, загрози та можливості у вашій комунікації. Які фактори заважають вашій комунікації і що може допомогти вашій стратегії?

2. Встановіть SMART-цілі на основі результатів аудиту 

Після аудиту використовуйте результати для встановлення досяжних цілей для комунікаційного плану. Ваші SMART-цілі повинні бути специфічними, вимірювальними, досяжними, актуальними та своєчасними. 

Наприклад, HR-команда пише комунікаційний план, щоб розробити матрицю зростання для співробітників, які не хочуть бути менеджерами. Їм необхідно визначити конкретні цілі, яких план досягне, навіть якщо вони не є кількісними. 

Мета може полягати у підвищенні оцінки утримання співробітників на 30% за наступні шість місяців або покращенні задоволеності співробітників протягом наступного року. Ви можете використовувати комунікаційний план для просування цих цілей перед керівництвом. 

3. Визначте вашу унікальну торгову пропозицію (USP) 

Ваша USP — це те, як ви демонструєте клієнтам та потенційним клієнтам ключову особливість, яка відрізняє вас від конкурентів. Це рішення, яке пропонує тільки ваш бренд, і клієнти не можуть знайти його ніде більше.

Відповідайте на ці запитання, щоб визначити вашу USP:

• Які проблеми я вирішую своїм продуктом або послугою?
• Яка одна річ, яку я пропоную, а конкуренти її не мають?
• Чи маю я специфічні функції, які важко копіювати?

Оформіть вашу USP, щоб показати переваги для клієнтів, і використовуйте її в вашому шаблоні комунікаційного плану. 

4. Пов'яжіть свою USP із заявою про місію

Далі переходьте до вашої заяви про місію, яка повинна комунікувати вашу всього бренду. 

Наприклад, USP Tesla полягає в тому, щоб зробити екологічно чисті, якісні, високопродуктивні автомобілі. Вони унікальні, бо не просто продають автомобілі, а інноваційні технології. Це пов'язано з їхньою заявою про місію створити найбільш переконливі автомобілі XXI століття та вести світову трансформацію до електричних автомобілів.

Ось комплексний посібник зі створення заяви про місію та бачення.

5. Визначте свою аудиторію

З'єднання з вашим ідеальним клієнтом вимагає глибокого розуміння потреб і вподобань вашої аудиторії. Хоча ви хочете досягти якомога більшої кількості людей, ваше повідомлення матиме найбільший вплив, якщо буде адаптоване для конкретної аудиторії. Таргетинг також забезпечує, щоб ви отримали більше кваліфікованих лідів.

Якщо ви пишете комунікаційний план для проекту, важливо знати свою аудиторію. 

Для кого ви пишете? 
Хто є зацікавленими сторонами? 

‍

Прикладами зацікавлених сторін є інвестори, медіа, урядові чиновники або клієнти. Якщо ви пишете для внутрішніх команд, створіть комплексний документ, до якого співробітники можуть звертатися на вашій платформі бази знань. Переконайтеся, що ви включили інформацію про те, до кого звернутися за додатковими запитаннями.

Якщо ваша аудиторія включає пресу та медіа, напишіть прес-реліз, який описує вашу мету для суспільства. Ми пропонуємо використовувати шаблон прес-релізу, який детально описує, що команда PR повинна сказати.

Ось кілька порад, які допоможуть вам визначити вашу цільову аудиторію:

• Використовуйте інструменти опитувань, такі як Typeform у Guru, щоб знайти інформацію про уподобання та демографічні дані.
• Google Analytics надає інформацію про поведінку користувачів на вашому сайті, а також демографічні дані, такі як стать, вік і локація.
• Перевірте шаблони серед ваших підписників у соціальних мережах. Яка вікова група більшість ваших підписників? Де вони проживають? Який тип контенту викликає їхню увагу? Якщо у вас невелика аудиторія, ви можете проаналізувати ваших конкурентів, щоб побачити, який тип аудиторії вони приваблюють.

6. Окресліть і напишіть свій комунікаційний план для кожної аудиторії 

На цьому етапі ви знаєте різні сегменти вашої аудиторії і цілі вашого комунікаційного плану. Створюючи повідомлення для кожної групи аудиторії, використовуйте ваше головне повідомлення бренду як основу для комунікації. 

Почніть з таблиці, щоб визначити аудиторію, повідомлення, які потрібно просувати, і канали для їх просування.

