Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
Використовуйте ці шаблони для регулярних оновлень щодо важливої інформації про проекти, оновлень та досягнень.
Отримайте рекомендовані поради та рекомендації для створення ефективного та лаконічного плану проекту комунікації.
Подумайте про всі проекти, над якими ви працювали протягом своєї кар'єри. Чи ускладнювала вам недостатня комунікація досягнення запланованих термінів? Якщо відповідь «так», ви не єдині. Погана або неясна комунікація є ахіллесовою пятою успіху будь-якого проекту.
Добра новина? Розробити власний план комунікації проекту — це зовсім просто. Давайте розглянемо наші рекомендовані поради та рекомендації для створення ефективного та лаконічного плану комунікації проекту.
Як створити план комунікації проекту
Момент, коли ви розпочинаєте проект, — саме той, коли ви повинні почати думати про те, як ви будете комунікувати протягом проекту. Простий спосіб почати структурувати ваш план комунікації проекту — узгодити його з графіком вашого проекту. Подумайте, коли та як ви плануєте спілкуватися з вашими учасниками проекту. Запитайте себе такі питання:
- Хто повинен отримувати які види комунікації?
- Який головний канал для спілкування?
- Як часто вам потрібно спілкуватися?
Вам також потрібно буде визначити, які учасники несуть відповідальність за передавання яких оновлень. Переконайтеся, що кожен учасник розуміє свою роль, щоб жодне повідомлення не загубилося.
Що таке план комунікації проекту?
План комунікації проекту - це єдине джерело правди, яке визначає, як ви будете повідомляти важливу інформацію проекту учасникам. Це допомагає учасникам знати, коли та як вони повинні очікувати оновлення проекту. Ваш план комунікації проекту може включати, як ви будете спілкуватися як внутрішньо, так і зовні.
Пам'ятайте, що план комунікації проекту — це вказівка, як вести комунікацію протягом проекту. Він не включає часові рамки проекту, орієнтири, ресурси чи будь-яку іншу інформацію, яка може бути пов'язана з проектом.
Чудові оновлення проекту — це більше, ніж простий обмін інформацією. Якщо ваша комунікація з проектом зберігається в одному місці і існує чіткий шлях для поширення інформації учасникам проекту, у вас буде спрощений робочий процес з проектом з перших днів.
План комунікації проти плану комунікації проекту
План комунікації може означати все: від PR-плану до того, як ви будете спілкуватися з працівниками всередині, тоді як план проекту зосереджується на комунікаціях проекту.
Поради з комунікації в еру віддалених і гібридних команд
Віддалені та гібридні робочі середовища стали новою реальністю для багатьох організацій. Це створює додаткові складнощі для спілкування. Команди повинні адаптуватися, щоб врахувати електронну пошту, DMs та інші форми асинхронної комунікації, які зараз є основною формою обміну та поширення знань. Це означає, що чітка комунікація важливіша ніж будь-коли.
Потрібно впевнитися, що ваші учасники проекту отримують інформацію, необхідну для виконання їхніх обов'язків, але не всю можливу інформацію про весь проект (залежно від їхньої ролі). Занадто багато інформації може викликати переповненість, і людський мозок може утримувати лише стільки, поки не почне вимикати нові знання. Тримайте вашу комунікацію стиснутою і дотримуйтесь шаблону, який можна швидко перевірити.
5 простих кроків до створення плану комунікації проекту
1) Визначте цілі в комунікації
Перед тим як почати структурувати свій проектний комунікаційний план, потрібно визначити свої цілі в комунікації. Ці цілі можуть бути у вигляді частоти оновлень, кращих практик для внутрішньої комунікації або місць, де зберігатиметься вся інформація вашого проекту. Запитайте себе такі питання, коли починаєте створювати свій план:
- Як часто ви будете спілкуватися з учасниками проекту?
- Який тип інформації важливий для обміну?
- Як буде ділитися інформація?
2) Виберіть метод комунікації
Визначте стандарти комунікації, назва методу комунікації та дотримуйтесь його. Це робить комунікацію передбачуваною для учасників, що вимагає від них менше енергії. Спілкування на основі шаблону також забезпечує, що всі на одному рівні та отримання інформації є справедливим. Режим комунікації, який ви використовуєте, може виглядати по-різному в залежності від проекту. Ви можете розглянути:
- Електронні листи
- Презентація
- Особисті зустрічі
- Відео виклик для запуску
- Публікація блогу
- Бриф проекту
- Телефонний дзвінок
Внутрішні комунікації відбуваються в різних місцях. Ви зекономите час, якщо будете використовувати один документ для комунікації важливої інформації проекту.
