Meeting Minutes: Templates and Examples

Засідання! Гірка доля робочого життя. Причина, чому ми говоримо "це могло бути електронним листом". Але ми просто не можемо позбутися їх, бо виявляється... вони дійсно корисні? Ви насправді можете зробити більше, швидше, коли всі у одному приміщенні (віртуально або особисто), щоб обговорити поточні проблеми і прийти до угоди.

На жаль, більшість працівників ненавидять засідання через їхню схильність тривати вічно без ухвалення конкретних рішень. Нові дослідження від Guru і Loom показали, що майже половина людей вважає, що більше ніж 40% їхнього часу, проведеного на відеозв'язках, є марним. Це трапляється, коли ми йдемо на засідання без плану і не використовуємо шаблон протоколу для орієнтації у дискусіях і підтримки всіх на правильному шляху.

Отже, як забезпечити, щоб учасники не відходили від теми без надмірної суворості? У цій статті ми покажемо вам, як створити план для вашого засідання, як робити протоколи засідань і зберігати їх в централізованому репозиторії, доступному для всіх.

Що таке протоколи засідань?

Протоколи засідань - це офіційне резюме важливих розмов і рішень, які відбуваються під час засідання. Їх також називають протоколами засідання (MOM).

Протоколи засідань - це важливий інструмент внутрішньої комунікації, який допомагає наступним чином:

• Працівники, які не змогли відвідати засідання, залишаються в курсі останніх новин.
• Дії або рішення, зафіксовані в протоколах, можуть слугувати планом на найближче майбутнє, допомагаючи вашій команді зосередитися на їхніх цілях.
• У деяких випадках протоколи засідань забезпечують юридичний захист організації, оскільки є офіційним документом того, як були ухвалені рішення компанії і ким.

Ви можете використовувати протоколи засідань для будь-якого типу засідання, чи то між працівниками і керівництвом, чи з зовнішніми зацікавленими сторонами.

Що слід включити в протоколи засідань?

Основні дані, такі як імена, дата, час і місце

На початку протоколів засідань включіть основну інформацію, таку як де відбудеться засідання, коли і список учасників. Додавання цих даних допоможе вам згодом швидше знайти протоколи.

Мета засідання

Визначте чітку мету або ціль засідання. Це не повинно бути детально, але має надати чітку мету.

Наприклад, "Розглянути фінансовий звіт за червень" може бути метою засідання. Швидше за все, ви обговорите багато пов'язаних тем під час засідання, такі як витрати вашої команди або де вона могла зекономити ресурси.

Порядок денний для засідання

Ваш порядок денний стосується ключових моментів, які потрібно обговорити під час засідання.

Пункти вашого порядку денного повинні бути в такій послідовності:

• Протоколи з попереднього засідання
• Звіти/аналітика
• Невідкладні або термінові питання
• Незавершені справи, цілі та теми з попереднього засідання
• Загальне обговорення
• Нові цілі, завдання або дії

Вам не потрібно суворо дотримуватися цього порядку. Це початкова точка для ваших протоколів засідань.

Дії

Дії - це завдання або активності, які потрібно виконати після засідання. Деякі дії мають строгі терміни. Інші є більш неясними, такими як "виконати до наступного засідання".

Кілька порад, які допоможуть вам при написанні ваших дій:

• Будьте лаконічними і чітко визначте дію. "Написати контент" - це поганий приклад. Замість цього використовуйте "Напишіть статтю про протоколи засідань."
• Кожна дія повинна бути призначена учаснику, щоб її виконали
• Якщо у елемента є термін, чітко документуйте його
• Ваші дії не повинні бути детальними; виконавець може записати конкретні деталі
• Слідкуйте за виконанням дій, щоб переконатися, що вони завершуються; розгляньте незавершені пункти на наступному засіданні

Дата та час наступного засідання 

Ближче до кінця засідання учасники повинні вирішити, коли і де відбудеться наступне засідання. 

Ви повинні зазначити дату, час і місце для цього майбутнього засідання у ваших протоколах. Уникайте фраз на кшталт "через тиждень" або "наступного вівторка". Завжди вказуйте фактичну дату і час.

Документи, які слід включити до звіту

Будь-які документи, які були актуальними для засідання, такі як звіти і презентації, повинні бути додані до протоколів засідань. 

Ваша команда може звертатися до цих документів при необхідності. Якщо ви використовуєте інструмент управління знаннями як Guru, ви зможете легко знайти ці документи завдяки потужній функції пошуку.

Поради для кращих засідань 

Перед засіданням

Визначте порядок денний для засідання

Топ-5 проблем із засіданнями включають: 

• Звіти про статус
• Відходження від теми
• Брак підготовки
• Немає чітких підсумків
• Управління часом

Чітко визначений порядок денний усуває всі ці проблеми і допомагає вам проводити ефективні засідання.

Ваш порядок денний явно окреслює основні питання, які потрібно обговорити під час засідання. Він утримує всіх на правильному шляху, підкреслює важливі теми і зменшує витрати часу.