Коли у вас буде загальна схема, дайте відповіді на ці запитання:

• Яка важлива інформація повинна знати аудиторія?
• Які непорозуміння я роз’яснюю?
• Які спільні цінності існують між аудиторією та моїм брендом?
• Яка мова змусить аудиторію почувати себе комфортно та зрозуміло?

Додайте відповіді до шаблону плану комунікацій під розділом ключового повідомлення. Під час написання, запросіть представників, які вже працюють з цією аудиторією, щоб покращити персоналізацію та точність вашого повідомлення. 

7. Визначте канали розподілу на основі вашої аудиторії 

Канали комунікації, які ви обираєте, залежать від того, де ваша аудиторія проводитиме час. 

Наприклад, якщо ви спілкуєтеся з клієнтами, ви можете надіслати розсилку або прес-реліз. Якщо ви спілкуєтеся з холодною аудиторією, платна реклама може бути корисною. А якщо ви створюєте план комунікацій для працівників, використання вашого програмного забезпечення для управління знаннями — найкращий спосіб донести ваше повідомлення.

Популярні канали комунікації включають:

• Email-маркетинг для надсилання торгових пропозицій, розсилок та маркетингових повідомлень
• Ваш компанійний блог, де ви ділитеся новинами компанії та корисною інформацією з вашою цільовою аудиторією
• Текстові повідомлення для знижок, нагадувань про події та оголошень про розпродаж
• Друковані матеріали, такі як прямі розсилки, флаєри, вивіски та брошури
• Реклама подкастів через ваш корпоративний подкаст або як гість на галузевих подкастах
• Реклама з оплатою за клік для показу ваших оголошень користувачам, що переглядають інтернет
• Традиційна реклама, така як білборди, радіо та телевізійні оголошення
• Соціальні медіа для взаємодії з вашою аудиторією
• Платформи Інтранет, де ви можете ділитися контентом з працівниками, партнерами, постачальниками та іншими зацікавленими сторонами

8. Створіть матрицю повідомлень

Матриця повідомлень — це діаграма, яка об'єднує вашу цільову аудиторію, основну проблему, заяву бренду та канали комунікації. Це забезпечує, щоб ваш план комунікацій завжди відповідав вашій ціннісній пропозиції. 

Більшість організацій мають кілька аудиторій з різними потребами, які вирішує ваш продукт. Вам потрібно унікальне повідомлення, маркетингова кампанія та канал розподілу для кожної аудиторії. Ваша матриця повідомлень надає огляд того, як ваші повідомлення будуть адаптуватися до кожної аудиторії та каналу.

9. Вимірюйте результати на основі встановлених критеріїв успіху

Під час виконання вашого плану комунікацій вимірюйте результати по ходу справи. Деякі проекти, такі як маркетинг у соціальних медіа, мають кількісні результати. Інші, такі як покращення задоволеності працівників, можуть мати абстрактне виконання цілей на основі сприйняття бренду.

Зверніть увагу на те, що спрацювало, та області для покращення. Якщо ви не досягли своєї мети, можливо, спробуйте продовжити термін або переглянути свої цілі, щоб зробити їх більш досяжними. 

Які складові плану комунікацій?

1. Цілі плану комунікацій

Цілі вашого плану комунікацій повинні відповідати на ці питання:

• Кого я досягаю?
• Чому мені потрібно досягати їх?
• Що я скажу?
• Які канали я використаю, щоб донести своє повідомлення?
• Коли найкращий час для доставки цього повідомлення, щоб досягти максимальної ефективності?

2. Ваша цільова аудиторія

Для комунікаційних планів, орієнтованих на проекти, цільова комунікація має бути спрямована на зацікавлені сторони. Які відділи або особи підпадуть під вплив плану комунікацій? Яку інформацію вони повинні знати про проект?

Аудиторії різняться і можуть включати працівників, клієнтів або медіа. Використовуйте карту аудиторії, щоб сегментувати вашу аудиторію та створювати унікальні повідомлення для кожної аудиторії.

3. Повідомлення

Думайте про кінцеву мету під час написання повідомлення. Яка дія, яку ви хочете, щоб аудиторія вжила внаслідок плану комунікацій? Визначте мету на початку. 

Відповідайте на ці питання у вашому повідомленні:

• Чому ми це робимо?
• Як це пов'язується з нашою загальною місією?
• Що зміниться після реалізації плану комунікацій?

Прийняття емпатії допомагає зрозуміти, що ваша аудиторія потребує почути. Повідомлення повинно бути простим, послідовним, точним і зрозумілим.

