Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Việc thực hiện thay đổi tại nơi làm việc có thể... đầy thách thức, nói như vậy cũng chưa đủ. Cho dù bạn phải đối mặt với một văn hóa kháng cự thay đổi hay struggling để tạo ra sự chấp thuận, việc có đúng công cụ và tài liệu có thể giúp nhiều cho nỗ lực quản lý thay đổi của bạn.

Chúng tôi không đùa khi nói rằng đây sẽ là một hướng dẫn chuyên gia về quản lý thay đổi. Tiếp tục đọc để tìm hiểu lý do tại sao bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi và những gì nên có trong đó, cũng như có nhiều mẫu kế hoạch quản lý thay đổi và Thẻ Guru miễn phí để giúp bạn trong quá trình này.

Thuật ngữ quy trình quản lý thay đổi

Trước khi chúng ta đi vào nội dung chính của bài viết, hãy nói một chút về các thuật ngữ. Nếu bạn muốn xuất sắc trong quản lý thay đổi và tạo ra một lý do vững chắc cho các thay đổi đề xuất của mình, bạn sẽ cần phải học các thuật ngữ. Dưới đây là một số thuật ngữ mà bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bạn hiểu:

Tại sao bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi

Để một sự thay đổi tổ chức diễn ra thành công, nhiều điều cần phải hòa hợp với nhau. Bạn sẽ cần sự chấp thuận từ lãnh đạo, sự giúp đỡ từ các đội khác và một lịch trình hợp lý để hoàn thành mọi thứ.

Khi bạn có một kế hoạch được suy nghĩ thấu đáo, bạn có thể giúp giảm thiểu và tính toán tác động mà thay đổi đề xuất của bạn có thể có. Điều quan trọng là cần nhớ rằng bất kỳ thay đổi nào đều có khả năng làm gián đoạn công việc. Thay vì cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, một chiến lược quản lý thay đổi có thể cho phép bạn thực hiện những thay đổi nhỏ hơn, từng bước mà vẫn có thể đưa bạn đến mục tiêu cuối cùng mà không gây ra nhiều sự cản trở.

Có một kế hoạch chính thức bằng văn bản cũng giúp bạn có không gian để thực hiện một cách tiếp cận linh hoạt đối với quản lý thay đổi. Khi bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch, mọi thứ bạn đang làm có vẻ hoàn hảo, nhưng cuối cùng, tất cả các kế hoạch của bạn chuyển từ lý tưởng thành thực tế. Khi bạn có một kế hoạch quản lý thay đổi trong tay, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh và thay đổi khi cần thiết.

Làm thế nào để bạn viết một kế hoạch quản lý thay đổi?

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi có thể là duy nhất, nhưng chúng vẫn chứa một số yếu tố cơ bản quan trọng. Khi bạn đang lập kế hoạch, hãy nhớ giữ những điều thiết yếu này trong tâm trí.

Chứng minh nhu cầu thay đổi

Đừng giả sử rằng mọi người đều biết rằng mọi thứ cần phải thay đổi (k ngay cả khi bạn nghĩ điều đó cực kỳ hiển nhiên). Một số người có thể nghĩ rằng mọi thứ đang diễn ra hoàn hảo như hiện tại, và những người khác có thể không tham gia đủ để hiểu tại sao bạn lại cố gắng nhiều như vậy để thực hiện một thay đổi.

‍

Điều này làm cho việc tạo ra sự chấp thuận trở nên dễ dàng hơn và giảm sự kháng cự đối với thay đổi.

Đi sâu vào bất kỳ dữ liệu nào mà bạn có thể tìm thấy để hỗ trợ thay đổi đề xuất của bạn, cho dù nó đến từ các nguồn nội bộ hay bên ngoài (thậm chí càng tốt nếu bạn có thể tìm thấy cả hai). Hãy suy nghĩ về những gì thúc đẩy các bên liên quan của bạn nhiều nhất và tìm các điểm dữ liệu hấp dẫn đối với họ để làm cho lý do của bạn trở nên mạnh mẽ hơn.

Chỉ rõ lợi ích mà thay đổi của bạn có thể mang lại cho tổ chức. Các kế hoạch và đề xuất mà bạn có thể liên kết trở lại với mục tiêu tổng thể của công ty có thể được ưa chuộng bởi những người có quyền lực.

