How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Bạn vừa mới ra mắt một sản phẩm mới, sau năm năm xây dựng nguyên mẫu, thử nghiệm và đảm bảo sản phẩm sẵn sàng cho thị trường. Nhưng việc ra mắt không diễn ra như dự kiến. Trong tuần đầu tiên sau khi phát hành, những khách hàng tức giận đã gọi điện cho đường dây hỗ trợ khách hàng để phàn nàn về những sản phẩm bị lỗi đã trở thành nguy cơ cháy nổ. 

Thật may mắn, nhóm truyền thông của bạn đã có một kế hoạch truyền thông cho tình huống này. Họ bắt đầu chiến dịch một cách nhanh chóng để giải quyết các mối quan tâm về an toàn, xây dựng lại niềm tin với người tiêu dùng và vẫn tái ra mắt sản phẩm (sau khi cập nhật) với một thành công vượt trội.

Tuy nhiên, một kế hoạch truyền thông không chỉ là để dập lửa. Nó cũng hữu ích khi ra mắt một sản phẩm mới hoặc phát hành một bản cập nhật quan trọng. Nó đảm bảo bạn có thể nhận được sự chú ý nhất định từ đối tượng mục tiêu của mình.

Về mặt nội bộ, một kế hoạch truyền thông là rất quan trọng để giữ cho các bên liên quan và thành viên trong nhóm đi đúng hướng trong quá trình quản lý dự án. Một kế hoạch truyền thông cũng thiết lập một cấu trúc để nhân viên có thể tìm thông tin khi cần và theo dõi nếu họ không thể.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về lợi ích của việc sử dụng kế hoạch truyền thông, cách viết một kế hoạch và các chi tiết cần đưa vào kế hoạch của bạn. Chúng tôi cũng đã bao gồm một vài mẫu có thể tải xuống để đơn giản hóa quá trình cho bạn.

Kế hoạch truyền thông là gì? 

Kế hoạch truyền thông là một chiến lược toàn diện cho phép bạn truyền đạt thông tin đến đối tượng của mình và đạt được những kết quả kinh doanh tích cực. 

Một kế hoạch truyền thông giúp bạn xác định nhu cầu, ưu tiên ngân sách, cấu trúc các thời gian biểu và điều chỉnh các phương pháp truyền thông để phù hợp với đối tượng. Nó đảm bảo rằng bất kỳ thông điệp nào từ tổ chức của bạn đều nhất quán trên các kênh và được nhận bởi đúng đối tượng mục tiêu. 

Mặc dù hầu hết mọi người liên tưởng kế hoạch truyền thông với quản lý khủng hoảng, nhưng chúng cũng có thể được sử dụng để ra mắt sản phẩm mới hoặc đề xuất các sáng kiến mới.

Một kế hoạch truyền thông mô tả:

• Người mà bạn muốn tiếp cận
• Cách bạn sẽ giới thiệu thương hiệu của mình
• Thông điệp bạn muốn truyền đạt
• Các kênh truyền thông

Khi bạn sử dụng cấu trúc này để xây dựng một kế hoạch truyền thông, bạn sẽ có thông điệp cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 

Kế hoạch truyền thông trong quản lý dự án là gì? 

Một kế hoạch truyền thông trong quản lý dự án phác thảo cách bạn sẽ truyền đạt thông tin quan trọng về một dự án đang tiến hành đến các bên liên quan lớn. Kế hoạch truyền thông xác định khi nào các thành viên trong nhóm nên chia sẻ các cập nhật của dự án, và với ai họ nên chia sẻ các cập nhật đó. 

Kế hoạch truyền thông quản lý dự án không phải là một kế hoạch PR. Nó không giúp bạn xác định đối tượng của mình, đồng bộ hóa truyền thông xã hội hoặc thiết lập thông điệp cho các phân khúc khán giả của bạn. Thay vào đó, hãy xem xét việc sử dụng một chiến lược kinh doanh hoặc kế hoạch truyền thông xã hội cho các mục đích này.

