How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Успіх будь-якого великого проекту починається з плану. Як сказав один відомий засновник, "якщо ви не плануєте, то плануєте провалитися."

План проекту встановлює сцену для кожної фази проекту. Хто відповідає за які завдання? Які цілі та завдання? Які показники використовуються для оцінки прогресу? Планування проекту є важливою частиною того, щоб зацікавлені сторони, команди та менеджери проектів довели проект до завершення. Відсутність чітких цілей призводить до того, що приблизно 37% проектів зазнають невдачі.

Відмовитися від достатнього планування — це ризикувати міцністю проекту. Кожен проект, великий чи малий, повинен використовувати шаблон плану проекту. Думайте про ваш шаблон плану проекту як про місце для всієї інформації та ресурсів проекту. Тримаючи ваш проект в організованому вигляді, ви усуваєте плутанину та ризик пропуску контрольних точок.

В кінці проекту ви дякуватимете себе за те, що з самого початку були організовані. Давайте зануримося в те, як розробити план управління проектом.

Що таке план проекту?

План проекту складається з розділів вашого проекту, розбитих на невеликі частини. Це офіційний документ, який описує очікування та процеси для проекту. Це єдине місце, де члени команди можуть швидко знайти відповіді на свої запитання. Показники ефективності проекту, підсумки завдань та часті оновлення можуть існувати в цьому документі, або в серії документів.

Менеджери проектів можуть регулярно перевіряти план проекту, щоб оцінити його статус, сповістити членів команди про будь-які ризикові зони та інформувати зацікавлені сторони про малі успіхи на шляху. Вони також можуть переглянути документ після завершення проекту, щоб оцінити його сильні та слабкі сторони, щоб дізнатися, де можна внести покращення для майбутніх проектів.

Думайте про ваш план проекту як про маршрутний лист для дорожньої подорожі. Коли ви плануєте дорожню подорож, ви робите нотатки про місця, які хочете побачити, місця для проживання і де ви можете заправити паливо. Простими словами, вам потрібно знати, що ви хочете зробити і як ви це будете робити.

Які 5 фаз плану проекту?

Під час створення вашого плану проекту є п'ять початкових кроків, які допоможуть вам почати. Пам'ятайте, що кожен проект, команда та компанія трошки відрізняються. Внесіть зміни, додайте або видаліть секції чи кроки за необхідності, поки план не стане найбільш логічним для вашого проекту.

1. Концепція та ініціювання

Першою фазою розробки вашого плану проекту є стадія мозкового штурму. Зберіть свою команду або отримайте їхні думки індивідуально, щоб створити загальний список ідей. Не хвилюйтеся, що у вас зараз немає всіх відповідей. Вашою єдиною метою на цій фазі повинно бути розуміння того, куди ви хочете, щоб ваш проект рухався.

2. Визначення та планування

Тут ви заглибитесь у деталі. Фаза визначення та планування вашого плану проекту встановлює цілі, графік та обов'язки для проекту. Вам потрібно, щоб кожен ключовий учасник знав свою роль та очікування. Вам також потрібно встановити чіткі показники, які будуть використовуватися для оцінки успіху проекту.

3. Виконання проекту

Третій крок — весела частина: виконання. Тепер час перетворити всі ваші ідеї та плани в дію. Переконайтеся, що кожен учасник знає, щоб використовувати шаблон плану проекту для оновлень, нових знахідок та обговорень щодо проекту. Добра комунікація та документація під час проекту завжди важливі, але особливо на цій фазі.

4. Продуктивність і контроль

Коли прийде час перевірити продуктивність проекту, ви будете вдячні за те, що раніше встановили чіткі показники під час фази планування. Перегляньте проект з початку до кінця.

Порада: розгляньте можливість частих перевірок затвердження протягом проекту, а не однієї фінальної перевірки в кінці.