Harvard Business Review пропонує формулювати теми порядку денного як питання і перераховувати найбільш важливі теми спочатку.  Порядок денний має включати список учасників і будь-які супутні документи, необхідні для засідання.

Створіть нижню частину тем, які потрібно обговорити

Ваш порядок денний є коротким оглядом, який допомагає вам створити детальний контур кожного пункту під основними темами. Контур робить легшим записування нотаток і рішень щодо кожного пункту порядку денного. 

Хоча рекомендується використовувати шаблон протоколів засідань в онлайн-форматі, багато людей все ще використовують блокноти. Якщо ви записуєте нотатки вручну, залиште місце після кожного пункту, щоб заповнити його під час засідання.

Поділіться темами обговорення з учасниками до засідання 

Поділіться важливими темами обговорення з усіма учасниками засідання заздалегідь, щоб допомогти їм зрозуміти, що від них очікується, щоб вони були краще підготовлені. Таким чином, обговорення стануть більш продуктивними.

Під час засідання

Використовуйте шаблон протоколу засідання

Простий прийом, який спрощує ведення нотаток, полягає у використанні шаблону протоколу засідання.  Шаблон - це заздалегідь встановлений формат, який спрощує вам створення порядку денного і окреслення важливих тем.

Розгляньте можливість використання записуючого пристрою

Оскільки зустрічі можуть швидко переходити між багатьма темами та рішеннями, розгляньте можливість запису зустрічі на мобільний телефон або записувальний пристрій. Записи можуть допомогти вам створити більш точні та детальні протоколи зустрічей. Важливо заздалегідь повідомити учасників, що ви їх записуєте. 

Запишіть відвідуваність

Людина, що веде записи, повинна прийти раніше за всіх. Для нарад правління людина, що веде записи, зазвичай є секретарем ради.  Для командних засідань будь-який учасник може бути ведучим нотаток.

Людина, що веде записи, може відзначити імена всіх учасників, коли вони входять до кімнати або відеодзвінка. Альтернативно, ви можете поширити список відвідуваності перед початком засідання. Учасники можуть ставити свої імена у списку та виправляти будь-яку інформацію за потреби.

Ведіть протоколи в реальному часі

Використовуючи ваш порядок денний як план, записуйте пункти обговорення і рішення в реальному часі. Коли інформація ще свіженька у вашому розумі, це дозволяє краще записувати нотатки.

Додайте контекст, щоб було легко зрозуміти

Створіть баланс між тим, щоб відразу йти до суті і додавати достатньо контексту, щоб тим, хто відсутній, було зрозуміло. Ваші нотатки повинні бути корисними для подальшого використання.

Видаліть особисті спостереження

Ніколи не додавайте особисті нотатки до протоколів зустрічі. Ви можете вести свої особисті нотатки окремо, але протоколи зустрічі повинні бути фактичним та неупередженим записом.

Фіксуйте лише основні деталі

Під час зустрічі зосередьтеся на фіксації основних пунктів, пунктів дій та рішень у ваших протоколах. Ви можете додати додаткові деталі або уточнюючі нотатки після закінчення зустрічі.

Записуйте рішення

Щоб забезпечити максимальну точність, записуйте дії та важливі рішення у вашому плані, коли вони відбуваються.

Використовуйте цифровий формат, щоб було легко ділитися 

Оскільки протоколи зустрічей є записом того, що відбулося під час зустрічі, їх легше зберігати й ділитися, коли вони в цифровому форматі, наприклад, нотатки на вашому комп’ютері.

Після зустрічі

Перевірте правопис

Після закінчення зустрічі перевірте протоколи на наявність граматичних помилок. Розширте скорочення перший раз, коли вони використовуються, дотримуйтесь однакового форматування та надайте уточнення.

Розповсюдження протоколів зустрічей

Особі, що робила нотатки, доручено розповсюджувати протоколи зустрічей. Онлайн-розповсюдження є найшвидшим способом передати інформацію. Якщо ви використовуєте платформу, таку як Guru, щоб зберігати шаблон протоколу зустрічі, ви можете легко надіслати посилання на документ, коли він готовий, і всі відповідні співробітники будуть сповіщені.

Зберігайте або класифікуйте протоколи

Деякі організації зберігають свої протоколи зустрічей на зовнішньому жорсткому диску, роздруковують їх для зберігання в фізичній папці або використовують онлайн-програмне забезпечення, таке як Google Docs. Найкращим способом зберігання є програмне забезпечення для внутрішніх комунікацій , таке як Guru. Це забезпечує централізоване зберігання та легкий доступ для всіх учасників вашої команди. Розширення браузера Guru дозволяє вам безшовно робити нотатки під час зустрічі і робить їх легкими для доступу.