Các thành viên trong nhóm nên sử dụng kế hoạch truyền thông để trả lời những câu hỏi dự án sau:

• Chúng tôi giao tiếp với các bên liên quan dự án như thế nào?
• Mỗi kênh được sử dụng cho mục đích gì?
• Chúng tôi giao tiếp không đồng bộ hay đồng bộ?
• Ai là quản lý dự án?
• Ai là thành viên trong nhóm dự án và vai trò của họ là gì?
• Tần suất chúng tôi chia sẻ các chi tiết quan trọng của dự án với các bên liên quan là bao nhiêu?

Tầm quan trọng của một kế hoạch truyền thông là gì?

Tăng cường sự hợp tác và năng suất

Những người làm kiến thức hiện nay dành 60% thời gian của họ để tìm kiếm sự chấp thuận, tìm kiếm tài liệu, chuyển đổi giữa các ứng dụng, và làm các nhiệm vụ khác ngoài chức năng công việc chính. Điều này chủ yếu xảy ra khi nhân viên không biết thông tin được chia sẻ ở đâu. Do đó, họ lãng phí thời gian yêu cầu đồng nghiệp cung cấp thông tin.

Với sự gia tăng của các nhóm phân tán hoặc làm việc từ xa, thật dễ dàng để trở nên thoải mái với giao tiếp. Các quản lý gửi email sau giờ làm việc, thông tin không được tập trung và các nhân viên không chắc chắn khi nào hoặc như thế nào để giao tiếp. Đảm bảo tính bảo mật và tính hợp pháp của giao tiếp qua email của bạn với một trình kiểm tra ghi SPF trở nên quan trọng.

Sự hợp tác hiệu quả trong đội nhóm không xảy ra một cách tự nhiên. Đó là một kỹ năng mà đội ngũ của bạn cần rèn luyện. Một khía cạnh quan trọng của sự hợp tác hiệu quả trong đội nhóm là xác định cách đội ngũ của bạn giao tiếp. 

Với một kế hoạch truyền thông, các thành viên trong đội biết nơi, khi nào và điều gì cần giao tiếp. Bạn cũng làm rõ những quy tắc cho “Không làm phiền” hoặc nhắc nhở trong các nền tảng như Slack. Cung cấp các hướng dẫn giúp loại bỏ rào cản để giao tiếp và hợp tác dễ dàng giữa các đội. Các thành viên trong đội tự tin hơn khi gửi tin nhắn và chia sẻ ý tưởng khi họ biết nơi giao tiếp và đúng thời điểm.

Tạo sự minh bạch

Sự minh bạch là mức độ mà thông tin có sẵn và được chia sẻ với nhân viên, quản lý và các bên liên quan trong một tổ chức. Nhân viên có thể hình dung bức tranh lớn hơn và hiểu cách đóng góp của họ tạo ra sự khác biệt khi thông tin có sẵn sẵn.

Sự minh bạch rất quan trọng để chia sẻ kiến thức, xây dựng niềm tin và giữ cho nhân viên cập nhật với thông tin đã được xác minh.

Ngay cả khi thông tin không phải lúc nào cũng tích cực, giao tiếp minh bạch giúp nhân viên thích nghi với các thay đổi và làm việc thông minh hơn.

Giảm thiểu sự hiểu lầm và công việc trùng lặp giữa các thành viên trong đội

Một kế hoạch truyền thông giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm thông qua các quy trình được tài liệu hóa. Kết quả là, đội của bạn có sự rõ ràng về nơi thông tin tồn tại và ai để hỏi khi gặp khó khăn. Họ sẽ hiệu quả hơn và ít bị thất vọng hơn, điều này dẫn đến một lực lượng lao động hạnh phúc hơn và doanh thu cao hơn cho công ty của bạn.

Đảm bảo rằng những người phù hợp nhận được thông điệp của bạn

Không có gì chán hơn việc nghe từ, “Tôi không biết,” hoặc được bảo hỏi người tiếp theo để trả lời câu hỏi của bạn. Một kế hoạch truyền thông tốt mô tả ai nhận được thông điệp và cách quy trình truyền thông hoạt động. 

