Project Status Report

Якщо ви працюєте в команді з двох або двадцяти осіб, ваш звіт про статус проекту є важливою частиною процесу. Звіти про статус є швидким і надійним місцем для всієї інформації, пов'язаної з проектом. Регулярно поширюйте оновлення проекту, щоб жоден зацікавлений сторонній не залишився не в курсі. Ваша команда дякуватиме вам за те, що ви тримаєте всіх в курсі.

Організуйте ваш звіт про статус проекту так, щоб його було легко прочитати і зрозуміти. Переконайтеся, що він зрозумілий, лаконічний і доступний. Найкращий спосіб досягти цього - дотримуватися шаблону. Просто заповніть розділи шаблону найновішими оновленнями, і ви готові! Ви тільки що зекономили собі цінний час і надішлете оновлення проекту своїм зацікавленим сторонам, які будуть чіткими і зрозумілими.

Ми створили приклад оновлення статусу проекту, який ви можете взяти до уваги. Внесіть редагування і корективи, щоб адаптувати шаблон під потреби вашого проекту. Перевірте нижче.

Що включається до звіту про статус проекту?

Налаштуйте вміст вашого звіту про статус проекту, щоб процес складання і поширення цієї інформації було простим. І ви, і зацікавлені сторони будете знати, чого очікувати, коли ваш шаблон оновлення статусу проекту буде організованим і зрозумілим.

1. Опис проекту та назва

Насамперед, дайте вашому звіту про статус проекту заголовок (зазвичай це назва проекту) та додайте опис. Опис може бути стислим оглядом проекту, які команди беруть участь, або будь-якою іншою інформацією, яку ви вважаєте важливою при описі проекту.

2. Переваги проекту, цілі та завдання

У цьому розділі шаблону ви перерахуєте переваги, цілі та завдання проекту. Виберіть, наскільки детально ви вважаєте за потрібне. Пам'ятайте, що більшість зацікавлених сторін, ймовірно, знайомі з цією інформацією про проект, тому, найімовірніше, вам не потрібно додавати всі деталі тут. Тримайте це коротко, можливо, включіть лише цілі для найновішої фази проекту, а потім переходьте до наступного кроку.

3. Термін реалізації проекту

Ваш проект в графіку? Чи випали якісь завдання із графіка? Чи потрібно якимось зацікавленим сторонам бути попередженими про зміну в графіку проекту? Використовуйте цей розділ, щоб зафіксувати контрольні точки проекту, як було встановлено на початку проекту. Розгляньте можливість ведення активного графіка, відзначаючи етапи проекту, коли ваша команда їх завершить.

4. Оновлення статусу проекту

У цьому розділі у вас є варіанти щодо того, як поширювати та ділитися оновленнями статусу проекту. Виберіть одну людину, яка відповідатиме за збір оновлень статусу від усіх зацікавлених сторін проекту, щоб включити їх сюди, або запросіть зацікавлених осіб вносити свої оновлення. Останнє зміцнює більш спільний робочий простір. Ви можете працювати з контрольним списком або таблицею, вибираючи метод комунікації, який найкраще підходить вашій команді.

5. Відзначення команди

Важливою частиною позитивного морального духу команди є надання визнання там, де визнання заслуговується. Використовуйте цей розділ, щоб підкреслити досягнення окремих учасників під час найновішої фази проекту. Візначте зацікавлених осіб або цілі команди, щоб висловити вдячність за роботу, яку вони виконали в проекті досі.

6. Запитання або занепокоєння

Ось розділ для переліку та відповіді на всі запитання, що залишилися, перед оновленням статусу. Використання цього розділу як єдиного авторитетного місця для всіх запитань та занепокоєнь проекту знижує ризик втратити запитання у Slack або електронній пошті. Запросіть вашу команду додати запитання тут, як тільки вони виникнуть, щоб вони не загубилися в метушні.