4. Час

Час критично важливий для успіху та ефективності вашого плану комунікацій. Найкраща комунікація відбувається поступово, а не одразу. 

У людей коротка увага і обмежений час. Вам може знадобитися повторно комунікувати, щоб зміцнити ключове повідомлення та залишатися у свідомості цільової аудиторії. Вам також потрібен другий план комунікації, щоб захистити себе від несподіваних подій, які можуть трапитися в майбутньому.

5. Метод доставки

Ваша стратегія комунікації закладає грунт для ваших заходів щодо залучення. Це включає те, яке повідомлення передати та канали для кожного повідомлення. 

Наприклад, якщо ви спілкуєтеся з професійною аудиторією, LinkedIn та Twitter можуть бути більш ефективними, ніж Instagram або TikTok, які, як правило, призначені для більш неформального використання.

6. Комунікатор

Якщо у вас є внутрішня команда по комунікаціях, вони повинні займатися створенням і реалізацією плану комунікації для внутрішньої та зовнішньої аудиторії. Однак команди PR та HR повинні працювати разом над внутрішньо-орієнтованими комунікаціями, які можуть вплинути на працівників.

Великі комунікатори, зазвичай, бувають:

• Великий слухач
• Достовірний джерело, здатне зв'язатися з холодною аудиторією
• Справжня людина, що запитує правильні запитання, щоб зібрати значну інформацію

7. Виконання

Ефективна комунікація — це більше ніж просто обмін інформацією. Це вимагає дій для забезпечення того, щоб правильні люди побачили дані і надали зворотний зв'язок для покращення майбутніх комунікацій.

Вони прочитали і зрозуміли повідомлення? Чи вжили вони бажаної дії? Що відбудеться, якщо вони не прочитають повідомлення?

Хочете дізнатися, чи ваші співробітники прочитали важливу інформацію, яку ви поділили? Використовуйте дані на рівні картки, щоб ділитися інформацією з конкретними командами та працівниками у вашій організації. Guru робить простим для працівників споживати інформацію у своєму темпі і дозволяє вам відстежувати, що вони прочитали. Якщо вони не прочитали картку, ви можете надіслати повторне повідомлення і нагадати їм.

8. Хто відповідальний?

Призначте координатора комунікацій для управління створенням та реалізацією плану комунікацій. Хоча ця роль зазвичай покладається на керівника проекту або начальника відділу, розумніше призначити когось із меншими обов'язками, хто може слухати, де потрібна комунікація, виявляти те, що відсутнє, і усувати комунікаційні порушення, коли вони виникають. Менеджер або керівник команди і так уже має багато справ, тому комунікації можуть опинитися на другому плані. 

Запитайте колег з відповідних відділів створити список викликів, які можуть виникнути під час реалізації плану комунікацій. Наприклад, які виклики можуть виникнути для внутрішніх команд? Запускаючи новий продукт, чи передбачаєте ви будь-які перешкоди, які можуть стати PR-кошмаром? Створення списку очікуваних викликів може допомогти вам підготувати план комунікацій для пом'якшення проблем.

9. Звіт про результати 

Звіт про результати — це підсумок вашого плану комунікацій на одній сторінці. Він має включати:

• Основні цінності
• Ключове повідомлення
• Відмінності
• Виклики, які ви виявили під час планувальних нарад
• Цілі, які ви хочете досягти, якщо ресурси стануть доступними, але в даний момент не є частиною плану комунікацій
• Бізнес-цілі

Приклади плану комунікацій

План комунікацій для маркетингу 

План комунікацій для маркетингу є стратегією для обміну інформацією про ваш продукт або послугу з вашою цільовою аудиторією. Він забезпечує фокус, щоб ви знали, що потрібно сказати, рекламуючи ваш продукт клієнту.

План комунікацій для маркетингу включає:

• Опис вашого цільового ринку та ідеального клієнта
• Цілі та завдання
• SWOT-аналіз
• Графік
• Ваша унікальна цінова пропозиція
• Стратегії
• Проблема, з якою стикається ваша аудиторія
• Перетин між цими болями та рішеннями вашого продукту
• Ваше повідомлення
• Канали розподілу

План комунікацій управління проектами

План комунікацій управління проектами описує, як ви будете комунікувати важливу інформацію зацікавленим сторонам протягом усього життєвого циклу проекту. Це також допомагає вашій команді не відставати від проекту, щоб усі знали, що вони мають робити, хто відповідальний за кожне завдання і коли воно має бути виконане.