Trong môi trường này, các thành viên trong nhóm của bạn biết ai để hỏi câu hỏi, và những người nên có câu trả lời được trang bị thông tin đúng.

Làm thế nào để viết một kế hoạch truyền thông?

1. Kiểm toán tài liệu truyền thông hiện tại của bạn 

Các bước cần thực hiện khi tiến hành kiểm toán bao gồm:

• Trước khi bạn viết kế hoạch truyền thông của mình, hãy đặt nền tảng. Đếm tất cả các tư liệu truyền thông hiện có.
• Tìm kiếm các mẫu trong các tài liệu giao tiếp trước và hiện tại của bạn. Tìm kiếm những thông điệp đã đạt được kết quả tốt nhất hoặc tồi tệ nhất. Ghi chú về sự thay đổi trong phong cách giao tiếp qua thời gian và cách chúng đã ảnh hưởng đến kết quả.
• Hỏi các quản lý nhóm và nhân viên xem họ nghĩ kế hoạch truyền thông hiện tại là hiệu quả như thế nào. Sử dụng các phương pháp nghiên cứu định tính như công cụ khảo sát, phỏng vấn và các nhóm tập trung để thu thập phản hồi. Đối với các khảo sát, bạn có thể sử dụng Typeform trong Guru để tạo ra các bài kiểm tra tương tác và nhanh chóng thu thập phản hồi.
• Sử dụng phân tích SWOT để làm nổi bật điểm yếu, điểm mạnh, mối đe dọa và cơ hội trong các giao tiếp của bạn. Những yếu tố nào đang gây cản trở giao tiếp của bạn và điều gì có thể giúp ích cho chiến lược của bạn?

2. Đặt mục tiêu SMART dựa trên kết quả kiểm toán 

Sau khi kiểm toán, sử dụng kết quả để đặt ra các mục tiêu có thể đạt được cho kế hoạch truyền thông. Các mục tiêu SMART của bạn nên cụ thể, có thể đo lường, đạt được, liên quan và kịp thời. 

Ví dụ, nhóm HR viết một kế hoạch truyền thông để thiết kế một ma trận phát triển cho những nhân viên không muốn trở thành quản lý. Họ cần xác định các mục tiêu cụ thể mà kế hoạch sẽ đạt được, ngay cả khi nó không thể định lượng. 

Mục tiêu có thể là tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 30% trong sáu tháng tới hoặc cải thiện sự hài lòng của nhân viên trong năm tới. Bạn có thể sử dụng kế hoạch truyền thông để trình bày những mục tiêu này cho ban quản lý. 

3. Xác định giá trị bán hàng độc đáo (USP) 

USP của bạn là cách bạn cho khách hàng và khách hàng tiềm năng biết về đặc điểm chính khiến bạn khác biệt so với các đối thủ. Đó là một giải pháp mà chỉ thương hiệu của bạn cung cấp, và khách hàng không thể tìm thấy ở đâu khác.

Trả lời các câu hỏi này để xác định USP của bạn:

• Những vấn đề nào tôi giải quyết với dịch vụ hoặc sản phẩm của mình?
• Điều gì là điều duy nhất tôi cung cấp mà các đối thủ đang thiếu?
• Tôi có những tính năng cụ thể khó bị sao chép không?

Hãy định hình USP của bạn để cho thấy lợi ích cho khách hàng và sử dụng nó trong mẫu kế hoạch truyền thông của bạn. 

4. Liên kết USP của bạn với tuyên bố sứ mệnh của bạn

Tiếp theo, hãy chuyển sang tuyên bố sứ mệnh của bạn, điều này nên truyền tải toàn bộ bản sắc thương hiệu của bạn. 

Ví dụ, USP của Tesla là chế tạo những chiếc xe thân thiện với môi trường, chất lượng cao và hiệu suất cao. Họ độc đáo vì họ không chỉ bán ô tô mà còn công nghệ đổi mới. Nó gắn liền với tuyên bố sứ mệnh của họ để tạo ra những chiếc ô tô hấp dẫn nhất của thế kỷ 21 và dẫn đầu cuộc chuyển mình của thế giới sang các phương tiện điện.