Hiểu rõ phạm vi của bạn

Khi hầu hết mọi người nghĩ về phạm vi dự án, họ xem xét thời gian mà mọi thứ sẽ mất. Trong khi điều quan trọng là phải nghĩ về một thời gian hợp lý cho dự án của bạn, đó chỉ là cơ sở cho những gì nó cần phải có.

Rất hiếm khi chỉ có một cái gì đó ảnh hưởng đến một cá nhân hoặc thậm chí một nhóm hoặc phòng ban.

‍

Dành thời gian để suy nghĩ về những gì sẽ bị ảnh hưởng bởi các thay đổi đề xuất của bạn.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định phạm vi của mình? Hãy tự hỏi mình những câu hỏi này:

• Những đội và cá nhân nào sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi các thay đổi đề xuất của tôi?
• Những chính sách nào sẽ bị ảnh hưởng bởi các thay đổi của tôi?
• Có cần phải thay đổi vai trò công việc để làm cho thay đổi của tôi trở nên hiệu quả nhất có thể không?
• Có cần xem xét các thay đổi đối với cấu trúc tổ chức không?
  

Làm rõ vai trò và trách nhiệm

Thật khó (nếu không muốn nói là không thể) cho một cá nhân đơn lẻ thực hiện thay đổi tại nơi làm việc. Bạn sẽ cần rất nhiều sự giúp đỡ nếu bạn muốn thấy các kế hoạch của mình được thực hiện, và hầu hết điều đó sẽ đến từ các bên liên quan và đội ngũ quản lý thay đổi của bạn.

Hãy nhớ: các bên liên quan và thành viên trong nhóm là hai điều rất khác nhau.

Các bên liên quan của bạn có thể rất quan tâm đến kết quả của dự án của bạn. Họ có thể là nhà đầu tư, nhân viên cấp C, hoặc quản lý, nhưng họ sẽ không thực hiện nhiều, nếu có, công việc. Các thành viên trong nhóm quản lý thay đổi của bạn sẽ là những người đảm nhận rất nhiều công việc cần làm để thực hiện các thay đổi.

Khi bạn suy nghĩ về các thành viên trong nhóm của mình, đừng chỉ nghĩ đến những người sẽ làm công việc sản xuất. Xem xét việc thành lập một hội đồng tư vấn thay đổi trách nhiệm giám sát công việc và cung cấp phê duyệt cũng như hướng dẫn khi cần thiết.

Xác định ngân sách và các cột mốc

Người ta ước tính rằng khoảng 70% các thay đổi thất bại vì mọi người không tin rằng nỗ lực đó là xứng đáng hoặc nghĩ rằng mọi thứ đang hoạt động. Một trong những cách dễ nhất để tránh rơi vào cái bẫy này là vạch ra các cột mốc và ngân sách rất rõ ràng.

Chúng tôi hiểu rằng thay đổi không thể đến từ không khí mỏng.

Cho dù bạn đang đầu tư tiền, thời gian hay công việc từ người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã lập ngân sách hợp lý cho tất cả. Một ngân sách tốt nên có một chút linh hoạt để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn có thể hoạt động trơn tru trong trường hợp bạn cần thực hiện các thay đổi trong tương lai.

Các cột mốc có thể được xem như là các điểm kiểm tra nhỏ trong hành trình thay đổi của bạn, nhưng nếu bạn muốn tận dụng tối đa từ chúng, hãy đối xử với từng cột mốc như một bài kiểm tra. Một cột mốc sắp tới là thời điểm tuyệt vời để xem xét lại kế hoạch của bạn và đảm bảo rằng mọi thứ vẫn đang hoạt động cho nhóm của bạn.

Đặt kế hoạch truyền thông của bạn

Truyền thông rõ ràng và nhất quán là chìa khóa cho bất kỳ kế hoạch quản lý thay đổi nào. Khi bạn thực hiện một cách tiếp cận chiến lược cho truyền thông, bạn đang làm rất nhiều để giữ cho mọi người tập trung và thúc đẩy một cảm giác tin tưởng. Bạn không làm việc trong bóng tối hay cố gắng che giấu tiến trình của mình; bạn đang cố gắng để trở nên minh bạch và dễ tiếp cận ở mọi bước.