Ведення ефективних зустрічей з Guru

‍

Зекономте час за допомогою готових шаблонів протоколів зустрічей

Замість того, щоб витрачати час на ручне створення порядків денних та нотаток окремо для кожної зустрічі, ви можете використовувати шаблон протоколу зустрічі, щоб швидко розпочати роботу. З правильним шаблоном все, що вам потрібно зробити, це записати нотатки, відформатувати їх і поділитися.

Якщо ви відвідуєте кілька зустрічей, буде відмінності у форматуванні. Наприклад, протокол для засідання ради буде формальним, але протокол для обговорення команди дизайнерів буде більш гнучким і неформальним.

Ви можете створити власні шаблони протоколів для обох сценаріїв та використовувати їх для майбутніх зустрічей.

Співпрацюйте над тим самим документом синхронно або асинхронно

Індивідуальні повідомлення втрачають час.  Якщо ви надсилаєте протоколи зборів окремо для кожного учасника для підтвердження того, що сказане ними є правдою, це займе вічність, щоб отримати всі відгуки.

Швидший спосіб - створити картку Guru для протоколів наради на конкретній панелі тем. Додайте нотатки до картки та дозволяйте учасникам пропонувати правки та уточнення в зручний час. Коли протокол перевірено всіма учасниками, зберігайте ваші протоколи нарад у вашій базі знань, щоб ваша команда могла отримати до них доступ у будь-який час.

Легко діліться документами через Slack або електронну пошту

Використовуйте інтеграцію Guru з Slack та Gmail для обміну протоколами з працівниками.

Оскільки протоколи можна зберігати у вигляді карток на Guru, особа, що веде нотатки, може створювати картки в Slack для дій, і, якщо хтось запитає питання, яке стосується зустрічі, ви можете використовувати опцію "Відповісти карткою".

Ви також можете створювати картки безпосередньо в Gmail і використовувати розширення Chrome, щоб отримати доступ до бази знань, коли вам це потрібно. 

Ці інтеграції забезпечують доступ вашої команди до протоколів нарад та будь-якої відповідної інформації про компанію безпосередньо в інструментах, які ви використовуєте у вашому робочому процесі. 

Приклади шаблонів протоколів нарад

Шаблон простих протоколів нарад 

Простий шаблон протоколів нарад має простий формат, щоб ви могли швидко зафіксувати найважливіші теми наради. Використовуйте цей шаблон для записів під час наради або щоб організувати свої нотатки перед їх надсиланням учасникам для затвердження.

 Він містить таку інформацію як:

• Список учасників
• Пункти обговорення з попередніх нарад
• Порядок денний поточної наради
• Термін подання практичних завдань для затвердження та відповідальна особа

Шаблон офіційних протоколів нарад

 Протоколи чудово підходять для документування офіційних рішень, які потребують затвердження. Мова є формальною, і вона структурована з метою бути переданою всім учасникам зустрічі після цього.

Офіційні протоколи нарад в основному використовуються державними установами, публічними компаніями та неприбутковими організаціями. Вони базуються на Правилах Роберта, де протоколи містять лише записи того, що було зроблено на нараді, а не лише те, що казали учасники.

Інформація, яку слід включити до шаблону офіційної наради, включає:

• Назва компанії та відділу
• Початок засідання
• Список присутніх
• Затвердження протоколів попередній зустрічі
• Відкриті питання з резюме обговорення
• Новий порядок денний
• Закриття

Шаблон неформальних протоколів нарад

Неформальні протоколи нарад - це швидка довідка про важливі обговорення, такі як перешкоди, цілі, ідеї або терміни, які виникають. На відміну від офіційної наради, він не потребує затвердження, оскільки єдина мета - документувати ключові теми та погоджені наступні кроки.

Деталі, які потрібно включити в шаблон неформальних протоколів нарад, включають:

• Дата
• Учасники наради
• Цілі наради
• Пункти обговорення
• Практичні завдання
• Власники
• Терміни

Шаблон протоколів нарад команди

Зазвичай такі наради можуть бути скликані для вирішення конфліктів, оцінки прогресу або надання загальних оновлень та пропозицій.

Кілька деталей, які слід включити в шаблон протоколів нарад команди, включають:

• Дата
• Імена учасників
• Мета зустрічі
• Порядок денний зустрічі
• Пункти обговорення
• Основні висновки та рішення
• Інші нотатки (цінна інформація, яка може не бути безпосередньо пов'язана з нинішньою темою)
• Практичні завдання
• Наступні кроки

Централізуйте документацію ваших командних протоколів в одному робочому просторі

Підготовка може визначити успіх чи провал ваших зустрічей. Якщо вам доручено вести протоколи нарад, важливо мати план перед входом до кімнати. Визначте порядок денний перед нарадою. Поділіться ключовими пунктами, щоб усі були готові, і використовуйте шаблон протоколів нарад для спрощення ведення записів.

Внутрішні вікі, такі як Guru зберігають усі ваші шаблони протоколів нарад. Ви можете легко знайти протоколи попередніх нарад, щоб усунути непорозуміння та побачити, які рішення були прийняті.