Đây là một hướng dẫn toàn diện để viết một tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn.

5. Xác định đối tượng của bạn

Kết nối với khách hàng lý tưởng của bạn đòi hỏi một hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và sở thích của đối tượng của bạn. Trong khi bạn muốn tiếp cận càng nhiều người càng tốt, thông điệp của bạn có tác động lớn nhất khi nó được điều chỉnh cho một đối tượng cụ thể. Mục tiêu cũng đảm bảo bạn có được nhiều khách hàng tiềm năng chất lượng hơn.

Nếu bạn đang viết kế hoạch truyền thông cho một dự án, thật quan trọng để biết đối tượng của bạn. 

Bạn đang viết cho ai? 
Bên liên quan là ai? 

‍

Các bên liên quan bao gồm các nhà đầu tư, các phương tiện truyền thông, các quan chức chính phủ hoặc khách hàng. Nếu bạn đang viết cho các nhóm nội bộ, hãy tạo một tài liệu toàn diện mà nhân viên có thể tham khảo trong nền tảng tri thức của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm thông tin về người mà bạn nên hỏi những câu hỏi theo dõi.

Nếu đối tượng của bạn bao gồm báo chí và các phương tiện truyền thông, hãy viết một thông cáo báo chí mô tả mục tiêu của bạn cho công chúng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một mẫu thông cáo báo chí chi tiết những gì nhóm PR nên nói.

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn xác định đối tượng mục tiêu của mình:

• Sử dụng các công cụ khảo sát như Typeform trong Guru để thu thập thông tin về sở thích và nhân khẩu học.
• Google Analytics cung cấp thông tin về hành vi của người dùng trên trang của bạn cũng như dữ liệu nhân khẩu học như giới tính, độ tuổi và vị trí.
• Kiểm tra các mẫu trong số những người theo dõi mạng xã hội của bạn. Nhóm tuổi của hầu hết người theo dõi của bạn là gì? Họ ở đâu? Loại nội dung nào họ liên kết với? Nếu bạn có một lượng người theo dõi nhỏ, bạn có thể theo dõi các đối thủ của mình để xem loại đối tượng nào họ thu hút.

6. Phác thảo và viết kế hoạch truyền thông của bạn cho từng đối tượng 

Tại thời điểm này, bạn đã biết những phân khúc đối tượng khác nhau và các mục tiêu cho kế hoạch truyền thông của bạn. Khi bạn tạo một thông điệp cho mỗi nhóm đối tượng, hãy sử dụng thông điệp thương hiệu tổng thể làm cơ sở cho việc giao tiếp. 

Bắt đầu với một bảng để xác định đối tượng, những thông điệp bạn cần truyền tải và các kênh để quảng bá chúng.

Khi bạn có một sơ đồ chung, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Thông tin quan trọng nhất mà đối tượng cần biết là gì?
• Những hiểu lầm nào tôi đang giải quyết?
• Những giá trị chung nào tồn tại giữa đối tượng và thương hiệu của tôi?
• Ngôn ngữ nào sẽ khiến đối tượng cảm thấy thoải mái và được hiểu?

Thêm các câu trả lời vào mẫu kế hoạch truyền thông của bạn dưới phần thông điệp chính. Khi bạn viết, hãy mời các đại diện đã làm việc với nhóm đối tượng đó để cải thiện tính cá nhân hóa và độ chính xác của thông điệp của bạn. 

7. Xác định các kênh phân phối dựa trên đối tượng của bạn 

Các kênh truyền thông bạn chọn phụ thuộc vào nơi đối tượng của bạn thường xuất hiện. 

Ví dụ, nếu bạn đang giao tiếp với khách hàng, bạn có thể gửi bản tin hoặc thông cáo báo chí. Nếu bạn đang giao tiếp với một đối tượng lạnh, quảng cáo trả tiền có thể hữu ích. Và nếu bạn đang tạo kế hoạch truyền thông cho nhân viên, việc sử dụng phần mềm quản lý kiến thức của bạn là cách tốt nhất để truyền tải thông điệp của bạn.