5. Завершення проекту

По-перше, вітаємо! Якщо ви досягли цього етапу процесу проекту, це означає, що ви успішно пройшли через кожен крок і тепер можете зібрати плоди своїх зусиль. Обов'язково перегляньте кожен етап проекту, оцінивши, що спрацювало, а що ні. Архівуйте свій план для майбутнього використання вами або іншими командами. Візьміть момент в кінці проекту, щоб задокументувати все, що ви дізналися. Ви можете використовувати цю інформацію, щоб керувати майбутніми подібними проектами.

Як повинен бути оформлений план проекту?

Оформіть свій план проекту так, щоб він відображав робочий процес проекту. Почніть зі визначення проекту, описуючи його цілі, зацікавлених сторін і як його успіх буде оцінюватися. Це може бути детальним чи загальним, виходячи з ваших потреб.

Далі перейдіть до фаз проекту. Якщо у вас кілька команд, які працюють разом, то тут зручно посилатися на інші шаблони, які описують робочий процес проекту для цих команд. Мабуть, найважливішим розділом вашого плану проекту є розділ "статус". Тут ви можете робити часті оновлення для проекту. Залишайте конкретні нотатки про нещодавно виявлені елементи проекту або загальну інформацію, яка може бути корисною під час продовження проекту.

У загальному, як правило, уникайте надання надмірної інформації. Чим більше інформації людям потрібно прочитати та засвоїти, тим менш імовірно, що вони зможуть запам'ятати всі деталі, викладені в представленому матеріалі. Надавайте зацікавленим сторонам лише ту інформацію, яка їм потрібна для успішного виконання своїх завдань у проекті.

Як писати план проекту

Сісти і написати план проекту може бути лякаючим. Ми це зрозуміли. Почати з готового шаблону може допомогти зменшити страх перед процесом. Слідуйте цим крокам, коли пишете свій бездоганний план управління проектом:

1. Визначте бізнес-обґрунтування та потреби зацікавлених сторін

Цей крок повинен відповісти на "чому?" вашого проекту. Де цей проект відповідає загальним бізнес-цілям вашої компанії? Що він повинен досягти? Не забудьте виділити час, щоб поговорити з зацікавленими сторонами проекту та зрозуміти їхні потреби для проекту.

2. НамOutline цілей і завдань проекту

Визначені цілі та завдання проекту будуть важливим ресурсом протягом усього проекту. Цю інформацію ви, швидше за все, будете часто використовувати в міру виконання фаз проекту. Це також допомагає інформувати етапи виконання проекту. Розгляньте ці чинники, завершуючи цілі та завдання проекту:

• Визначте методологію/рамки проекту
• Очікування щодо результативності
• Визначте основні ризики та контрзаходи
• Встановіть контрольні точки
• Створіть огляд графіка проекту
• Оцініть ресурси, необхідні для завершення проекту

3. Визначте обсяг проекту

Ця частина вашого плану проекту містить детальний опис усіх аспектів проекту. Ресурси, графіки, результати та інша відповідна документація є в цьому розділі шаблону плану. Ви також можете визначити потенційні перешкоди та контрольні знаки, які стосуються проекту в цілому або як окремі завдання. Використовуйте наступні контрольні маркери, щоб визначити ваш обсяг.

Узгодьте цілі проекту

Коли ви починаєте з цілей проекту, ви можете легше визначити етапи проекту. У вас є чітке уявлення про те, що проект має досягти, і ви можете намалювати це для членів команди, коли вони початковато виконують свої обов'язки в проекті. Ось структура для визначення цілей, на які ваша вся організація буде думати.

Встановіть цілі проекту у відповідність з OKR

Ваші OKR позначають ваші проектні цілі та ключові результати. Тепер, коли ви визначили ці вимірювані цілі, час встановити проектні контрольні показники, щоб допомогти вам досягти цих цілей. Розбийте кожну ціль на менші частини, яким можна дати оцінки. Використовуйте ці контрольні показники для оцінки успіху проекту з початку до кінця.