3) Встановіть частоту комунікації
Частота вашої комунікації змінюватиметься в залежності від термінів, потреб і учасників проекту. Розгляньте можливість встановлення очікувань щодо частоти комунікації з першого дня проекту, щоб учасники знали, що від них очікується, і щоб підвищити продуктивність. Частота комунікації може базуватись на даті або дії.
При спілкуванні про ваш проект ви можете:
- Спілкуватися на основі графіка: щоденно, щотижня, щомісяця або щоквартально.
- Спілкуватися на основі дій: коли завершено завдання, дію, етап тощо
4) Визначте власників, учасників та аудиторію
Хто відповідальний за комунікацію оновлень проекту? Хто отримає ці сповіщення? Четвертий крок у встановленні вашого плану комунікації проекту — визначити аудиторію комунікації, а також хто відповідальний за комунікацію. Розгляньте можливість створення електронної таблиці, яка міститиме імена всіх учасників, відповідну контактну інформацію та їхню роль у проекті. Встановіть очікування для комунікаторів і аудиторії щодо того, коли, як і що буде комуніковано. Переконайтеся, що всі учасники проекту на одній хвилі.
5) Визначте комунікаційну стратегію
Комунікаційна стратегія визначає очікування стосовно комунікації. Ви сформулюєте цілі вашого плану комунікації проекту, зазначаючи, що учасники повинні очікувати отримати від кожного повідомлення, яке вони отримують про проект. Інструменти, які ви використовуєте для комунікації, теж є ключовим елементом вашої комунікаційної стратегії.
Не забудьте залучити ваших учасників до цього процесу. Запитайте їх, які методи або інструменти комунікації їм подобається використовувати. Які комунікаційні середовища будуть відповідати вашій команді?
6) Використовуйте інструменти для комунікації вашого плану проекту
Інструменти, які ви використовуєте для комунікації, або оптимізують ваш проект, або заважають йому. Якщо інформація розподілена по кількох джерелах, стає важко зрозуміти, кому можна довіряти. Якщо ви зібрали всю інформацію про ваш проект, ви можете вести комунікацію проекту через Slack, електронну пошту або будь-які інші месенджери. Просто переконайтеся, що ви підтримуєте свої єдине джерело інформації в актуальному стані, враховуючи всі оновлення проекту. Це встановлює одне місце як надійне джерело усієї інформації про проект. Ви запобігаєте тому, щоб учасники запитували одне й те ж і зменшуєте навантаження на експертів.
Як форматувати план комунікації проекту
Використовуйте зрозумілу та лаконічну мову у вашому плані комунікаційного управління проектом. Шаблон допоможе підтримувати вашу комунікацію послідовною та проект на правильному шляху.
Ваш шаблон плану комунікації проекту має починатися з дати оголошення оновлень. Це слід супроводжувати загальними оновленнями статусу або індивідуальними розділами для оновлень кожного члена команди. Розбийте цей розділ на заголовки та підзаголовки так, щоб це відповідало вашому проекту та команді.
Розгляньте можливість додавання розділу для коментарів команди нижче цього. Ви вже знаєте, що працюєте з командою талановитих людей, чому б не підкреслити тих, хто останнім часом проявив себе особливо добре? Визначте конкретні досягнення, місця, де учасники перевершили себе, і креативні ідеї, які підвищили проект.
Закрийте план комунікації проекту розділом, що містить інформацію про те, що учасники можуть очікувати далі. Документуйте наступний етап проекту, включаючи задачі, етапи та все інше, що ви вважаєте за потрібне.
Чому план комунікації в управлінні проектами важливий?
Які переваги має план комунікації в управлінні проектами? По-перше, чітка комунікація є основою кожного проекту. Непорозуміння призводить учасників до того, що вони пропускають терміни та можливості. Коли востаннє ви плавно завершили проект без регулярної комунікації? Шанси на те, що відсутність комунікації створює перешкоди, які можна було б уникнути завдяки плану комунікації проекту.
План комунікації проекту:
- Встановлює очікування щодо часу, коли учасники отримають оновлення
- Надає можливість для зворотного зв'язку
- Допомагає уникнути потенційних ризиків і проблем
- Збільшує продуктивність команд
План комунікації проекту тримає всю вашу команду в курсі. Це дає кожному учаснику однакові очікування та усуває прогалини в знаннях про проект. Це сприяє прозорості. Ваш план комунікації проекту повинен бути складений відповідно до потреб вашого проекту та команди. Чіткий, зрозумілий план комунікації проекту може стати революційним для вашого управління проектами.