План комунікацій управління проектами має включати:

• Цілі проекту
• Деталі зацікавлених сторін
• Тип інформації, яку потрібно передати зацікавленим сторонам
• Канали комунікації
• Частота комунікацій

План комунікацій для запуску продукту

План комунікацій при запуску продукту забезпечує, щоб ваш новий продукт отримав видимість, необхідну для взаємодії з вашою цільовою аудиторією. Якщо це оновлення продукту, історія повинна чітко показувати, в чому відмінність від конкурентів та попередніх версій.

Сегментуйте плани запуску продукту на п'ять фаз:

1. Планування
2. Перед запуском
3. Готовність до продажу і каналів
4. День запуску
5. Після запуску відстеження

Деталі, які слід включити в план комунікацій для запуску продукту:

• Основні цілі запуску продукту
• Ваша цільова аудиторія
• Заява про позиціонування
• Проблеми, які вирішує ваш продукт
• Опис продукту
• КПІ
• Ключові дії та графік для проведення кожної діяльності
• Кампанія з підвищення обізнаності

План внутрішньої комунікації

Правильно реалізована внутрішня комунікація повинна сприяти ефективній співпраці та спілкуванню між працівниками в організації. Це включає створення та поширення повідомлень, а також сприяння здоровому діалогу з працівниками. 

Добра внутрішня комунікація забезпечує те, що працівники ніколи не чують слів: «нікто не сказав мені». Це неприємний досвід в організаціях усіх розмірів, де інформація не потрапляє до потрібних людей, ігнорується або губиться в процесі передачі.

План внутрішньої комунікації забезпечує вашу організацію можливістю управляти зростаючим впливом сучасного робочого середовища.

Включіть такі деталі до плану внутрішньої комунікації:

• Аудиторії (персони)
• SMART-цілі
• Ключові метрики для відстеження
• Графік досягнення цілей та обʼєктивів
• Процес затвердження
• Інструменти внутрішньої комунікації
• Оцінювання

План комунікації з управління змінами 

Прийняти зміни важко всім. План управління змінами охоплює всі стратегічні плани, процеси та інструменти для здійснення організаційних змін і допомагає працівникам адаптуватися до цих змін. 

Зробивши це правильно, план управління змінами знижує ризик невдалої організаційної зміни у разі реорганізації, переїзду на нове місце або вдосконалення процесів. Це єдиний спосіб отримати підтримку працівників без виклику у них неприязні.

65% старших керівників, опитаних компанією Robert Half вважають, що комунікація є найважливішим елементом для успішного лідерства команд через зміни. На жаль, 70% ініціатив організаційних змін є невдалими через неефективну комунікацію. 

Деталі, які слід включити в план комунікації з управління змінами:

• Назва проекту зміни
• Власник проекту
• Зацікавлені сторони для кожної комунікації
• Причина комунікації
• Опис необхідної комунікації
• Методи комунікації
• Ключові повідомлення
• Графік

Значні громадські та внутрішні відносини починаються з плану комунікації

Без структури комунікацій ви не зможете зʼєднатися зі своєю цільовою аудиторією або співпрацювати ефективно. План комунікації забезпечує, що ви готові до виникнення кризи. Внутрішньо ви належним чином розповсюджуєте інформацію під час прийняття бізнес-рішень або здійснення значних змін. А зовні ви контролюєте свою наративну лінію, щоб формувати громадське сприйняття вашого бренду та його пропозицій.

Guru є програмним забезпеченням для внутрішньої комунікації, яке доповнює спілкування з працівниками експертно перевіреною інформацією. З Guru ваші працівники мають доступ до інформації, коли їм це потрібно, тому вони ніколи не відчувають себе в інформаційній прогалині.

Часті питання щодо шаблону плану комунікації 

Що включено в план комунікації?

• Мета комунікації
• Цільова аудиторія
• Ключове повідомлення
• Очікувані перешкоди
• Метод доставки
• Виконавчий підсумок

Як написати план комунікацій?

1. Аудит ваших поточних матеріалів комунікації
2. Встановлення SMART-цілей
3. Визначте свою аудиторію
4. Визначте вашу місію та унікальну цінність
5. Напишіть план комунікацій для кожної цільової аудиторії
6. Визначте канали розповсюдження
7. Виконайте та оцініть результати

Які приклади планів комунікацій?

Приклади планів комунікацій включають:

• План комунікації з управління змінами
• План комунікації для запуску продукту
• План комунікації з управління проектом
• План внутрішньої комунікації
• План комунікації з маркетингу