Các kênh truyền thông phổ biến bao gồm:

• Tiếp thị qua email để gửi các ưu đãi bán hàng, bản tin, và thông điệp tiếp thị
• Blog công ty của bạn nơi bạn chia sẻ tin tức công ty và thông tin hữu ích với đối tượng mục tiêu của bạn
• Tin nhắn văn bản cho các ưu đãi, nhắc nhở sự kiện, và thông báo bán hàng
• Tài liệu in bao gồm thư gửi tận nhà, tờ rơi, bảng hiệu, và sách quảng cáo
• Quảng cáo podcast qua podcast công ty của bạn hoặc xuất hiện như một khách mời trên các podcast ngành
• Quảng cáo trả cho mỗi lần nhấp để hiển thị quảng cáo của bạn cho người dùng lướt internet
• Quảng cáo truyền thống như bảng quảng cáo, quảng cáo radio, và quảng cáo truyền hình
• Mạng xã hội để tương tác với đối tượng của bạn
• Các nền tảng intranet nơi bạn có thể chia sẻ nội dung với nhân viên, đối tác, nhà cung cấp, và các bên liên quan khác

8. Tạo một ma trận thông điệp

Một ma trận thông điệp là một biểu đồ tổng hợp đối tượng mục tiêu, vấn đề chính, tuyên bố thương hiệu và các kênh truyền thông. Nó đảm bảo rằng kế hoạch truyền thông của bạn luôn phù hợp với giá trị của bạn. 

Hầu hết các tổ chức có nhiều đối tượng với nhu cầu khác nhau mà sản phẩm của bạn giải quyết. Bạn cần một thông điệp độc đáo, chiến dịch marketing, và kênh phân phối cho mỗi đối tượng. Ma trận thông điệp của bạn cung cấp cái nhìn tổng quan về cách thông điệp của bạn sẽ điều chỉnh cho mỗi đối tượng và kênh.

9. Đo lường kết quả dựa trên các chỉ số thành công đã xác lập

Khi bạn thực hiện kế hoạch truyền thông của mình, hãy đo lường kết quả ngay. Một số dự án, chẳng hạn như marketing trên mạng xã hội, có kết quả có thể đo lường. Những thứ khác, chẳng hạn như cải thiện sự hài lòng của nhân viên, có thể có hoàn thành mục tiêu trừu tượng dựa trên cảm nhận về thương hiệu.

Ghi lại những gì đã hiệu quả và những lĩnh vực cần cải thiện. Nếu bạn không đạt được mục tiêu của mình, có thể thử tăng thời gian hoặc điều chỉnh lại các mục tiêu của bạn để làm cho chúng có thể đạt được hơn. 

Các thành phần của một kế hoạch truyền thông là gì?

1. Các mục tiêu của kế hoạch truyền thông

Các mục tiêu của kế hoạch truyền thông của bạn nên trả lời các câu hỏi này:

• Tôi đang tiếp cận ai?
• Tại sao tôi cần tiếp cận họ?
• Tôi sẽ nói gì?
• Tôi sẽ sử dụng những kênh nào để truyền tải thông điệp của mình?
• Thời gian tốt nhất để gửi thông điệp này để tạo ảnh hưởng lớn nhất là khi nào?

2. Đối tượng mục tiêu của bạn

Đối với các kế hoạch truyền thông dựa trên dự án, tập trung truyền thông vào các bên liên quan. Những bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ bị ảnh hưởng bởi kế hoạch truyền thông? Thông tin gì họ nên biết về dự án?

Các đối tượng khác nhau và có thể bao gồm nhân viên, khách hàng, hoặc truyền thông. Sử dụng một bản đồ đối tượng để phân đoạn đối tượng và tạo các thông điệp độc đáo cho mỗi đối tượng.

3. Thông điệp

Hãy nghĩ về mục tiêu cuối cùng khi viết thông điệp. Hành động nào bạn muốn đối tượng thực hiện vì kế hoạch truyền thông? Thể hiện mục đích từ sớm. 