Подумайте про всі проекти, над якими ви працювали протягом своєї кар'єри. Чи ускладнювала вам недостатня комунікація досягнення запланованих термінів? Якщо відповідь «так», ви не єдині. Погана або неясна комунікація є ахіллесовою пятою успіху будь-якого проекту.
Добра новина? Розробити власний план комунікації проекту — це зовсім просто. Давайте розглянемо наші рекомендовані поради та рекомендації для створення ефективного та лаконічного плану комунікації проекту.
Як створити план комунікації проекту
Момент, коли ви розпочинаєте проект, — саме той, коли ви повинні почати думати про те, як ви будете комунікувати протягом проекту. Простий спосіб почати структурувати ваш план комунікації проекту — узгодити його з графіком вашого проекту. Подумайте, коли та як ви плануєте спілкуватися з вашими учасниками проекту. Запитайте себе такі питання:
- Хто повинен отримувати які види комунікації?
- Який головний канал для спілкування?
- Як часто вам потрібно спілкуватися?
Вам також потрібно буде визначити, які учасники несуть відповідальність за передавання яких оновлень. Переконайтеся, що кожен учасник розуміє свою роль, щоб жодне повідомлення не загубилося.
Що таке план комунікації проекту?
План комунікації проекту - це єдине джерело правди, яке визначає, як ви будете повідомляти важливу інформацію проекту учасникам. Це допомагає учасникам знати, коли та як вони повинні очікувати оновлення проекту. Ваш план комунікації проекту може включати, як ви будете спілкуватися як внутрішньо, так і зовні.
Пам'ятайте, що план комунікації проекту — це вказівка, як вести комунікацію протягом проекту. Він не включає часові рамки проекту, орієнтири, ресурси чи будь-яку іншу інформацію, яка може бути пов'язана з проектом.
Чудові оновлення проекту — це більше, ніж простий обмін інформацією. Якщо ваша комунікація з проектом зберігається в одному місці і існує чіткий шлях для поширення інформації учасникам проекту, у вас буде спрощений робочий процес з проектом з перших днів.
План комунікації проти плану комунікації проекту
План комунікації може означати все: від PR-плану до того, як ви будете спілкуватися з працівниками всередині, тоді як план проекту зосереджується на комунікаціях проекту.
Поради з комунікації в еру віддалених і гібридних команд
Віддалені та гібридні робочі середовища стали новою реальністю для багатьох організацій. Це створює додаткові складнощі для спілкування. Команди повинні адаптуватися, щоб врахувати електронну пошту, DMs та інші форми асинхронної комунікації, які зараз є основною формою обміну та поширення знань. Це означає, що чітка комунікація важливіша ніж будь-коли.
Потрібно впевнитися, що ваші учасники проекту отримують інформацію, необхідну для виконання їхніх обов'язків, але не всю можливу інформацію про весь проект (залежно від їхньої ролі). Занадто багато інформації може викликати переповненість, і людський мозок може утримувати лише стільки, поки не почне вимикати нові знання. Тримайте вашу комунікацію стиснутою і дотримуйтесь шаблону, який можна швидко перевірити.
5 простих кроків до створення плану комунікації проекту
1) Визначте цілі в комунікації
Перед тим як почати структурувати свій проектний комунікаційний план, потрібно визначити свої цілі в комунікації. Ці цілі можуть бути у вигляді частоти оновлень, кращих практик для внутрішньої комунікації або місць, де зберігатиметься вся інформація вашого проекту. Запитайте себе такі питання, коли починаєте створювати свій план:
- Як часто ви будете спілкуватися з учасниками проекту?
- Який тип інформації важливий для обміну?
- Як буде ділитися інформація?
2) Виберіть метод комунікації
Визначте стандарти комунікації, назва методу комунікації та дотримуйтесь його. Це робить комунікацію передбачуваною для учасників, що вимагає від них менше енергії. Спілкування на основі шаблону також забезпечує, що всі на одному рівні та отримання інформації є справедливим. Режим комунікації, який ви використовуєте, може виглядати по-різному в залежності від проекту. Ви можете розглянути:
- Електронні листи
- Презентація
- Особисті зустрічі
- Відео виклик для запуску
- Публікація блогу
- Бриф проекту
- Телефонний дзвінок
Внутрішні комунікації відбуваються в різних місцях. Ви зекономите час, якщо будете використовувати один документ для комунікації важливої інформації проекту.
