One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Ми здогадуємося, що хоча зустрічі 1:1 (також відомі як 1:1 або 1-2-1) вже в розкладі, вам не дуже подобаються вони. Іронічно, що зустрічі мають бути про досягнення результатів, але продуктивність страждає від часу, витраченого на зустрічі. Згідно з дослідженням, проведеним компанією Deep Analysis від імені Guru та Loom, половина опитаних технічних працівників заявила, що 40% або більше часу, проведеного у відеодзвінках, було непродуктивним.

Зустрічі один на один — це найважливіший спосіб, яким менеджери можуть вести, обмінюватися відгуками, переглядати пріоритети та підтримувати професійний розвиток своїх команд. Не дозволяйте своїй зустрічі потрапити в пастку непродуктивних зустрічей. Наші ретельно відібрані шаблони зустрічей один на один тут покращать зустрічі. Отже, замість того, щоб відправити повідомлення в Zoom, сказавши "Ваш інтернет не працює", візьміть їх зараз.

‍

‍

Ви знайдете кожен з цих шаблонів нижче: 

• Перша зустріч один на один з вашим працівником 
• Щотижнева зустріч один на один з працівником
• Щомісячна зустріч один на один
• Зустріч один на один з планування цілей OKR
• Зустріч з оцінки продуктивності за 90 днів
• Зустріч з оцінки продуктивності
• Зустріч з оцінки компенсації
• Зустріч один на один з колегою
• Зустріч один на один з пропуском рівня

‍

Перша зустріч один на один з вашим працівником 

Перша зустріч забезпечує успіх нових працівників, гарантуючи чітке донесення очікувань менеджерів. Працівники можуть задавати запитання, почати досліджувати, як найкраще працювати з своїм менеджером, і почати розуміти OKR і цілі, які вони допоможуть реалізувати. 

На вашій першій зустрічі один на один ви повинні переконатися, що охопили ці запитання:

• Що вам подобається поза роботою? 
• Як ця роль підходить до стратегії більшої організації? 
• Як буде вимірюватися успіх у цій ролі? 
• Що очікується в перші 30 днів? 60 днів? 90 днів? 
• Які колеги важливі для знайомства? 
• Який найкращий спосіб спілкуватися з вами? Де і як часто?
• Які проєкти вам було б найбільше цікаво виконувати?
• Де ви хочете досягти успіху в своїй кар'єрі в найближчі кілька років? 
• Де знаходяться ресурси для знайомства, такі як посібник для працівників?
• Де діляться інформація про компанію та новини? 
• Які процедури, SOP або шаблони використовує наша команда?

‍

Щотижнева зустріч один на один з працівником

В тижні лише обмежена кількість годин, так чому б не зробити кожну розмову значущою? Ваша щотижнева зустріч один на один з працівником — це найкраща можливість для побудови довірливих відносин і підготовки всіх до успіху. 

Залиште місце для термінових пунктів порядку денного від тижня. Ці запитання допоможуть забезпечити, щоб кожен працівник отримував те, що йому потрібно для подальшого просування роботи: 

• Як ваші цілі виконуються цього тижня? 
• Чи стикаєтеся ви з блокуваннями, про які ми можемо поговорити? 
• Як ви ставитеся до цих зустрічей? Як ми можемо їх покращити? 
• Ми знаємо, що вигорання це нагальна проблема цього часу. Я хочу переконатися, що ви відчуваєте, що у вас вистачає часу на відновлення. Як ви себе почуваєте щодо балансу між роботою та особистим життям? 
  

Не ховайтеся від особистого. Фактично, розмова про життя поза роботою — це спосіб, яким працівники можуть дати зрозуміти своєму менеджеру, що він піклується про них як про людей також. 

Ось кілька веселих способів дізнатися один про одного, які ви можете додати до свого наступного порядку денного: 

• Який був ваш найбільший момент тижня? 
• Що було найскладнішою частиною вашого тижня?
• У Guru ми ділимося скаргами та рекомендаціями, тому запитуємо: "Що таке те, що вас дратує?" (У Guru ми називаємо це скаргами.) Або ми запитуємо: "Що вам дійсно подобалося в останній час?" (Ми називаємо це рекомендаціями.)
  

‍

Щомісячна зустріч один на один

Коли менеджери та підлеглі зустрічаються рідше, зазвичай виникає більше проблем, які потрібно вирішити. Переконайтеся, що кожен з вас готує порядок денний, щоб ключові питання не були пропущені. Ось кілька запитань, які варто розглянути для вашого регулярного порядку денного: 

• Як ви почуваєтеся щодо своєї роботи в цьому місяці? 
• Як ви почуваєтеся щодо того, як ви просуваєтеся до своїх цілей? 
• Де я можу надати підтримку, допомогти вам розібратися або усунути блокування? 
• Що ви хочете, щоб ми розглянули, а що не встигли? 
• Чи є речі, які вас турбують у нашій команді? Як ми можемо їх покращити? 
• Як ви думаєте, як наші процеси можуть працювати краще? 
• Які ідеї у вас є для покращення нашої роботи?
• Як ви почуваєтеся щодо способу, яким я вас підтримую? Що я можу зробити, щоб краще вас підтримувати?
  

‍

Зустріч один на один з планування цілей OKR

Планування цілей — це особливий період року, коли робота кожного працівника структурована згідно з досягненням більших цілей. Під час планування цілей розгляньте можливість задати ці запитання: 

• Чи думаєте ви, що це досяжна мета? Якщо ні, то чому?
• Протягом останнього [місяця, кварталу, року] де ми боролися, і як ви вважаєте, як ми можемо покращити ситуацію цього разу?
• Що вам потрібно для успішного досягнення цих цілей? (Розгляньте інструменти, бюджет і ролі)
• Які потенційні перешкоди або ризики ми можемо передбачити у найближчому [кварталі, році]? Як ми можемо підготуватися до їх подолання? 
• Які ваші цілі на майбутній рік у межах вашої ролі? Для вашого професійного розвитку?