Trả lời những câu hỏi này trong thông điệp của bạn:

• Tại sao chúng ta làm điều này?
• Nó phù hợp như thế nào với sứ mệnh tổng thể của chúng ta?
• Điều gì sẽ thay đổi sau kế hoạch truyền thông?

Xây dựng sự thấu hiểu giúp bạn hiểu những gì đối tượng của bạn cần nghe. Thông điệp nên đơn giản, nhất quán, chính xác và rõ ràng.

4. Thời gian

Thời gian là yếu tố quyết định sự thành công và hiệu quả của kế hoạch truyền thông của bạn. Sự giao tiếp tốt nhất xảy ra theo thời gian, không phải chỉ một lần. 

Mọi người có khả năng chú ý ngắn và thời gian hạn chế. Bạn có thể cần giao tiếp lặp đi lặp lại để củng cố thông điệp chính và giữ cho tâm trí ở vị trí hàng đầu với đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn cũng cần một kế hoạch truyền thông thứ hai để bảo vệ bạn khỏi những sự kiện bất ngờ xảy ra trong tương lai.

5. Phương thức giao hàng

Chiến lược giao tiếp của bạn đặt nền tảng cho các hoạt động tiếp cận của bạn. Điều này bao gồm thông điệp nào để truyền tải và các kênh cho mỗi thông điệp. 

Ví dụ, nếu bạn đang giao tiếp với một đối tượng chuyên nghiệp, LinkedIn và Twitter có thể hiệu quả hơn Instagram hoặc TikTok, mà thường được sử dụng cho mục đích không trang trọng hơn.

6. Người giao tiếp

Nếu bạn có một đội ngũ truyền thông nội bộ, họ nên chịu trách nhiệm tạo và thực hiện kế hoạch giao tiếp cho các đối tượng nội bộ và bên ngoài. Tuy nhiên, đội PR và nhân sự nên làm việc cùng nhau trong những giao tiếp hướng nội có thể ảnh hưởng đến nhân viên.

Những người giao tiếp tuyệt vời thường có xu hướng:

• Người nghe tuyệt vời
• Nguồn đáng tin cậy có khả năng kết nối với một đối tượng lạnh
• Suy nghĩ thấu đáo về việc đặt câu hỏi đúng để thu thập thông tin có ý nghĩa

7. Theo dõi

Giao tiếp hiệu quả hơn cả việc chia sẻ thông tin. Nó đòi hỏi sự theo dõi để đảm bảo rằng những người đúng nhìn thấy dữ liệu và cung cấp phản hồi để cải thiện các giao tiếp trong tương lai.

Họ đã đọc và hiểu thông điệp chưa? Họ có thực hiện hành động mong muốn không? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ không đọc thông điệp?

Có muốn biết xem nhân viên của bạn đã đọc thông điệp quan trọng nào mà bạn đã chia sẻ không? Sử dụng dữ liệu cấp thẻ của Guru để chia sẻ thông tin với các đội ngũ và nhân viên cụ thể trong tổ chức của bạn. Guru giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin theo tốc độ của riêng họ và cho phép bạn theo dõi những gì họ đã đọc. Nếu họ chưa đọc một Thẻ nào, bạn có thể gửi một thông báo nhắc nhở để nhắc nhở họ.

8. Ai là người phụ trách?

Chỉ định một điều phối viên truyền thông để quản lý việc tạo và thực hiện kế hoạch truyền thông. Trong khi vai trò này thường thuộc về người quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận, lựa chọn khôn ngoan hơn là chỉ định một người có ít trách nhiệm hơn có thể lắng nghe nhu cầu giao tiếp, khám phá điều gì còn thiếu và giải quyết sự cố giao tiếp khi xảy ra. Người quản lý hoặc trưởng nhóm đã có rất nhiều trách nhiệm, vì vậy giao tiếp có thể bị hạ xuống mức thứ yếu. 

Hãy yêu cầu các đồng nghiệp từ các bộ phận liên quan tạo ra một danh sách các thách thức có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông. Ví dụ, những thách thức nào có thể xảy ra cho các đội ngũ nội bộ? Khi bạn ra mắt một sản phẩm mới, bạn có dự đoán được những trở ngại nào có thể trở thành cơn ác mộng PR không? Tạo danh sách các thách thức dự kiến có thể giúp bạn chuẩn bị một kế hoạch truyền thông để giảm thiểu các vấn đề.