Визначте, як цілі будуть вимірюватися

Тепер, коли ви розбили свої цілі на вкрай специфічні цілі, прийшов час присвоїти корисні показники кожній цілі. Числа, які ви використовуєте для визначення успіху вашого проекту, можуть варіюватися. Чи йдеться про відсоток трафіку веб-сайту, який приходить з соціальних медіа, чи про кількість нових підписок на продукт, ви можете вибрати показники, які найкраще показують успіх вашого проекту в кінці.

4. Створіть план проекту

З вашими показниками та цілями під рукою, час зануритися у план проекту. Тут ви визначите, що потрібно, і коли. Це структура для встановлення графіка.

Визначте результати

Що ваш проект потребує для успіху? Результати вашого проекту можуть походити від внутрішніх або зовнішніх учасників. Вони можуть включати проектування, пропозиції, інженерні звіти, аналіз конкурентів або технічні оцінки. Все від фізичних товарів до числових цілей вважається потенційними результатами для вашого проекту.

Встановіть очікування щодо процесу для результатів

Назвіть команди або осіб, які будуть учасниками проекту. Призначте завдання в залежності від зони експертизи учасника. Встановіть очікування для кожного члена команди чи учасника проекту. Чітка комунікація є ключем до успіху будь-якого проекту.

Визначте необхідні завдання для завершення

В вашому проекті немає місця для надмірної роботи, особливо якщо ви працюєте в рамках термінів. З переліком очікуваних результатів проекту вам потрібно буде окреслити порядок завершення цих результатів. Якщо для кожного результату є специфічні потреби, переконайтеся, що це передано особі, яка за них відповідає.

Створіть план комунікацій

Як учасники проекту будуть підтримувати контакт? Чи буде для вашої команди зручніше проводити щотижневі наради для перевірки статусу проекту або хочете, щоб вся комунікація велась асинхронно? Ви також можете розглянути можливість проведення нарад на замовлення. Ви можете спілкуватися переважно у вашій програмі управління проектами або покластися на базу знань, щоб записувати інформацію та відповідати на запитання.

Створіть план управління змінами

План управління змінами викладає точні кроки, які компанія вживає, щоб плавно впроваджувати зміни у робочий процес. Зміни в будь-якому плані проекту можуть бути викликом. Урахування цих змін у плані управління змінами може допомогти полегшити стрес, що супроводжує раптові корективи у тому, що раніше вважалося робочим процесом.

5. Визначте та розподіліть ресурси проекту

Перед початком проекту проаналізуйте, які ресурси можуть знадобитися, щоб гарантовано забезпечити його безперебійну роботу. Чи потрібно створити додаткову внутрішню документацію? Чи завершувала ваша компанія подібні проекти в минулому, на які можна послатися? Переконайтеся, що всі ключові учасники проекту мають усе необхідне для якісного та своєчасного виконання своїх завдань.

Оціните необхідні ресурси та доступність ресурсів

Чи потрібна специфічна документація для певних кроків у процесі? Можливо, є програмне забезпечення або інструменти, які команди потребують для виконання своїх проектних обов'язків. Зв'яжіться з вашими зацікавленими сторонами, щоб запитати, що їм потрібно. Якщо потрібно додати нові інструменти або ресурси до вашого бюджету, обов'язково зазначте це під час планування проекту.

Визначте внесок та залежності для виконання завдань

У рамках робочого процесу проекту можуть бути деякі завдання, що залежать від виконання інших завдань. Водночас можуть бути місця, де зацікавлені сторони стикаються з перешкодами. Врахуйте непередбачені обставини та зробіть помітки в шаблоні плану проекту.

Створіть план управління витратами для бюджету

Як і в будь-якому проекті, запуску чи ініціативі, вам потрібно мати бюджет. Чи це витрати на рекламу, чи аутсорсинг роботи, вам слід мати детальний звіт про необхідні фінанси проекту. Зверніть увагу на те, де бюджет може бути скоригований на основі змінних, які можуть вплинути на ситуацію. Це допоможе зменшити ризик виникнення несподіваних витрат, які затримують проект.