3) Встановіть частоту комунікації
Частота вашої комунікації змінюватиметься в залежності від термінів, потреб і учасників проекту. Розгляньте можливість встановлення очікувань щодо частоти комунікації з першого дня проекту, щоб учасники знали, що від них очікується, і щоб підвищити продуктивність. Частота комунікації може базуватись на даті або дії.
При спілкуванні про ваш проект ви можете:
- Спілкуватися на основі графіка: щоденно, щотижня, щомісяця або щоквартально.
- Спілкуватися на основі дій: коли завершено завдання, дію, етап тощо
4) Визначте власників, учасників та аудиторію
Хто відповідальний за комунікацію оновлень проекту? Хто отримає ці сповіщення? Четвертий крок у встановленні вашого плану комунікації проекту — визначити аудиторію комунікації, а також хто відповідальний за комунікацію. Розгляньте можливість створення електронної таблиці, яка міститиме імена всіх учасників, відповідну контактну інформацію та їхню роль у проекті. Встановіть очікування для комунікаторів і аудиторії щодо того, коли, як і що буде комуніковано. Переконайтеся, що всі учасники проекту на одній хвилі.
5) Визначте комунікаційну стратегію
Комунікаційна стратегія визначає очікування стосовно комунікації. Ви сформулюєте цілі вашого плану комунікації проекту, зазначаючи, що учасники повинні очікувати отримати від кожного повідомлення, яке вони отримують про проект. Інструменти, які ви використовуєте для комунікації, теж є ключовим елементом вашої комунікаційної стратегії.
Не забудьте залучити ваших учасників до цього процесу. Запитайте їх, які методи або інструменти комунікації їм подобається використовувати. Які комунікаційні середовища будуть відповідати вашій команді?
6) Використовуйте інструменти для комунікації вашого плану проекту
Інструменти, які ви використовуєте для комунікації, або оптимізують ваш проект, або заважають йому. Якщо інформація розподілена по кількох джерелах, стає важко зрозуміти, кому можна довіряти. Якщо ви зібрали всю інформацію про ваш проект, ви можете вести комунікацію проекту через Slack, електронну пошту або будь-які інші месенджери. Просто переконайтеся, що ви підтримуєте свої єдине джерело інформації в актуальному стані, враховуючи всі оновлення проекту. Це встановлює одне місце як надійне джерело усієї інформації про проект. Ви запобігаєте тому, щоб учасники запитували одне й те ж і зменшуєте навантаження на експертів.
Як форматувати план комунікації проекту
Використовуйте зрозумілу та лаконічну мову у вашому плані комунікаційного управління проектом. Шаблон допоможе підтримувати вашу комунікацію послідовною та проект на правильному шляху.
Ваш шаблон плану комунікації проекту має починатися з дати оголошення оновлень. Це слід супроводжувати загальними оновленнями статусу або індивідуальними розділами для оновлень кожного члена команди. Розбийте цей розділ на заголовки та підзаголовки так, щоб це відповідало вашому проекту та команді.
Розгляньте можливість додавання розділу для коментарів команди нижче цього. Ви вже знаєте, що працюєте з командою талановитих людей, чому б не підкреслити тих, хто останнім часом проявив себе особливо добре? Визначте конкретні досягнення, місця, де учасники перевершили себе, і креативні ідеї, які підвищили проект.
Закрийте план комунікації проекту розділом, що містить інформацію про те, що учасники можуть очікувати далі. Документуйте наступний етап проекту, включаючи задачі, етапи та все інше, що ви вважаєте за потрібне.
Чому план комунікації в управлінні проектами важливий?
Які переваги має план комунікації в управлінні проектами? По-перше, чітка комунікація є основою кожного проекту. Непорозуміння призводить учасників до того, що вони пропускають терміни та можливості. Коли востаннє ви плавно завершили проект без регулярної комунікації? Шанси на те, що відсутність комунікації створює перешкоди, які можна було б уникнути завдяки плану комунікації проекту.
План комунікації проекту:
- Встановлює очікування щодо часу, коли учасники отримають оновлення
- Надає можливість для зворотного зв'язку
- Допомагає уникнути потенційних ризиків і проблем
- Збільшує продуктивність команд
План комунікації проекту тримає всю вашу команду в курсі. Це дає кожному учаснику однакові очікування та усуває прогалини в знаннях про проект. Це сприяє прозорості. Ваш план комунікації проекту повинен бути складений відповідно до потреб вашого проекту та команди. Чіткий, зрозумілий план комунікації проекту може стати революційним для вашого управління проектами.
.webp)
.webp)