9. Tóm tắt điều hành 

Tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt một trang về kế hoạch truyền thông của bạn. Nó nên bao gồm:

• Giá trị cốt lõi
• Thông điệp chính
• Yếu tố khác biệt
• Các thách thức bạn phát hiện trong các cuộc họp lập kế hoạch
• Mục tiêu bạn muốn đạt được nếu có tài nguyên nhưng hiện tại không phải là một phần của kế hoạch truyền thông
• Mục tiêu kinh doanh

Ví dụ về kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông tiếp thị 

Kế hoạch truyền thông tiếp thị là một chiến lược để chia sẻ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn với đối tượng mục tiêu. Nó cung cấp mục tiêu, vì vậy bạn biết những gì bạn cần nói khi quảng bá sản phẩm với khách hàng.

Kế hoạch truyền thông tiếp thị bao gồm:

• Mô tả về thị trường mục tiêu và khách hàng lý tưởng của bạn
• Mục tiêu và các mục tiêu
• Phân tích SWOT
• Thời gian biểu
• Đề xuất bán hàng độc đáo của bạn
• Chiến lược
• Vấn đề mà đối tượng của bạn phải đối mặt
• Sự giao thoa giữa những điểm đau đó và giải pháp sản phẩm của bạn
• Thông điệp của bạn
• Các kênh phân phối

Kế hoạch truyền thông quản lý dự án

Kế hoạch truyền thông quản lý dự án mô tả cách bạn sẽ truyền đạt thông tin quan trọng đến các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án. Nó cũng giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng trong khi hợp tác về một dự án, vì vậy mọi người đều biết họ nên làm gì, ai chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, và thời hạn là khi nào.

Kế hoạch truyền thông quản lý dự án nên bao gồm:

• Mục tiêu của dự án
• Thông tin chi tiết về các bên liên quan
• Loại thông tin cần chia sẻ với các bên liên quan
• Các kênh giao tiếp
• Tần suất giao tiếp

Kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm

Kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm đảm bảo rằng sản phẩm mới của bạn nhận được sự chú ý cần thiết để kết nối với đối tượng mục tiêu của bạn. Nếu đó là một bản cập nhật sản phẩm, câu chuyện nên rõ ràng cho thấy yếu tố khác biệt so với các đối thủ và các phiên bản trước đó.

Chia nhỏ kế hoạch ra mắt sản phẩm thành năm giai đoạn:

1. Lập kế hoạch
2. Tiền ra mắt
3. Sẵn sàng cho bán hàng và kênh
4. Ngày ra mắt
5. Theo dõi sau khi ra mắt

Các chi tiết cần bao gồm trong kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm:

• Các mục tiêu chính của ra mắt sản phẩm
• Đối tượng mục tiêu của bạn
• Tuyên bố định vị
• Các vấn đề sản phẩm của bạn giải quyết
• Mô tả sản phẩm
• Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs)
• Các hoạt động chính và thời gian cho từng hoạt động diễn ra
• Chiến dịch nâng cao nhận thức

Kế hoạch giao tiếp nội bộ

Khi được thực hiện đúng cách, giao tiếp nội bộ nên thúc đẩy sự hợp tác và đối thoại hiệu quả giữa các nhân viên trong một tổ chức. Nó bao gồm việc sản xuất và chia sẻ thông điệp, cũng như thúc đẩy đối thoại lành mạnh với các nhân viên. 

Giao tiếp nội bộ tốt đảm bảo rằng các nhân viên không bao giờ nghe thấy những từ "không ai nói cho tôi". Đó là một trải nghiệm gây thất vọng trong các tổ chức thuộc mọi quy mô, nơi thông tin không đến được tay người đúng, bị bỏ qua hoặc mất trong quá trình truyền tải.

Một kế hoạch giao tiếp nội bộ trang bị cho tổ chức của bạn để quản lý tác động ngày càng lớn của môi trường làm việc hiện đại.