6. Встановіть графік проекту

‍

Великі чи малі, усі проекти та завдання потребують терміна виконання. Під час роботи над великим проектом можуть бути задіяні кілька команд та зацікавлених сторін. Переконайтеся, що кожна особа знає свою роль і що всі проінформовані про графік проекту.

Визначте тривалість діяльності та завдань

Зв'яжіться з учасниками проекту, щоб дізнатися про їх навантаження та особистий графік, щоб переконатися, що це узгоджується з основним графіком, який ви впроваджуєте. Люди, відповідальні за кожну частину проекту, зазвичай є спеціалістами в цій галузі – вони найкраще знають, скільки часу потрібно для виконання частини проекту.

Встановіть дати початку і закінчення для проектних діяльностей та завдань

Виберіть бажану дату завершення проекту і працюйте зворотним шляхом. З цього моменту встановіть дати завершення для проектних діяльностей. Якщо встановлення діапазону дат, а не конкретної дати, підходить вашій команді краще, зробіть це.

Делегуйте окремі ролі та обов'язки

Делегування окремих ролей та обов'язків може виходити від менеджера проекту або всередині кожної окремої команди. Після того, як ви вирішили, які команди залучені у процес, переконайтеся, що вони вказали конкретних осіб, відповідальних за частину проекту своєї команди.

Визначте важливі етапи та контрольні точки

Розбийте ваш загальний проект на етапи та позначте ці етапи контрольними точками. Ставтеся до контрольних точок як до маленьких перемог. Якщо ви досягаєте їх вчасно, це означає, що ви на правильному шляху до успішного завершення проекту.

Створіть дорожню карту проекту

Ваша дорожня карта проекту – це ваш графік з невеликою додатковою інформацією. Це може мати форму календаря, датованого списку контрольних точок або дошки завдань, створеної у вибраному вами програмному забезпеченні для управління проектами. Ось що повинна містити дорожня карта:

• Цілі
• Результати проекту
• Контрольні точки та ключові терміни
• Ресурси

Імпортуйте завдання в інструмент управління проектом

Після того, як ви створили графік проекту, вам потрібно місце для списку всіх окремих завдань, які потрапляють до нього. Шаблон слугує оглядом високого рівня графіку проекту. Використовуйте його, коли ви детально розбиваєте завдання на дії у вашому улюбленому програмному забезпеченні для управління проектами. Не соромтеся додавати посилання на шаблон для зручного доступу протягом всього проекту.

7. Проведіть оцінку ризиків

Ніхто не любить думати про те, як їх проект може піти не так. Однак ви будете вдячні за те, що роздумували про всі можливості, якщо в процесі виникнуть проблеми. Проведення оцінки ризиків дозволяє вам визначити потенційні проблеми та вирішити їх до того, як вони виникнуть. Це допомагає зменшити ризик затримки проекту через необхідність зупинити все для усунення непередбачених проблем.

Створіть план управління ризиками

Ваш план управління ризиками повинен містити посилання на місця в плані проекту, де можуть виникнути затримки. Можливо, ви працюєте з підрядником, який може надати роботу пізніше або вимагати більше спілкування, ніж ви сподівалися. У такому випадку закладайте більше часу в план проекту для співпраці з цим постачальником.

8. Зустрічайтеся з командою та зацікавленими сторонами

Тепер, коли ви наближаєтеся до завершення планування проекту, час зустрітися із зацікавленими сторонами як у групі, так і індивідуально, щоб окреслити обов'язки. Це також надає можливість для основних учасників ставити запитання або пропонувати поради перед початком проекту.

Комунікуйте індивідуальні ролі, очікування та терміни

Ми вже обговорювали це раніше, але повертаємось знову, адже це так важливо. Комунікація є запорукою успіху вашого проекту. Прозорість щодо очікувань та потреб зацікавлених сторін зменшує невизначеність і пропущені можливості. Якщо ви чітко комунікуєте ролі та обов'язки кожного, то ви створюєте всі умови для успіху.