Tạo cơ hội cho mọi người đặt câu hỏi và rõ ràng về thông tin mà bạn có thể chia sẻ và những gì cần chờ đợi vào một ngày sau. Đặt một tông tích cực cho các cuộc trò chuyện, và đừng ngần ngại giải quyết những câu hỏi khó. Ngay cả khi bạn gặp rắc rối hoặc cần xem xét lại kế hoạch của mình, sự cởi mở và trung thực về những gì đang diễn ra có thể giúp giữ chân sự hỗ trợ.

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi cần gì để thành công?

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi có một chuỗi các thành phần nhỏ hơn, và tài liệu đúng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ mọi thứ lại với nhau. Nếu bạn đã sẵn sàng để đưa các kế hoạch của mình trở thành hiện thực, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một số thông tin về những gì bạn cần bao gồm và thậm chí cung cấp một số mẫu để giúp bạn trong quá trình này.

Kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi

Nếu bạn muốn kế hoạch quản lý thay đổi của mình diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ cần tạo ra sự chấp thuận từ các bên liên quan chính tại công ty của bạn. Đây là nơi mà một kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi trở nên hữu ích.

Lộ trình quản lý thay đổi

Thời gian là tất cả khi bạn đang tạo một kế hoạch quản lý thay đổi. Vạch ra một thời gian biểu giúp giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng để đạt được một số cột mốc nhất định và cũng giúp thiết lập kỳ vọng حول tốc độ công việc của bạn.

Rõ ràng vai trò quản lý thay đổi

Định nghĩa các vai trò là điều cần thiết trong quản lý thay đổi hiệu quả. Phân công vai trò giúp tạo cấu trúc cho công việc của bạn và giúp đảm bảo rằng công việc quan trọng nhất trong dự án của bạn được hoàn thành.

Ai sẽ là người cập nhật tài liệu về công việc mà bạn đang thực hiện? Bạn có một nhà thiết kế hoặc nhà phát triển được chỉ định cho dự án này không? Ai sẽ giữ cho thông tin liên lạc chảy đều với các bên liên quan?

Bạn đang gặp khó khăn trong việc phân công vai trò? Đôi khi điều đó không phải là trách nhiệm của bạn. Hãy thoải mái mở nó ra cho các thành viên trong nhóm xem nếu có ai muốn đảm nhận một nhiệm vụ.

Hội đồng kiểm soát thay đổi

Đã đến lúc nghĩ về những người chính sẽ điều khiển dự án. Hãy nhớ rằng, bạn có thể có một nhóm lớn người làm việc trên dự án của mình, nhưng bạn sẽ cần một "người quyết định" cho các nhiệm vụ nhất định. Họ sẽ chịu trách nhiệm về bất kỳ thay đổi và quyết định nào khác với kế hoạch ban đầu của bạn.

Quy trình quản lý thay đổi đã được xác định

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được và thông tin chi tiết về nhóm và hội đồng của bạn, bạn cuối cùng có thể đi vào quy trình. Đây là nơi bạn sẽ xác định rõ những gì cần xảy ra để giúp thay đổi của bạn tiến lên. Đây là một trong những phần quan trọng nhất của công việc quản lý thay đổi, và may mắn cho bạn, chúng tôi có một hướng dẫn có thể giúp. Tìm hiểu thêm về việc xác định một quy trình quản lý thay đổi.

Các công cụ quản lý thay đổi

Không có gì sai khi sử dụng nhiều công cụ trong công nghệ khi bạn đang sâu trong quy trình quản lý thay đổi. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về những công cụ mà bạn sẽ sử dụng.

Bạn không thể để nhà thiết kế chính của mình làm việc trong Figma khi hầu hết mọi người trong sản xuất vẫn đang sử dụng Adobe. Đảm bảo mọi người đang được sắp xếp theo đúng công cụ trước khi bạn lặn quá sâu vào công việc quản lý thay đổi của mình.

Kế hoạch phân tích quản lý thay đổi

Kế hoạch quản lý thay đổi tuyệt vời của bạn đã được thực hiện, và bây giờ bạn cần xem liệu bạn đã thực hiện những thay đổi đúng. Đây là nơi kế hoạch phân tích quản lý thay đổi của bạn sẽ đến. Xác định các chỉ số mà bạn sẽ đo lường để xác định sự thành công và phác thảo những mục tiêu mà bạn cần đạt được.