‍

Зустріч з оцінки продуктивності за 90 днів

Ключем до успіху будь-якого працівника є дотримання очікувань менеджера протягом перших 90 днів. Це також час, щоб подумати, чи добре нові працівники адаптуються в організації. Працівники можуть пройти самооцінювання і можуть також захотіти номінувати колег на колегіальні оцінки. 

Ось кілька запитань, які допоможуть структурувати вашу розмову: 

• Де ви думаєте, що у вас вже виходить успішно? 
• Де ви думаєте, що могли б покращитися? 
• Що я можу зробити, щоб краще вас підтримувати? 
• Де ви хочете професійно зростати? 
• Як ви ставитеся до своєї продуктивності в порівнянні з цілями?

‍

Зустріч з оцінки продуктивності

Будь-яка зустріч з оцінки продуктивності може бути напруженою, особливо для нових працівників. Приділення часу для заспокоєння вашого працівника щодо поетапного процесу та того, чого очікувати, допоможе забезпечити продуктивну розмову. Вам слід виділити час для обговорення: 

• Самоаналіз та аналіз менеджера
• Будь-які відгуки колег
• Оцінка на основі продуктивності, включаючи обговорення цілей
• Що пішло добре
• Області для зростання
• Будь-які оновлення назви, підвищення або зміни компенсації

‍

Зустріч з оцінки компенсації

Для деяких організацій компенсація не є частиною рутинних оцінок продуктивності. Під час оцінки компенсації ділення цієї інформації може допомогти поліпшити розмову: 

• Поділіться, як компанія визначає загальну компенсацію, включаючи розмову про класифікацію, рівні чи підходи
• Оновлена компенсація/назва
• Деталі про зміни та куди звертатися для отримання додаткової інформації
• Які ваші почуття щодо оновлення? 
• Чи є у вас запитання до мене?

‍

Зустріч один на один з пропуском рівня

Якщо ви отримуєте час від свого CEO або лідерів, варто добре підготуватися, щоб максимально використати їхній цінний час та мудрість.

Ось кілька пунктів, які варто розглянути для вашого порядку денного: 

Для працівників:

• Огляд запланованого та/або фактичного впливу вашої стратегії
• Поділіться бізнес-впливом ваших досягнень на сьогодні
  

Для лідерів: 

• Які у вас довгострокові цілі для вашої кар'єри? 
• Як вам працюється тут? Що б покращило ситуацію?
• Що ми могли б зробити ще краще? 
• Які ідеї у вас є для покращення ситуації? Чи є речі, які ми повинні робити або перестати робити?
• Чи є щось, що вам неясно у нашій стратегії?
  

‍

Зустріч один на один з колегою

Порада: коли ви новачок на посаді, зустрічайтеся з колегами на (віртуальну) каву або обід і пізнавайте один одного як людей. Ми всі більше довіряємо людям, коли трохи їх знаємо, і це допомагає забезпечити плавні робочі відносини з початку.

\n

Зустрічі один на один є менш формалізованими та можуть бути чудовими для побудови довіри та обміну відповідними проєктами. Ці питання можуть спонукати до глибокої, цікавої розмови: 

• Як у вас справи останнім часом? 
• Як у вас справи та у вашої команди?
• Чи працювали ви над чимось останнім часом, що може бути корисним для обміну?
• Який найкращий спосіб тримати вас в курсі, працюючи над питаннями, що вас стосуються?
  

19 запитань до зустрічі один на один, які менеджери та співробітники повинні задавати

Шанси, що ви мали одну-дві зустрічі, на яких вам справді нічого не було про що говорити. Якщо ви не скасуєте, це може бути найкращим способом побудувати довіру та дати людям знати, що ви дбаєте. Позбавте себе від незручних моментів і тримайте ці питання на краще 1:1 зустрічі.

Для менеджерів, щоб запитувати співробітників

• Як ви відчували себе поза роботою?
• Над чим ви працюєте? 
• Чи стикаєтеся ви з якимись перешкодами зараз? 
• Що я можу зробити, щоб вас підтримати?
• Де ви бачите себе на вашій наступній кар'єрній сходині? 
• У короткостроковій перспективі, які навички ви хотіли б розвинути чи які конференції ви хочете відвідати?
• Як вам працюється зі мною? Чи була б більш (чи менш) конкретна вказівка корисною?
• Як ми могли б зробити наші зустрічі разом ще кращими?
• Як ви волієте отримувати зворотний зв'язок?
• Чи даю я вам достатньо зворотного зв'язку?
• Що ви думаєте, що я повинен перестати або почати робити?

‍

Для співробітників, щоб запитувати свого менеджера

• Як я можу підтримувати цілі нашої команди? 
• Який найкращий спосіб тримати вас в курсі (електронною поштою, повідомленнями, тижневими оновленнями тощо)?
• Що я можу зробити прямо зараз, щоб показати вам, що я готовий до роботи на наступному рівні?
• Чи вважаєте ви, що я міг би попрацювати над [досягненням/бажаним проєктом/рахунком]? Я думаю, що можу внести свій внесок [як ви підійдете до відповідальності].
• Як у мене справи з [конкретною справою]?
• Як я можу краще сприяти нашій команді? До наших зустрічей?
• Що таке те, що сьогодні не працює для нашої команди, що я можу вирішити?
• Де, на вашу думку, мені потрібно розвинути свої навички, щоб краще працювати тут?