9. Виконайте проект

Ось і нарешті планування завершено. Тепер час побачити результати всієї вашої важкої організаційної роботи. На цьому етапі більшість менеджерів проектів контролюють проект, перевіряючи зворотній зв'язок з учасниками та впевнюючись, що ключові метрики реєструються.

Моніторинг продуктивності протягом життєвого циклу проекту

Під час моніторингу продуктивності проекту ви можете вносити корективи в метрики або робочий процес за потреби. Часті перевірки дають можливість надавати учасникам інформацію про продуктивність. Крім того, це може підвищити моральний дух команди, бачачи позитивний зворотній зв'язок.

Використовуйте звітність для відстеження зусиль і витрат

Майте на увазі ваш бюджет під час реалізації проекту. Коли ви регулярно перевіряєте показники продуктивності, розгляньте можливість швидко переглянути бюджет. Тим часом часті огляди статусу, особливо бюджету, допомагають запобігти великім простоям.

Використовуйте план управління змінами для адаптації до потреб проекту за необхідності

У вас є план проекту, і все йде гладко, але це не означає, що ви не зіткнетеся з перешкодами, які вимагатимуть коригувань. Якщо це трапиться, зверніться до свого плану управління змінами. Це може бути надзвичайним інструментом, коли виникають труднощі. Замість того, щоб бути спійманим зненацька та ризикувати не виконати свої етапи, швидко внесіть зміни та продовжуйте з проектом.

Тепер виконайте його і спостерігайте за результатами.

Приклад плану проекту

Перегляньте, як PetDesk переміщує нові функції від ідеї до реалізації.

Які переваги використання шаблону плану проекту?

Цілі проекту залежать від досягнення етапів, які покладаються на виконання роботи учасниками у відповідності до очікувань та вчасно. У Guru ми використовуємо попередньо підготовлені шаблони, щоб спростити процес планування управління проектом. Ми вважаємо їх відправною точкою для визначення обсягу проекту та його цілей. Погляньте, чому інтеграція шаблону плану проекту у ваш робочий процес може допомогти полегшити процес.

Витрачений час на створення шаблону

Ваш час цінний під час планування проекту. Ваші найбільші зусилля мають бути спрямовані на генерування креативних ідей та рішень, щоб ваш проект мав хороші результати. Уникайте витрачання часу та ментальних зусиль, намагаючись вирішити, як має виглядати ваш шаблон плану управління проектом, починаючи з шаблону.

Уникайте починати з нуля

Порожня сторінка лякає всіх. Здається практично неможливим знати, з чого почати, коли працюєш з нуля. Використовуйте шаблон, щоб отримати уявлення про графік вашого проекту. Коли ви починаєте з шаблону плану проекту, вам потрібно лише заповнити прогалини.

Єдине джерело інформації про проект

Це небезпечний шлях, коли інформація розпорошена по програмному забезпеченню для управління проектами, електронній пошті, внутрішнім комунікаціям тощо. Розглядайте ваш шаблон плану проекту як єдине джерело правди. Він містить усю інформацію та оновлення, які потрібні зацікавленим сторонам для розуміння обсягу проекту. Якщо одного шаблону недостатньо, використовуйте різні шаблони для різних фаз проекту та з'єднайте їх!

Інструменти для інтеграції вашого плану проекту у ваш бізнес

Існує безліч способів створити та поділитися своїм планом проекту. Наші шаблони плану управління проектами повністю налаштовуються, щоб ви могли поділитися всією ключовою інформацією про ваш проект з вашою командою, де б вони не працювали. Співпрацюйте, передавайте знання та досягайте своїх цілей, швидко обмінюючи інформацією та процесами за допомогою будь-якого інструмента, який ваша команда використовує протягом проекту.

Guru без проблем інтегрується з вашим улюбленим програмним забезпеченням для управління проектами, тому у вас є все, що потрібно, в одному місці.