Tài nguyên quản lý thay đổi bổ sung

Chúng tôi vừa đề cập đến những điều cần phục vụ cho các kế hoạch quản lý thay đổi. Chúng tôi đã cung cấp cho bạn những gì bạn cần để thực hiện thay đổi, nhưng tùy thuộc vào sự trưởng thành và ngành công nghiệp của công ty bạn, bạn có thể cần thêm một chút trợ giúp.

Nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ đều đúng, bạn có thể muốn xem xét việc thêm các tài liệu này vào kế hoạch quản lý thay đổi tổng thể của mình:

Kế hoạch đào tạo quản lý thay đổi

Có sự khác biệt giữa việc biết rằng một sự thay đổi đang đến và sẵn sàng để xử lý sự thay đổi đó. Hãy đưa ra những hướng dẫn rõ ràng về cách tiến hành và thoát khỏi sự mơ hồ trong những thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Mẫu tài nguyên quản lý thay đổi

Tôi cần làm gì nếu tôi cần thực hiện một thay đổi trong quy trình mới?

Làm thế nào để tôi đảm bảo rằng mình sử dụng mọi thứ đúng cách?

Cung cấp cho mọi người câu trả lời họ cần cho các câu hỏi trước khi họ thậm chí cần phải hỏi chúng với một hướng dẫn tài nguyên. Bao gồm tài liệu hữu ích bổ sung, hướng dẫn cần thiết và thông tin về người mà họ có thể liên hệ nếu họ cần thêm trợ giúp.

Mẫu yêu cầu thay đổi

Bạn có cần thực hiện thay đổi đối với một quy trình nhất định không? Có ai đó trong đội khác có một gợi ý tuyệt vời cho các quy trình mới không? Yêu cầu mọi người nộp một mẫu yêu cầu thay đổi để gợi ý của họ vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

Biên bản đơn hàng thay đổi

Đừng để các thay đổi diễn ra trong bóng tối hoặc không có ngữ cảnh. Một biên bản quản lý thay đổi đúng cách có thể cho bạn thấy công việc quan trọng mà đội của bạn đã thực hiện để thực hiện thay đổi và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn về lý do tại sao một số thay đổi đã được thực hiện.

Cách sử dụng các mẫu này

Thay đổi là khó khăn, nhưng đội của bạn không cần phải tự mình đối mặt với nó. Chúng tôi đã thấy rằng khi bạn cung cấp cho đội của mình đủ thông tin về một thay đổi và nhiều tài nguyên về cách giúp họ quản lý nó, họ sẽ vừa cảm kích vừa nhanh chóng chấp nhận thay đổi hiện tại.

Chúng tôi muốn làm cho mỗi thay đổi trở nên dễ dàng nhất có thể cho bạn. Sử dụng các mẫu này để thực hiện thay đổi thành công trong công ty của bạn.

Cách mà mẫu này có thể giúp đội của bạn:

• HR/People Ops: Khi đội của bạn triển khai các lợi ích mới, quy trình tuyển dụng, lộ trình phát triển, và nhiều hơn nữa, hãy đảm bảo rằng các nhà quản lý của bạn được trang bị các tài nguyên quản lý thay đổi đúng để tiếp nhận các báo cáo trực tiếp của họ với các quy trình hoặc chính sách mới.
• Thành công và Hỗ trợ Khách hàng: Khi đội của bạn phát triển, các dịch vụ hỗ trợ của bạn có thể thay đổi và cấu trúc đội của bạn có thể trở nên rõ ràng hơn. Sử dụng mẫu này để quản lý những thay đổi lớn trong tổ chức và đảm bảo rằng đội của bạn vẫn cảm thấy tự tin và hiểu biết về công việc của họ.
• Sản phẩm và Kỹ thuật: Có thể có lúc mà các đội của bạn đang chuyển từ một tính năng này sang một thay đổi trên thị trường. Sử dụng mẫu này để quản lý sự thay đổi đó và trang bị cho tổ chức sản phẩm và kỹ thuật của bạn hướng dẫn đúng về sự thay đổi này.