Bao gồm những chi tiết sau trong một kế hoạch giao tiếp nội bộ:

• Đối tượng người nghe
• Mục tiêu SMART
• Các chỉ số chính cần theo dõi
• Thời gian để đạt được mục tiêu và các chỉ tiêu
• Quy trình phê duyệt
• Công cụ giao tiếp nội bộ
• Đánh giá

Kế hoạch giao tiếp quản lý thay đổi 

Thay đổi là điều khó cho mọi người chấp nhận. Kế hoạch quản lý thay đổi tóm tắt tất cả các kế hoạch chiến lược, quy trình và công cụ để thực hiện các thay đổi trong tổ chức và giúp các nhân viên thích ứng với những thay đổi này. 

Khi thực hiện đúng, kế hoạch quản lý thay đổi giảm thiểu rủi ro của một thay đổi tổ chức thất bại trong trường hợp tái cấu trúc, di chuyển đến một địa điểm mới, hoặc nâng cấp quy trình. Đây là cách duy nhất để nhận được sự đồng thuận từ nhân viên mà không làm họ khó chịu.

65% các quản lý cấp cao được khảo sát bởi Robert Half tin rằng giao tiếp là yếu tố cần thiết nhất để lãnh đạo đội nhóm qua sự thay đổi thành công. Thật không may, 70% các sáng kiến thay đổi trong tổ chức không thành công do giao tiếp không hiệu quả. 

Các chi tiết cần bao gồm trong một kế hoạch giao tiếp quản lý thay đổi:

• Tên dự án thay đổi
• Chủ sở hữu dự án
• Các bên liên quan cho mỗi thông điệp giao tiếp
• Lý do giao tiếp
• Mô tả về thông điệp cần thiết
• Phương pháp giao tiếp
• Thông điệp chính
• Thời gian

Các mối quan hệ công cộng và quan hệ nhân viên tốt bắt đầu bằng một kế hoạch giao tiếp

Không có một cấu trúc cho giao tiếp, bạn không thể kết nối với đối tượng mục tiêu hoặc hợp tác hiệu quả. Một kế hoạch giao tiếp đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng khi một cuộc khủng hoảng xảy ra. Nội bộ, bạn truyền đạt thông tin một cách đúng đắn khi đưa ra các quyết định kinh doanh hoặc thực hiện những thay đổi lớn. Và bên ngoài, bạn kiểm soát câu chuyện của mình để định hình nhận thức công chúng về thương hiệu và các sản phẩm của nó.

Guru là phần mềm giao tiếp nội bộ hỗ trợ giao tiếp nhân viên với thông tin đã được xác minh bởi chuyên gia. Với Guru, nhân viên của bạn có quyền truy cập thông tin khi họ cần, vì vậy họ không bao giờ cảm thấy bị lạc lõng.

Câu hỏi thường gặp về mẫu kế hoạch giao tiếp 

Những gì được bao gồm trong một kế hoạch giao tiếp?

• Mục đích của giao tiếp
• Đối tượng mục tiêu
• Thông điệp chính
• Các trở ngại mong đợi
• Phương thức giao hàng
• Tóm tắt điều hành

Làm thế nào để viết một kế hoạch giao tiếp?

1. Kiểm tra tài liệu giao tiếp hiện tại của bạn
2. Đặt mục tiêu SMART
3. Xác định đối tượng của bạn
4. Xác định tuyên bố sứ mệnh và giá trị độc đáo của bạn
5. Viết một kế hoạch giao tiếp cho từng đối tượng mục tiêu
6. Xác định các kênh phân phối
7. Thực hiện và đo lường kết quả

Các ví dụ về kế hoạch giao tiếp là gì?

Các ví dụ về kế hoạch giao tiếp bao gồm:

• Kế hoạch giao tiếp quản lý thay đổi
• Kế hoạch giao tiếp ra mắt sản phẩm
• Kế hoạch giao tiếp quản lý dự án
• Kế hoạch giao tiếp nội bộ
• Kế hoạch giao tiếp tiếp thị